Thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính 11/28/2016 1chutiendhnl@yahoo.com CVC. Chu Văn Tiến ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH CQ: 08.37220263 DĐ: 0903727011; 0909099565 E-mail: chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 2chutiendhnl@yahoo.com KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý II - Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo III - Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt III - Soạn thảo văn bản hành chính thông thường 11/28/2016 3chutiendhnl@yahoo.com I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý Chủ thể ban hành Nội dung chuyển đạt Đối tượng áp dụng Quy trình, thủ tục Tính thực hiện 11/28/2016 11/28/2016 4 4chutiendhnl@yahoo.com 2. Văn bản pháp luật 1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư 2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư 11/28/2016 5 5chutiendhnl@yahoo.com Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 11/28/2016 6chutiendhnl@yahoo.com Phân loại 11/28/2016 VĂN BẢN QPPL VĂN BẢN HÌNH THÀNH TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH VĂN BẢN ĐOÀN THỂ Đ iề u 4, N g h ị đ ịn h 1 10 /2 0 04 /N Đ -C P 7chutiendhnl@yahoo.com II. Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo •Nội dung •Ngôn ngữ •Thể thức 11/28/2016 8 8chutiendhnl@yahoo.com 1. Những yêu cầu nội dung a) Tính mục đích b) Tính khoa học c) Tính phổ thông d) Tính thực hiện e) Tính khả thi 11/28/2016 xem 9chutiendhnl@yahoo.com a) Tính mục đích Chủ đề Phạm vi điều chỉnh Mức độ điều chỉnh Tính cần thiết quản lý 11/28/2016 10chutiendhnl@yahoo.com b) Tính khoa học Thông tin Tính lôgic Bố cục 11/28/2016 11chutiendhnl@yahoo.com Đơn giản Ngắn gọn Dễ hiểu 11/28/2016 c) Tính phổ thông 12chutiendhnl@yahoo.com Ý chí mệnh lệnh nhà quản lý Dứt khoát 11/28/2016 d) Tính thực hiện 13chutiendhnl@yahoo.com Thực tế Hợp lý 11/28/2016 e) Tính khả thi 14chutiendhnl@yahoo.com 2. Những yêu cầu ngôn ngữ a)Văn phong b)Từ ngữ c)Cú pháp d)Chính tả 11/28/2016 15chutiendhnl@yahoo.com a) Văn phong hành chính-công vụ Chính xác Khách quan Trang trọng Phổ thông Khuôn mẫu 11/28/2016 16chutiendhnl@yahoo.com Dùng từ đơn nghĩa Nghĩa đen Nghĩa bóng Nghĩa biểu cảm Nghĩa sở dụng 11/28/2016 17chutiendhnl@yahoo.com Từ ngữ Đúng văn phong Từ phổ thông, địa phương Từ lóng, thông tục Từ nghề nghiệp Từ mượn, Hán-Việt Từ mới, từ cổ, từ lịch sử Từ láy Từ thi ca, từ sách vở, hội thoại Thuật ngữ Thành ngữ Viết tắt 11/28/2016 18chutiendhnl@yahoo.com Cú pháp Câu đúng ngữ pháp Câu đơn nghĩa Câu mơ hồ Câu trần thuật Câu chủ động-bị động 11/28/2016 19chutiendhnl@yahoo.com Chính tả Bảng chữ cái Dấu giọng Phụ âm đầu Viết hoa Dấu câu 11/28/2016 20chutiendhnl@yahoo.com 3. Những yêu cầu về thể thức & kỹ thuật trình bày 11/28/2016 21chutiendhnl@yahoo.com • Ngày ký: 19-01-2011 • 3 chương, 19 điều, 6 phụ lục 11/28/2016 • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 22chutiendhnl@yahoo.com • 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng • Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 11/28/2016 I. HƯỚNG DẪN CHUNG 23chutiendhnl@yahoo.com • 2. Thể thức văn bản • Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này 11/28/2016 I. HƯỚNG DẪN CHUNG 24chutiendhnl@yahoo.com • 3. Kỹ thuật trình bày văn bản • Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 11/28/2016 I. HƯỚNG DẪN CHUNG 25chutiendhnl@yahoo.com • 4. Phông chữ trình bày văn bản • Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 11/28/2016 11/28/2016 26 I. HƯỚNG DẪN CHUNG 26chutiendhnl@yahoo.com II. THỂ THỨC VĂN BẢN • 1) Quốc hiệu • 2) Tên cơ quan • 3) Số và ký hiệu • 4) Địa danh, ngày tháng • 5) Tên loại, trích yếu • 6) Nội dung văn bản • 7) Thẩm quyền ký • 8) Con dấu • 9) Nơi nhận • 10) Dấu chỉ mức độ mật, khẩn • 11) Các thành phần thể thức khác • 12) Thể thức bản sao 11/28/2016 11/28/2016 27 xem 27chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 28 III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản 2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản 3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao 28chutiendhnl@yahoo.com III - Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt • 1. Nghị quyết • 2. Quyết định • 3. Quy chế • 4. Chỉ thị 11/28/2016 29chutiendhnl@yahoo.com 1. Nghị quyết • Dùng để ghi những kết luận và quyết nghị của hội nghị tập thể về những vấn đề chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp và được thông qua theo trình tự thủ tục nhất định. 11/28/2016 30chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 1) Phần mở đầu: • Quốc hiệu, tiêu ngữ. • Tên cơ quan. • Số và ký hiệu: Số .../NQ-viết tắt CQ-HĐQT Ví dụ: Số: 38/NQ-ĐLVN-HĐQT (Nghị quyết của Hội đồng quản trị Tổng công ty Điện lực) Số 46/NQ-CTBM-ĐHCĐ (Nghị quyết của Đại hội cổ đông Công ty cổ phần Bình Minh) • Địa danh, ngày tháng. • Tên loại văn bản: nghị quyết. 11/28/2016 31chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • Căn cứ ban hành - những lý do hợp pháp và hợp lý ban hành, nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành, được trình bày ngắn gọn, vừa đủ, không biện luận dài dòng, như: cần phải giải quyết những tình hình thực tế cấp bách đặt ra ; những phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo quần chúng; hoặc việc phải triển khai thực hiện chủ trương, chính sách từ cơ quan lãnh đạo, v.v... Cũng có thể nêu thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị. • Loại hình mệnh lệnh: quyết nghị. 11/28/2016 32chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Nội dung thảo luận, những quyết định và giải pháp mà hội nghị đã biểu quyết và các biện pháp tổ chức thực hiện, tập trung nêu những vấn đề trọng tâm như: những nhiệm vụ phải làm, các mục tiêu cần đạt tới, các biện pháp cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó. 11/28/2016 33chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Mục tổ chức thực hiện: nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, các chủ thể phối hợp thực hiện, chủ thể kiểm tra, giám sát. Cần xác định cụ thể nghĩa vụ, quyền hạn của từng cấp, ngành, tổ chức, cá nhân, đồng thời quy định những biện pháp về vật chất và tinh thần bảo đảm việc thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ nghị quyết đã đặt ra. 11/28/2016 34chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Nội dung cần thể hiện sự nhất trí của tất cả hoặc đại đa số đại biểu. Thông thường được trình bày theo thể văn nghị luận (văn xuôi pháp luật) với cách hành văn dứt khoát (thường dùng các từ ngữ như: nhiệt liệt, hoàn toàn, kiên quyết, triệt để, cực lực, nghiêm khắc ...; tránh dùng những từ ngữ như: nói chung, về đại thể, về cơ bản . ..). Lúc này văn bản không chia thành các điều, mà thành các điểm I, II, III, v.v... hoặc 1, 2, 3 , v.v... 11/28/2016 35chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Kết cấu đặc thù: Đề cập tới nhiều nội dung khác nhau, từ chính tới phụ có liên quan như: thực trạng tình hình, nguyên nhân của tình hình đó ... • Khi viết bằng văn nghị luận đòi hỏi thường xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp để đảm bảo tính lô gíc, nội dung của mỗi chủ điểm được trình bày riêng thành đề mục. 11/28/2016 36chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Trong trường hợp, khi đặt ra nội quy, quy chế, các văn bản phụ khác, hoặc áp dụng để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành như bầu các chức danh, bãi bỏ, huỷ bỏ những văn bản sai trái của đơn vị cấp dưới, v.v. .. nghị quyết cần được viết bằng văn điều khoản. 11/28/2016 37chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Điều khoản thi hành: nêu đầy đủ, rõ ràng, cụ thể các cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan trực tiếp; hiệu lực về thời gian và việc xử lý văn bản trước đó. 11/28/2016 38chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 3) Phần kết: • Thẩm quyền ký: người đứng đầu ký thay mặt tập thể (TM.) • Con dấu hợp pháp, nơi nhận và các yếu tố khác (nếu có). 11/28/2016 39chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 TÊN CƠ QUAN Sè.../NQ-CQ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm NGHỊ QUYẾT Về việc . CƠ QUAN, TỔ CHỨC Căn cứ vào Sau khi nghe báo cáo của QUYẾT NGHỊ: 1. 2. Nơi nhận: - - TM. CƠ QUAN, TC CHỦ TỊCH 40chutiendhnl@yahoo.com 2. Quyết định • Quyết định cá biệt - giải quyết các vụ việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ các tổ chức, cá nhân trực thuộc trên cơ sở áp dụng pháp luật đối với những đối tượng cụ thể, được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước hoặc xuất phát từ những thoả thuận đã hợp đồng, như lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v.... 11/28/2016 41chutiendhnl@yahoo.com 2. Quyết định • Quyết định có thể trình bày trực tiếp nội dung quy định, hoặc thông qua những văn bản phụ như điều lệ, quy chế, quy định ... và các phụ lục kèm theo (nếu có). 11/28/2016 42chutiendhnl@yahoo.com Yêu cầu đối với quyết định •  Yêu cầu hợp pháp • Được ban hành đúng pháp luật; • Đúng thẩm quyền; • Có những căn cứ hoặc lý do xác thực; • Đúng hình thức và thủ tục pháp luật. • Áp dụng mẫu hoá triệt để nghiêm túc. 11/28/2016 43chutiendhnl@yahoo.com Yêu cầu đối với quyết định •  Yêu cầu hợp lý • Hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân. • Cụ thể và phù hợp với vấn đề, đối tượng thực hiện. Càng xuống dưới càng phải cụ thể. • Ban hành đúng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý. • Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đề ra phải phù hợp, đồng bộ với các biện pháp trong các quyết định có liên quan. • Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn. 11/28/2016 44chutiendhnl@yahoo.com Yêu cầu đối với quyết định •  Yêu cầu xử lý kịp thời • Mọi quyết định sai trái (không hợp pháp hoặc/và không hợp lý) cần được xử lý kịp thời. • Mọi quyết định xử lý phải được thể hiện bằng văn bản tương ứng theo quy định của pháp luật. 11/28/2016 45chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 1) Phần mở đầu: • Quốc hiệu, tiêu ngữ. • Tên cơ quan. • Số và ký hiệu: Số .../QĐ-viết tắt CQ Ví dụ: Số: 18/QĐ-ĐHNL • Địa danh, ngày tháng. • Tên loại văn bản: quyết định. • Trích yếu nội dung. • Căn cứ ban hành. • Loại hình quyết định: quyết định. 11/28/2016 46chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 2) Phần khai triển: • Nội dung quyết định: viết bằng văn điều khoản. Các điều được trình bày cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình tự lô gíc nhất định. 11/28/2016 47chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 2) Phần khai triển: • Khi ban hành kèm theo văn bản phụ thì thường không quá 5 điều, trong đó điều 1 thường là: "Ban hành kèm theo Quyết định này Điều lệ ... ". 11/28/2016 48chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 2) Phần khai triển: • Điều khoản thi hành: cần nêu rõ, cụ thể (những) đối tượng chịu trách nhiệm thi hành, hiệu lực về thời gian. 11/28/2016 11/28/2016 49 49chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 3) Phần kết: • Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay; • Con dấu cơ quan ban hành; • Nơi nhận. 11/28/2016 50chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 51 QUYẾT ĐỊNH Về việc tuyển dụng và phân công công tác HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc điều động Ông (Bà)......... về công tác tại ..........; Xét đơn xin vào làm việc tại ..... của Ông (Bà) ...... ; Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức-Cán bộ, CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm CƠ QUAN Số.../QĐ-DN 51chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 52 CƠ QUAN Số.../QĐ-DN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc . THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TC Căn cứ vào Theo đề nghị của QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Điều 2. Nơi nhận: - - THẨM QUYỀN KÝ 52chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 53 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Tuyển dụng Ông (Bà): ..............., sinh ngày ..., quê quán ...... về công tác tại ....... kể từ ngày ....... Điều 2. Ông (Bà) ....... được hưởng ..... % mức lương khởi điểm của ngạch . ........ mã số ..... hệ số ....... và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 53chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 54 QUYẾT ĐỊNH Về việc nâng bậc lương HIỆU TRƯỞNG Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc..........; Xét nhu cầu công tác và năng lực nhân sự; Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xét lương, CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm CƠ QUAN Số.../QĐ-DN 54chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 55 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nâng bậc lương đối với Ông (Bà): ..............., giữ chức vụ ....... được hưởng mức lương mới là ........... ..........kể từ ngày ....... tháng ... năm ...... Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 55chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 56 QUYẾT ĐỊNH Về việc khen thưởng HIỆU TRƯỞNG Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc ban hành Quy chế khen thưởng; Căn cứ biên bản cuộc họp bình xét thi đua ; Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng, CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm CƠ QUAN Số.../QĐ-DN 56chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 57 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho những Ông (Bà) có tên sau đây: 1. ................................ 2. ................................ Vì đã có thành tích công tác trong năm ..... Điều 2. Những Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 được hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 57chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 58 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho những tập thể và cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong năm ..... (Có Danh sách kèm theo). Điều 2. Những Ông (Bà) có tên tại Danh sách nêu trên được hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) có tên nêu tại Danh sách kèm theo tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 58chutiendhnl@yahoo.com IV. Soạn thảo văn bản hành chính thông thường • 1. Công văn • 2.Thông báo • 3. Báo cáo • 4. Tờ trình • 5. Biên bản • 6. Kế hoạch 11/28/2016 59chutiendhnl@yahoo.com 1. Công văn • Văn bản không có tên loại, dùng để thông tin trong hoạt động, giao dịch, trao đổi công tác, v.v... Giữa các chủ thể có thẩm quyền nhằm giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Còn gọi là công thư. 11/28/2016 60chutiendhnl@yahoo.com • Có các loại như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ ... • Không nhầm lẫn với thông báo, đề án, dự án hoặc tờ trình, v.v... 11/28/2016 1. Công văn 61chutiendhnl@yahoo.com • Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành. Thông thường được bắt đầu bằng các cụm ngữ sau: • “Phúc công văn số ...” • “ Trường chúng tôi đã nhận được công văn của quý ... số ... ngày ... tháng ... năm ... về vấn đề nêu trên, chúng tôi có ý kiến như sau:...” • “Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ... ngày thành lập trường ... và đón nhận Huân chương ... Trường chúng tôi đã nhận được nhiều thư, điện chúc mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi tới.” 11/28/2016 Bố cục công văn 62chutiendhnl@yahoo.com • Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề dặt ra (được nêu ở trích yếu, theo hướng viện dẫn, giải quyết và kết luận vấn đề). Cách hành văn cần phù hợp từng loại công thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm làm cho người đọc có thể tin vào những điều công văn đã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu, giải quyết. 11/28/2016 11/28/2016 63 Bố cục công văn 63chutiendhnl@yahoo.com • Kết luận vấn đề: viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết. Có thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang tính hình thức như: • “Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn” • Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu được hậu quả nặng nề của đợt bão lũ vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế xã hội tỉnh nhà. Xin gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!” 11/28/2016 11/28/2016 64 Bố cục công văn 64chutiendhnl@yahoo.com 2. Thông báo Thông tin về: • Một (một vài) vấn đề trong hoạt động của tổ chức theo quy định của pháp luật; • Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy ra, thí dụ việc triển khai hoạt động ... • Kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên; • Kế hoạch điều động nhân sự, cho nghỉ hưu, v.v... 11/28/2016 11/28/2016 65 65chutiendhnl@yahoo.com 2. Thông báo • Nội dung thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung