Chuyên đề Kế toán các khoản phải thu – phải trả về hàng hoá tại công ty cổ phần phát hành sách thành phố Hồ Chí Minh

KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU – PHẢI TRẢ VỀ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT HÀNH SÁCH TP.HCM Gio vin hýớng dẫn : Ths Nguyễn Thị Thu Họ v tn sinh vin : Nguyễn Thị Thanh Thảo Ðịa chỉ email : nguyen_thao2304@yahoo.com Ðiện thoại lin lạc : 0909.388.644 ~~~~~~~~ Đề cương chi tiết LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài : Ngành thương mại ngày càng chiếm vị thế quan trọng trong nền kinh tế hội nhập. Nó thực hiện chức năng nối liền sản xuất với tiên dùng. Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hoá. Song đó không phải là yếu tố sống còn tạo nên thương hiệu. Nền kinh tế ngày càng phát triển, các công ty này càng mở rộng quy mô hoạt động của mình để thu hút thêm nhiều khách hàng. Điều đó thúc đẩy công ty nổ lực tìm kiếm những nguồn hàng từ nhiều nhà sản xuất hơn. Kinh tế phát triển cao, quy mô hoạt động càng lớn, khách hàng càng đông, nhà cung cấp càng nhiều. Với áp lực về số lượng như thế đòi hỏi công tác kế toán các khoản phải thu – phải trả phải thật tỉ mỉ nhưng không được rườm rà để quản lý các khoản này thật chặt chẽ bảo đảm nguồn vốn của công ty không bị chiếm dụng.Các khoản phải thu – phải trả can phải được theo dõi tốt vì các khoản này liên quan trực tiếp đến doanh thu và chi phí của công ty. Công tác kế toán các khoản phải thu – phải trả tại công ty Cổ Phần Phát Hành Sách TP.HCM ( FAHASA ) bao gồm nhiều phần hành chi tiết song quan trọng nhất là các khoản phải thu – phải trả về hàng hoá. Cách hạch toán, việc theo dõi chi tiết, đối chiếu của các khoản này tại công ty còn tồn tại những điều chưa phù hợp với chuẩn mực quy định. Song điều đó tạo thuận lợi hay bất lợi cho công ty sẽ được trình bày chi tiết trong chuyên đề này. 2. Mục tiêu nghiên cứu và vấn đề cần giải quyết : 2.1 Mục tiêu nghiên cứu : - Hiểu rõ hơn công tác kế toán nói chung cũng như kế toán phải thu phải trả ở một công ty cụ thể . - Khai thác những điểm khác nhau giữa lý thuyết và thực tế về đề tài đã chọn . - Đưa ra nhận xét và kiến nghị để đóng góp phần nào đó cho phòng kế toán tại công ty . 2.2 Vấn đề cần giải quyết : - Việc hạch toán phải thu- phải trả có những điểm chưa hợp lý - Việc tổ chức chứng từ chưa thật chặt chẽ . - Việc đánh giá công nợ có gốc ngoại tệ . - Việc sử dụng tỷ giá hạch toán có phù hợp với chuẩn mực hay không . 3. Bố cục đề tài : Để có cái nhin tổng quát cũng như chi tiết từng vấn đề cần giải quyết, chuyên đề tốt nghiệp được chia thành 4 phần cụ thể như sau : ¯ Phần 1 : Giới thiệu tổng quát về công ty Trong phần này sẽ trình bày một cách tổng quát nhất về lịch sử hình thành và phát triển công ty; chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng như các phòng ban. Mô tả lần lượt cách tổ chức bộ máy kế toán của công ty như : hình thức sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán, ¯ Phần 2 : Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu – phải trả Nội dung chính là đưa ra những cơ sở lý thuyết theo quy định hiện hành ¯ Phần 3 : Kế toán các khoản phải thu – phải trả tại FAHASA Trình bày lần lượt các công việc thực tế tại công ty về cách hạch toán, theo dõi, đối chiếu công nợ. ¯ Phần 4 : Một số nhận xét và kiến nghị Phần này đưa ra những nhận xét từ tổng quát tổ chức công tác kế toán tại công ty đến nhận xét cụ thể về phần hành kế toán mà chuyên đề đã đề cập.Từ đó đưa ra những kiến nghị nhằm cải thiện tốt hơn . 4. Phương pháp nghiên cứu : 5. Tài liệu tham khảo : ¯ Từ lý thuyết Các bài giảng đã được học trong trường Đại học Kinh Tế TP.HCM Các chuẩn mực có liên quan đến Phải Thu – Phải trả ¯ Từ thực tế Các sổ sách chứng từ tại công ty PHẦN MỘT : GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT HÀNH SÁCH TP.HCM ( FAHASA ) Lịch sử hình thành và quá trình phát triển : Giới thiệu Tên gọi : Công Ty Cổ Phần Phát Hành Sách TP.HCM Tên viết tắt: FAHASA Hình thức sở hữu vốn : Công ty cổ phần Hình thức kinh doanh : Công ty thương mại Công ty đã hoàn thành việc cổ phần hoá đầu năm 2006 và cũng đã hoàn thành nghĩa vụ quyết toán với Nhà Nước . 1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 1.3 Mạng lưới kinh doanh FAHASA chính thức ra mắt và hoạt động theo cơ chế của công ty Cổ Phần với cơ chế tổ chức mới : hình thàn 4 trung tâm sách, 1 xí nghiệp in, 1 trung tâm băng đĩa nhạc, 1 xe sách lưu động và hàng trăm nhà sach trong cả nước . . . 2. Chức năng và nhiệm vụ Công Ty Cổ Phần Phát Hành Sách TP.HCM 2.1 Chức năng 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Hoạt động cụ thể tại Công Ty Cổ Phần Phát Hành Sách TP.HCM - Kinh doanh - Sản xuất - Dịch vụ - Xuất nhập khẩu trực tiếp 2.4 Thuận lợi và khó khăn 3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại công ty 3.1 Cơ cấu tổ chức 3.2 Nhiệm vụ các phòng ban 4. Tổ chức công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần Phát Hành Sách TP.HCM 4.1 Hình thức kế toán áp dụng Công ty kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, áp dụng thống nhất cho cả tổng công ty và các đơn vị trực thuộc . 4.2 Tổ chức bộ máy kế toán 4.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán ở tổng công ty ( Văn phòng công ty) được định hướng theo dạng tổ chức kế toán phân tán . 4.2.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán ở các trung tâm sách và đơn vị trực thuộc được định hướng theo dạng tổ chức ké toán tập trung . 4.3 Trách nhiệm và quyền hạn từng phần hành kế toán Tại văn phòng công ty chủ yếu nhập xuất các mặt hàng là sách ngoại văn, sách quốc văn, lịch nên kế toán các phần hành chi tiết cũng dựa theo các tiêu chí này mà theo dõi . Phòng kế hoạch – tài vụ gồm 10 người, kế toán trưởng phân công các phần hành kế toán cho mỗi người như sau : ¯ Nhân viên 1 : Kế toán trưởng ¯ Nhân viên 2 : Kế toán tổng hợp ¯ Nhân viên 3 : Kiểm toán nội bộ . . . . . 4.4 Hệ thống chứng từ sử dụng Các chứng từ kế toán được lập theo mẫu biểu quy định của công ty cổ phần thống nhất về các chỉ tiêu thể hiện trên các chứng từ. Được áp dụng thống nhất cho toán bộ hệ thống trung tâm nhà sách và đơn vị trực thuộc 4.5 Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay hệ thống tài khoản của công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản đã được sửa chữa bổ sung theo quyết định số 15/2006/QD-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Ngoài các tài khoản trước nay, công ty cũng đã sử dụng các tài khoản mới như : 1385,243, 3385, 347, 821 . . . 4.6 Chính sách kế toán tại công ty - Niên độ kế toán : 01/01- 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng : Đồng Việt Nam - Tỷ giá chuyển đổi ngoại tệ : Tỷ giá liên ngân hàng khi phát sinh thanh toán, và dùng phương pháp tỷ giá hạch toán để tính chênh lệch tỷ giá là 16000 với USD, 32000 với GBP - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Phương pháp kê khai thường xuyên - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho : Hàng tồn kho được ghi chép theo giá thực tế, đối với hàng hoá được nhập khẩu được ghi chép theo tỉ giá hạch toán. Giá xuất kho tính theo phương pháp thực tế đích danh - Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song PHẦN HAI : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU - PHẢI TRẢ VỀ HÀNG HOÁ Kế toán các khoản phải thu về hàng hoá : Khái niệm : Nội dung và nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu : Kế toán chi tiết : Kế toán tổng hợp : Tài khoản sử dụng : Sơ đồ hạch toán Kế toán các khoản phải trả về hàng hoá : 2.1 Khái niệm : 2.2 Nội dung và nguyên tắc hạch toán các khoản phải trả : 2.3 Kế toán chi tiết : 2.4 Kế toán tổng hợp : 2.4.1 Tài khoản sử dụng : 2.4.2 Sơ đồ hạch toán : 3. Các vấn đề có liên quan đến nợ phải thu – phải trả PHẦN BA : KẾ TOÁN PHẢI THU - PHẢI TRẢ VỀ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT HÀNH SÁCH TP.HCM 1. Sơ lược về các hành thức mua bán sách tại FAHASA : ¯ Mua đứt : là hình thức mua hẳn, bán hẳn sách với hình thức thanh toán là thanh toán ngay ¯ Ký gửi : là hình thức mua bán sách với hình thức thanh toán bán được sách tới đâu thanh toán tới đó ¯ Trao đổi : là hình thức mua bán sách theo thõa thuận giữa hai bên trao đổi các loại sách với nhau 2. Phải thu khách hàng 2.1 Khách hàng và phân loại khách hàng : ¯ Khách hàng của công ty được phân loại thành : - Các công ty kinh doanh sách , các cửa hàng sách trong thành phố và trong cả nước - Các trung tâm sách trực thuộc công ty cổ phần phát hành sách TP.HCM - Các khách ngoài, khách mua lẻ ¯ Khoản phải thu khách hàng bao gồm : - Phải thu khách hàng về bán các loại sách - Phải thu khách hàng về bán lịch và doanh thu hội chợ - Phải thu nội bộ về cung cấp sách 2.2 Tổ chức kế toán phải thu khách hàng tại công ty : 2.2.1 Kế toán phải thu khách hàng : 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng : - Hoá đơn GTGT của FAHASA theo công văn số 1279 CT-AC của Tổng Cục Thuế (đồng thời cũng được xem là phiếu xuất kho hàng bán) . - Phiếu thu - Phiếu nhập kho sách bị trả lại 2.2.1.2 Kế toán chi tiết các khoản phải thu : ¯ Nhiệm vụ từng phòng ban : P. kinh doanh P.kho vận KT HTK KT công nợ Nhập hợp đồng Xuất hàng Ghi nhận xuất hàng Ghi nhận nợ Nhập đối tượng Lập HĐ GTGT Nhập dữ liệu liên quan ¯ Quy trình luân chuyển chứng từ : ¯ Theo dõi chi tiết : kế toán theo dõi chi tiết theo từng khách hàng theo mã số mà phòng kinh doanh nghiệp vụ đã mã hoá( Mã hoá theo từng loại khách hàng là công ty sách hay là khách lẻ) đồng thời kế toán cũng theo dõi theo từng loại hợp đồng mua bán là mua đứt, ký gửi hay trao đổi ¯ Minh hoạ cách nhập liệu theo dõi trên phần mềm 2.2.1.3 Tài khoản sử dụng và sổ sách sử dụng : ¯ Tài khoản - 1311 : Phải thu khách hàng về xuất bán sách - 1312 : Phải thu khách hàng về xuất bán lịch và doanh thu hội chợ ¯ Sổ sách : - Sổ chi tiết phải thu từng khách hàng - Sổ tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng 2.2.1.4 Phương pháp ghi chép và một số nghiệp vụ minh hoạ : - Định khoản về xuất kho bán hàng - Định khoản về chênh lệch giữa giá trị phiếu nhập kho và hoá đơn người bán - Định khoản về hàng bán bị trả lại. . . 2.2.2 Kế toán các khoản phải thu nội bộ : 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng : - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( chính là Hoá đơn nội bộ ) 2.2.1.2 Kế toán chi tiết các khoản phải thu nội bộ : Kế toán không theo dõi chi tiết theo từng trung tâm sách có giao dịch với văn phòng công ty Trách nhiệm các phòng ban và quy trình luân chuyển chứng từ tương tự như phải thu khách hàng. Cuối tháng lập biên bản đối chiếu công nợ với các trung tâm sách 2.2.1.3 Tài khoản sử dụng và sổ sách sử dụng : ¯ Tài khoản : - 136A : Phải thu nội bộ về hàng hoá ( tài khoản này vừa theo dõi phải thu và phải trả nội bộ) ¯ Sổ sách kế toán : 2.2.1.4 Phương pháp ghi chép và một số nghiệp vụ minh hoạ : 3. Phải trả nhà cung cấp 3.1 Nhà cung cấp và phân loại nhà cung cấp Phải trả nhà cung cấp được phân thành 3 nhóm : - Phải trả nhà cung cấp ngoại văn là phải trả nhà cung cấp nước ngoài, hay trong nước cung cấp sách ngoại văn - Phải trả nhà cung cấp quốc văn làphải trả nhà cung cấp sách quốc văn - Phải trả nhà cung cấp xuất bản là phải trả nhà xuất bản do FAHASA liên kết xuất bản 3.2 Tổ chức kế toán phải trả nhà cung cấp tại công ty : 3.2.1 Chứng từ sử dụng : - HĐ GTGT, HĐ thông thường của nhà cung cấp - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất trả hàng ( Là HĐ GTGT của công ty ) - Tờ khai hải quan về xuất nhập khẩu hàng hoá - Tờ khai hải quan về xuất nhập khẩu hàng hoá phi mậu dịch 3.2.2 Kế toán chi tiết các khoản phải trả : ¯ Nhiệm vụ từng phòng ban : P.n kinh doanh P.kho vận KT HTK KT công nợ Nhập hợp đồng Nhập hàng Xuất dữ liệu từ mạng nội bộ do PKD nhập Nhập đối tượng Ghi nhận nhập hàng Ghi nhận nợ Lập Phiếu nhập kho Nhập dữ liệu liên quan ¯ Quy trình luân chuyển chứng từ : ¯ Theo dõi chi tiết : kế toán theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp theo mã số mà phòng kinh doanh nghiệp vụ đã mã hoá( Mã hoá theo từng loại khách hàng là công ty sách hay là khách lẻ) đồng thời kế toán cũng theo dõi theo từng loại hợp đồng mua bán là mua đứt, ký gửi hay trao đổi 3.2.3 Tài khoản sử dụng và sổ sách sử dụng : ¯ Tài khoản : - 331 qv : công nợ quốc văn - 331 nv : Công nợ quốc văn - 331 xb : Công nợ với nhà xuất bản ¯ Sổ sách : - Sổ chi tiết phải trả với từng nhà cung cấp ( chi tiết từng nhà cung cấp theo từng mảng quốc văn, ngoại văn, nhà xuất bản ) - Sổ tổng hợp chi tiết phải trả nhà cung cấp quốc năn, ngoại văn, nhà xuất bản 3.2.4 Phương pháp ghi chép và một số nghiệp vụ minh hoạ : - Định khoản nghiệp vụ mua sách quốc văn, ngoại văn (theo tỷ giá hạch toán), xuất bản - Định khoản nghiệp vụ thanh toán quốc văn, ngoại văn (theo tỷ giá thực tế ), xuất bản - Định khoản chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán 3.3 Kế toán phải trả nội bộ : 3.3.1 Chứng từ sử dụng : 3.3.2 Tài khoản sử dụng và sổ sách sử dụng : 3.3.4 Phương pháp ghi chép và một số nghiệp vụ minh hoạ : PHẦN BỐN : NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Nhận xét chung : ¯ Ưu điểm : - Việc phân công nhiệm vụ từng phần hành kế toán khá rõ ràng - Đội ngũ kế toán làm việc nhiệt tình trung thực - Chú ý đến công tác kiểm soát nội bộ , tách biệt chức năng lập HĐ và ghi nhận theo dõi nợ - Thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa các phần hành kế toán trước khi nộp cúng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp ¯ Những bất cập còn tồn tại : Nhìn chung phòng kế toán quá phụ thuộc nhiều vào phòng nghiệp vụ kinh doanh. Khi Phòng kinh doanh giao chứng từ lên thì mới ghi nhận nhưng phòng kinh doanh giao chứng từ khá chậm.Việc giao chứng từ hơi lộn xộn vì chứng từ đánh số thứ tự có lúc không liên tục, chứng tù chuyển lên cũng không liên hoàn có thể dẫn đến việc ghi nhận công nợ chậm trế hàng nhập, xuất rồi mà vẫn chưa ghi nhận - Phòng kinh doanh kiêm nhiệm quá nhiều chức năng : Vừa tìm kiếm nhà cung cấp và khách hàng; vừa khai thác các lại sách, là bộ phận trực tiếp mã hoá khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa; là bộ phận lập HĐ, phiếu nhập và trực tiếp nhập các dữ liệu liên quan đến việc xuất hàng và nhập hàng; đồng thời lập phiếu đề nghị thanh toán . - Nhân viên kế toán chỉ biết đến phần hành mình đang làm ¯ Kiến nghị : - Giảm bớt công việc cho phòng kinh doanh( kiến nghị :tổ chức lại công việc cho từng phòng ban) - Trong giai đoạn hiện nay, khi công ty đã trở thành công ty cổ phần thì tính chất cạnh tranh ngày càng cao thì việc cung cấp số liệu nhanh chóng ,kịp thời là rất quan trọng.Vì vậy, một mặt đào tạo chuyên môn hoá cần đào tạo những phần hành khác để có thể thay thế nhau trong những trường hợp cần thiết. 2. Về chứng từ sổ sách : ¯ Nhận xét : Mọi hoạt động xuất hàng đều không có phiếu xuất, chỉ lập hoá đơn GTGT coi đây là phiếu xuất Về công nợ phải thu cũng chỉ dựa vào chứng từ duy nhất là HĐ GTGT mà không có lệnh bán hàng ¯ Kiến nghị Lập thêm liên các lệnh bán hàng và đơn đặt hàng chuyển lên cho kế toán công nợ để dễ đối chiếu khi có sự sai sót Mọi hoạt động xuất hàng nên lập Phiếu xuất kho Việc lập HĐ, phiếu xuất phải do một phòng khác lập tránh xuất bán khống. Về công tác kế toán phải thu – phải trả : Các khoản phải thu : ¯ Nhận xét : Không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chỉ theo dõi chi tiết là nợ khó đòi Số liệu lên bảng cân đối kế toán không phân biệt số dư Nợ và SD Có. Thông tin chi tiết về từng trung tâm không được cung cấp cụ thể từng tháng mà phải chờ đến cuối mỗi quý mới có số liệu cụ thể. ¯ Kiến nghị : Nên lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.(trình bày phương pháp lập dự phòng) Theo dõi các khoản phải thu cũng như các khoản phải trả theo số dư Nợ và các khoản có số dư Theo dõi các khoản phải thu - phải trả nội bộ riêng biệt bằng cách mã hóa tài khoản. Các khoản phải trả : ¯ Nhận xét : Việc thanh toán với nhà cung cấp quốc văn là do phòng kinh doanh đề nghị bằng phiếu đề nghị thanh toán sau đó chuyển lên cho kế toán kiểm tra nếu số dư nhỏ hơn số thanh toán thì chấp nhận thanh toán mà không có chứng minh được là có đến thời hạn thanh toán chưa. Công nợ ngoại văn ghi nhận theo tỷ giá hạch toán và chỉ tính chênh lệch thanh toán vào thời điểm cuối năm làm doanh thu hoặc chi phí tăng giảm đột ngột vào cuối năm ¯ Kiến nghị : - Theo dõi công nợ phân loại theo số dư bên Nợ và bên Có để dễ dàng lên bảng cân đối kế toán. Minh họa cách tính chênh lệch tỷ giá hối đoái theo đúng quy định LỜI KẾT ¯ Đánh giá toàn bộ quá trình tìm hiểu công tác kế toán phải thu - phải trả tại công ty . Ngày tháng năm Sinh viên thực hiện Giáo viên hướng dẫn Nguyễn Thị Thanh Thảo Ths. GVC Nguyễn Thị Thu