Chủ đề: Quản lý và sử dụng tài liệu truyền thông

CHỦ ĐỀ 7 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TRUYỀN THÔNG Người trình bày : TS. Phan Quốc Anh Thời gian : 180 phút Đối tượng: Cán bộ QLTT tỉnh, huyện Tài liệu: Cuốn 15 phần II, Tài liệu phát tay MUÏCÏ TIEÂU BAØI HOÏCÂ Ø Ï Mục tiêu: Đến cuối bài học, học viên có thể: 1. Mô tả được toàn bộ nội dung của chủ đề này trong chương trình đào tạo cán bộ quản lý truyền thông cấp tỉnh, huyện 2. Nắm được những kiến thức cơ bản liên quan đến việc sử dụng, bảo quản sản phẩm, tài liệu truyền thông. 3. Nắm được những bước cơ bản của quá trình thiết kế, xây dựng tài liệu truyền thông NỘI DUNG 1. Khái niệm tài liệu truyền thông. 2. Các loại tài liệu TT về DS, SKSS (gọi tắt là TL). 3. Vai trò của tài liệu, sản phẩm truyền thông 4. Nội dung quản lý TL truyền thông 5. Đánh giá mức độ sử dụng tài liệu 6. Các bước xây dựng TL truyền thông PHƯƠNG PHÁP THUYẾT TRÌNH HỎI, ĐÁP THẢO LUẬN NHÓM PHƯƠNG TIỆN MÁY CHIẾU BẢNG TRẮNG, BÚT DẠ, GIAÁY Ao NỘI DUNG CỤ THỂ • 1. Xác định được vai trò của tài liệu truyền thông trong quá trình tuyên truyền vận động và TTCĐHV. • 2. Nắm vững các nội dung quản lý và sử dụng TL truyền thông hiệu quả . • 3. Xây dựng kế hoạch sản xuất và phân phối TL truyền thông hợp lý, đáp ứng đúng nhu cầu ở từng cấp, từng ngành. Phân thứ I QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU TRUYỀN THÔNG 1. Khái niệm tài liệu truyền thông: Hiểu một cách chung nhất, tài liệu truyền thông là những vật chứa thông tin để chuyển tải đến người sử dụng. Hỏi đáp: Anh hay chị hãy cho biết TL truyền thông được thể hiện dưới những hình thức nào? 2. CÁC LOẠI TÀI LIỆU TT DS/SKSS Những hình thức thể hiện phổ biến của tài liệu truyền thông hiện nay là: 2.1. Ấn phẩm: Sách, tạp chí, tờ tin, tờ gấp, áp phích, pano, băng rôn, khẩu hiệu 2.2. Các ấn phẩm điện tử: Chương trình phát sóng trên truyền hình, truyền thanh, trên các thiết bị khác như máy tính, băng từ, đĩa Audio, VCD, DVD Hiện nay chúng ta chia làm 4 loại ấn phẩm truyền thông, 4 loại báo (in, hình, nói, điện tử) (Tất cả đều phải có giấy phép xuất bản và chịu sự quản lý của ngành VHTT) 3. VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU TRUYỀN THÔNG - Là điều kiện không thể thiếu để nâng cao hiệu quả truyền thông - Vừa là nội dung, vừa là công cụ chuyển tải thông tin từ người truyền đến người nhận 4. NỘI DUNG QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TL TRUYỀN THÔNG • 4.1. Nắm được số lượng TL • 4.2. Phân loại TL và trang thiết bị truyền thông • 4.3. Biết được địa chỉ của TL đang nằm ở đâu? từ bao giờ? sẽ đưa đi đâu? • 4.4. Đánh giá được mức độ, hiệu quả sử dụng • 4.5. Đề xuất nhu cầu và các phương án sử dụng TL tiếp theo. • (tất cả cần có các bảng biểu theo dõi sự biến động của TL) Quản lý TL truyền thông QUAÛNÛ LYÙ CAÙC Ù Ù TAØI LIEÄUØ Ä TRUYEÀN THOÂNGÀ Â Huyeänä : Tænh:. Caùnù boää theo doõiõ :.. Naêmê :. TREÛ EMC 1 GIA ÑÌNH B 1 DAÂN SOÁA TÌNH HÌNH SÖÛ DUÏNG TGIAN CAÁP NGUOÀN CAÁP SLTHEÅ LOAÏI TEÂN TAØI LIEÄU STT Đánh giá mức độ sử dụng TL hiện có hàng năm 321A Mức độ sử dụng Số lượt người mượn/sử dụng Tên TLTT Ghi chú: Cột 3 ghi một trong các mức độ sử dụng: Nhiều; trung bình; ít; không sử dụng QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG • Trang thiết bị truyền thông là những công cụ dùng để sản xuất TL (máy vi tính, photo), dùng để tuyên truyền, vận động (xe cộ, loa đài v.v) • Cán bộ quản lý truyền thông phải nắm chắc số liệu, sự biến động của trang thiết bị theo các bảng biểu sau: Quaûnû lyùù trang thieátá bò truyeànà thoângâ Huyeänä :.. Tænh: Ñôn vò/ngöôøiø nhaänä :. Naêmê : TÌNH TRAÏNG TRANG THIEÁT BÒ TRUYEÀN THOÂNGÏ Á À Â Ñaõ qua söû duïng vaø hieän traïng Môùi hoaøn toaøn Ghi chuù Giaù trang thieát bò khi caáp TÌNH TRAÏNG KHI NHAÄN THÔØI GIAN CAÁP SLNÔI SX LOAÏI THIEÁT BÒ STT SÖÛÛ DUÏNG TRANG THIEÁT BÒ TRUYEÀN Ï Á À THOÂNGÂ 4 3 2 1 GHI CHUÙ MUÏC DÍCH SD NGÖÔØI SD NGAØY SÖÛ DUÏNG SLNÔÏI SXLOAÏI THIEÁT BÒ ST T Phần thứ II SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỒI TÀI LIỆU TRUYỀN THÔNG 1. LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Mỗi TL đưa vào kế hoạch sản xuất cần mô tả: - Tên TL - Mục đích của TL (Chủ đề của TL) - Đối tượng sử dụng - Hình thức - Nội dung - Đề cương hoặc ma ket TL - Số lượng bản in - Đối tượng được cung cấp - Kinh phí Thảo luận, làm bài tập nhóm • Chia làm 3 nhóm: • Nhóm 1: lập kế hoạch sản xuất TL truyền thông CS SKSS về nội dung quan hệ tình dục an toàn • Nhóm 2: Lập kế hoạch sản xuất TL truyền thông CS SKSS về nội dung tác hại của việc quan hệ tình dục sớm • Nhóm 3: Lập kế hoạch sản xuất TL CS SKSS về nội dung tuyên truyền các bệnh lây nhiễm qua đường tình dục 6. CÁC BƯỚC CHỦ YẾU XÂY DỰNG TÀI LIỆU • Định hướng thiết kế tài liệu • Thiết kế tài liệu thử nghiệm • Thử nghiệm bản thảo đầu tiên • Chỉnh lý tài liệu trên cơ sở thử nghiệm • Thử nghiệm lần 2 (nếu cần) • Trình duyệt, xin giấy phép xuất bản • Sản suất và phân phối 6.1. ĐỊNH HƯỚNG THIẾT KẾ TÀI LIỆU Trước khi quyết định thông điệp, cần trả lời các câu hỏi: 1. Có phải xây dựng tài liệu không? Nếu có, xây dựng cho ai và vì sao? Sử dụng như thế nào? Làm thế nào để tài liệu đến được người sử dụng? 2. Đã có tài liệu nào về chủ đề này được xây dựng trước đó chưa? 3. Các kênh sử dụng tài liệu được quyết định chưa? Những lý do cho sự lựa chọn là gì? 4. Nguồn lực để xây dựng tài liệu đã có chưa? Khi đã quyết đỊnh xây dựng tài liệu, cần trả lời các câu hỏi 1. Xác định TL phục vụ ai/ nhóm đối tượng nào? 2. Nội dung, mục đích, hình thức của TL 3. Ai sẽ chịu trách nhiệm thiết kế TL thử nghiệm? (Giao cho nhóm hay cá nhân cụ thể) 4. Các thông điệp chủ yếu của TL 5. Các kênh chuyển tải TL 6.2. XÂY DỰNG TÀI LIỆU THỬ NGHIỆM 1. Thành lập nhóm thiết kế 2. Đưa ra định hướng cho nhóm thiết kế 3. Mô tả công việc cho các thành viên trong nhóm 4. Lập kế hoạch thực hiện 5. Giám sát kế hoạch thực hiện và xử lý thông tin phản hồi CÔNG VIỆC CỦA NHÓM THIẾT KẾ TL • Xem xét kỹ nội dung cần xây dựng của TL • Xác định hình thức tài liệu (ấn phẩm: Sách, tạp chí, tin ảnh, tờ gấp, tờ rơi, pa nô, áp phích, trang tin điện tử, các thông điệp v.v) • Lập kế hoạch công việc, thời gian, tiến độ thực hiện • Lập kế hoạch kinh phí và trình duyệt • Sau khi KH được duyệt, phân công các thành viên các nhiệm vụ để xây dựng đề cương, maket • Trình duyệt bản thảo lần thứ nhất (chỉnh sửa) và trình lần thứ hai. 6.3. THỬ NGHIỆM BẢN THẢO ĐẦU TIÊN • Chuẩn bị TL cần thử nghiệm • Chọn đối tượng sử dụng TL để kiểm tra • Thành phần tham dự về mục đích của cuộc thử nghiệm • Kiểm tra phần lời và phần hình ảnh riêng rẽ • Kiểm tra đồng thời phần lời và phần hình ảnh • Văn bản kết quả kiểm tra SƠ ĐỒ THỬ NGHIỆM TÀI LIỆU Chuẩn bị TL cần thử nghiệm Kiểm tra nhóm đối tượng sử dụng TL Chọn mẫu đại diệ Kiểm tra phần lời Kiểm tra phần tiếng Kiểm tra hai phần cùng lúc Văn bản kết quả kiểm tra Chỉnh lý tài liệu 6.4. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU • Sau khi thử nghiệm tài liệu lần thứ nhất, cần xem xét kỹ để chỉnh lý những sai sót về nội dung lẫn hình thức. • Chỉnh lý về nội dung, kiểm tra, so sánh với ý đồ nội dung của tài liệu, kiểm tra từng số liệu thật chính xác • Chỉnh lý về mặt hình thức, quy cách, kích thước, mo rát, nếu là tài liệu bằng văn bản cần dò kỹ từng lỗi chính tả như dấu chấm, dấu phẩy, cách dòng, cách chữ v.v • Trình duyệt lần cuối • Đưa vào sản xuất, nghiệm thu sản phẩm, nhập kho 6.5. Thử nghiệm thực tế lần 2 • Tùy theo chất lượng, hiệu quả của việc thử nghiệm lần I để xem có cần phải thử nghiệm lần II hay không? • Nếu thấy cần phải thử nghiệm, cần thiết phải nghiên cứu kỹ phạm vi, đối tượng, thời gian thử nghiệm • Sau khi thử nghiệm lần II, cần họp nhóm, phân tích kết quả thử nghiệm, tìm ra nguyên nhân hiệu quả và kém hiệu quả của từng tài liệu. 6.6. Trình duyệt, xin giấy phép xuất bản • Sau khi đã thử nghiệm, chỉnh lý xong tài liệu đưa đến cấp có thẩm quyền trong cơ quan duyệt. • Chuyển hồ sơ về Sở VHTT xin cấp giấy phép xuất bản. • Hồ sơ xin giấy phép xuất bản gồm: đơn xin giấy phép xuất bản, toàn bộ nội dung, hình thức của tài liệu, người chịu trách nhiệm xuất bản, số lượng phát hành, phạm vi, địa điểm phát hành, hình thức phát hành. • Sau khi có giấy phép xuất bản, tiến hành sản xuất và phân phối tài liệu SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU • Tài liệu được sản xuất phải đúng theo giấy phép xuất bản cả về nội dung, hình thức, số lượng. Sau khi sản xuất cần kiểm tra, nghiệm thu, vào sổ quản lý tài liệu • Việc phân phối tài liệu đã được hoạch định khi lập KH sản xuất TL • Phân phối TL theo biểu mẫu Quản lý TL truyền thông thống nhất (đã có ở trên) • Lập KH đi kiểm tra việc sử dụng, bảo quản tài liệu • Đánh giá mức độ hiệu quả của TL • Đề xuất KH sản xuất TL bổ sung có chỉnh lý. Xin chân thành cảm ơn các anh, các chị đã tham gia chuyên đề này!