Bài giảng Các phương pháp và nghệ thuật quản lý - Chương 4: Chức năng quản lý - Nguyễn Xuân Phong

1HỌC VIỆN BÁO CHÍ-TUYấN TRUYỀN KHOA CHÍNH TRỊ HỌC CHỨC NĂNG QUẢN Lí GV: NGUYỄN XUÂN PHONG 2KẾT CẤU NỘI DUNG I. KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ 1.1. Chức năng dự đoán 1.2. Chức năng kế hoạch hoá 1.3. Chức năng tổ chức 1.4. Chức năng động viên 1.5. Chức năng điều chỉnh 1.6. Chức năng kiểm tra 1.7. Chức năng đánh giá 3I. CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN Lí Khái niệm - Chức năng - Chức năng quản lý: Là sự kháI quát cỏc nhiệm vụ mà chủ thể quản lý phải thực hiện để đạt được mục tiờu đó đề ra. 4Vai trò của chức năng quản lý: + Xác định khối lượng công việc + Trình tự các công việc của quản lý + Liệt kờ dược cỏc nhiệm vụ cụ thể cần làm. 5Phân loại chức năng quản lý - Theo tính hệ thống: • Chức năng kỹ thuật: đảm bảo các hoạt động của hệ thống vận động phự hợp với trỡnh độ công nghệ • Chức năng tài chính: cung cấp nguồn lực tài chớnh cho hệ thống vận động đạt mục tiêu • Chức năng an toàn: bảo vệ sự tồn tại, hoạt động bình thường của hệ thống 6- Theo hướng vận động của hệ thống QL: • Chức năng đối nội: là tác động của nhà quản lý trong tổ chức hoặc hệ thống mình • Chức năng đối ngoại: đảm bảo sự tồn tại của hệ thống phù hợp với những tác động của môi trường xung quanh 7- Theo giai ®o¹n QL: • Dù b¸o • KÕ ho¹ch ho¸ • Tæ chøc • §éng viªn • §iÒu chØnh • KiÓm tra • §¸nh gi¸ 8II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ 2.1.Chức năng dự báo a. KN: là chức năng xác định xu hướng, tương lai của hệ thống quản lý thông qua việc dự kiến các quá trình, các sự kiện, khả nang, hiện tượng có thể xảy ra. 9b. Vai trò: - Nhận thức được các cơ hội làm cơ sở cho việc phân tích, lựa chọn các phương án hành động - Lường trước những khả năng có thể xảy ra để ứng phó kịp thời - Sẽ có khả năng mang lại thành công lớn (nếu dự đoán đúng). 10 c. Chú ý: - Muốn dự đoán chính xác phải dựa trên cơ sở khoa học: + Căn cứ thực trạng nội tại hệ thống (thuận lợi và khó khăn) + Những tác động của môi trường (tích cực và tiêu cực, thời cơ và thách thức...) - Dự đoán chỉ mang tính chất định hướng, trong quá trình tiếp theo phải tiếp tục điều chỉnh cho phù hợp thực tế 11 2.2. Chức năng kế hoạch hoá a. Khái niệm: Là chức năng xây dựng quyết định về mục tiêu, chương trình hành động, các bước đi, thời gian cụ thể trong quá trình quản lý. 12  Nội dung chức năng kế hoạch: • Xác định mục tiêu, phương pháp, phương tiện, điều kiện. • Xây dựng các phương án tổ chức triển khai thực hiện. • Tính toán, cân đối các yếu tố, nhân lực, vật lực, tài lực. • Xây dựng phương án kiểm tra, đánh giá thực hiện mục tiêu. 13 b. Vai trß:  Lµ chøc n¨ng trung t©m cña qu¶n lý.  H­íng mäi ho¹t ®éng cña toµn bé hÖ thèng QL thùc hiÖn môc tiªu mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt.  Gióp chñ thÓ quản lý kiÓm so¸t ®­îc tiÕn tr×nh c«ng viÖc. 14 c. Các bước lập kế hoạch:  Nhận thức cơ hội: là đánh giá thực trạng mạnh - yếu, thuận lợi - khó khăn của tổ chức về cỏc nguồn lực.  Lập các mục tiêu: dựa trên thông tin về cơ hội xác định mục tiêu (chung của hệ thống và mục tiêu riêng từng bộ phận)  Phân tích các điều kiện, tiền đề: phân tích sự kế thừa của hệ thống QL về nhân lực, vật lực và các tiềm năng khác  Xây dựng các phương án thực hiện và đánh giá: đưa ra các phương án hành động và đánh giá các phương án với điểm mạnh, yếu; thuận lợi, khó khăn của nó. 15  Chọn phương án hợp lý nhất: để thực hiện  Lập kế hoạch phụ trợ cho kế hoạch chính liên quan những yếu tố không nằm trong kế hoạch chính nhưng nó góp phần làm cho kế hoạch chính thắng lợi  Lập ngân quỹ: lượng hoá kế hoạch về ngân quỹ, chỉ ra sự cân đối giữa thu và chi, về thời gian thực hiện các chi phí cần thiết và các kết quả cần đạt được. 16 d. Chú ý: Kế hoạch hóa tốt phải trả lời 4 câu hỏi (4W): - What? Mục tiêu cần đạt, điều kiện thực hiện kế hoạch là gì? - Who? Ai là người thực hiện kế hoạch này? - Where? Kế hoạch được thực hiện ở đâu? - When? Thời gian bắt đầu - kết thúc thực hiện kế hoạch khi nào? 17 1.3. Chức năng tổ chức a. Khái niệm: Là chức năng sắp xếp, liên kết các yếu tố: công việc, nhân lực, bộ máy, phương tiện cho phù hợp với nhau trong hệ thống quản lý. 18 b. Vai trò:  Làm cho các chức năng khác được thực hiện có hiệu quả  Là nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại của hệ thống quản lý  Xác định biên chế, sắp xếp, gắn kết con người phù hợp với khối lượng công việc của hệ thống.  Tạo điều kiện cho hoạt động tự giác, sáng tạo của con người.  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đánh giá. 19 c. Chú ý: Bố trí người phải phù hợp với công việc vỡ yếu tố trung tâm của tổ chức là con người Chi phí tối thiểu cho bộ máy: một tổ chức được coi là hiệu quả khi nó thực hiện được các mục tiêu với chi phớ thấp nhất 20 1.4. Chức năng động viên a. Khái niệm: Là chức năng sử dụng các biện pháp khác nhau nhằm tác động tới tinh thần, tình cảm, tâm lý... của đối tượng quản lý để biến đổi hành vi của họ với mục đích biến quá trình quản lý thành quá trình tự quản lý; tăng tính chủ động, tự giác và tự chịu trách nhiệm cao nhất cho đối tượng quản lý. 21 b. Vai trò:  Phát huy cao nhất khả năng của con người vào quá trình thực hiện các mục tiêu của hệ thống.  Tạo điều kiện gắn bó các cá nhân với tổ chức. 22 c. Chú ý:  Động cơ hành động của con người là khá phức tạp và đôi khi mâu thuẫn (phải lựa chọn biện pháp hoặc tinh thần, hoặc vật chất).  Quản lý phải xác định được động cơ chủ yếu và tạo các yếu tố phù hợp thúc đẩy động cơ đó thực hiện mục tiêu.  Thưởng, phạt; Khen thưởng, phê bình về vật chất, tinh thần... là những biện pháp hữu hiệu. 23 1.5. Chức năng điều chỉnh a. Khái niệm: Là chức năng nhằm sửa chữa các sai lệch trong quá trình hoạt động của hệ thống quản lý để duy trì các mối quan hệ nhịp nhàng. 24 b. Vai trò:  Điều chỉnh hợp lý, kịp thời sẽ mang lại hiệu quả cao cho phát triển hệ thống  Điều chỉnh không đúng, quá mức cần thiết hoặc bảo thủ không điều chỉnh sẽ tỏc động tiờu cực đến hệ thống 25 c. Chú ý khi điều chỉnh:  Căn cứ vào tình hình cụ thể để điều chỉnh cho phù hợp.  Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết và đúng mức.  Tập trung khắc phục khâu yếu trong hệ thống quản lý.  Tránh để lỡ thời cơ đồng thời tránh bảo thủ. 26 1.6. Chức năng kiểm tra a. Khái niệm: Là chức năng phát hiện các sai lệch trong quá trình họat động của hệ thống quản lý so với mục tiêu và kế hoạch đã định, giúp nắm được tình hình và kết quả hoạt động của hệ thống. 27  Chức năng kiểm tra gồm các bước: - Xây dựng các nội dung kiểm tra, chỉ tiêu đánh giá - Đánh giá các chỉ tiêu so với kế hoạch - Đo lường kết quả thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ tiêu 28 b. Vai trò của kiểm tra: - Ngăn chặn các nhầm lẫn, sai sót có thể xảy ra - Động viên đối tượng quản lý (mọi thành viên muốn cho người quản lý biết họ làm tốt đến đâu) - Đặt hệ thống quản lý nằm trong sự tác động của môi trường và với các hệ thống quản lý khác - Bảo đảm việc thực thi quyền lực quản lý của chủ thể quản lý. - Giúp chủ thể quản lý dự kiến quyết định bước phát triển mới cho hệ thống. 29 c. Nguyên tắc kiểm tra  Chính xác, khách quan  Có chuẩn mực  Công khai, tôn trọng đối tượng kiểm tra  Đa dạng trong hình thức kiểm tra  Có trọng tâm, trọng điểm  Kinh tế, hiệu quả. 30 d. Hình thức kiểm tra  Tự kiểm tra  Kiểm tra nghiệp vụ  Tự kiểm tra của người quản lý  Kiểm tra qua ý kiến đánh giá của hệ thống khác  Kiểm tra tự động 31 e. Chú ý:  Phải có quan điểm toàn diện trong kiểm tra: xem xét kết quả trên các mặt của quản lý; căn cứ dựa trờn đầy đủ các nguồn thông tin.  Coi trọng những kết luận kiểm tra phù hợp thực tế, tiến hành thưởng phạt kịp thời.  Không can thiệp, không làm ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức  Thiết lập đội ngũ kiểm tra hữu hiệu làm việc chuyờn nghiệp, khoa học, khỏch quan, vô tư 32 2.7. Chức năng đánh giá a. Khái niệm: Nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý các thông tin cần thiết để nhận định đúng tình hình của đối tượng quản lý và dự kiến quyết định bước phát triển tiếp theo của hệ thống QL b. Nguyên tắc: - Đánh giá phải đảm bảo cả định tính và định lượng - Đánh giá trên quan điểm toàn diện trên các mặt: chính trị, kinh tế, xã hội... nhưng phải lấy mục tiêu đặt ra làm chính 33 Tóm lại Các chức năng quản lý tạo thành một hệ thống thống nhất theo một trình tự nhất định, chúng vừa độc lập vừa phụ thuộc lẫn nhau. Việc xem nhẹ, hay sai lầm ở một khâu nào đấy đều ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả chung của quá trình quản lý.