Bài giảng Quản trị học - Bài 5: Chức năng tổ chức

v2.0014101214 1 BÀI 5 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC v2.0014101214 2 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: • Anh Cương là chủ sở hữu của siêu thị A&E chuyên về thực phẩm và các hàng hóa khác; • Siêu thị có 30 nhân viên được chuyên môn hóa cao và mỗi bộ phận có người quản lý riêng; • Hoạt động nhìn chung trôi chảy nhưng nhân viên gần đây nghỉ việc, bỏ việc nhiều và có vẻ buồn chán; • Có sự thiếu hợp tác và hiểu nhầm giữa các bộ phận. Câu hỏi: • Hãy vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của Siêu thị; • Theo Anh/chị, anh Cương cần thực hiện những điều chỉnh gì đối với cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại của Siêu thị. v2.0014101214 3 MỤC TIÊU • Trình bày khái niệm chức năng tổ chức; • Mô tả nội dung chức năng tổ chức; • Giải thích quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức; • Phân biệt các kiểu cơ cấu tổ chức và ưu, nhược điểm của mỗi kiểu cơ cấu tổ chức; • Giải thích quá trình phân quyền và tập quyền trong tổ chức; • Cho ví dụ về ủy quyền và giải thích các nguyên tắc ủy quyền. Sau khi học xong bài này, học viên có khả năng: v2.0014101214 4 5.2 Tổ chức cơ cấu quản lý 5.3 Tổ chức quá trình quản lý 5.1 Khái niệm, nội dung chức năng tổ chức NỘI DUNG v2.0014101214 5 1. KHÁI NIỆM NỘI DUNG CHỨC NĂNG CỦA TỔ CHỨC 5.1.1 Khái niệm chức năng của tổ chức 5.1.2 Nội dung chức năng tổ chức v2.0014101214 6 1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG TỔ CHỨC • Khái niệm: Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. • Mục tiêu của chức năng tổ chức: Nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. v2.0014101214 7 2. NỘI DUNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính: 3 Tổ chức quá trình3 Tổ chức cơ cấu v2.0014101214 8 2.1. TỔ CHỨC CƠ CẤU QUẢN LÝ 2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý 2.2. Tầm quản lý và cấp quản lý 2.3. Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức 2.4. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức v2.0014101214 9 2.1. KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Khái niệm: • Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận; • Có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau; • Được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định; • Được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau; • Nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định. v2.0014101214 10 2.2. TẦM QUẢN LÝ VÀ CẤP QUẢN LÝ • Tầm quản lý là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. • Cấp quản lý là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. v2.0014101214 11 2.3. QUY TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC Bước 1 Bước 2 Bước 3 Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức Xác định các hoạt động cần thiết Phân chia tổ chức thành các hoạt động Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận Bước 4 v2.0014101214 12 2.3.1. PHÂN CHIA TỔ CHỨC THÀNH CÁC BỘ PHẬN • Khái niệm: Nhóm các hoạt động có cùng tính chất hoặc cùng chức năng để hình thành nên các bộ phận • Các phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức: Phân chia theo chức năng3 Phân chia theo lãnh thổ3 Phân chia theo sản phẩm3 Phân chia theo khách hàng3 v2.0014101214 13 2.3.1.1. PHÂN CHIA THEO CHỨC NĂNG Ưu điểm • Sử dụng các chuyên gia cho từng chuyên môn; • Thuận lợi trong đào tạo chuyên môn; • Thuận lợi trong phối hợp nội bộ của các phòng ban. Nhược điểm • Các bộ phận chức năng có thể quá tập trung vào mục tiêu bộ phận và coi nhẹ mục tiêu của toàn tổ chức; • Phức tạp trong phối hợp giữa các phòng ban và ra các quyết định liên quan đến nhiều phòng ban; • Khó quy trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc. Nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên môn để hình thành nên các bộ phận v2.0014101214 14 2.3.1.2. PHÂN CHIA THEO SẢN PHẨM Ưu điểm • Thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến một sản phẩm; • Ra quyết định nhanh; • Đánh giá được kết quả hoạt động của một hoặc một nhóm sản phẩm. Nhược điểm • Các nhà quản lý có thể quá tập trung sản phẩm của mình và coi nhẹ mục tiêu tổng thể của tổ chức; • Tăng chi phí hành chính và quản lý vì mỗi bộ phận (sản phẩm) lại có những bộ phận chức năng riêng của mình. Nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số sản phẩm để hình thành nên các bộ phận: v2.0014101214 15 2.3.1.3. PHÂN CHIA THEO KHÁCH HÀNG • Ưu điểm Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng khách hàng. • Nhược điểm Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số nhóm khách hàng để hình thành nên các bộ phận: v2.0014101214 16 2.3.1.4. PHÂN CHIA THEO LÃNH THỔ Nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý để hình thành nên các bộ phận. • Chú ý được các vấn đề địa phương; • Liên hệ chặt chẽ hơn với các đại diện địa phương; • Hiểu biết sâu hơn về nhu cầu, tâm lý khách hàng; • Cơ sở để đào tạo các nhà quản lý cấp cao. • Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận; • Có tình trạng trùng lặp trong tổ chức; • Cần nhiều nhà quản lý có năng lực tổng quát. Ưu điểmƯu điểm Nhược điểmNhược điểm v2.0014101214 17 2.3.2. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ • Cơ cấu quản lý trực tuyến; • Cơ cấu quản lý chức năng; • Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng; • Cơ cấu quản lý ma trận. v2.0014101214 18 2.3.2.1. CƠ CẤU TRỰC TUYẾN • Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: các tuyến quyền hạn trong tổ chức là đường thẳng, mỗi cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ một cấp trên. • Ưu điểm:  Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng;  Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra;  Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh; • Nhược điểm:  Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện;  Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ;  Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng. v2.0014101214 19 VÍ DỤ CƠ CẤU TRỰC TUYẾN Phân xưởng sản xuất bánh nướng Phân x ởng sản xuất bánh n ớng Phân xưởng sản xuất bánh dẻo chay Phân xưởng sản xuất bánh dẻo chay GIÁM ĐỐC CƠ SỞ SẢN XUẤT Phân xưởng sản xuất bánh dẻo Phân x ởng sản xuất bánh dẻo Phân xưởng sản xuất kẹo Phân x ởng sản xuất kẹo Phân xưởng sản xuất bánh dẻo đậu xanh Phân xưởng sản xuất bánh dẻo đậu xanh Phân xưởng sản xuất bánh dẻo thập cẩm Phân xưởng sản xuất bánh dẻo thập cẩ v2.0014101214 20 2.3.2.2. CƠ CẤU QUẢN LÝ CHỨC NĂNG • Nguyên tắc: Các bộ phận chức năng trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc trong phạm vi chuyên môn của mình. • Ưu điểm:  Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể do vậy chất lượng các quyết định được nâng cao;  Không đòi hỏi các nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện; • Nhược điểm:  Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác nhau;  Các bộ phận có thể chạy theo thành tích riêng;  Thiếu sự chú trọng đến mục tiêu của toàn bộ tổ chức;  Chế độ trách nhiệm không rõ ràng. v2.0014101214 21 VÍ DỤ 1: CƠ CẤU QUẢN LÝ CHỨC NĂNG Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng arketing Trưởng nhóm sản phẩm A Trưởng nhó sản phẩ A Trưởng phòng tài chính – kế toán Trưởng phòng tài chính – kế toán Trưởng phòng nhân sự Trưởng phòng nhân sự Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng sản xuất Trưởng phòng sản xuất Phụ trách kế toán Phụ trách kế toán Phụ trách đào tạo Phụ trách đào tạo Phụ trách lễ tân Phụ trách lễ tân Quản đốcuản đốc Giám đốc v2.0014101214 22 VÍ DỤ 2: CƠ CẤU QUẢN LÝ CHỨC NĂNG v2.0014101214 23 2.3.2.3. CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG • Nguyên tắc: Các bộ phận chức năng không trực tiếp ra quyết định cho các cấp trực thuộc mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu trong quá trình ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình. • Ưu điểm:  Đảm bảo tính thống nhất trong mệnh lệnh;  Chuyên môn hóa;  Giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao;  Xác định tương đối rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm; • Nhược điểm:  Ý kiến chuyên môn chỉ là tham khảo, nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện và tính quyết đoán cao;  Hạn chế sự phát huy của các kiến thức chuyên môn. v2.0014101214 24 VÍ DỤ CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng arketing Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Trưởng phòng Hành chính Trưởng phòng ành chính Trưởng phòng Nhân sự Trưởng phòng Nhân sự Phân xưởng BPhân xưởng B Giám đốc Phân xưởng CPhân xưởng CPhân xưởng APhân xưởng A v2.0014101214 25 2.3.2.4. CƠ CẤU QUẢN LÝ MA TRẬN • Nguyên tắc: Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên tắc sau: Các bộ phận chức năng giúp việc cho nhà quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng. Các bộ phận trực thuộc khác của tổ chức tương đối độc lập, kết cấu theo các kiểu cơ cấu trên. • Ưu điểm:  Tổ chức linh động, cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án;  Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả;  Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động;  Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng; • Nhược điểm:  Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa nhà quản lý cấp cao nhất và trưởng các dự án, đơn vị kinh doanh;  Đòi hỏi nhà quản lý cấp cao cần phải tạo ra ảnh hưởng lớn. v2.0014101214 26 VÍ DỤ CƠ CẤU QUẢN LÝ MA TRẬN Giám đốc Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Trưởng phòng Sản xuất Trưởng phòng Nhân sự Trưởng dự án A Trưởng dự án B Trưởng dự án C v2.0014101214 27 2.4. CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC • Nguyên tắc mục tiêu; • Nguyên tắc chức năng; • Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn; • Nguyên tắc bậc thang; • Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh; • Nguyên tắc hiệu quả; • Nguyên tắc linh hoạt. v2.0014101214 28 3. TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ 3.1. Khái niệm, phân loại quyền hạn 3.2. Phân quyền và tập quyền 3.3. Ủy quyền v2.0014101214 29 3.1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI QUYỀN HẠN • Khái niệm: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. • Phân loại:  Quyền hạn trực tuyến;  Quyền hạn chức năng;  Quyền hạn tham mưu, v2.0014101214 30 3.2. PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN • Phân quyền là quá trình phân chia quyền lực và quyền hạn trong tổ chức cho cán bộ quản lý cấp thấp hơn. • Tập quyền là xu hướng tập trung và duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay các nhà quản lý cấp cao. v2.0014101214 31 3.3. ỦY QUYỀN 3.3.1. Khái niệm ủy quyền 3.3.2. Quy trình ủy quyền 3.3.3. Các nguyên tắc ủy quyền 3.3.4. Một số lưu ý khi thực hiện việc ủy quyền v2.0014101214 32 3.3.1. KHÁI NIỆM ỦY QUYỀN Khái niệm: Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện những công việc nhất định. v2.0014101214 33 3.3.2. QUY TRÌNH ỦY QUYỀN Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 4 Theo dõi và đánh giá Xác định kết quả mong muốn Chọn người và giao nhiệm vụ Giao quyền hạn Cam kết trách nhiệm v2.0014101214 34 3.3.3. CÁC NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN • Nguyên tắc ủy quyền theo mục tiêu; • Nguyên tắc ủy quyền theo chức năng; • Nguyên tắc bậc thang; • Nguyên tắc về sự tương ứng giữa quyền hạn và trách nhiệm; • Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm. v2.0014101214 35 3.3.4. MỘT SỐ CHÚ Ý KHI THỰC HIỆN VIỆC ỦY QUYỀN • Thực sự giao quyền cho cấp dưới để họ hoàn thành nhiệm vụ; • Xây dựng và duy trì hệ thống thông tin mở giữa cấp trên và cấp dưới; • Cấp trên phải thực sự nắm được mục tiêu, yêu cầu của công việc, năng lực, ý thức của nhân viên; • Cấp trên phải tin tưởng và cho phép cấp dưới mắc sai lầm; • Thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả việc ủy quyền. Không có ủy quyền vĩnh viễn; • Ủy quyền bằng văn bản. v2.0014101214 36 TÓM LƯỢC BÀI • Chức năng tổ chức nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. • Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung chính là tổ chức cơ cấu và tổ chức quá trình. • Có nhiều cách phân chia bộ phận trong tổ chức: Theo chức năng, sản phẩm, khách hàng, lãnh thổ. • Nhà quản lý có thể xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý của mình dựa trên các kiểu cơ cấu trực tuyến, chức năng, trực tuyến – chức năng, ma trận. • Ủy quyền đúng cách giúp gia tăng hiệu quả quản lý bởi vậy nhà quản lý cần sử dụng thành thạo công cụ này.