Bài giảng Đàm phán trong kinh doanh - Chương 1: Khái quát chung về đàm phán

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN 1.1. KHÁI NIỆM VỀ ĐÀM PHÁN KD 1. Khái niệm - “Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất” Đàm phán kinh doanh là bàn bạc, thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp để giải quyết những vấn đề về kinh doanh có liên quan đến các bên. Đàm phán để làm gì? Những cuộc ĐP mà bạn thường tham gia: - Trong công việc hàng ngày? - Trong cuộc sống hàng ngày? Kết quả như thế nào? Kết quả của cuộc đàm phán - Thắng - Thua/Thua - Thắng - Thắng - Thắng - Không kết quả - Thua - Thua Làm thế nào để có kết quả Thắng - Thắng? Các vấn đề rút ra từ khái niệm đàm phán - Sự tác động lẫn nhau giữa những người đàm phán thường dưới hình thức mặt đối mặt - Sự bất đồng: + Lợi ích + Mục đích hay mục tiêu + Sự việc (và cách giải thích/q uan điể m) + Phương pháp + Qui chế + 2. Đặc điểm của đàm phán KD - Đàm phán kinh doanh là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “hợp tác” và “xung đột” - Đàm phán KD là quá trình hai bên không ngừng điều chỉnh nhu cầu (mục tiêu) của mình để đạt được ý kiến thống nhất. - Đàm phán kinh doanh không phải là thỏa mãn lợi ích của một bên không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định. B - Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật Mô hình vòng tròn đàm phán đảm bảo tính năng động, sáng tạo và mềm dẻo của nhà ĐP. - Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại dựa trên tiêu chuẩn nào? Các tiêu chuẩn: + Mục tiêu + Chi phí + Quan hệ giữa các bên. 3. Các hình thức đàm phán Theo đối tác: Đàm phán đối tác trong nước và đàm phán kinh doanh quốc tế Theo số lượng các bên tham gia: Đàm phán song phương, đa phương Theo tiến trình: Đàm phán sơ bộ và đàm phán chính thức Căn cứ vào chu trình đàm phán: Đàm phán một vòng, đàm phán nhiều vòng. 4. Các phương thức đàm phám 1) Đàm phán qua thư tín - Hiện nay người ta sử dụng Fax, telex, thư điện tử thay cho cách viết, gửi truyền thống - Ưu điểm: Cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì được chuẩn bị trước của một tập thể. Đòi hỏi kiên nhẫn trả lời thư khách hàng - Hạn chế: Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội KD - Áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có giá trị không cao, mua hàng của đối tác. 2) Đàm phán qua điện thoại - Áp dụng: Để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với giá trị thấp hoặc khi đàm phán sơ bộ - Ưu điểm: Tiết kiệm được thời gian, cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng 3) Đàm phán qua điện tử tin học, đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp, điện thoại vô tuyến Điển hình là đàm phán qua Internet - Ưu điểm: Cho phép đàm phán đa phương, song phương với địa điểm và thời gian trải rộng toàn cầu - Hạn chế: Chi phí lớn, tính bí mật không cao. 4) Đàm phán trực tiếp - Là gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để trao đổi, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng - Ưu điểm: Các bên nắm bắt được tâm lý, cử chỉ của nhau, cùng tác động đến nhau để giải quyết vấn đề. Vấn đề được thảo luận ngay. Đẩy nhanh được tốc độ giải quyết vấn đề - Nhược điểm: Chi phí đón tiếp, đi lại, ăn ở cho đối tác cao - Áp dụng: Phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết. 1.2. CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN KINH DOANH 1. Bối cảnh Gồm tình hình tài chính của đối tác, vấn đề ưu tiên, giá cả/chi phí, nhu cầu thực sự và sức ép từ bên ngoài Sách lược chung là: Giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh của đối tác + Triển khai thăm dò đối tác sớm + Bí mật điều tra + Tìm đối tượng để thu thập thông tin + Quan sát biểu hiện, hành động nhượng bộ của đối tác. 2. Thời gian: Đàm phán là một quá trình, có khởi điểm và kết điểm (điểm chết) + Phải kiên nhẫn và chịu đựng sức ép của đối tác + Kiềm chế, bình tĩnh và biết chớp lấy thời cơ + Quyết không cho đối phương biết điểm chết của mình + Quan sát thái độ của đối tác trong quá trình ĐP + Biết trước có lợi thì mới hành động quyết định. 3. Quyền lực Quyền lực liên quan đến khả năng của một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định. Ai cũng có quyền lực song việc sử dụng nó tùy thuộc vào khả năng của mỗi người + Quyền lực tiềm tàng. Ví dụ: “Không bán chịu” + Quyền lực hợp pháp: bảng giá, công văn, + Quyền lực chuyên môn, sự hiểu biết + Quyền lực truyền thống (quan hệ) + Quyền lực hứa hẹn + Quyền lực mạo hiểm. 1.3 . Các nguyên tắc cơ bản trong ĐPKD Đàm phán là một việc tự nguyện Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới - Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được giải quyết khi có thỏa thuận chung Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán Một kết cục thành công trong đàm phán là đạt được điều mà hai bên đều mong muốn Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ của những người tham gia đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến kết quả đàm phán. 1.4. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán: Ngồi vào bàn ĐP với một cái đầu đầy định kiến Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác - Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì Ngồi vào bàn đàm phán với một phương án duy nhất Không biết cách nâng cao vị thế của mình Để đối tác dành thế chủ động trong đàm phán Để vuột khỏi tay quyền ra quyết định Vội bỏ cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán. 1.5. Phong cách ĐPKD 1. Cạnh tranh trong đàm phán Các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lợi riêng của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia và không hợp tác - Áp dụng: + Khi đã xác định rõ mục tiêu của mình và không thay đổi mục tiêu + Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được - Hạn chế: Không duy trì được mối quan hệ lâu dài và dễ bị bế tắc trong đàm phán. 2. Hợp tác trong đàm phán Các bên tham gia đàm phán cùng làm việc với nhau để cố gắng tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên có liên quan Áp dụng: Khi các bên đều có thiện ý và đều mong muốn tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai bên - Để tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững, tin tưởng nhau - Có nhiều hữu ích Nguyên tắc chung của đàm phán là bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. 3. Lẩn tránh khi đàm phán - Các bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộ mục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ - Áp dụng: + Khi gặp vấn đề không quan trọng, những vấn đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ + Khi gặp vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình. Khi đó đối tác có đưa ra đàm phán cũng phải tìm cách lờ đi, đánh trống lảng + Nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực hơn là lợi ích của nó + Cũng được dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh trở lại. 4. Nhượng bộ thoả hiệp khi đàm phán - Có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi của mình để thoả mãn phía bên kia - Áp dụng: + Khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu quả của việc không thoả hiệp, nhượng bộ còn nguy hiểm hơn. Sự tính toán lợi hại trước khi nhượng bộ là rất quan trọng + Nhượng bộ, thoả hiệp để tập trung sức, tranh thủ thời gian để giải quyết vấn đề khác q.trọng hơn + Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng. 5. Chấp nhận trong đàm phán - Chấp nhận là thoả mãn các yêu cầu của đối tác - Áp dụng: + Khi cảm thấy mình chưa chắc chắn đúng + Khi vấn đề quan trọng đối với người khác hơn là đối với mình + Nếu tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn cho ta, gây nguy hại cho ta thì cũng nên chấp nhận hoặc không thể bác bỏ hoặc không đủ lý lẽ bác bỏ cũng phải nhượng bộ. Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán: - Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp. Tuỳ từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia - Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. Nó tạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi đàm phán - Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành cách quyết định cuối cùng Nếu vấn đề quan trọng cho các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên hợp tác. Nếu cần giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử dụng phong cách canh tranh, chấp nhận, thoả hiệp. 1.6. CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN KINH DOANH Phân loại theo thái độ của người đàm phán có các kiểu đàm phán sau: - Đàm phán kiểu mặc cả lập trường + Đàm phán kiểu mềm + Đàm phán kiểu cứng - Đàm phán kiểu nguyên tắc. 1. Đàm phán kiểu mặc cả lập trường (1) Đàm phán kiểu mềm : Đàm phán kiểu mềm theo tiếng Anh là Soft negotiation, là kiểu đàm phán mang tính hữu nghị cao giữa các bên trong đàm phán + Thái độ của người đàm phán theo kiểu này thường là mềm mỏng, cố gắng tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ đối phương để mau chóng đạt được thỏa thuận. + Mục đích của người đàm phán theo kiểu này là ký kết cho được hợp đồng, không mấy quan tâm đến lợi ích và hiệu quả kinh tế đạt được + Các bước: Đưa ra đề nghị, nhượng bộ, tin cậy đối tác, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, tránh đối lập, đạt cho được thoả thuận. (1) Đàm phán kiểu mềm : Ưu điểm - Đàm phán thường diễn ra thuận lợi và nhanh chóng - Bầu không khí đàm phán thoải mái, không bao giờ có tình trạng căng thẳng, gây cấn. - Kết quả ký được hợp đồng (có thỏa thuận) là chắc chắn. Nhược điểm - Người đàm phán theo kiểu mềm có thể luôn luôn phải chịu nhượng bộ, thậm chí chịu thiệt thòi vì đối phương lợi dụng, bị đẩy vào tình thế bất lợi, bị buộc phải ký hợp đồng với những điều khoản không thể thực hiện được Lưu ý: Trong kinh doanh không nên sử dụng kiểu đàm phán này, trừ trường hợp: - Các bên đàm phán đã có mối quan hệ tốt đẹp lâu dài - Lợi thế về hàng hóa, giá cả, thị trườngđều thuộc phía đối phương. (2) Đàm phán kiểu cứng: Đàm phán kiểu cứng tên tiếng anh là Hard negotiation, là kiểu đàm phán trong đó người đàm phán có lập trường hết sức cứng rắn, cương quyết không chịu nhượng bộ trong bất kỳ trường hợp nào, ngược lại mong muốn đè bẹp đối phương Ưu điểm - Người đàm phán luôn giữ được mục tiêu ban đầu đã đề ra, đạt được lợi ích mong muốn - Nếu thế mạnh ở phía người đàm phán kiểu cứng hoặc gặp đối tác đàm phán kiểu mềm thì cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng, người đàm phán kiểu cứng có thể giành nhiều lợi ích . (2) Đàm phán kiểu cứng: Nhược điểm - Trong trường hợp người đàm phán cố dồn mọi bất lợi cho đối phương, tuy hợp đồng đã được ký kết nhưng bên đối tác đôi khi không thực hiện được thì sự thành công của việc đàm phán cũng bị xem là vô nghĩa - Trong trường hợp hai bên đàm phán theo kiểu cứng thì kiểu đàm phán diễn ra trong bầu không khí căng thẳng, kéo dài mới có thể đi đến ký kết hợp đồng. Tuy nhiên đa số trường hợp là cả hai bên khó lòng đi đến thỏa thuận, đàm phán thường chẳng những đổ b ể giữa chừng mà quan hệ giữa đôi bên cũng tan vỡ. (2) Đàm phán kiểu cứng: Lưu ý: Cần tránh đàm phán theo kiểu này vì đàm phán dù có thắng lợi cũng chỉ là thắng lợi bên ngoài, không đích thực. Ngược lại đàm phán không thu được thắng lợi thì không những không ký được hợp đồng mà còn làm mất đi mối quan hệ hợp tác, mất bạn hàng, mất đối tác Sử dụng khi: - Ta đúng, mục tiêu, đòi hỏi của ta là hợp lý - Bối cảnh của ta tốt. Đàm phán theo kiểu mềm hay kiểu cứng không phải là tối ưu, bởi vì kết quả đàm phán chỉ là tốt khi đạt được ba tiêu chuẩn sau: + Đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả hai bên (đạt mục tiêu) + Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả (chi phí) + Không làm phương hại đến quan hệ giữa Các bên (mối quan hệ giữa các bên) Đàm phán kiểu “mặc cả lập trường” lại không thể đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn trên. 2. Đàm phán kiểu nguyên tắc (Principled negotiation) hay còn gọi là “Thuật đàm phán Havard ”, thường gồm năm đặc điểm như sau: -Thái độ của người đàm phán là ôn hòa đối với con người, cứng rắn đối với công việc Trong kiểu đàm phán này, con người và công việc là hai vấn đề riêng biệt. Người đàm phán kiểu này biết giữ thái độ hòa nhã, tôn trọng, biết duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác trong khi vẫn kiên quyết bảo vệ các quyền lợi chính đáng của mình (của doanh nghiệp). 2. Đàm phán kiểu nguyên tắc ( còn gọi là thuật đàm phán Harvard) - Lợi ích của cả hai bên đàm phán luôn được bảo đảm (Thắng – Thắng) Người đàm phán kiểu này không có giữ lấy lập trường của mình, gây thiệt hại cho đối phương, mà biết quan tâm thỏa mãn lợi ích tối thiểu của đối phương, đồng thời vẫn bảo vệ được quyền lợi của mình. 2. Đàm phán kiểu nguyên tắc ( còn gọi là thuật đàm phán Harvard) - Người đàm phán có nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế khi cần Nếu không có nhiều phương án được chuẩn bị trước khi tiến hành đàm phán, người đàm phán sẽ khó lòng xoay chuyển tình thế khi cuộc đàm phán tiến triển theo chiều hướng bất lợi cho mình, hoặc quá căng thẳng, khó lòng đi đến thống nhất giữa đôi bên. Ngược lại, với nhiều phương án được chuẩn bị trước, người đàm phán có thể chủ động đàm phán thuận lợi và đảm bảo thực hiện được mục tiêu lợi ích của mình. 2. Đàm phán kiểu nguyên tắc ( còn gọi là thuật đàm phán Harvard) - Kết quả của sự thỏa thuận giữa các bên trong ĐP là dựa trên cơ sở khách quan khoa học Bởi vì người đàm phán theo kiểu nguyên tắc biết xác định lợi ích nào có tính khách quan, có lợi về mặt tổng thể để hướng tới, đồng thời sẵn sàng hy sinh những lợi ích riêng không có lợi cho cái chung của cả hai bên Lưu ý: Đàm phán kiểu nguyên tắc có nhiều ưu thế hơn cả nên được nhiều nước nghiên cứu áp dụng, nhưng muốn thành công thì điều kiện tiên quyết là phải có đội ngũ cán bộ đàm phán giỏi. Theo bạn nên sử dụng kiểu đàm phán nào? - Biết sử dụng phối hợp nhiều kiểu đàm phán Trong từng giai đoạn của quá trình đàm phán, nên biết sử dụng phối hợp, lúc cứng, lúc mềm (lúc cương, lúc nhu) để đạt được mục tiêu đàm phán. + Theo bạn đàm phán cạnh tranh là gì? + Theo bạn đàm phán hợp tác là gì? + Trong cuộc sống hàng ngày bạn thường giao dịch/đàm phán cạnh tranh hay hợp tác? Đặc điểm của đàm phán cạnh tranh và đàm phán hợp tác Đặc điểm Đàm phán cạnh tranh Đàm phán hợp tác Kết quả Thắng – Thua/ Thắng - Thắng Thắng – Thắng Động lực Lợi ích cá nhân (một bên) Lợi ích chung và lợi ích cá nhân Lợi ích Đối lập Khác nhau nhưng không bao giờ đối lập Mối quan hệ Ngắn hạn Dài hạn hoặc ngắn hạn Vấn đề liênquan Đơn lẻ Nhiều Khả năng ĐP Không linh hoạt Linh hoạt Giải pháp Không sáng tạo Sáng tạo 38 1.7. TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN KINH DOANH Giai đoạn chuẩn bị đàm phán Giai đoạn kết thúc Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Câu hỏi ôn tập chương 1 1 . Các kết quả của đàm phán kinh doanh ? Kết quả nào là tốt nhất? Làm sao để đạt được kết quả đó? 2. Phân tích các đặc điể m của đàm phán trong kinh doanh 3 . Đàm phán kiểu mềm và đàm phán kiểu cứng có những ưu điểm và tác hại n hư thế nào ? Điều kiện áp dụng? 4. Các phong cách đàm phán 5. Nghệ thuật ứng xử với một số kiểu người trong giao dịch, đàm phán 6 . Những sai lầm thường mắc phải trong ĐPKD?