Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán - Huỳnh Thị Hồng Hạnh

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ------------------ 1 BÀI GIẢNG TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Xây dựng bộ mã các đối tƣợng kế toán CHƢƠNG 3 MỤC TIÊU CỦA CHƢƠNG - Sự cần thiết và mục đích phải xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán. - Hướng dẫn cách thức tiến hành công tác mã hóa trong thực tế. - Giới thiệu cụ thể về các phương pháp xây dựng bộ mã cũng như phân tích ưu nhược điểm của từng phương pháp. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ - Tính đa dạng của đối tượng kế toán - Yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán chi tiết - Sự vận động của các đối tượng kế toán - Nhược điểm của việc nhận diện đối tượng kế toán qua tên gọi SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán: phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó. Sử dụng Bộ mã đối tượng kế toán: cho phép cung cấp thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một nhóm các đối tượng. Yêu cầu xây dựng Bộ mã đối tượng kế toán: đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho người sử dụng, là điều kiện quan trọng để triển khai tin học hóa công tác kế toán. MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ 1. Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng 2. Biểu diễn đối tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn 3. Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng 4. Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu 5. Đảm bảo tính bảo mật PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ Mã sơ đẳng Mã phức tạp Mã số tuần tự Mã số tuần tự theo khoảng cách Mã số có ý nghĩa Mã số tự kiểm tra Mã số gợi nhớ Mã số mô tả Mã số ghép nối Mã số phân cấp Các cách phân loại bộ mã các đối tượng PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG Mã số tuần tự: mỗi đối tƣợng mới xuất hiện thì gán cho một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian xuất hiện ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Nhận diện rõ ràng, duy nhất Không biểu hiện thuộc tính nào của đối tượng Dễ xây dựng, nhận biết trình tự phát sinh Không cho phép chèn thêm PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG Mã số tuần tự theo khoảng cách: - Phân nhóm một số đối tƣợng có chung một thuộc tính. - Thiết kế mã của các đối tƣợng này nằm gần kề nhau trong một dãy số liên tiếp. - Chừa ra một số khoảng trống để có thể chèn thêm đối tƣợng mới khi phát sinh. ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Cho phép phân loại để nhận diện một số nhóm đối tượng Khó xác định khoảng cách của từng phân đoạn Dễ sử dụng Không thể hiện thuộc tính của đối tượng trong mỗi phân đoạn Có thể chèn thêm mã trong từng phân đoạn khi phát sinh Không mang tính gợi nhớ Mã số có ý nghĩa Mã số gợi nhớ Mã số mô tả Những kí hiệu lựa chọn mã hóa cho phép ghi nhớ dễ dàng ý nghĩa vì gợi nhớ đối tượng mã hóa Những kí hiệu được chọn làm mã cho phép mô tả các đặc tính vĩnh cửu của đối tượng PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG Mã số có ý nghĩa ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Tiện lợi trong công tác mã hóa vì đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện Có sự nhập nhằng nếu bản chất cũng như đặc tính chọn mã hóa không cho phép phân biệt các đối tượng khác nhau. Cho phép gợi nhớ nên dễ thuộc Kí tự chữ trong bộ mã sẽ không thuận lợi cho một số thiết bị nhận diện tự động Dễ dàng nới rộng khi phát sinh các đối tượng mới Bộ mã không thống nhất và không chuẩn hóa Không thể hiện được nhiều các thuộc tính của các đối tượng PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG Mã số tự kiểm tra Các bước thực hiện Giá trị tính toán 1. Mã khách hàng 5 8 1 6 5 2. Lấy vị trí của từng chữ số trong mã khách hàng cộng thêm 1. 2 3 4 5 6 3. Nhân mỗi chữ số của mã với vị trí của nó sau khi đã cộng thêm 1 ở bước 2 và xác định tổng của chúng. 10 + 24 + 4 + 30 + 30 = 98 4. Xác định một số chia hết cho 10, lớn hơn và gần nhất với tổng đã xác định ở bước 3. 100 5. Lấy kết quả tính toán ở bước 4 trừ kết quả tính toán ở bước 3 cho ta số kiểm tra. 100 – 98 = 2 6. Thêm số kiểm tra vào trước mã khách hàng. 2 5 8 1 6 5 PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG Mã số tự kiểm tra Trường hợp nhập đúng Trường hợp nhập nhầm 1. Nhập mã khách hàng 2 5 8 1 6 5 2 5 8 6 1 5 2. Vị trí từng chữ số trong mã 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 3. Nhân mỗi chữ số trong mã với chính vị trí của nó, và sau đó xác định tổng của chúng 2 + 10 + 24 + 4 + 30 + 30=100 2 + 10 + 24 + 24 + 5 + 30=95 4. Chia tổng ở bƣớc 3 cho 10, xác định số dƣ. 100 : 10 = 10 dư 0 95 : 10 = 9 dư 5 5. Chấp nhận mã nếu số dƣ bằng 0. Mã hợp lệ Mã không hợp lệ PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP Mã ghép nối: Bộ mã đƣợc chƣa thành nhiều vùng, mỗi vùng tƣơng ứng với 1 thuộc tính. 1511 07 21 56 Ví dụ 1: Mã nhân viên Ngành nghề chuyên môn Phòng ban phân xưởng Chức vụ Số thứ tự Nhân viên PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP Mã ghép nối Ví dụ 2: Mã TK tại Tổng công ty hàng không Việt Nam Mã đơn vị Mã hoạt động Mã trung tâm thu – chi Mã tài khoản kế toán theo quy định Mã tài khoản kế toán chi tiết Mã chặng bay Mã loại máy bay Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 Nhóm 6 Nhóm 7 XX XXX XXX XXXX XXXXXX XXXX XXX 01 001 750 6210 622302 1101 737 TK 01.001.750.6210.622302.1101.737: Tài khoản chi suất ăn phục vụ hành khách chặng SGN-BMV-DAD máy bay Boeing 737 theo dõi tại trung tâm chi phí Văn phòng miền Trung được hạch toán cho toàn TCT. PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP Mã ghép nối ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM Nhận diện không nhập nhằng đối tượng. Mã hơi cồng kềnh vì phải cần đến một số lượng lớn kí tự Có khả năng phân tích thống kê, cho phép truy xuất những thông tin rất chi tiết Cần thiết phải lựa chọn một số đặc tính ổn định Có khả năng kiểm tra một số đặc tính PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP Mã phân cấp CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ ĐẶC TÍNH CỦA BỘ MÃ 1. Tính duy nhất và kén chọn 2. Tính uyển chuyển, sống lâu 3. Tiện lợi khi sử dụng CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ Tính duy nhất và kén chọn Số mẫu tin cần đƣợc trích ra Số mẫu tin đƣợc trích ra = Tỉ lệ kén chọn Số mẫu tin đƣợc trích ra = Tỉ lệ sâu sắc Số mẫu tin cần đƣợc trích ra Các tỉ lệ này bằng 1: số mẫu tin được trích ra đúng bằng số mẫu tin cần được trích ra CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ Tính uyển chuyển sống lâu - Có thể nới rộng - Có thể chèn thêm Mẫu tự A B C D H K L M N Phân bổ 29 122 97 89 30 9 100 91 13 Mẫu tự O P Q S T U V X Y Khác Phân bổ 8 71 4 48 34 6 29 8 3 1 Mẫu tự A B C D H K L M N Phân bổ (0,037) 740 (0,154) 3.080 (0,122) 2.440 (0,112) 2.240 (0,038) 760 (0,011) 220 (0,126) 2.520 (0,115) 2.300 (0,016) 320 Mẫu tự O P Q S T U V X Y Khác Phân bổ (0,010) 200 (0,090) 1.800 (0,005) 100 (0,061) 1.220 (0,043) 860 (0,008) 160 (0,037) 740 (0,010) 200 (0,004) 80 (0,001) 25 CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ Tính tiện lơi khi sử dụng - Ngắn gọn - Biểu diễn được nhiều thuộc tính - Kiểm tra dễ dàng - Sử dụng và giải mã dễ dàng CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ CÁCH THỨC TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BỘ MÃ 1. Xác định vấn đề giải quyết: - Tập hợp đối tượng phải xây dựng bộ mã: Thuộc tính, tổng số, biến động - Những ưu tiên cần được thực hiện 2. Lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã: - Trật tự ưu tiên cho các tiêu thức - Tận dụng các bộ mã có sẵn - Tham khảo ý kiến người sử dụng - Kiểm tra độ ổn định, tính linh hoạt, uyển chuyển 3. Triển khai thực hiện