Đề tài Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp triển khai ERP

1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................................... 3 CHƯƠNG 1:...................................................................................................................................... 6 TỔNG QUAN VỀ ERP ..................................................................................................................... 7 1.1 Giới thiệu khái quát về ERP ................................................................................................ 7 1.1.1 Định nghĩa ERP ............................................................................................................ 7 1.1.2 Cấu trúc của ERP .......................................................................................................... 8 1.1.2.1 Kế toán tài chính ......................................................................................................... 8 1.1.2.3 Quản lý sản xuất ......................................................................................................... 9 1.1.2.4 Quản lý dự án ............................................................................................................. 9 1.1.2.6 Dự đoán và lập kế hoạch ............................................................................................10 1.1.2.7 Báo cáo......................................................................................................................10 1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP........................................................10 1.1.4 Thị trường và các phân khúc sản phẩm ERP ...............................................................16 1.1.4.1 Sản phẩm SAP ...........................................................................................................16 1.1.4.2 Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS) .....................................................................17 1.1.4.3 Sản phẩm Microsoft Dynamics ...................................................................................17 1.1.4.4 Các giải pháp phân khúc II ........................................................................................18 1.1.5 Ý nghĩa của việc sử dụng ERP........................................................................................20 1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp ....................................................................21 1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi.........................................................................................21 1.2.2 Tổ chức nhân sự cho các dự án ERP ..............................................................................22 1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp ....................................................24 1.2.4 Tình hình triển khai ERP tại SMBs ..............................................................................32 1.2.4.1 Ngân sách và chi phí triển khai ..................................................................................33 1.2.4.2 Các vấn đề khác trong triển khai ERP ........................................................................35 1.3 Xu thế ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam ................................................36 CHƯƠNG 2:.....................................................................................................................................39 MỐI QUAN HỆ GIỮA ERP VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP .....................39 2.1 Hiệu quả hoạt động................................................................................................................39 2.2 Tác động của ERP đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp ..........................................39 2.2.1 Các nghiên cứu học thuật .............................................................................................40 2.2.2 Vấn đề thực tế ...............................................................................................................41 2 2.3 Bằng chứng thực nghiệm về mối quan hệ giữa ERP và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. .............................................................................................................................................42 2.3.1 Công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk ......................................................................43 2.3.2 Công ty Savimex (SAV) ..................................................................................................43 2.3.3 Công ty Cổ phần Bánh kẹo Biên Hòa (Bibica) ................................................................44 2.3.4 Công ty Kinh Đô ............................................................................................................44 CHƯƠNG 3:.....................................................................................................................................47 KIỂM ĐỊNH TÁC ĐỘNG ĐỐI VỚI HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP CỦA CÁC CÔNG TY ERP ................................................................................................................................47 3.1 Mẫu và dữ liệu ......................................................................................................................47 3.2 Thực hiện kiểm định............................................................................................................49 3.2.1 Mô tả .............................................................................................................................50 3.2.2 Kết quả hồi qui ..............................................................................................................52 3.2.3 Kiểm định bổ sung ........................................................................................................55 CHƯƠNG 4: ...................................................................................................................................59 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ERP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT NAM ................................................................................................................................................59 4.1 Quy mô của các doanh nghiệp nhỏ và vừa .........................................................................59 4.2 Thực trạng các doanh nghiệp khi thực hiện triển khai ERP .............................................60 4.2.1 Những hiệu quả thấy được từ các công ty lớn ..............................................................61 4.2.2 Những khó khăn khi thực hiện ERP với các doanh nghiệp nhỏ và vừa .......................63 4.2.2.1 Khó khăn về tài chính .................................................................................................63 4.2.2.2 Sự thiếu kinh nghiệm ERP ..........................................................................................63 4.2.2.3 Thời gian triển khai....................................................................................................64 4.2.2.4 Trình độ quản lý.........................................................................................................64 4.2.2.5 Sự thiếu hiểu biết ERP ...............................................................................................65 4.2.2.6 Bất lợi đến từ nhà cung cấp, nhà tư vấn .....................................................................65 4.3 Giải pháp cho các doanh nghiệp ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ....66 4.3.1 Quy trình triển khai ERP vào doanh nghiệp. ...............................................................67 4.3.2 Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp ................................................................................69 4.3.3 Giải quyết nhu cầu về vốn .............................................................................................72 4.3.4 Chuẩn bị yếu tố con người ............................................................................................72 KẾT LUẬN .....................................................................................................................................74 3 LỜI MỞ ĐẦU Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Một họ phần mềm đã trở thành phổ dụng trên thế giới trong suốt những thập kỉ về trước, tuy mới chỉ bắt đầu ở Việt Nam trong vòng một thập kỉ nhưng sẽ là một công cụ có tầm quan trọng trong các ứng dụng quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh sau gần 4 năm gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO và giai đoạn hậu khủng hoảng tài chính thế giới 2008. Các tác động của ERP đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề được các nhà nghiên cứu quan tâm đáng kể. Có nghiên cứu cho rằng các nhà đầu tư phản ứng khá khả quan đối với thông báo việc ứng dụng ERP sẽ làm cải thiện tương lai hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, nâng cao quy mô thu nhập cho các cổ đông. Có nghiên cứu cho rằng khi có sự cải thiện về hiệu quả của công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ có được thu nhập tài chính đáng kể hơn khi giảm được giá thành trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt bởi các đối thủ cùng ngành khác. Bên cạnh đó lại có những quan điểm trái chiều cho rằng sự tác động của ERP không có hoặc có rất ít sự thay đổi của hiệu quả hoạt động doanh nghiệp khi thực hiện nâng cấp công nghệ thông tin, một vấn đề được xem như là một nghịch lý năng suất. Dẫu vậy, thực tiễn cho thấy rằng các doanh nghiệp quy mô lớn và thành công trên thế giới đều thực hiện việc ứng dụng ERP cho quy trình quản trị doanh nghiệp của mình. Đối với bài nghiên cứu của chúng tôi, dựa theo quan điểm của những bài nghiên cứu trước đây và khi nghiên cứu ứng dụng tại Việt Nam, chúng tôi nhận thấy rằng việc các doanh nghiệp thị trường Việt Nam khi thực hiện ứng dụng ERP vào quy trình quản lý của mình thực sự đã làm cải thiện một cách đáng kể các chỉ tiêu hoạt động tài chính của mình. ERP thực sự là một công cụ mạnh và hiệu quả có thể giúp chúng ta tiến kịp với các doanh nghiệp nước ngoài về mặt quản lý, cũng như tạo ra một thế hệ các nhà quản lý hiện đại cho nước nhà. Tuy thời gian ứng dụng của các doanh nghiệp chưa lâu, hay nói cách khác đây việc ứng dụng này thực sự còn khá mới mẻ ở Việt Nam khi thị 4 trường chưa thực sự đủ lớn, nhưng kể từ sau cuộc khủng hoảng tài chính thế giới 2008 đã ảnh hưởng không hể nhỏ tới Việt Nam, các doanh nghiệp nhận ra rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị là một hệ quả tất yếu. Các kiểm định chính và bổ sung của chúng tôi đã đưa ra kết quả khá tốt về vấn đề cải thiện hiệu quả hoạt động khi ứng dụng ERP tại Việt Nam. Ngoài ra, chúng tôi cũng nhận thấy đây cũng là thời điểm tốt nhất để nghiên cứu về khía cạnh này ở Việt Nam với lý do khoảng thời gian sau khi ứng dụng ERP của các doanh nghiệp đã đủ dài và số mẫu cũng đủ lớn để thực hiện nghiên cứu (thường thì các doanh nghiệp mới thực hiện ERP khoảng thời gian 2008, 2009 sau khủng hoảng, trước đó thì không có nhiều công thực hiện do vấn đề nhu cầu và chi phí, sau giai đoạn này đã có một loạt công ty thực hiện ERP ở các cấp quy mô khác nhau). Chủ đích nghiên cứu của chúng tôi muốn khuyến nghị các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên đây mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị, một mặt nâng tầm kiểm soát hoạt động về phía doanh nghiệp nói riêng, mặt khác tạo ra cơ sở hạ tầng vật chất vững mạnh và hiện đại đưa con tàu Việt Nam vượt sóng gió trong “Hành trình hướng ra biển lớn”.  Nội dung bài nghiên cứu gồm 4 chương:  Chương 1: Tổng quan về ERP  Chương 2: Mối quan hệ giữa erp và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp  Chương 3: Kiểm định tác động đối với hiệu quả hoạt động doanh nghiệp của các công ty ERP  Chương 4: Thực trạng và giải pháp ERP cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam 5 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải Gốc tiếng anh (nếu có) ERP Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resource Planning MRP Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Material Requirements Planning MRPII Hoạch định nguồn lực sản xuất. Manufacturing Resource Planning ERM Quản trị nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resource Management MPS Lập kế hoạch sản xuất Master Production Schedule DRP Hoạch định nhu cầu phân phối Distribution Requirements Planning CRP Hoạch định nhu cầu điều phối năng lực Capability Requirements Planning BOM Danh sách vật tư Bill of Material SMB Doanh nghiệp vừa và nhỏ Small & Medium Business BLD Ban lãnh đạo ASP Nhà cung cấp ứng dụng Applications Service Provider SAV Công ty Savimex GSG Công ty Giấy Sài Gòn 6 DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH Danh mục bảng: Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP Bảng 1.2: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn Bảng 3.1: Bảng kết quả hồi qui Bảng 3.2: Bảng kết quả hồi quy điều chỉnh Bảng 3.3: Kết quả kiểm định đa cộng tuyến Danh mục biểu đồ: Biểu đồ 1.1: Biểu đồ phân khúc thị trường ERP Biểu đồ 1.2: Sự khác biệt trong thị phần giữa thị trường doanh nghiệp lớn và thị trường doanh nghiệp nhỏ và vừa Biểu đồ 3.1: Số lượng 32 công ty trong mẫu khảo sát và thời điểm bắt đầu triển khai ERP Biểu đồ 3.2 : Số lượng công ty qua các giai đoạn lọc dữ liệu Danh mục hình: Hình 1.1: Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay Hình 1.2: Phân biệt các quy trình của MRP và MRPII 7 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ERP 1.1 Giới thiệu khái quát về ERP 1.1.1 Định nghĩa ERP ERP – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, được viết tắt từ cụm từ Enterprise Resource Planning. Một hệ thống ERP có thể hiểu là một hệ thống được dùng vào công việc hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, tổ chức đó có thể là một doanh nghiệp, một tổ chức phi chính phủ hoặc là một tổ chức phi lợi nhuận. Một hệ thống ERP sẽ tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất, gói gọn lại công tác quản lý của tổ chức đó, thay vì phải sử dụng những phần mềm chuyên biệt như phần mềm kế toán, phần mềm quản trị sản xuất, phần mềm nhân sự – tiền lương… Một hệ thống ERP điển hình sẽ bao gồm toàn bộ các chức năng cơ bản của một tổ chức. ERP là một dạng sản phẩm đặc biệt, nó là sự kết hợp giữa kinh nghiệm quản lý lâu dài và công nghệ thông tin hiện đại. Do vậy, việc tiến hành đầu tư cho một hệ thống ERP cho một tổ chức không chỉ đơn giản là mua một phần mềm mà còn là môt quy trình chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng cách sử dụng công nghệ thông tin. Theo Travis Anderegg (2000): “ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning là một giải pháp thương mại toàn diện. Thực hiện qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty. Nó bao gồm: Hệ thống ERP và các qui trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ. Hệ thống ERP và qui trình nghiệp vụ phải được kết hợp để trở thành giải pháp ERP. Yếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết toàn bộ hệ thống tạo thành giải pháp ERP hoàn chỉnh. Hệ thống ERP bao gồm các phân hệ phần mềm như: quản lý tài chính – kế toán, quản lý nhân sự - tiền lương, quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý dịch vụ, quản lý dự án, dự đoán và lập kế hoạch... 8 Hoạt động nghiệp vụ bên trong mỗi phân hệ bao gồm việc quản lý, ra quyết định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người… 1.1.2 Cấu trúc của ERP Với mỗi tổ chức khác nhau, với mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau, với mỗi doanh nghiệp thì thành phần, chức năng, cấu trúc của một hệ thống ERP sẽ rất khác nhau. Một ERP tiêu chuẩn sẽ bao hàm các thành phần cơ bản sau đây: 1.1.2.1 Kế toán tài chính Kế toán tài chính là một phần quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp nào, nhiệm vụ của bộ phận kế toán là trình bày, thông tin, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp đã phát sinh. Có thể nói kế toán giữ vai trò như là người đại diện của doanh nghiệp với nhà nước. Nhiệm vụ của phân hệ ERP là tự động tối đa hoạt động kế toán của doanh nghiệp. - Sổ cái - Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng - Cơ sở dự liệu khách hàng - Đơn đặt hàng và các khoản phải thu - Mua hàng và các khoản phải trả - Lương - Nhân sự - Tài sản cố định 1.1.2.2 Hậu cần (Logistic) Hậu cần có thể được xem như là một chức năng kinh tế chủ yếu, đóng vai trò quan trọng đem lại thành công cho các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Công tác hậu cần có thể phân thành 3 giai đoạn: 9 - Phân phối vật chất - Quản lý giao nhận - Quản trị dây chuyền cung ứng (Theo Economic and Social ommission for Asia and the Pacific – Ủy ban Kinh tế và Xã hội châu Á – Thái Bình Dương). 1.1.2.3 Quản lý sản xuất - Lập kế hoạch sản xuất (MPS - Master Production Schedule) - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP - Material Requirements Planning) - Hoạch định nhu cầu phân phối (DRP - Distribution Requirements Planning) - Hoạch định nhu cầu điều phối năng lực (CRP - Capability Requirements Planning) - Danh sách vật tư (BOM - Bill of Material) - Quản lý luồng sản xuất (Product Routings) - Quản lý mã vạch (Bar Coding) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Order) 1.1.2.4 Quản lý dự án - Quản lý phạm vi - Quản lý thời gian - Quản lý chi phí - Quản lý chất lượng - Quản lý nguồn nhân lực - Quản lý truyền thông - Quản lý rủi ro 10 - Quản lý mua sắm thiết bị - Quản lý tích hợp 1.1.2.5 Dịch vụ - Quản lý dịch vụ khách hàng - Quản lý bảo hành bảo trì 1.1.2.6 Dự đoán và lập kế hoạch - Các công cụ dự báo và lập kế hoạch 1.1.2.7 Báo cáo - Các công cụ lập báo cáo Như vậy, ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dành cho các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất. . . 1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP Sự ra đời của hệ thống ERP là một bước ngoặt lớn trong sự phát triển của quy trình quản trị doanh nghiệp. Những người đi tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép những chữ cái đầu tiên của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Enterpise Resource Planning. Một số từ viết tắt đã gây ra nhầm lẫn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm: MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất. ERP: Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERM: Enterprise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp 11 Hình 1.1: Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay Nguồn: Travis Anderegg (2000) Vào thập niên 1950, khi quá trình sản xuất ngày càng chuyên nghiệp, bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm 4 yếu tố: - Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Srock) - Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOM) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) 12 Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP. Dựa trên sự tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất. Vào những năm 1975, hệ MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRPII. Sự nhầm lẫn giữa MRPII và MRP đã bắt đầu ngay sau khi giới thiệu MRPII. Việc dễ nhầm lẫn bắt đầu trong đào tạo và định nghĩa chung chung về MRP và MRPII. Khi những chuyên gia tư vấn các nhà hoạch định sử dụng thuật ngữ MRP thì họ cảm thấy không rõ ràng khi thảo luận về MRP hay MRPII. Theo định nghĩa của APICS, một công ty có rất nhiều kinh nghiệm trong việc thiết lập và điều hành các hệ thống ERP – đã định nghĩa ERP trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 như sau: “MRP là một công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM, thông tin kho và lịch sản xuất để t