Giáo trình Tin học văn phòng - Nguyễn Anh Việt

GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 1 KHÁI NIỆM TIN HỌC I. Tin học: Là ngành khoa học xử lý thông tin tự động trên máy tính điện tử. Quá trình xử lý thông tin gồm các bước:
Thu thập thông tin.
Chuẩn hóa thông tin
Nhập vào máy tính.
Viết chương trình (lập trình) để xử lý tự động hay xử lý thủ công từng bước.
Báo cáo kết quả.
Thống kê, dự báo, dự đoán... II. Các loại máy tính: Tùy theo quy mô và lãnh vực quản lý, có thể chia ra làm 3 loại: 1. Máy tính lớn (Mainframe): Là loại máy tính có kích thước vật lý lớn, mạnh, phục vụ tính toán phức tạp. 2. Siêu máy tính (Super Computer): Là một hệ thống gồm nhiều máy lớn ghép song song có tốc độ tính toán cực kỳ lớn và thường dùng trong các lĩnh vực đặc biệt, chủ yếu trong quân sự và vũ trụ. Siêu máy tính Deep Blue là một trong những chiếc thuộc loại này. 3. Máy tính cá nhân PC ( Personal Computer): Còn gọi là máy tính để bàn (Desktop). Hầu hết các máy tính được sử dụng trong các văn phòng, gia đình. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 2 4. Máy tính xách tay (Laptop): Máy tính Laptop là tên của một loại máy tính nhỏ, gọn có thể mang đi theo người, có thể chạy bằng pin. Một tên gọi khác “Notebook” chỉ một Laptop nhỏ. 5. Máy tính bỏ túi (Pocket PC): Hiện nay, thiết bị kỹ thuật số cá nhân (PDA) có chức năng rất phong phú, như kiểm tra e-mail, ghi chú ngắn gọn, xem phim, lướt Internet, nghe nhạc hay soạn tài liệu văn phòng nhiều máy hiện nay được tích hợp chức năng điện thoại di động. III. Hai yếu tố của một hệ thống tin học: 1. Phần cứng (Hardware): Bao gồm các thiết bị, máy móc theo sơ đồ sau: 2. Phần mềm (Software): Là các chương trình để điều khiển phần cứng hoạt động, gồm có: a. Phần mềm cơ bản: Sử dụng chung ở nhiểu nơi như Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Microsoft Office... b. Phần mềm ứng dụng: Do các lập trình viên viết ra theo nhu cầu riêng, TD: Chương trình quản lý tuyển sinh, kế toán, nhân sự... CPU - Bộ xử lý trung tâm Input Unit Bộ nhập Output Unit Bộ xuất Memory Bộ nhớ GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 3 IV. Máy vi tính: 1. Đơn vị thông tin: 1 byte = 8 bit 1 Kbyte = 1.024 byte 1 MByte = 1.024 KB = 1.048.576 byte # 1 triệu byte 1 GByte = 1.024 MB = 1.073.741.824 byte # 1 tỷ byte 2. Bộ xử lý trung tâm CPU: Gồm có các thiết bị bên trong: a. Thiết bị xử lý: Xử lý thông tin, điều khiển hoạt động máy tính. Thiết bị xử lý bao gồm: bo mạch chủ, bộ vi xử lý. b. RAM: Bộ nhờ dùng để ghi nhớ các kết quả trung gian trong quá trình xử lý. Dung lượng của RAM có các loại 128 MB, 256 MB, 512 MB, 1 GB... c. Ổ đĩa cứng (HDD): Dùng để chứa chương trình, hồ sơ, phim ảnh, nhạc, dữ liệu... Sức chứa của đĩa cứng từ 40 GB đến 500 GB. d. Ổ đĩa CD/ DVD: Thường để chứa chương trình, phim, nhạc, games. Sức chứa của đĩa CD là 70 MB # 80 phút. Sức chứa của DVD là 4,7 GB # 120 phút. Các ổ có chức năng ghi đĩa có ghi RW. 3. Viết USB, máy ghi âm, nghe nhạc (MP3), xem phim (MP4): Sức chứa 1 GB, 2GB, 4GB, 8GB, 16 GB, 32 GB... GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 4 4. Màn hình: Có 2 loại là màn hình thông thường (CRT) và tinh thể lỏng (LCD). Kích thước màn hình thông thường là 15", 17", 19"... 5. Máy in: Có 3 loại là in kim, phun mực và laser. Kích thước máy in thông thường là A4, A3 và A0 6. Máy scan: Dùng để quét hình ảnh và đưa vào lưu trữ trên máy tính. Kích thước máy quét thông thường là A4 và A3. 7. Con chuột: Có 3 thao tác cơ bản: a. Kích một đối tượng: Di chuyển chuột sao cho mũi tên tương ứng đến đúng đối tượng cần chọn, nhấn và thả nút trái chuột. b. Kích đôi đối tượng: Thực hiện tương tự như trên, nhưng thực hiện hai lần và liên tiếp. c. Nắm kéo thả đối tượng: Di chuyển chuột sao cho mũi tên tương ứng đến đúng đối tượng cần dời, nhấn và giữ nút trái chuột, di chuyển chuột để dời đối tượng xong thả nút trái chuột. 8. Bàn phím: a. Các phím chức năng: Từ phím F1 đến F12 được dùng để thực hiện một công việc cụ thể và được qui định tùy theo từng chương trình. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 5 b. Các phím thông thường Muốn gỏ ký hiệu trên của phím có hai ký hiệu (~ ! @ # $...) thì nhấn giữ phím Shift trong khi gỏ phím tương ứng. c. Các phím điều khiển: a. Các phím mũi tên: Di chuyển thanh nháy đến nơi làm việc. b. Home/ End: Đưa thanh nháy về đầu dòng/ cuối dòng. c. Page Up/ Page Down: Về trang trước, trang sau. d. Backspace: Xóa lui khi vừa đánh sai. e. Enter: Xuống dòng mới. f. Space bar: Cách khoảng giữa các từ. g. Caps Lock: • Đèn cháy: Gỏ chữ in A -> Z • Đèn tắt: Gỏ chữ thường a -> z. h. Shift: • Gỏ chữ in A -> Z • Gỏ ký hiệu trên của phím có hai ký hiệu. i. Num Lock: • Đèn cháy: Gỏ số (dãy phím số bên phải) • Đèn tắt: Các phím mũi tên (lên/ xuống/ trái/ phải...) GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 6 BÀI TẬP 1 Gọi chương trình soạn thảo văn bản Word, nhập phần I và II của bài học. THỰC HIỆN
Gọi Word: Kích nút W ở góc cao bên phải của màn hình.
Nhập văn bản (nhập tự nhiên, không canh giữa hay thụt đầu dòng)
Cách gỏ tiếng Việt: Kiểu VNI: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 sắc huyền hỏi ngã nặng â/ ê/ ô ư/ ơ ă đ Kiểu Telex: s f r x j aa/ ee/ oo w w dd
Ngưng: Kích File/ Exit./. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 7 CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD I. GIỚI THIỆU: Word là chương trình dùng để soạn thảo văn bản trên Windows có chức năng:  Soạn thảo và trang trí văn bản.  Lập biểu bảng và tính toán đơn giản.  Các thủ thuật: Gỏ chữ tắt, trộn danh sách vào văn bản... II. SOẠN THẢO VĂN BẢN: 1. Chọn đoạn văn để trang trí: a. Một đoạn ngắn: Thực hiện nắm kéo thả chuột từ chữ đầu đến chữ cuối của đoạn văn. b. Một hay nhiều dòng: Kích bên trái của dòng hay nắm kéo thả chuột bên trái các dòng cần chọn. c. Một câu văn: Kích đôi bên trái của câu. d. Toàn bộ văn bản: Kích 3 bên trái. 2. Trang trí đậm, nghiêng, gạch dưới:  Chọn đoạn văn  Kích chọn kiểu trang trí B hay . I . hay U 3. Canh vị trí:  Chọn đoạn văn  Kích chọn vị trí trái - giữa - phải và bằng lề bên phải. 4. Trang trí lũy thừa m3 và chỉ số H2O:  Tô số 3.  Nhấn giữ 2 phím Ctrl và Shift, gỏ phím  Tô số 2.  Nhấn giữ phím Ctrl, gỏ phím 4. Trang trí thụt đầu dòng:  Chọn các đoạn văn  Kích Format/ Paragraph/
của mục Special/ First line  Chọn khoảng cách thụt đầu dòng trong mục By xong kích OK 5. Trang trí ký hiệu:  Đưa thanh nháy về nơi đặt ký hiệu.  Kích chọn menu Insert/ Symbol.  Tìm kích chọn ký hiệu  (Nếu chưa thấy ký hiệu cần chọn: Kích
bên phải của mục Font, tìm kích chọn Symbol hay Webdings hay Wingdings).  Chọn ký hiệu xong kích Insert/ Close. 6. Trang trí chữ nghệ thuật:  Đưa thanh nháy về nơi đặt chữ nghệ thuật.  Kích Insert/ Picture/ WordArt  Chọn kiểu chữ nghệ thuật. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 8  Kích OK.  Nhập vào nội dung cần trang trí (đôi khi dấu tiếng Việt hiện ra không đúng).  Kích
bên phải của mục Font, tìm kích chọn font chữ tương ứng với bảng mã đang sử dụng: Chọn một trong các font chữ Times new roman/ .VnTime/ VNI- Times để hiện đúng dấu tiếng Việt)  Xong kích OK.  Kích vào chữ nghệ thuật bằng nút phải chuột, kích Format WordArt/ Wrapping/ None/ OK  Nắm kéo thả đưa chữ nghệ thuật đến đúng vị trí cần thiết.  Nắm kéo thả tại các điểm nút của chữ nghệ thuật để phóng to/ thu nhỏ vùng chữ nghệ thuật. 7. Trang trí hình ảnh:  Đưa thanh nháy về nơi đặt hình ảnh.  Kích Format/ Picture/ ClipArt/ ClipArt.  Tìm chọn ảnh cần trang trí  Kích Insert/ Close.  Kích vào ảnh bằng nút phải chuột, kích Format Picture/ Wrapping/ None/ OK  Nắm kéo thả đưa ảnh đến đúng vị trí cần thiết.  Nắm kéo thả tại các điểm nút của ảnh để phóng to/ thu nhỏ hình ảnh. BÀI TẬP 2 * Nhập nội dung văn bản: (nhập tự nhiên, không canh giữa hay thụt đầu dòng): SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD. Word là chương trình dùng để soạn thảo văn bản trên Windows. Trong văn bản chúng ta có thể trang trí các kiểu chữ: Đậm. Nghiêng. Gạch dưới. Lũy thừa m2 Chỉ số H2O. Ngoài ra, trong văn bản chúng ta còn có thể trang trí ký hiệu, chữ nghệ thuật và hình ảnh: * Trang trí tựa:  Kích bên trái tô dòng "SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD"  Kích nút vị trí giữa (Center).  Kích Format/ Font.  Chọn font chữ, kích thước, màu chữ  Xong kích OK. * Thụt đầu dòng:  Nắm kéo thả bên trái tô các dòng từ "Word là .... chữ nghệ thuật và hình ảnh".  Kích Format/ Paragraph/
của mục Special/ First line  Chọn khoảng cách thụt đầu dòng trong mục By là 1,5 cm hay 0.5 " xong kích OK GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 9 * Trang trí đậm, nghiêng, gạch dưới:  Kích bên trái tô dòng "Đậm", kích nút B.  Kích bên trái tô dòng "Nghiêng", kích nút I.  Kích bên trái tô dòng "Gạch dưới", kích nút U. * Trang trí ký hiệu:  Đưa thanh nháy về trước chữ "Đậm".  Xem phần (II.5. Trang trí ký hiệu). * Sao chép ký hiệu:  Nắm kéo thả tô ký hiệu vừa lấy vào.  Nhấn giữ phím Ctrl, gỏ phím C  Đưa thanh nháy về các đầu dòng còn lại ("Nghiêng", "Gạch dưới"...)  Nhấn giữ phím Ctrl, gỏ phím V * Trang trí chữ nghệ thuật:  Đưa thanh nháy về cuối văn bản.  Xem phần (II.6. Trang trí chữ nghệ thuật). * Trang trí hình ảnh:  Đưa thanh nháy về cuối văn bản.  Xem phần (II.7. Trang trí hình ảnh). * Lưu văn bản:  Kích File/ Save.  Nhập vào tên VB, TD: Nguyen Anh Viet-BT1  Kích nút Save. * Ngưng:  Kích File/ Exit. III. Các thủ thuật và trang trí khác: 1. Trang trí theo mẫu: - Nhập: I. Giới thiệu: Word là chương trình dùng để soạn thảo văn bản.... II. Soạn thảo văn bản: - Kích bên trái tô dòng "I. Soạn thảo văn bản:" - Kích B (đậm)/ U (gạch dưới). - Kích nút hình cây cọ (Format Painter) - Kích bên trái dòng "II. Soạn thảo văn bản" để trang trí theo mẫu của dòng "I. Giới thiệu:" 2. Chuyển đổi chữ IN thường: - Nhập: Thông báo. - Kích bên trái tô nội dung "Thông báo". - Kích Format/ Change case và chọn: Sentence case: Chữ đầu dòng thành chữ in hoa. lower case: Toàn bộ thành chữ thường. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 10 UPER CASE: Toàn bộ thành chữ in hoa. Title Case: Chữ đầu các từ thành chữ in hoa. tOGLE cASE: Đổi ngược lại. - Xong kích OK. 3. Trang trí chữ đầu câu: - Nắm kéo thả chuột tô chữ "W" - Kích Format/ Drop cap và kích chọn hình "Dropped" hay "In margin". - Kích OK. 4. Trang trí tiêu đề đầu-cuối trang: - Kích View/ Header and Footer. - Nhập vào nội dung tiêu đề đầu trang. (TD: Luận văn tốt nghiệp) - Trang trí tiêu đề đầu trang như một đoạn văn bình thường (trang trí đậm/ nghiêng/ gạch dưới...) - Kích nút "Switch between header and footer" để chuyển xuống tiêu đề cuối trang. - Nhập vào nội dung tiêu đề cuối trang. - Trang trí tiêu đề đầu trang như một đoạn văn bình thường (trang trí đậm/ nghiêng/ gạch dưới...) - Muốn đánh số trang: Gỏ chữ "Trang ", kích nút "Insert page number". - Kích nút "Close" quay về văn bản. 5. Gỏ chữ tắt: a. Đưa phím tắt vào từ điển: - Nhập vào nội dung đầy đủ. Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập - Tư do - Hạnh phúc. - Kích bên trái tô dòng "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" - Kích nút U để gạch dưới. - Nắm kéo thả chuột bên trái tô 2 dòng trên. - Kích nút canh giữa (Center) - Kích Insert/ Auto text/ Auto text. - Nhập vào nội dung dùng để gỏ tắt: Nhập CHXH. - Xong kích Add. b. Thực hiện gỏ tắt: - Gỏ CHXH. - Bấm phím F3 để dịch ra nội dung đầy đủ. 6. Phân cột văn bản: - Nhập văn bản: Quê hương là chùm khế ngọt. Cho con trèo hái mỗi ngày. Quê hương là đường đi học. Con về rợp bướm vàng bay. Quê hương là con diều biếc. Tuổi thơ con thả trên đồng. Quê hương là con đò nhỏ. Êm đềm khua nước ven sông. - Nắm kéo thả bên trái tô toàn bộ các dòng của bài thơ. - Kích Format/ Column. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 11 - Kích chọn "Two columns" - Kích OK 7. Vẽ sơ đồ: - Đưa thanh nháy về nơi đặt sơ đồ - Kích Insert/ Picture/ Organization Chart - Vẽ sơ đồ... IV. Lập bảng: 1. Tạo bảng - Đưa thanh nháy về nơi đặt bảng. - Kích Table/ Insert Table. - Chọn số cột (column) và số dòng (row) - Xong kích OK 2. Đánh STT - Nắm kéo thả tô các ô cần đánh STT - Kích Format/ Bullets and numbering/ Numbered - Kích chọn dạng STT (1. hay 1/ ...). - Xong kích OK. 3. Hợp nhất ô - Tô các ô cần hợp nhất. - Kích Table/ Merge cells 4. Tính tổng cột: - Kích ô chứa số tổng cộng - Kích Table/ Formula/ OK. 5. Vẽ khung - Tô các ô cần vẽ khung. - Kích
của mục Border - Kích chọn nút All Border BÀI TẬP 3. 1. Lập bảng: KẾ HOẠCH STT ĐƠN VỊ NĂM 2009 NĂM 2010 GHI CHÚ 1 Q. Bình Thủy 550 600 2 Q. Cái Răng 450 500 3 H. Cờ Đỏ 350 400 4 Q. Ninh Kiều 800 900 5 Q. Ô Môn 500 600 6 H. Phong Điền 400 450 7 H. Thới Lai 400 450 8 Q. Thốt Nốt 600 700 9 H. Vĩnh Thạnh 400 500 TỔNG CỘNG THỰC HIỆN * Gọi WORD. * Lập bảng: - Kích Table/ Insert Table: GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 12 - Chọn + Column: 5 + Row: 12 - Kích OK * Nhập tên cột: (2 dòng đầu tiên). STT ĐƠN VỊ KẾ HOẠCH GHI CHÚ NĂM 2009 NĂM 2010 * Hợp nhất ô: - Tô 2 ô STT - Kích Table/ Merge cells - Kích Format/ Paragraph - Chọn 6 hay 12 trong mục Before - Kích OK - Tô 2 ô ĐƠN VỊ - Thực hiện tương tự 4 bước trên - Tô 2 ô GHI CHÚ - Thực hiện tương tự 4 bước trên - Tô 2 ô KẾ HOẠCH - Thực hiện tương tự 2 bước đầu trong 4 bước trên * Đánh STT - Tô cột STT (chừa ô đầu và ô cuối) - Kích Format/ Bullets and numbering/ Numbered - Kích chọn dạng STT (1. hay 1/ ...). - Xong kích OK. * Nhập nội dung cột "ĐƠN VỊ" (Q. Bình Thủy, Q. cái Răng...) * Nhập nội dung cột "NĂM 2009" (550, 450...) * Nhập nội dung cột "NĂM 2010" (600, 500...) * Tính tổng cột "NĂM 2009": - Kích ô trống của cột "NĂM 2009". - Kích Table/ Formula/ OK * Tính tổng cột "NĂM 2010": - Kích ô trống của cột "NĂM 2010". - Kích Table/ Formula/ OK * Vẽ khung: - Nắm kéo thả bên trái tô toàn bộ bảng. - Kích
của mục Border GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 13 - Kích chọn nút All Border 2. Các thủ thuật và trang trì khác: (Xem III) * Lưu trữ: - Kích File/ Save, nhập tên (TD: Nguyen Anh Viet-BT2) - Kích Save./. V. Trộn danh sách vào văn bản: 1. Lập danh sách: - Kích Table/ Insert Table: + Columns: 5 + Rows : 9 (số đơn vị +1) - Kích OK. - Nhập danh sách: STT DON VI THOI GIAN 1 Công ty TNHH XD Hoàng Long 7 giờ 2 Xí nghiệp XNK nông sản Thanh Hải 7 giờ 3 Xí nghiệp bao bì Ánh Dương 7 giờ 4 Công ty CP nhựa Bình Minh 7 giờ 5 Xí nghiệp chế biến nông sản Cường Thịnh 7 giờ 6 Viện NC lúa ĐB Sông Cửu Long 7 giờ 7 VP. UBND. TP. Cần Thơ 9 giờ 30 8 VP. Thành ủy TP. Cần Thơ 9 giờ 30 - Lưu danh sách: Kích File/ Save as, nhập tên, TD: Nguyen Anh Viet-DS xong kích Save. - Kích File/ Close cất danh sách. 2. Soạn thư mời: - Kích File/ New/ OK mở văn bản mới. - Soạn thảo và trang trí thư mời: GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 14 Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. Kính gởi: V/v: Mời tham dự Hội nghị tổng kết kế hoạch kinh tế-xã hội năm 2009. Mặc dù năm 2009 nền kinh tế của chúng ta gặp nhiều khó khăn chung nhưng ngành kinh tế của TP. Cần Thơ cũng đã đạt được một số kết quả khả quan. Trân trọng kính mời quý đơn vị đến dự Hội nghị tổng kết kế hoạch kinh tế-xã hội năm 2009 của Thành phố Cần Thơ.  Thời gian: Lúc ngày 20 tháng 12 năm 2009.  Địa điểm: Phòng họp số 3, VP. UBND TP. Cần Thơ. Rất mong quý vị tham dự đầy đủ để Hội nghị thành công tốt đẹp. Trân trọng kính chào. TP. Cần Thơ, ngày 10 tháng 12 năm 2009. TM. UBND TP. Cần Thơ, Chánh văn phòng. - Kích File/ Save, nhập tên, TD: Nguyen Anh Viet-TM xong kích Save để lưu danh sách. 3. Liên kết danh sách vào văn bản: - Kích Tools/ Letters and Mailings/ Mail Merge/ Next: Starting document/ Next: Select recipients/ Browse/ Kích
của Look In, chọn My Documents, chọn tên danh sách đã lưu trong bước 1 (TD: Nguyen Anh Viet - Danh sach)/ Open/ OK/ Next: Write your letter - Thanh nháy về sau chữ "Kính gởi:", kích More Items/ chọn DON VI/ Insert/ Close. - Thanh nháy về sau chữ "lúc", kích More Items/ chọn THOI GIAN/ Insert/ Close. - Kích File/ Save lưu thư mời. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 15 4. Trộn danh sách vào văn bản: - Kích Next: Preview your letters. - Kích Next: Complete the merge - (Kích View/ Tool bars/ Mail Merge nếu không thấy ký hiệu
trước Mail Merge) - Kích nút có chữ abc (View Merge Data) để chuyển từ "Kính gởi" sang tên đơn vị (Công ty TNHH XD Hoàng Long, ...). - Kích nút  hay  để quan sát các bức thư - Kích File/ Save lưu thư mời. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 16 LẬP BẢNG TÍNH EXCEL I. Giới thiệu: Excel là chương trình dùng để lập bảng tính trên Windows, có chức năng: - Lập biểu bảng và tính toán công thức. - Vẽ biểu đồ. - Truy tìm, rút trích và tổng hợp số liệu... II. Lập bảng tính: 1. Đánh STT: - Kích ô đầu tiên của vùng cần đánh STT. - Nhập: 1 <-' 2 <-' (<-' là phím enter). - Nắm kéo thả tô 2 ô vừa tạo. - Nắm kéo thả góc dưới bên phải (dấu cộng nhỏ) của vùng tô đến STT cần thiết. 2. Thay đổi độ rộng cột: a. Cách 1: Nắm kéo thả cạnh phải . A của các ô . A . / . B . / . C ... b. Cách 2: Kích đôi các cạnh phải nầy. 3. Canh vị trí: - Nắm kéo thả tô vùng cần canh vị trí. - Kích chọn vị trí: Trái (Left)/ Giữa (Center)/ Phải (Right) * Trường hợp canh giữa nhiều ô: Kế hoạch Năm 2009 Năm 2010 - Tô các ô cần canh giữa - Kích nút thứ 4 (Merge and Center). 4. Định dạng số: - Tô vùng số. - Kích nút . , . để phân cách số hàng ngàn, triệu. - kích nút 5. Tính tổng: - Kích ô đặt tổng - Kích nút . ∑ . , bấm enter. 6. Vẽ khung: - Tô vùng cần vẽ khung. - Kích nút
của mục Border, kích chọn mục All Border. 7. Trang trí font chữ: - Tô vùng. - Kích Format/ Cells/ Font, chọn font chữ, màu chữ, kích thước... - Kích tiếp Pattern, chọn màu nền/ OK. 8. Lưu bảng tính: - Kích File/ Save. - Nhập tên bảng tính xong kích OK. GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG Biên soạn: Nguyễn Anh Việt - Trang 17 III. Vẽ biểu đồ: 1. Dạng tỉ lệ %: - Lập bảng số liệu: ĐƠN VỊ DOANH SỐ CH 1 150 CH 2 200 CH 3 300 - Tô bảng số liệu. - Kích Insert/ Chart/ Pie. - Chọn dạng biểu đồ, TD: Dạng 2 - Kích Next (3 lần)/ Finish. * Muốn phóng to/ thu nhỏ biểu đồ: - Kích vào vùng trống bên trong biểu đồ để hiện ra các điểm nút - Nắm kéo thả chuột tại các điểm nút để phóng to/ thu nhỏ biểu đồ. * Muốn hiện ra tỉ lệ %: - Kích ra ngoài biểu đồ. - Kích vào biểu đồ chọn cả 3 phần của biểu đồ. - Kích nút phải chuột, kích Format Data Series/ Data Label/ Show percent/ OK. * Muốn đổi màu của biểu đồ: - Kích chọn miếng của biểu đồ cần đổi màu. - Kích nút phải chuột, kích Format Data Point/ Patterns, chọn màu mới/ OK. 2. Dạng tỉ lệ so sánh: - Lập bảng số liệu: ĐƠN VỊ D.SỐ 2009 D.SỐ 2010 CH 1 150 200 CH 2 200 190 CH 3 300 340 - Tô bảng số liệu. - Kích Insert/ Chart/ Column. - Chọn dạng biểu đồ, TD: Dạng 4 - Kích Next (3 lần)/ Finish. * Muốn hiện ra doanh số (150, 200...): - Kích ra ngoài biểu đồ. - Kích chọn 3 cột của năm 2009. - Kích nút phải chuột, kích Format Data Series/ Data Label/ Show value/ OK - Thực hiện tương tự 3 bước trên đối với 3 cột của năm 2010. * Muốn đổi màu của biểu đồ: Thực hiện tương tự như biểu đồ dạng tỉ lệ. BÀI TẬP 5 L