Bài giảng Cẩm nang hướng dẫn đào tạo cán bộ chủ chốt hợp tác - Bài 10: Quyết định và kỹ năng ra quyết định trong quản trị hợp tác xã

Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á CẨM NANG HƯỚNG DẪN ĐÀO TẠO CÁN BỘ CHỦ CHỐT HỢP TÁC XÃ BÀI 10 QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢP TÁC XÃ Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ Một số vấn đề chung về ra quyết định ● Quyết định là một quá trình chọn lựa hành động có lợi nhất. ● Chức năng cơ bản của chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc hợp tác xã là quyết định, như các quyết định về kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, hàng năm; quyết định thành lập các phòng, ban tác nghiệp, các tổ, đội sản xuất, dịch vụ; quyết định phân công lao động trong hợp tác xã; quyết định việc mua bán vật tư, nguyên liệu, cung ứng dịch vụ; quyết định việc tổ chức kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kiểm tra việc sử dụng vốn v.v.. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ ● Có thể phân vấn đề quyết định thành 3 nhóm: - Vấn đề biết rõ và có thể xác định được. - Vấn đề cần được cải tiến. Đó là vấn đề sẵn có, song yêu cầu cần được cải tiến, hoàn thiện nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động, như hoàn thiện hệ thống định mức khoán cho các bộ phận tác nghiệp, các phân xưởng, các tổ, đội sản xuất, dịch vụ; cải tiến trong các khâu công việc v.v.. - Những vấn đề hoàn toàn mới lạ, tin tức về chúng không rõ và đầy đủ. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ ● Khi ra quyết định, cần bảo đảm được các yêu cầu: • Cần nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định; • Quyết định đúng lúc; • Quyết định dựa trên cơ sở thông tin tốt nhất có thể có được. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ Phân loại các quyết định ● Theo vấn đề cần giải quyết và loại giải pháp được áp dụng: • Những quyết định hàng ngày. • Những quyết định cải tiến. • Những quyết định đổi mới. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢP TÁC XÃ ● Theo cấp quản lý: Các cấp ra quyết định trong quản lý, điều hành hợp tác xã gồm có: • Đại hội thành viên quyết định những vấn đề quy định tại Điều 32 của Luật Hợp tác xã năm 2012. • Hội đồng quản trị hợp tác xã quyết định các vấn đề qui định tại điều 36 Luật Hợp tác xã năm 2012. • Chủ tịch Hội đồng quản trị quyết định những vấn đề qui định tại điều 37, Luật Hợp tác xã năm 2012. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ • Giám đốc quyết định những vấn đê ̀ qui định tại điều 38 Luật Hợp tác xã năm 2012. • Trưởng các phòng, ban, tổ trưởng, đội trưởng các tổ sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,... quyết định trong phạm vi phân cấp trong hợp tác xã, đã được qui định trong Quy chế, Nội quy của hợp tác xã. ● Theo chức năng quản lý, điều hành. • Theo chức năng chung của quản lý, quyết định về hoạch định, về phối hợp, về tổ chức, về điều hành và về kiểm tra. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ 3 Yêu cầu và nguyên tắc đối với quyết định quản trị ● Yêu cầu đối với quyết định quản trị: Quyết định quản trị chỉ có hiệu lực và hiệu quả khi đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: • Tính hợp pháp. • Tính khoa học. • Tính hệ thống. • Tính tối ưu. • Tính linh hoạt. • Tính cụ thể về thời gian và người thực hiện. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ ● Nguyên tắc đối với quyết định quản trị: Quá trình đề ra quyết định cần tôn trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc hệ thống: phải đồng thời tính đến 3 yếu tố là môi trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của hợp tác xã; phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan tới quyết định quản trị, bao gồm: hệ thống đảm bảo thông tin, hệ thống tham mưu, hệ thống ra quyết định (có sự phân cấp), hệ thống chấp hành và hệ thống phản hồi. -Nguyên tắc khả thi: phải xem xét tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của hợp tác xã, bảo đảm sự chắc chắn về hiệu quả, sự tiên tiến về kỹ thuật, khả năng về nguồn lực và điều kiện của phương án quyết định. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ - Nguyên tắc khoa học: phải được lựa chọn từ nhiều phương án, theo một trình tự khoa học, có tư duy và phán đoán khoa học. - Nguyên tắc dân chủ: pha ̉i có sự tham gia của tập thể các thành viên hợp tác xã. Những vấn đề quan trọng cần cả sự tham gia của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài hợp tác xã, cần tiếp thu các ý kiến trái chiều nhau. - Nguyên tắc kết hợp: cần kết hợp giữa khoa học và kinh nghiệm; giữa phân tích định tính và phân tích định lượng; giữa lợi ích toàn cục và lợi ích tập thể. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ Phương pháp ra quyết định ● Phương pháp ra quyết định cá nhân là nhà quản trị tự mình ra quyết định quản trị, không cần sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia. Phương pháp ra quyết định cá nhân gồm 7 bước sau: • Bước 1. Xác định và nhận diện vấn đề. • Bước 2. Thiết lập mục tiêu. • Bước 3. Tìm kiếm các giải pháp khác nhau. • Người ra quyết định cần tiến hành thu thập, xử lý thông tin, vận dụng tư duy sáng tạo, hỏi ý kiến các chuyên gia hay tiến hành các hoạt động nghiên cứu... để đưa ra các giải pháp thực hiện khác nhau về mục tiêu được lựa chọn. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ - Bước 4. So sánh và đánh giá các giải pháp. - Bước 5. Lựa chọn giải pháp tối ưu từ các giải pháp khác nhau. - Bước 6. Tổ chức thực hiện quyết định. • Việc tổ chức thực hiện quyết định phải rất cụ thể, sát sao, bảo đảm triển khai thông suốt và sử dụng thời gian có hiệu quả, cụ thê ̉ phải làm ro ̃: - Phải làm công việc gì? -Khi nào phải làm? Khi nào bắt đầu? Khi nào kết thúc? Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ - Ai phải làm? Ai là trung tâm phối hợp? Ai là người cùng phối hợp? - Những điều kiện gì cần có để hoàn thành công việc? - Chất lượng công việc phải đạt được đến mức nào? - Bước 7. Kiểm tra việc thực hiện quyết định. • Một quyết định được đánh giá là hoàn thành tốt, nếu nó đảm bảo 3 yêu cầu sau đây: - Trong phạm vi thời gian ấn định; - Trong phạm vi chi phí đã duyệt; - Đảm bảo chất lượng (các tiêu chuẩn, các điều kiện) theo kế hoạch và thiết kế. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ ● Phương pháp ra quyết định tập thể là phương pháp ra quyết định mà người lãnh đạo không chỉ dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của cá nhân, mà còn dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định đưa ra. ►Ưu điểm của phương pháp ra quyết định tập thể: -Đảm bảo tính dân chủ trong hợp tác xã; Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ - Thu hút được nhiều sáng kiến, ý tưởng của mọi người, có nhiều thông tin và kiến thức hơn; - Đảm bảo cơ sở tâm lý - xã hội cho các quyết định. ► Hạn chế của phương pháp ra quyết định tập thể: - Tăng thời gian và chi phí; - Trách nhiệm không cao, không rõ ràng; - Thường đưa ra quyết định dung hoà. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ ► Quy trình ra quyết định tập thể: - Một số chuyên gia hoặc một số nhà chuyên môn giỏi được mời tham gia vào việc ra quyết định. Vấn đề cần thảo luận được các thành viên tham dự chuẩn bị trước ý kiến của mình. -Các thành viên được mời đến địa điểm họp với những ý kiến đã chuẩn bị sẵn về vấn đề được hỏi; Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ - Chủ toạ nêu vấn đề thảo luận; - Mỗi người lần lượt trình bày ý kiến của mình, cho đến khi cả nhóm trình bày xong; - Tập thể thảo luận, đánh giá ý kiến của từng thành viên; - Các thành viên cho điểm đánh giá ý kiến của từng người một cách độc lập bằng cách bỏ phiếu kín hoặc đánh giá thứ tự các ý kiến theo mức độ đúng đắn. - Kết luận cuối cùng sẽ thuộc về ý kiến có điểm hoặc thứ bậc cao nhất. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ Tổ chức thực hiện quyết định quản trị Để quyết định được thực hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc cần tiến hành những bước sau đây: ● Truyền đạt nội dung quyết định đến những bộ phận và cá nhân có trách nhiệm thi hành. ● Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch: - Phải xác định rõ những việc phải làm? Khi nào làm? Ai làm? Làm như thế nào? -Tổ chức triển khai thực thi từng công việc bằng sự đôn đốc, hướng dẫn, động viên... điều phối các hoạt động của các bộ phận và cá nhân. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ ● Kiểm tra: kiểm tra xem quyết định đã và đang được thực hiện như thế nào? Có những vấn đề nào xuất hiện gây trở ngại cho việc thực hiện thì cần có sự điều chỉnh cần thiết như thay đổi bổ sung phương tiện, nhân lực hoặc nếu cần thiết có thể điều chỉnh quyết định. ● Tổng kết đánh giá, rút kinh nghiệm. Đánh giá việc thực hiện quyết định có thành công không? Thành công mức độ nào? Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUYẾT ĐỊNH VÀ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ HỢPTÁC XÃ Câu hỏi gợi ý thảo luận ở nhóm Câu hỏi 1. Ông/bà, anh/chị hiểu như thế nào về quyết định quản trị? Hãy cho biết các loại quyết định trong quản trị. Câu hỏi 2. Hãy cho biết một quyết định hợp lý phải bảo đảm các yêu cầu gì và tuân theo các nguyên tắc nào? Câu hỏi 3. Hãy cho biết có mấy phương pháp ra quyết định? Ưu điểm và hạn chế của từng phương pháp. Câu hỏi 4. Phân tích phương pháp ra quyết định cá nhân.