Đề tài Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

LỜI NÓI ĐẦU Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tư của cả nước đã phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đã tiến hành đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đã có bước trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đã làm được, bộ máy làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lé nhiều bất cập trước những yêu cầu, nhiệm vụ mới . Để hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngò cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới. Một đội ngò cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại. Chính đội ngò cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát triển kinh tế xã hội. Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của đội ngò làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàn tỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách. Là mét sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”. Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm rõ tính khoa học, hợp lí của tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3 chức năng cơ bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) đang được áp dụng.Quá trình nghiên cứu đã kết hợp một số phương pháp như lịch sử,thống kê,so sánh… Những Phân tích gắn với thực tế từ đó nêu rõ yêu cầu đổi mới và gợi ý giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. Phần i lí luận chung về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác quản trị văn phòng I/ lí luận chung về công tác quản trị văn phòng: 1. Khái niệm: Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nó được coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quả mong muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt động nh­ sắp xếp, bố trí công việc còng nh­ trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo chính xác và kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra. Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí hành chính đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng. Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều quan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau: - Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu hay các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực hiện mục tiêu của đơn vị. Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc,… tất cả cần được quản lí một cách khoa học. - Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Hay nói cách khác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị. Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả. Sở Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phương trong tỉnh nên công việc giấy tê nh­ vậy khá nhiều. Từ khi cách mạng khoa học – công nghệ tiến nh­ vò bão, giao lưu, hợp tác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ thì công việc giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêng tăng lên nhanh chóng. Để đảm bảo cho công việc giấy tờ được xử lí kịp thời thì lãnh đạo cơ quan cần quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố như trang thiết bị, nhân sự, môi trường hoạt động,… 2. Vai trò của công tác văn phòng: Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng nh­ Phó chủ tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven. L. Shee nói: “ Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chất chức năng thì điều đó coi nh­ mét thảm hoạ, chẳng khác gì việc khước từ một công nghệ mới”. Vì vậy nếu văn phòng được tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại những giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào. Với vị trí và vai trò của mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả. Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động. Trước hết, công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản mạn về nhu cầu và lợi Ých, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị. II. nâng cao hiệu quả hoạt động công tác quản trị văn phòng : 1. Tổ chức bộ máy văn phòng: Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên là nói về cách tổ chức bộ máy văn phòng. Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ. Hơn nữa, một số thãi quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn phòng. Dù tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản lí thống nhất. Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay là một điều cần thiết. Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậy người lãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo được mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng cơ quan 2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực: Toàn bộ lịch sử còng nh­ kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều là chính con người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền tảng. Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc con người, song không phải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục. Chính do nhận thức được tầm quan trọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sử dụng con người để có được líp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội. Nh­ vậy mới có thể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh. Tuy nền kinh tế nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng cao sánh vai với các cường quốc kinh tế trên thế giới. Sự tác động vật chất của con người vào hiện thực biến đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới đã phát triển từ thấp đến cao trong các xã hội khác nhau chính là kết quả của quá trình hoạt động thực tiễn của con người. “Con người là kì diệu nhất”, “con người là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó chính là con người. Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề lợi Ých, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo. Năng lực tiềm tàng trong mỗi con người là vô hạn. Nhiệm vụ và tài năng của con người là làm thế nào để khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đã chỉ rõ: “Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đến cùng là do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân téc biết học hỏi một cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau. Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinh thái”. Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngò cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chất lượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể là phải đào tạo bồi dưỡng một đội ngò cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ thông minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thông tin và xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời trước mọi tình huống, nhất là tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN. Do đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi nhân viên, công nghệ hiện đại và đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình độ quản lí của người lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát triển kinh tế xã hội. Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại cần phải được đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động để có khả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng. Mức độ am hiểu và vận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng nghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng khái niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng. Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai tốt công việc điều hành văn phòng. Để làm được điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn phòng phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong công việc; phải tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên và cấp dưới, không được có thái độ đối với cấp dưới khi họ có ý kiến; phải nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu tiên; hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sù , với người khác; quyết làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm thì phải làm nhiều công việc hơn mức quy định. Do đó cấp quản trị văn phòng phải là người chăm chỉ, nhiệt tình với công việc, là người có óc khôi hài, hoà đồng với ý tưởng của nhân viên, phải kiểm soát được mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng được ví như “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai. Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới để đổi mới phương pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu cầu công việc ngày một nhiều hơn. Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi. Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạo đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn vị, xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung của mỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ sức vượt qua các thử thách, đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn. Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng về lợi Ých cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan. Cho nên, chỉ một mình sự gắn bó chưa đủ làm nên một tập thể mạnh. Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cương thì bao giê cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân. Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạo được phát huy. Họ tìm ra các giải pháp hay nhất cho các vấn đề nảy sinh. Điều đó cũng giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêng còng nh­ lãnh đạo cơ quan nói chung giảm được các công việc sự vụ mà dành thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác. Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu quả của công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngò làm công tác văn phòng năng nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Một điều không kém phần quan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh. Nh­ vậy văn phòng mới thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt động của mình. 3. Trang thiết bị văn phòng: Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như về công nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến được phát minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của con người ngày một nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho con người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao. Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng ngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo. Do hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng. Ngoài ra, để giúp cho hoạt động của văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụ trợ nh­: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Với một hệ thống các trang thiết bị hiện đại nh­ vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thó, hưng phấn, năng động, linh hoạt hơn trong công việc. 4. Bố trí chỗ làm việc: Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất đến hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ các yêu cầu sau: - Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu ra sao. - Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc. - Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí. - Các quan hệ làm việc, luồng thông tin. - Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc. - Các dịch vụ liên quan. Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo một cách lí tưởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn phòng phải có sự chọn lùa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưu mặt bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi lại, nhất là từ lầu này sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo được sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt chẽ với nhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ở mức thấp nhất. Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu thập thông tin và xử lí thông tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tin sao cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giao nép lãnh đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗi khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của quá trình xử lí. Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang thiết bị và nhân lực cần thiết. Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng. Khoa học chứng minh được rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mĩ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Việc sắp xếp phòng làm việc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc và như thế sẽ rất phí phạm. Bao giê cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt động vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số nhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc. Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng kín và khoá lại, kiểu Êy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở. Ở nước ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở cũng đang nhiều lên. Nhiều cao ốc được xây dựng để cho thuê làm văn phòng đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm việc. Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ô vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệu trong suốt, có mối lắp ghép. Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách ngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại thuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau. Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt bằng mở này có rất nhiều ưu điểm như sau: - Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thích nghi với không gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được điều chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt nhất. - Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnh nhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn. - Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại Ýt, vừa giảm thời gian gián đoạn công vi