Nguyên lí kế toán - Chương 3: Tài khoản và ghi sổ

Vũ Quốc Thông 1 Chương 3 TÀI KHOẢN VÀ GHI SỔ GV. ThS. Vũ Quốc Thông NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Sau khi học xong chương này, bạn có thể: • Giải thích tính chất và kết cấu của tài khoản kế toán • Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép để xác định và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán • Xác lập và nhận biết mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết • Lập và sử dụng bảng cân đối tài khoản 2 Mục tiêu Vũ Quốc Thông 2  Nhắc lại một số khái niệm  Tài khoản kế toán  Ghi sổ kép  Vận dụng tài khoản kế toán và ghi sổ kép 3 Nội dung 4 Phương trình kế toán phản ảnh các đối tượng kế toán và quan hệ giữa các đối tượng kế toán. Phương trình kế toán: Tài sản Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Nhắc lại một số khái niệm Vũ Quốc Thông 3 5 Tài sản Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Thời điểm 1/1 Thời điểm 31/12 Sự vận động của các đối tượng kế toán Tài sản Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Nhắc lại một số khái niệm (tt.) 6 6 Cuối kỳ Đầu kỳ Vũ Quốc Thông 4 7 Tài khoản Định nghĩa Phân loại Kết cấu tài khoản Tài khoản và Bảng cân đối kế toán Tài khoản (TK) kế toán là việc phân loại đối tượng kế toán để tổ chức phản ảnh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự vận động biến đổi của từng đối tượng.  Ví dụ: theo dõi sự biến động của đối tượng kế toán là Tiền mặt – sử dụng tài khoản Tiền mặt. 8 Định nghĩa Vũ Quốc Thông 5  TK Tài sản  TK Nợ phải trả  TK Vốn chủ sở hữu 9 Phân loại tài khoản - Sự biến động của tình hình tài chính do sự biến đổi của đối tượng kế toán - Kiểm soát việc ghi chép trên TK thông qua tính cân đối của PTKT Hãy nêu tên đối tượng kế toán thuộc loại: - Tài sản - Nợ phải trả - Vốn chủ sở hữu 10 Ví dụ 1 Vũ Quốc Thông 6 11 Kết cấu tài khoản Tài khoản . Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Tổng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Các thông tin cơ bản:  Số dư đầu kỳ: tình trạng của đối tượng kế toán đầu kỳ kế toán dưới dạng số tiền  Số phát sinh trong kỳ: các nghiệp vụ làm gia tăng hay giảm đi của đối tượng kế toán, chi tiết theo nội dung giao dịch, ngày tháng và số tiền  Số dư cuối kỳ: tình trạng của đối tượng kế toán cuối kỳ kế toán dưới dạng số tiền 12 Kết cấu tài khoản (tt.) Vũ Quốc Thông 7 Các thông tin khác – Ngày và số hiệu chứng từ – Diễn giải nội dung nghiệp vụ – Tài khoản đối ứng 13 Kết cấu tài khoản (tt.) 14 Kết cấu tài khoản (tt.) Tài khoản Tiền mặt Tháng 01/20x1 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ngày 1/1/20x1: 10.000.000 PT01 03/01 Rút tiền gởi NH nhập quỹ TGNH 25.000.000 PC01 05/01 Chi trả lương PTNV 20.000.000 PC02 18/01 Chi tạm ứng cho NV TƯ 8.000.000 PT02 25/01 Khách hàng trả nợ PTKH 22.000.000 PC03 28/01 Nộp tiền ngân hàng TGNH 24.000.000 Cộng phát sinh 47.000.000 52.000.000 Số dư ngày 31/01/20x1 5.000.000 Dạng đầy đủ Vũ Quốc Thông 8 15 Dạng rút gọn (tài khoản chữ T) TK Tiền mặt Nợ Có 10.000.000 (TGNH) 25.000.000 20.000.000 (PTNV) 8.000.000 (Tạm ứng) (PTKH) 22.000.000 24.000.000 (TGNH) 47.000.000 52.000.000 5.000.000 Kết cấu tài khoản (tiếp)  Bên Nợ: Cột bên tay trái của TK  Bên Có: Cột bên tay phải của TK 16 Tại sao gọi là bên Nợ, bên Có? Đó là quy ước (dịch từ debit và credit) Kết cấu tài khoản (tt.) Vũ Quốc Thông 9 17 Nợ Tài khoản Tài sản Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh tăng trong kỳ Số phát sinh giảm trong kỳ Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Kết cấu tài khoản (tt.) Số dư tiền gởi ngân hàng của doanh nghiệp ngày 30/4/20x1: 86.000.000đ. 1. Giấy báo Nợ (GBN) số 381 ngày 5/5: Rút TGNH về quỹ tiền mặt: 16.000.000đ. 2. Giấy báo Có (GBC) số 024 ngày 8/5: Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: 45.000.000đ. 3. GBC số 236 ngày 14/5: Thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản: 165.000.000đ. 4. GBN số 374 ngày 20/5: Chuyển khoản thanh toán cho người bán: 132.000.000đ 5. GBN số 428 ngày 25/5: Rút tiền gởi ngân hàng thanh toán nợ vay ngắn hạn: 75.000.000đ. 6. GBN số 532 ngày 29/5: Nộp thuế bằng chuyển khoản: 12.000.000đ. Yêu cầu: Phản ảnh vào TK “Tiền gởi ngân hàng” 18 Ví dụ 2 Vũ Quốc Thông 10 19 Tài khoản Tiền gởi ngân hàng Tháng Năm .. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư ngày 1.5.20x1 Cộng phát sinh Số dư ngày 31/05/20x1 20 Nợ Tài khoản “TGNH” Có Vũ Quốc Thông 11 21 Nợ Tài khoản Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu Có Số phát sinh tăng trong kỳ Số dư đầu kỳ Số phát sinh giảm trong kỳ Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Kết cấu tài khoản (tt.)  Có số liệu về khoản “Vay ngắn hạn” như sau: Trong kỳ:  Vay ngắn hạn bằng tiền là 80.000.000đ  Dùng tiền gởi ngân hàng để trả bớt nợ vay ngắn hạn 60.000.000đ.  Vay tiền để trả nợ người bán vật tư 20.000.000đ Yêu cầu: Phản ánh vào tài khoản “Vay ngắn hạn”. 22 Ví dụ 3 Vũ Quốc Thông 12 23 Nợ Tài khoản “Vay ngắn hạn” Có 24 Bảng cân đối kế toán Đầu kỳ Tài sản Nguồn vốn Bảng cân đối kế toán Cuối kỳTK Tài sản DĐK Tăng Giảm DCK TK Nguồn vốn DĐK Giảm Tăng DCK Tài sản Nguồn vốn Tài khoản và Bảng cân đối kế toán Vũ Quốc Thông 13 25 TỔNG SỐ DƯ NỢ CÁC TÀI KHOẢN TỔNG SỐ DƯ CÓ CÁC TÀI KHOẢN Tài sản Nợ phải trả Vốn chủ sở hữu Hệ quả của kết cấu tài khoản TK Tài sản Số Dư Nợ TK Nguồn vốn Số Dư Có Công ty ABC có số liệu đầu kỳ:  Tiền mặt: 220  Phải thu khách hàng: 180  Hàng hóa: 400  Vay nợ: 100  Phải trả người bán 250  Vốn chủ sở hữu: 450 26 Bài tập thực hành 1 Vũ Quốc Thông 14 Trong kỳ công ty có các nghiệp vụ sau: 1. Mua TSCĐ 180 chưa trả tiền người bán 2. Vay ngân hàng 100 bằng tiền mặt 3. Mua hàng hóa 200 trả bằng tiền mặt 4. Khách hàng trả nợ 80 bằng tiền mặt 5. Chủ sở hữu góp vốn 300 bằng tiền mặt 27 Bài tập thực hành 1 (tt.) Yêu cầu a. Lập Bảng Cân đối kế toán đầu kỳ b. Vẽ các tài khoản chữ T và ghi số dư đầu kỳ c. Ghi các nghiệp vụ lên tài khoản. d. Tính số dư cuối kỳ trên các TK e. Lập Bảng Cân đối kế toán cuối kỳ 28 Bài tập thực hành 1 (tt.) Vũ Quốc Thông 15 29 Ghi sổ kép Giới thiệu Nguyên tắc Cơ sở ghi sổ kép Kiểm tra việc ghi sổ kép Áp dụng vào tài khoản  Ghi sổ kép được Pacioli công bố vào thế kỷ 15 trong tác phẩm “Summa de Arimethica Geomatria Proportioni et Proportionalità” 30 Luca Pacioli (1445-1510) Giới thiệu Vũ Quốc Thông 16 Một nghiệp vụ sẽ được ghi ít nhất vào 2 tài khoản, một TK được ghi bên Nợ, một TK được ghi bên Có với cùng một số tiền như nhau. 31 Nguyên tắc Ghi sổ kép • Thực tế kế toán, đôi khi ứng dụng PP. Ghi đơn. • PP. ghi đơn phản ảnh NVKT phát sinh vào một TK độc lập và không có mối quan hệ với các TK khác. • Ví dụ. 32 Phương pháp Ghi đơn Vũ Quốc Thông 17 Nghiệp vụ: Mua hàng hóa 200, chưa trả tiền cho người bán Đối tượng ảnh hưởng Biến động Số tiền Hàng hóa Tăng 200 Phải trả NB Tăng 200 Hàng hóa tăng  Ghi bên Nợ với số tiền 200 Phải trả người bán tăng  Ghi bên Có với số tiền 200 33 Ví dụ 4 Vận dụng nguyên tắc ghi sổ kép Xác định đối tượng ảnh hưởng của các nghiệp vụ sau: 1. Xuất quỹ tiền mặt gởi vào ngân hàng 2. Dùng lợi nhuận chưa phân phối để lập quỹ khen thưởng. 3. Mua hàng hóa chưa trả tiền người bán 4. Trả nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt 34 Bài tập thực hành 2 Vũ Quốc Thông 18 35 NV Đối tượng Loại TK Biến động Ghi NỢ/CÓ 1 Tiền gởi ngân hàng Tiền mặt Tài sản Tài sản Tăng Giảm Nợ Có Bài tập thực hành 2 (tt.)  Do tính cân đối của phương trình kế toán, tất cả mọi nghiệp vụ đều quy về 4 nhóm chính: 1. Tài sản A tăng, tài sản B giảm 2. Nguồn vốn X tăng, nguồn vốn Y giảm 3. Tài sản A tăng, nguồn vốn X tăng 4. Tài sản B giảm, nguồn vốn Y giảm  Một nghiệp vụ sẽ ảnh hưởng đến ít nhất 2 tài khoản Cơ sở của ghi sổ kép 36 Ví dụ? Vũ Quốc Thông 19 o Phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán theo:  Đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ  Mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán o Tài sản và nguồn vốn được theo dõi chặt chẽ và có hệ thống. 37 Ý nghĩa của ghi sổ kép 38 Tổng phát sinh Nợ của các tài khoản Tổng phát sinh Có của các tài khoản= Hệ quả của nguyên tắc ghi sổ kép Vũ Quốc Thông 20  Định khoản: Xác định cách ghi chép một nghiệp vụ vào các tài khoản theo nguyên tắc ghi sổ kép – Phân tích các TK bị ảnh hưởng – Xác định số tiền ghi vào mỗi TK – Kiểm tra lại nguyên tắc ghi sổ kép  Bút toán: Cách gọi khác của định khoản – Bút toán/ Định khoản: đơn giản: Chỉ liên quan đến 2 tài khoản – Bút toán/ Định khoản phức tạp: Liên quan đến hơn 2 tài khoản 39 Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép vào tài khoản Nghiệp vụ: Mua hàng hóa 200, chưa trả tiền cho người bán Định khoản / Bút toán Nợ TK Hàng hóa: 200 Có TK Phải trả người bán: 200 40 Ví dụ 5 Đối tượng Hàng hóa Phải trả NB Biến động Tăng Tăng Loại TK Tài sản Nợ phải trả Ghi Nợ/Có Nợ Có Vũ Quốc Thông 21 Nghiệp vụ trên được trình bày lại dưới dạng tài khoản chữ T như sau: 41 Ví dụ 5 (tt.) Nợ TK Phả trả NB Có Nợ TK Hàng hóa Có 200200 Cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: 1. Mua nguyên vật liệu 120, trả ½ đã bằng chuyển khoản, số còn lại nợ người bán. 2. Xuất quỹ tiền mặt 200 để trả nợ vay ngân hàng. 3. Nhận góp vốn 400 bằng TSCĐ Yêu cầu: thực hiện các định khoản và phản ánh vào TK chữ T. 42 Ví dụ 6 Vũ Quốc Thông 22 1. Nguyên vật liệu TS Tăng Nợ TK “NVL”: 120 Tiền gởi NH TS Giảm Có TK “TGNH”: 60 Phải trả NB NPT Tăng Có TK “PTNB”: 60 2. Vay nợ NPT Giảm Nợ TK “Vay nợ”: 200 Tiền mặt TS Giảm Có TK “TM”: 200 3. TSCĐ TS Tăng Nợ TK “TSCĐ”: 400 Vốn góp VCSH Tăng Có TK “VG”: 400 Ví dụ 6 (tt.) NV Đối tượng Loại TK Biến động Định khoản Ví dụ 6 (tiếp) Nợ TK “TGNH” Có Nợ TK “NVL” Có 12060 Nợ TK “TM” Có Nợ TK “Vay nợ” Có 200200 Nợ TK “Vốn góp” Có Nợ TK “TSCĐ” Có 400400 Nợ TK “PTNB” Có 60 Vũ Quốc Thông 23 Tháng 3/20x1, Minh và Hằng quyết định hùn vốn để mở tiệm photo SV. 1. Minh góp vốn bằng tiền mặt là 200 triệu đồng, Hằng góp bằng tiền gởi ngân hàng 300 triệu đồng. 2. Mua giấy photo giá 120 triệu đồng, trả bằng chuyển khoản 3. Mua 2 máy photo siêu tốc với giá 60 triệu đồng/máy, chưa trả tiền người bán. 4. Mua 10 hộp mực photo, giá 30 triệu đồng, trả bằng tiền mặt. 5. Dùng TGNH trả ½ nợ người bán máy photo. Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào TK chữ T 45 Bài tập thực hành 3 46 Tài sản = Nợ phải trả + Vốn CSH Mở rộng phương trình kế toán Doanh thu Chi phíVốn góp (Vốn đầu tư của CSH) Vũ Quốc Thông 24 47 Nợ TK Doanh thu Có Số phát sinh giảm trong kỳ Số phát sinh tăng trong kỳ Nợ TK Chi phí Có Số phát sinh tăng trong kỳ Số phát sinh giảm trong kỳ Mở rộng phương trình kế toán (tt.) 48 Mở rộng phương trình kế toán (tt.) Tài sản = Nợ phải trả + Vốn CSH TK Tài sản -+ TK Nợ phải trả +- TK Vốn góp +- TK Doanh thu +- TK Chi phí -+ Vũ Quốc Thông 25 Cho các giao dịch tại cty ABC như sau: 1. Bán hàng hóa với giá bán 300 triệu đồng, chưa thu tiền khách hàng. 2. Giá trị hàng hóa đã xuất kho để bán là 200 triệu đồng. 3. Chi phí vận chuyển hàng bán là 1,2 triệu đồng, chưa trả tiền. Yêu cầu: Thực hiện các định khoản. 49 Ví dụ 7 Bảng phân tích TK phát sinh và định khoản như sau Ví dụ 7 (tt.) NV Đối Tượng / TK Loại TK Biến động Định khoản 1 Phải thu KH TS + Nợ TK PTKH: 300.000.000 Doanh thu bán hàng DT + Có TK “DTBH”: 300.000.000 2 Giá vốn hàng bán CP + Nợ TK “GVHB”: 200.000.000 Hàng hóa TS - Có TK “HH”: 200.000.000 3 Chi phí bán hàng CP + Nợ TK “CPBH”: 1.200.000 Phải trả người bán NPT + Có TK “PTNB”: 1.200.000 Vũ Quốc Thông 26 Cty Hoa Mai chuyên bán máy in, có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 4/20x1 như sau: 1. Chi tiền mặt 1 triệu đồng để đăng quảng cáo trong tháng. 2. Bán 10 máy in với giá bán là 480 triệu đồng, đã thu bằng tiền mặt, giá vốn của hàng đã bán là 400 triệu đồng. 3. Chi tiền mặt trả nợ cho người bán hàng hóa là 32 triệu đồng. 4. Chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng trong tháng này là 8 triệu đồng. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ phát sinh. 51 Bài tập thực hành 4  Để đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán;  Phát hiện sai sót thông qua sự mất cân đối. 52 Bảng cân đối tài khoản Vũ Quốc Thông 27 Bảng cân đối tài khoản Tháng (quý) .. Năm 53 Bảng cân đối tài khoản (tt.) Tài khoản Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cộng A A B B C C Căn cứ vào SDĐK của các TK Căn cứ vào dòng Tổng phát sinh trên TK Căn cứ vào SDCK của các TK  Thường lập vào cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi định khoản các nghiệp vụ  Không phát hiện sai sót nếu sai sót nguyên tắc ghi sổ kép vẫn được đảm bảo 54 Bảng cân đối tài khoản (tt.) Vũ Quốc Thông 28  Sử dụng số liệu của Bài tập thực hành 1 để lập Bảng cân đối tài khoản 55 Ví dụ 8  TK tổng hợp (TK cấp I): phản ảnh tổng quát các đối tượng kế toán cùng loại, ví dụ:  TK Tài sản cố định hữu hình: phản ảnh tình hình tăng, giảm, hiện có của toàn bộ TSCĐ hữu hình của DN (gồm nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải)  TK Phải trả cho người bán: phản ảnh tình hình tăng, giảm, hiện có của các khoản phải trả người bán, không phân biệt là người bán nào  TK chi tiết (TK cấp I,II, ): chi tiết hoá cho TK tổng hợp, ví dụ:  TK Phải trả cho người bán: mở chi tiết để phản ảnh tình hình công nợ và thanh toán đối với từng người bán A, người bán B, 56 Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết Vũ Quốc Thông 29 Mua hàng hóa chưa trả tiền cho người bán, chi tiết hàng mua như sau: hàng A là 52 triệu đồng, hàng B là 28 triệu đồng. Định khoản: Kế toán tổng hợp – kế toán chi tiết Nợ TK “Hàng hóa” : 80.000.000 (Nợ TK Hàng hóa A: 52.000.000 Nợ TK Hàng hóa B: 28.000.000) Có TK “Phải trả cho người bán”: 80.000.000 57 Ví dụ 9 Ví dụ 9 (tiếp) TK “Phải trả người bán” TK “Hàng hóa” 80.000.00080.000.000 TK “Hàng hóa A” TK “Hàng hóa B” 52.000.000 28.000.000 Vũ Quốc Thông 30 Số nợ phải trả cho người bán đến ngày 30/06/20x1 là 56.000.000đ (trong đó, phải trả người bán A: 36.000.000 đ; phải trả người bán C: 20.000.000đ). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 7/20x1: 1. Mua 1 TSCĐ hữu hình chưa thanh toán cho người bán Y, giá 100.000.000đ. 2. Mua hàng hoá nhập kho chưa thanh toán tiền cho người bán C: 52.000.000đ. 3. Rút tiền gởi ngân hàng Z để:  Thanh toán cho người bán A: 20.000.000đ.  Thanh toán cho người bán C: 60.000.000đ. 4. Vay dài hạn ngân hàng Z để thanh toán cho người bán Y một nửa số tiền mua TSCĐ ở nghiệp vụ 1. Yêu cầu: Mở TK tổng hợp và TK chi tiết của TK phải trả người bán để phản ảnh tình hình trên. 59 Bài tập thực hành 5  Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải ghi chép đồng thời trên TK cấp I, TK cấp II, cấp III và các sổ kế toán chi tiết có liên quan Số dư TK tổng hợp = Tổng SD các TK chi tiết thuộc nó SPS trên TK tổng hợp = Tổng SPS các TK chi tiết thuộc nó 60 Mối quan hệ giữa TK chi tiết và TK tổng hợp Vũ Quốc Thông 31 Sau khi học xong chương này, bạn có thể: • Giải thích tính chất và kết cấu của tài khoản kế toán • Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép để xác định và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán • Xác lập và nhận biết mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết • Lập và sử dụng bảng cân đối tài khoản 61 Tóm lại