Bài giảng Cẩm nang hướng dẫn đào tạo cán bộ chủ chốt hợp tác - Bài 12: Quản trị tài chính trong hợp tác xã

Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á CẨM NANG HƯỚNG DẪN ĐÀO TẠO CÁN BỘ CHỦ CHỐT HỢP TÁC XÃ BÀI 12 QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢP TÁC XÃ Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ Bản chất và vai trò tài chính hợp tác xã ● Bản chất tài chính hợp tác xã: - Tài chính hợp tác xã là các mối quan hệ kinh tế dưới hình thức giá trị gắn liền với việc lập, sử dụng tiền của hợp tác xã trong hoạt động của mình. - Hoạt động tài chính là một nội dung hoạt động của hợp tác xã nhằm đạt tới các mục tiêu mà hợp tác xã đề ra. Hoạt động tài chính của hợp tác xã gắn liền với việc lập, phân phối, sử dụng và quản lý các quỹ tiền tệ Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ● Vai trò của tài chính hợp tác xã: - Đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của hợp tác xã. - Bảo đảm sử dụng vốn liên tục, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. - Bảo toàn vốn và tăng trưởng vốn cho hợp tác xã. - Bảo đảm tình hình tài chính của hợp tác xã được lành mạnh, giải quyết tốt các mối quan hệ tài chính của hợp tác xã. - Góp phần thúc đẩy hoạt động sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã có hiệu quả và ngày càng phát triển. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ Những nguyên tắc quản lý tài chính hợp tác xã Quản lý tài chính hợp tác xã cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc tôn trọng pháp luật. - Nguyên tắc hạch toán kinh doanh hay còn gọi là nguyên tắc hiệu quả kinh tế. - Nguyên tắc giữ chữ tín. - Nguyên tắc an toàn, phòng ngừa rủi ro. - Nguyên tắc trách nhiệm vật chất và quyền lợi vật chất. - Nguyên tắc bảo tồn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ Nội dung quản lý tài chính hợp tác xã Quản lý nguồn vốn của hợp tác xã ● Vốn của hợp tác xã hình thành từ các nguồn sau: ► Nguồn vốn chủ sở hữu, gồm: - Vốn góp của thành viên (Vốn Điều lệ). - Vốn được chuyển giao từ hợp tác xã cũ hoặc từ chính quyền xã, phường. -Vốn tích luỹ từ lãi hàng năm của hợp tác xã dưới hình thức lập các quỹ hợp tác xã và do Đại hội thành viên quyết định, gồm: quỹ đầu tư phát triển (bắt buộc phải lập) ; quỹ dự phòng tài chính (bắt buộc phải lập); quỹ khác. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ► Vốn tài trợ của Nhà nước, của các tổ chức và cá nhân. ► Nguồn vốn vay và các khoản nợ phải trả khác, gồm: - Vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác. - Vay thành viên và các tổ chức, cá nhân khác. - Các khoản nợ phải trả khác Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢP TÁC XÃ ● Biện pháp quản lý nguồn vốn: - Mở sổ, thẻ theo dõi chi tiết và ghi chép kịp thời sự biến động của mỗi nguồn vốn. - Xây dựng kế hoạch nhu cầu tiền vốn trên cơ sở các dự án, kế hoạch sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã (năm, quý, tháng). - Thường xuyên và định kỳ theo dõi, kiểm tra, giám sát việc chi tiêu, sử dụng các nguồn vốn. - Xử lý và giải quyết kịp thời, hợp lý các quan hệ tài chính liên quan đến việc tăng, giảm đối với mỗi nguồn vốn. - Cuối năm phải báo cáo trước Đại hội thành viên về tình hình nguồn vốn của hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢP TÁC XÃ Quản lý tài sản của hợp tác xã ● Tài sản của hợp tác xã được chia thành 2 loại: tài sản cố định và tài sản lưu động. ● Để quản lý tài sản cố định, hợp tác xã cần thực hiện các công việc sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt nội quy, quy chế về quản lý và sử dụng đối với từng loại, nhóm tài sản cố định ở từng khâu dịch vụ và toàn hợp tác xã. - Mở đầy đủ các loại sổ sách theo dõi, ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời sự biến động từng loại, từng nhóm tài sản cố định trong từng khâu dịch vụ và toàn hợp tác xã. - Thực hiện việc phân cấp quản lý và sử dụng tài sản cố định cho các bộ phận và cá nhân. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ - Kiểm tra thường xuyên và kiểm kê định kỳ đối với tài sản cố định. - Kịp thời thanh lý những tài sản cố định không cần dùng hoặc đã hư hỏng. - Chấp hành tốt chế độ sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn đối với từng loại tài sản cố định. - Thực hiện tốt việc khấu hao tài sản cố định, quản lý chặt chẽ và sử dụng kịp thời vốn khấu hao vào đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định mới. -Có kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản cố định hợp lý, phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh dịch vụ, sản phẩm và yêu cầu quản lý của hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ - Mọi tài sản cố định do hợp tác xã đầu tư, xây dựng, mua sắm sử dụng cho sản xuất kinh doanh đều phải khấu hao tính vào giá thành sản phẩm dịch vụ để thu hồi vốn. - Những người được giao quản lý, sử dụng tài sản phải có hiểu biết chuyên môn, kỹ thuật sử dụng và bảo quản; có trách nhiệm bảo vệ, bảo đảm tài sản cố định sử dụng được lâu bền và nâng cao hiệu suất sử dụng. - Cuối năm hợp tác xã phải tổ chức kiểm kê tài sản cố định. Nếu phát hiện tài sản thừa, thiếu, phải xác định rõ nguyên nhân. Tài sản thừa thì hạch toán tăng vốn, tài sản thiếu phải xác định trách nhiệm bồi thường, số chênh lệch thiếu còn lại hạch toán giảm vốn. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ● Đê ̉ quản lý tài sản lưu động, hợp tác xã phải thực hiện các công việc sau: ► Đối với hàng tồn kho: - Tổ chức hệ thống kho tàng thuận tiện, bảo đảm việc bảo quản tốt hàng hoá dự trữ cho sản xuất và tiêu thụ. - Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt nội quy quản lý tài sản lưu động ở trong và ngoài kho. - Mở đầy đủ các loại sổ, thẻ, phiếu theo dõi các loại vật tư hàng hoá tồn kho. -Xây dựng định mức tiêu hao vật tư trong sản xuất và mức hao hụt trong bảo quản đối với từng loại tài sản lưu động; thực hiện quản lý theo định mức. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ - Xác định mức tồn kho tối ưu, có kế hoạch và tổ chức tốt việc thực hiện kế hoạch dự trữ và cung ứng các loại vật tư. - Lựa chọn nguồn cung ứng và phương thức cung ứng vật tư bảo đảm chất lượng, giá rẻ, chi phí vận chuyển ít, chi phí tồn kho dự trữ thấp. - Hạch toán đầy đủ giá trị các vật tư hàng hoá xuất dùng vào chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ cho từng đối tượng sử dụng cụ thể. - Định kỳ, hợp tác xã phải tổ chức kiểm kê tài sản lưu động. - Thủ kho chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị trong việc bảo quản toàn bộ tài sản lưu động ở kho, bãi. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢP TÁC XÃ ►Đối với tài sản bằng tiền: - Lựa chọn thủ quỹ có nghiệp vụ chuyên môn và phẩm chất tốt chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt. Thủ quỹ không được kiêm nhiệm các công tác khác. - Xây dựng Quy chế quản lý thống nhất, mở sổ sách theo dõi chặt chẽ các hoạt động thu, chi tiền mặt, tiền gửi, ngân phiếu, ngoại tệ. -Thủ quỹ thường xuyên cập nhật thu, chi, thực hiện đúng quy chế quản lý tiền mặt. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ - Định kỳ (hàng tháng), phải tổ chức kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu số dư các tài khoản của hợp tác xã với ngân hàng. - Xây dựng các định mức chi tiêu, qui định rõ các thủ tục, giấy tờ cần thiết khi xuất, nhập quỹ. - Xây dựng kế hoạch thu chi ngân quỹ cho từng chu kỳ sản xuất, từng tháng và cả năm. Xác định mức tồn quỹ tối thiểu. - Thực hiện tốt chế độ quản lý tiền mặt của ngân hàng. - Định kỳ hoặc cuối năm phải báo cáo thu, chi tài chính công khai trước Đại hội thành viên. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ Quản lý doanh thu, chi phí, phân phối thu nhập và sử dụng các quỹ ● Quản lý doanh thu • Đê ̉ quản lý doanh thu, hợp tác xã phải thực hiện các công việc sau: - Mở đầy đủ sổ sách kế toán theo dõi việc tiêu thụ và hạch toán doanh thu theo qui định. - Tổ chức tốt và quản lý chặt chẽ quá trình cung ứng dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt và giảm chất lượng hàng hoá trên đường tiêu thụ. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ● Quản lý chi phí của hợp tác xã: ► Chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. ► Chi phí trực tiếp, gồm các khoản sau: chi phí vật tư; chí phí tiền công; chi phí khấu khao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài; và chi phí trực tiếp khác. ► Chi phí gián tiếp (chi phí quản lý hợp tác xã), gồm: chi phí tiền công của cán bộ quản lý hợp tác xã; chi phí vật liệu dụng cụ văn phòng; chi phí khấu hao tài sản cố định văn phòng; chi phí sửa chữa tài sản văn phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện, điện thoại... phục vụ quản lý; các khoản chi phí bằng tiền khác: thuế gián thu, lệ phí kinh doanh, tiếp tân, khánh tiết, giao dịch đối ngoại, hội nghị... Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ► Biện pháp quản lý chi phí của hợp tác xã: - Có đầy đủ sổ sách, chứng từ và các loại giấy tờ cần thiết để ghi chép, phản ánh mọi chi phí thực tế phát sinh của từng dịch vụ và từng công việc cụ thể. - Xây dựng và không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao vật tư, công cụ, tiền vốn cho các khoản chi phí trên cơ sở qui định của pháp luật, của điều lệ hợp tác xã. -Thực hiện quản lý chi phí theo định mức và hạch toán các khoản chi phí theo đúng qui định hạch toán kế toán hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ - Xác định đối tượng và phương pháp phù hợp để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, làm cơ sở cho việc xác định giá bán sản phẩm, dịch vụ và hạch toán lỗ, lãi. - Thường xuyên và định kỳ theo dõi, kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện định mức chi phí để có biện pháp xử lý kịp thời. - Thực hiện chế độ khen thưởng đối với những tập thể và cá nhân sử dụng tiết kiệm vật tư, tiền vốn và xử phạt đối với những trường hợp tiêu hao vật tư vượt định mức, gây lãng phí tiền của của hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ● Phân phối thu nhập và sử dụng các quỹ của hợp tác xã: ► Phân phối thu nhập: sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo qui định của pháp luật, thu nhập của hợp tác xã được phân phối như sau: - Trả bù các khoản lỗ của năm trước (nếu có) theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp; - Trích lập các quỹ bắt buộc theo qui định, gồm: quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính của hợp tác xã; - Trích lập các quỹ khác do đại hội thành viên quyết định. - Phân phối thu nhập cho thành viên: theo mức độ sử dụng sản phẩm, dịch vụ của hợp tác xã; vốn góp; Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ► Sử dụng các quỹ: - Tỷ lệ cụ thể trích lập các quỹ do đại hội thành viên quyết định, nhưng tỷ lệ trích lập quỹ đầu tư phát triển không được thấp hơn 20% và tỷ lệ trích lập quỹ dự phòng tài chính không được thấp hơn 5% trên thu nhập. - Quỹ đầu tư phát triển dùng để mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh và đổi mới công nghệ, trang thiết bị, điều kiện làm việc của hợp tác xã; - Quỹ dự phòng tài chính dùng để: bù đắp phần còn lại của những tổn thất, thiệt hại về tài sản xảy ra trong quá trình kinh doanh sau khi đã được bồi thường của các tổ chức, cá nhân gây ra tổn thất và của tổ chức bảo hiểm; bù đắp thiệt hại trong các trường hợp khác do các nguyên nhân khách quan gây ra. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ ► Biện pháp quản lý thu nhập và phân phối thu nhập trong hợp tác xã: - Xây dựng kế hoạch thu nhập và phân phối thu nhập của hợp tác xã. - Có đầy đủ sổ sách theo dõi thu nhập, lỗ của từng hoạt động kinh doanh, dịch vụ, cũng như theo dõi việc phân phối thu nhập. -Tổ chức hạch toán đúng các khoản doanh thu, chi phí sản xuất, kinh doanh, trên cơ sở đó hạch toán đúng và chính xác thu nhập đạt được của từng loại sản phẩm, dịch vụ của hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢP TÁC XÃ - Tìm mọi biện pháp tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí để không ngừng nâng cao thu nhập cho hợp tác xã. - Kiểm tra, giám sát thường xuyên và định kỳ việc phân phối thu nhập và việc sử dụng các quỹ của hợp tác xã, có bộ phận xử lý kịp thời những vi phạm không đúng qui định. - Cuối năm công khai thu nhập và phân phối thu nhập trước đại hội thành viên. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH TRONG HỢPTÁC XÃ Câu hỏi gợi ý thảo luận ở nhóm, mỗi nhóm một câu hỏi Câu hỏi 1. Hãy phân tích rõ bản chất, vai trò và những nguyên tắc quản lý tài chính HTX, có liên hệ với tình hình thực tế của hợp tác xã? Câu hỏi 2. Hãy cho biết vốn của hợp tác xã có thể được hình thành từ các nguồn nào, biện pháp quản lý nguồn vốn của hợp tác xã, có liên hệ với tình hình thực tế của hợp tác xã? Câu hỏi 3. Hãy cho biết các biện pháp quản lý tài sản, doanh thu và chi phí trong hợp tác xã. Ở hợp tác xã của ông/bà, anh/chị đã thực hiện những biện pháp gì để quản lý các nội dung này. Câu hỏi 4. Hãy trình bày trình tự phân phối thu nhập và việc trích lập, sử dụng các quỹ trong hợp tác xã, có liên hệ với tình hình thực tế của hợp tác xã?