Học phần Hệ thống thông tin kế toán

06-Jul-19 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1 Mục tiêu môn học • Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán và các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống. • Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán. • Nhận biết và có khả năng vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. • Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và các hoạt động chính trong chu trình cũng như các vấn đề liên quan đến kế toán chu trình. • Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin kế toán mới và công việc cần thực hiện. 2 Nội dung môn học Chương 1: Tổng quan về HTTTKT Chương 2: Phương pháp mô tả HTTTKT Chương 3: Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT Chương 4 : Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT Chương 5: Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT Chương 6: Phần mềm ứng dụng trong kế toán 3 Phương pháp đánh giá 1. 40% điểm quá trình và 60% điểm thi hết môn (Không sử dụng tài liệu khi làm bài) 2. Sinh viên tham gia: - Tham gia phát biểu, thảo luận trong giờ học sẽ được tính vào điểm quá trình, - Chuẩn bị tình huống và thực hành các bài tập. 4 06-Jul-19 2 Tài liệu tham khảo 1. Trần Quốc Thịnh (2017). Giáo trình Hệ thống thông tin Kế toán - NXB Kinh tế TP.HCM. 2. Nguyễn Bích Liên, Nguyễn Phước Bảo Ấn (2016). Giáo trình Hệ thống thông tin Kế toán, Tập 2 – NXB Kinh tế TP.HCM. 3. Tài liệu do giảng viên cung cấp. 5 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Toán Kiểm Toán HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 6 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 7 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG • Nắm được các khái niệm cơ bản về HTTTKT • Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp • Biết được đối tượng nghiên cứu của HTTTKT • Biết được các thành phần của HTTTKT 8 06-Jul-19 3 9 NỘI DUNG 1.1. Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT 1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT 1.3. Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT 1.4. Phân loại HTTTKT 1.5. Các thành phần trong HTTTKT 10 1.1. Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT 1.1.2. Xu hướng phát triển • HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ • Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính • Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán • HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp • Đối phó nhiều rủi ro phát sinh 11 1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT 1.2.1. Khái niệm Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau, tác động nhau nhằm đạt được mục tiêu Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng B A C D Mục tiêu 12 1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT 1.2.2. Đặc điểm Đối tượng của HTTTKT là nội dung của quá trình SXKD Quá trình SXKD Các hoạt động của chu trình doanh thu Các hoạt động của chu trình chi phí Các hoạt động của chu trình sản xuất Các hoạt động của chu trình Tập hợp theo một chuỗi các hoạt động cùng liên quan đến một nội dung 06-Jul-19 4 13 1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT 1.2.2. Đặc điểm Chức năng hệ thống thông tin kế toán Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động SXKD của DN Chức năng HTTTKT Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích • Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN • Thông tin cho việc lập kế hoạch • Thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch • Thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày Kiểm soát • Tuân thủ qui trình hoạt động SXKD của DN • Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin • Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin 14 1.2. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT 1.2.3. Vai trò của HTTTKT • Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh, sản xuất chính. • Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp • Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến 15 1.3. Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT 1.3.1. Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT 1.3.2. Phương pháp mô tả HTTTKT 1.3.3. Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT 1.3.4. Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT 16 1.4. Phân loại HTTTKT 1.4.1. Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin 1.4.2. Phân loại theo phương tiện xử lý Theo mối quan hệ giữa các hệ thống Theo phương tiện xử lý Theo đối tượng cung cấp thông tin • Hệ thống thông tin kế toán tài chính • Hệ thống thông tin kế toán quản trị • Hệ thống bằng tay (thủ công) • HTTTKT bán thủ công • Hệ thống trên nền máy tính (hệ thống bằng máy) • Hệ thống cha - con • Hệ thống cùng cấp Phân loại HTTTKT 06-Jul-19 5 17 1.5. Các thành phần trong HTTTKT Thiết bị/ phần mềm Con người Thông tin kế toán/ mạng truyền thông Cơ sở dữ liệu Qui trình xử lý TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Toán Kiểm Toán HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 18 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP MÔ TẢ HTTTKT 20 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG • Nhận ra tầm quan trọng của việc mô tả HTTTKT • Hiểu rõ các công cụ và phương pháp mô tả HTTTKT • Thực hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ bằng thủ công và máy tính. 06-Jul-19 6 21 NỘI DUNG 2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT 2.1.1. Ý nghĩa Khái niệm Mô tả HTTTKT là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ, sơ đồ, nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động. Ai? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? • Nhập liệu • Xử lý • Lưu trữ • Thông tin đầu ra • Kiểm soát hệ thống Cách thức: Nội dung của mô tả HTTTKT 2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT 2.1.1. Ý nghĩa Phân loại Tường thuật Bảng câu hỏi Bảng phỏng vấn Sơ đồ dòng dữ liệu Lưu đồ Tài liệu khác 2.1. Ý nghĩa và vai trò của mô tả HTTTKT 2.1.2. Vai trò • Mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và dễ hiểu • Hỗ trợ việc hiểu và phân tích các thủ tục, quy trình xử lý trong các chu trình và hệ thống • Xác định điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống kế toán và hoạt động kinh doanh • Cung cấp các thông tin cho quá trình thiết lập hệ thống và phát triển hệ thống. 06-Jul-19 7 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Khái niệm Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) mô tả các thành phần của hệ thống thông qua các hình vẽ mô tả: • Nguồn / điểm đến • Dòng luân chuyển • Hoạt động xử lý • Lưu trữ 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Phân loại DFD Phân loại DFD dựa vào cấp độ mô tả chi tiết luân chuyển thông tin trong hệ thống • DFD dạng tổng quát (khái quát) (cấp 0) • DFD luận lý (cấp 1) 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Ký hiệu sơ đồ dòng dữ liệu Biểu tượng Tên Giải thích Nguồn / đích Cá nhân/ tổ chức gửi và nhận dữ liệu từ hệ thống Dòng dữ liệu Dòng dữ liệu luân chuyển vào và ra một xử lý Hoạt động xử lý Quá trình xử lý dữ liệu trong hệ thống Bảo quản dữ liệu Nơi bảo quản dữ liệu Tên dữ liệu lưu trữ Tên dữ liệu luân chuyển Mô tả xử lý 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Mô hình sơ đồ dòng dữ liệu Nguồn dữ liệu (A) Xử lý (C) Dữ liệu (D) Điểm đến (V) Xử lý (F) Dữ liệu lưu trữ (H) Điểm đến (K) Thông tin (G) Dữ liệu (B) Thông tin (E) 06-Jul-19 8 29 Cách vẽ DFD khái quát Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó – Thực thể: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật) 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 30 Cách vẽ DFD khái quát Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 • Hoạt động xử lý: Truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu, các hoạt động nhập liệu sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu • Các hoạt động khác: Chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu • Các hoạt động chức năng: Nhập xuất, bán hàng, mua hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 31 Cách vẽ DFD khái quát Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống Thực thể bên ngoài là thực thể không thực hiện bất cứ hoạt động xử lý nào trong hệ thống Bước 5 : • Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài hệ thống • Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành (Đặt tên mang tính khái quát) • Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực thể bên ngoài hệ thống • Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 32 Cách vẽ DFD luận lý Bước 1,2,3,4: Tương tự như cách vẽ DFD tổng quát Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống Thực thể bên trong làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu Bước 7: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng theo từng thực thể và trình tự diễn ra các hoạt động đó Bước 8: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên • Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm • Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra • Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý với nhau 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 06-Jul-19 9 33 Cách vẽ DFD luận lý Bước 9: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm Bước 10: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý Bước 11: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý Chú ý: Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.2. Phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 34 Khái niệm • Sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả trình tự xử lý, trình tự vận hành của hệ thống • Lưu đồ thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống • Lưu đồ cho biết: – Điểm bắt đầu và kết thúc của chứng từ – Trình tự luân chuyển chứng từ – Mục đích sử dụng chứng từ – Cách thức lưu trữ chứng từ 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ 35 Ký hiệu lưu đồ 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ Nhóm ký hiệu đầu vào Nhóm ký hiệu xử lý Chứng từ một liên Xử lý thủ công (bằng tay) Chứng từ nhiều liên Xử lý tự động (bằng máy tính) Nhập liệu Yêu cầu mua hàng 3 2 Phiếu thu 1 Lập hóa đơn Lập hóa đơn Nhập hóa đơn 36 Ký hiệu lưu đồ 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ Nhóm ký hiệu lưu trữ Nhóm ký hiệu đầu ra Tập tin (lưu trên đĩa từ) Hiển thị thông tin ra màn hình Tập tin (lưu trên máy) Sổ, thẻ, báo cáo tạo ra Lưu trữ thủ công N: theo STT D: theo ngày A: theo tên Báo cáo Hàng tồn kho Hàng tồn kho N Doanh thu Thẻ TSCĐ Báo cáo HTK 06-Jul-19 10 37 Ký hiệu lưu đồ 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ Nhóm ký hiệu kết nối Nhóm ký hiệu khác Điểm bắt đầu/ kết thúc Dòng luân chuyển chứng từ Điểm nối trong trang Ghi chú Điểm nối khác trang Khách hàng 1 Lưu theo số đơn đặt hàng 38 Cách vẽ lưu đồ chứng từ Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ 39 Cách vẽ lưu đồ chứng từ Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột • Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ • Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ 40 Cách vẽ lưu đồ chứng từ Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột • Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động • Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới, từ trái sang phải Bước 6: Hoàn thành lưu đồ • Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin • Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc • Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) 2.2. Nội dung các phương pháp mô tả HTTTKT 2.2.3. Phương pháp vẽ lưu đồ 06-Jul-19 11 41 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.1. Vận dụng phương pháp tường thuật Quá trình thu tiền mặt khách hàng • KH trả tiền cho NVBH kèm theo giấy báo trả tiền của công ty • NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền kèm theo • NVBH chuyển Phiếu thu và tiền cho Thủ quỹ,chuyển giấy báo trả tiền cho Kế toán phải thu • Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự • KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ KH. • Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. • Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn • Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp • Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng 42 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu • KH trả tiền cho NVBH kèm theo giấy báo trả tiền của công ty • Khách hàng Trả tiền và giấy báo trả tiền • Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu • NVBH nhận tiền, lập Phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền kèm theo • NVBH chuyển Phiếu thu và tiền cho Thủ quỹ, chuyển giấy báo trả tiền cho Kế toán phải thu • Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự • Thủ quỹ Nhận tiền , kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Thực thể Hoạt động 43 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Thực thể Hoạt động • KTPT nhận giấy báo trả tiền từ NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ KH. • Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. KTPT Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào chương trình • Phần mềm kiểm tra mã KH, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu KH theo từng hóa đơn Phần mềm Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp • Định kỳ, phần mềm sẽ in Bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp Kế toán TH Nhận bảng tổng hợp thanh toán • Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền vào ngân hàng, sau đó trả tiền cho ngân hàng Thủ quỹ Ngân hàng Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền cho ngân hàng Nhận tiền và giấy nộp tiền Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy báo trả tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ Nhận tiền, kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự KTPT Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào chương trình Phần mềm Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp Thủ quỹ Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền cho ngân hàng Ngân hàng Nhận tiền và giấy nộp tiền KT tổng hợp Nhận bảng tổng hợp thanh toán 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu 44 06-Jul-19 12 45 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát 46 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.2. Vận dụng phương pháp vẽ sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý 47 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.3. Vận dụng phương pháp vẽ lưu đồ Thực thể Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy báo trả tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu 2 liên Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy báo trả tiền Chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ Chuyển giấy báo trả tiền cho kế toán phải thu Thủ quỹ Nhận tiền , kiểm tra tiền trên phiếu thu, đóng dấu Chuyển 1 phiếu thu cho KTPT, 1 phiếu ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự KTPT Nhận giấy báo chuyển tiền, lưu Nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu với giấy báo chuyển tiền, nhập vào chương trình Phần mềm Kiểm tra mã khách hàng, ghi nhận In bảng tổng hợp, chuyển tới KT tổng hợp Thủ quỹ Lập giấy nộp tiền, chuyển tiền cho ngân hàng Ngân hàng Nhận tiền và giấy nộp tiền KT tổng hợp Nhận bảng tổng hợp thanh toán 48 2.3. Vận dụng các phương pháp mô tả HTTTKT 2.3.3. Vận dụng phương pháp vẽ lưu đồ Vẽ lưu đồ 06-Jul-19 13 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH Khoa Kế Toán Kiểm Toán HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 49 CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CƠ BẢN TRONG HTTTKT 50 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG • Hiểu được cách tiếp cận tổ chức dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh trong HTTTKT • Hiểu được nguyên tắc tổ chức dữ liệu theo mô hình REAL • Hiểu được các phương pháp thu thập dữ liệu • Nắm bắt hoạt động và dòng thông tin trong chu trình • Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình • Nắm bắt các hoạt động kiểm soát trong chu trình 51 52 NỘI DUNG 3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản 3.2. Vận dụng xử lý quy trình kế toán chủ yếu 06-Jul-19 14 53 3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản 3.1.1. Thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu là hoạt động thu thập các DL từ hoạt động kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu. Nội dung dữ liệu thu thập Phương pháp thu thập DL Yêu cầu kiểm soát DL thu thập • Thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng • Thông tin cơ bản về hoạt động/sự kiện kinh tế • Thông tin nhu cầu đặc biệt . • Miệng, điện thoại, quan sát • Giấy tờ: chứng từ • Tự động: thiết bị thu thập DL tự động (POS; bar coding reader); Thẻ từ v.v..Tập tin dữ liệu THU THẬP DỮ LIỆU • Phải được xét duyệt, có thực, đầy đủ • Chính xác, kịp thời khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh 54 Phương pháp xử lý dữ liệu • Xử lý theo lô - Batch Processing Nhập lô nghiệp vụ Sắp xếp tập tin Tập tin ngh.vụ (lô nghiệp vụ) Cập nhật lô dữ liệu (định kỳ) Báo cáo 8 5 / Tập tin chính Tập hợp các chứng từ thành lô 3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản 3.1.2. Xử lý dữ liệu 55 Căn cứ lựa chọn phương pháp xử lý dữ liệu • Phương pháp xử lý? • Thời gian phản hồi • Thiết bị lưu trữ • Tính hữu hiệu • Sự phức tạp hoạt động kiểm soát 3.1. Trình tự xử lý nghiệp vụ cơ bản 3.1.2. Xử lý dữ liệu 56 Kết xuất và cung cấp thông tin là bước cuối cùng trong qui trình xử lý thông tin Các loại kết xuất Mục đích/nội dung kết xuất Hình thức trình bày