Thư viện thông tin - Giới thiệu về tự động hoá thư viện

GIỚI THIỆU VỀ TỰ ĐỘNG HOÁ THƯ VIỆN Người trình bày: Trần Nhật Linh Thiết kế dựa trên các tài liệu từ chương trình tập huấn của UNESCO Lý do đưa đến chuyên đề này • Sự thay đổi về phương thức tạo ra và phân phối của thông tin. • Thay đổi về cách thức hoạt động của thư viện. • Sự thích ứng cần thiết của cán bộ thư viện. • Những điều cần quan tâm khi xác lập kế hoạch và thực hiện tự động hoá thư viện. Đối tượng bài giảng hướng tới • Cán bộ thư viện tỉnh, thành phố • Sinh viên ngành thông tin – thư viện. * Yêu cầu: - Có kiến thức về nghiệp vụ thư viện - Kiến thức cơ bản về tin học, về mạng máy tính. - Kiến thức tiếng Anh đủ để đọc hiểu một số tài liệu ban tổ chức cung cấp Giới thiệu Chúng ta cùng làm quen Những nội dung cần giải quyết Bài 1: Tìm hiểu Tự động hoá thư viện là gì? Bài 2: Những yếu tố cần được xem xét khi lập kế hoạch và thực hiện tự động hoá thư viện là gì. - Mỗi bài sẽ trải nghiệm trong 2 ngày. Chúng ta sẽ cùng nhau làm gì? - Trao đổi - Thảo luận theo nhóm - Tìm hiểu một số tài liệu giảng viên giới thiệu - Làm bài tập cá nhân và theo nhóm Bài 1 giới thiệu gì?  Tự động hóa thư viện  Hệ thống thư viện tự động/ tích hợp  Các chuẩn + MARC + Z39.50  Mục lục truy cập trực tuyến (OPAC)/WebPAC  Hệ thống Thư viện Tự được động hóa/ Tích hợp sẳn có (ALS/ILS)  Các lợi ích của tự động hóa thư viện  Các khó khăn tiềm tàng trong việc thực hiện tự động hóa thư viện Chúng ta thu được gì?  Định nghĩa được tự động hóa thư viện  Xác định rõ một hệ thống thư viện tích hợp/ tự động hóa và nhận biết những đặc trưng tổng quát của nó  Có kiến thức về các chuẩn  Định nghĩa một mục lục truy cập công cộng trực tuyến/ mục lục Web  Có kiến thức về ALS/ILS sẳn có.  Nhận biết các lợi ích - khó khăn Bài 2 Lập kế hoạch và thực hiện tự động hoá thư viện Chúng ta tìm hiểu gì trong bài này?  Các yếu tố nào phải được quan tâm đến trong việc lập kế hoạch và thực hiện tự động hóa thư viện?  Các ưu điểm của việc lập kế hoạch ?  Yêu cầu để lấy đề án là gì?  Các khó khăn trong việc thực hiện một hệ thống thư viện tích hợp là gì?  Hệ thống nguồn mở - nên hay không nên?  Đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập kế hoạch.  Nhận biết các yếu tố phải được cân nhắc trong việc lập kế hoạch và thực hiện tự động hóa thư viện  Hiểu được tầm quan trọng của một bản yêu cầu để lấy đề án (RFP)  Đánh giá các thuận lợi và bất lợi trong việc sử dụng hệ thống nguồn mở. Chúng ta thu được gì? Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu trong phần thứ nhất: - Kiến thức chung về tự động hoá thư viện, các chuẩn MARC21, Z39.50 - Các nội dung chính trong tự động hoá thư viện là gì. - Lợi ích cũng như khó khăn khi thực hiện tự động hoá thư viện. Câu hỏi là:  Liệu chúng ta có thể làm những công việc tự động hoá thư viện như đã nói ở trên một cách dễ dàng?  Làm thế nào để khắc phục những khó khăn như chúng ta đã biết?  Rõ ràng có rất nhiều công việc cần phải tiến hành khi thực hiện tự động hoá thư viện.  Sẽ là rất khó khăn khi chúng ta không thiết lập ra được một kế hoạch rõ ràng giúp chúng ta thực hiện tuần tự các công việc tự động hoá.  Vì vậy chúng ta cần tìm hiểu về việc lập kế hoạch cho tự động hoá thư viện. Trao đổi - Thảo luận  Những kinh nghiệm (nếu có) khi tham gia xây dựng thư viện tự động hoá Tại sao chúng ta phải lập kế hoạch? Thư viện phải lập kế hoạch cho việc tự động hóa thư viện bởi vì:  Phải thiết lập thứ tự ưu tiên dựa vào nhu cầu  Phải xác định khả năng ICT và nhu cầu tập huấn của nhân viên.  Phải thực hiện với nguồn kinh phí hạn chế  Để có thể lựa chọn đúng phần mềm  Phải chú trọng đến sự phát triển và nhu cầu trong tương lai Các bước căn bản trong việc lập kế hoạch? (1) Giai đoạn phân tích hệ thống  Chọn lựa số liệu thống kê cơ bản của thư viện (nhan đề, bạn đọc, biểu ghi mục lục, tài liệu được bổ sung hàng năm, tài liệu được lưu thông hàng năm, )  Tìm hiểu tình trạng của các biểu ghi (tất cả ở dạng phích? Một số ở dạng in? có cần chuyển dữ liệu đã ở dạng số hay không?) Các bước cơ bản trong lập kế hoạch? (2) Phân tích các hệ thống (tiếp)  Tìm hiểu tình trạng của vốn tài liệu. (có phải tất cả tài liệu đã biên mục vẫn còn sử dụng được và đã sử dụng? Công tác kiểm kê có cần thiết không?)  Tìm hiểu khả năng ICT của nhân viên  Tìm hiểu các hệ thống đang sử dụng trong cơ quan của mình. Có cần tích hợp với hệ thống hiện hành)  Các hạn chế về kinh phí Các bước căn bản trong việc lập kế hoạch? (3) Giai đoạn thiết kế hệ thống  Thiết lập thứ tự ưu tiên của dịch vụ (Những chức năng nào sẽ phải tự động hóa trước?)  Xây dựng một kế hoạch phát triển chiến lược (không chỉ cho tự động hóa) với sự hỗ trợ của nhân viên.  Phát triển một kế hoạch công nghệ dựa trên các mục tiêu tổng thể của thư viện Các bước cơ bản trong việc thực hiện?  Tạo một tài liệu mẫu các yêu cầu kỹ thuật cho các công ty hoặc nhân viên CNTT-TT (nếu hệ thống mã nguồn mở được sử dụng)  Đánh giá đề án của các công ty/ các hệ thống mã nguồn mở dựa vào bản RFP (request for proposal)  Chọn lựa/ mua/ phát triển hệ thống  Cài đặt  Tạo các CSDL  Tập huấn nhân viên và người sử dụng Các cân nhắc về chi phí  Chi phí tư vấn và lập kế hoạch  Mua hệ thống  Chi phí liên lạc viễn thông  Chuyển đổi  Chi phí bảo trì và hoạt động  Nâng cấp hệ thống  Tuyển dụng và tập huấn nhân viên Bản yêu cầu cho đề án (RFP)  Các hướng dẫn cho công ty về đệ trình việc đấu thầu  Thông tin chung về thư viện  Tiêu chuẩn đánh giá các đề án/ đấu thầu  Các đặc tính kỹ thuật và chức năng theo yêu cầu  Mô tả các chức năng yêu cầu  Các câu hỏi đối với đối tác về các dịch vụ và chương trình bảo trì hệ thống, các yêu cầu chuẩn bị vị trí, các phương pháp cài đặt và phân phối, sự bảo hành hệ thống, tài liệu và tập huấn của công ty, và lập kế hoạch về giá và chi phí thật chi tiết Bài tập  Tìm hiểu một số mẫu bản yêu cầu cho một đề án (yêu cầu vào các website được giới thiệu để tìm hiểu thêm) Các cân nhắc đối với Hệ thống nguồn mở  Sự sẵn sàng của nhân viên  Kỹ năng và kiến thức của nhân viên  Nhóm phát triển  Khả năng sẵn sàng truy cập Internet Tính sẵn sàng của nhân viên/ Người sử dụng  Sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi  Các nhu cầu tập huấn  Các chương trình tập huấn  Sự tham gia vào lập kế hoạch Trao đổi - Thảo luận  Nội dung:  Sự sẵn sàng của nhân viên  Kỹ năng và kiến thức của nhân viên  Tính sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi Tạo Cơ sở dữ liệu (CSDL)  Kiểm kê và thanh lý  Đối chiếu tài liệu và các biểu ghi  Sự chuyển đổi hệ thống bằng tay/ điện tử  Bảo trì mục lục  Quan tâm các chuẩn cho việc nối mạng và trao đổi biểu ghi trong tương lai Chuẩn bị vị trí  Các yêu cầu về công nghệ + Phần cứng + Phần mềm + Mạng  Tập huấn người dùng và nhân viên Tiếp thị và quảng bá  Đối tượng trọng tâm  Các chiến lược + Các thông báo + Định hướng + Hội thảo + Trình diễn và trình bày. Các vấn đề quan trọng trong việc thực hiện tự động hóa Thư viện  Thiếu tính sẵn sàng của nhân viên  Thiếu tính sẵn sàng của người sử dụng  Chi phí bảo trì và hoạt động  Chuyển đổi dữ liệu  Phần cứng không đáp ứng đúng thời gian  Các tiện ích viễn thông viễn thông chưa sẵn sàng Kết luận  Tự động hóa trong thư viện là khát vọng. Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng. Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát trong tương lai.  Tự động hóa là phương tiện để đạt kết quả chứ không phải là đoạn kết. Việc lập kế hoạch cho tự động hóa phải là một phần kế hoạch chiến lược phát triển của thư viện.  Việc triển khai một hệ thống thư viện tích hợp (ILS) chưa phải là quá trình kết thúc. Tương lai còn chứa đựng rất nhiều phát triển mới cần được quan tâm. Tìm hiểu thêm 1. Các đặc trưng của Thư viện tích hợp: - www.itcompany.com/inforetrieves/system.htm - www.librarysupportstaff.com/4automate.html 2. Tìm hiểu về ILS: - www.libraryjounal.com/article/CA302408.html - www.dpi.wi.gov/pld/sharing.html 3. Xem các mẫu kế hoạch: - 4. Xem các bản RFPs mẫu: - www.ilsr.com/search2.cfm - www.webdevelopersjounal.com/colúmn/writerfp.html Kết thúc. Xin cảm ơn đã theo dõi.