Bài giảng Cẩm nang hướng dẫn đào tạo cán bộ chủ chốt hợp tác - Bài 14: Tổ chức quản lý các hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã nông nghiệp

Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á CẨM NANG HƯỚNG DẪN ĐÀO TẠO CÁN BỘ CHỦ CHỐT HỢP TÁC XÃ BÀI 14 TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Nhiệm vụ của công tác tổ chức, quản lý các hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã nông nghiệp ● Hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã nông nghiệp là hoạt động phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của thành viên, mục tiêu chính không phải là lợi nhuận mà là phục vụ kịp thời, chất lượng tốt, giá cả phải chăng. ● Nhiệm vụ chủ yếu của công tác tổ chức, quản lý các hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã nông nghiệp là: Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP - Đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu dịch vụ của các hộ thành viên với chất lượng bảo đảm và giá cả không cao hơn so với các tổ chức, cá nhân khác thực hiện cùng loại dịch vụ. - Khai thác và sử dụng mọi nguồn lực, cơ sở vật chất, kỹ thuật của hợp tác xã với hiệu quả kinh tế - xã hội cao nhất. - Hỗ trợ kinh tế hộ gia đình phát triển song song với việc duy trì và củng cố phát triển hợp tác xã. - Chỉ nên tập trung làm những dịch vụ có hiệu quả, phù hợp với khả năng của mình và những dịch vụ nếu từng hộ gia đình làm riêng lẻ thì rất khó thực hiện hoặc thực hiện không hiệu quả. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Căn cứ lựa chọn dịch vụ Việc lựa chọn các hoạt động dịch vụ của hợp tác xã nông nghiệp dựa trên những căn cứ chủ yếu sau đây: ● Nhu cầu về dịch vụ của các hộ thành viên, nông dân trong vùng và thị trường bên ngoài. Đây là căn cứ chủ yếu và quan trọng nhất. Khi lựa chọn dịch vụ, hợp tác xã cần ưu tiên chọn những dịch vụ mà đa số thành viên cần. Những loại dịch vụ này, nếu hợp tác xã không làm, thì từng thành viên cũng phải làm. Ví dụ: như dịch vụ làm đất, bảo vệ thực vật, tiêu thụ sản phẩm, giống, tưới tiêu ... Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP ●Mức độ cạnh tranh. - Những loại dịch vụ mà các tổ chức, cá nhân khác không làm hoặc ít làm, tức những dịch vụ có mức độ cạnh tranh thấp, nếu hợp tác xã làm thì dễ dàng được chấp nhận và dễ thành công hơn. - Các dịch vụ có tính cạnh tranh cao là các dịch vụ có sự canh tranh giữa hợp tác xã và các thành phần kinh tế khác. ● Khả năng đáp ứng, đảm nhiệm của hợp tác xã, bao gồm: - Khả năng về vốn, đặc biệt là những dịch vụ đòi hỏi vốn lớn, như cung ứng vật tư, giống ...; - Khả năng về cán bộ; - Khả năng về hệ thống tổ chức tiếp nhận và phân phối dịch vụ, năng lực cạnh tranh...; - Khả năng về cơ sở vật chất kỹ thuật. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Xây dựng cơ cấu tổ chức hoạt động dịch vụ • Cơ cấu tổ chức hoạt động dịch vụ gồm: a. Đội, tổ cung ứng dịch vụ: ● Về hình thức tổ chức, đội, tổ dịch vụ có thể là: - Đội, tổ dịch vụ chuyên môn hóa theo loại dịch vụ. - Đội, tổ dịch vụ tổng hợp. • Tùy điều kiện cụ thể, mỗi hợp tác xã có thể tổ chức các đội, tổ chuyên môn hóa hoặc các đội, tổ tổng hợp. ● Trưởng hoặc cán bộ chuyên trách đội, tổ do hội đồng quản trị hợp tác xã bổ nhiệm. ● Các nhân viên trong đội, tổ có thể là thành viên hợp tác xã và cũng có thể là người thuê ngoài. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Đội, tổ tiếp nhận dịch vụ: ● Về hình thức tổ chức: đội, tổ tiếp nhận dịch vụ có thể tổ chức theo địa bàn sản xuất, theo loại sản phẩm. ● Nhiệm vụ của đội, tổ tiếp nhận dịch vụ: - Tổ chức thành viên tiếp nhận các dịch vụ của hợp tác xã. - Đôn đốc thành viên giao nộp các khoản chi phí dịch vụ. - Phổ biến các thông tin liên quan đến các hoạt động dịch vụ. - Bầu chọn những người có năng lực tham gia quản lý đội, tổ. ● Đội, tổ trưởng tổ tiếp nhận dịch vụ do thành viên trong đội, tổ bầu ra. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Xây dựng kế hoạch kinh doanh dịch vụ a) Xác định nhu cầu dịch vụ của hợp tác xã: • Thời điểm xác định: - Đầu năm. - Đầu vụ. • Căn cứ xác định: nhu cầu dịch vụ của các hộ gia đình. • Nội dung xác định: - Loại dịch vụ. - Số hộ có yêu cầu dịch vụ (bao gồm các hộ trong và ngoài hợp tác xã). - Khối lượng dịch vụ. - Chất lượng yêu cầu. - Thời gian cung cấp. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP • Tổng hợp nhu cầu dịch vụ theo từng loại, từng đội, tổ tiếp nhận dịch vụ và từng thời kỳ trong năm, trong vụ: • Phương pháp xác định nhu cầu: - Căn cứ phiếu đăng ký nhu cầu dịch vụ của hộ gia đình thành viên. - Theo kinh nghiệm thực tế. Chú ý: Việc xác định nhu cầu dịch vụ đối với khách hàng bên ngoài được thực hiện trên cơ sở phân tích nhu cầu thị trường, khả năng cạnh tranh của hợp tác xã hoặc các hợp đồng đã ký được. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP b) Đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ của hợp tác xã và của các tổ chức, cá nhân khác trong địa bàn hợp tác xã hoạt động: - Khả năng của hợp tác xã về từng loại dịch vụ. -Khả năng cạnh tranh dịch vụ của các hợp tác xã, tổ chức, tư nhân khác. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP c) Rà xét, xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật, bao gồm: - Các định mức tiêu hao vật tư nguyên liệu; - Các định mức tiêu hao lao động; - Đơn giá trả công; - Đơn giá dịch vụ. Đơn giá dịch vụ phải được xây dựng cụ thể cho từng loại dịch vụ và phải đảm bảo bù đắp đủ chi phí, được thành viên chấp nhận. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP d) Lập kế hoạch hoạt động dịch vụ: ● Loại kế hoạch: - Kế hoạch từng vụ. - Kế hoạch cả năm. • Chia ra: + Kế hoạch từng loại dịch vụ. + Kế hoạch chung các loại dịch vụ. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP ● Nội dung kế hoạch gồm: - Số hộ tiếp nhận dịch vụ: + Trong hợp tác xã. + Ngoài hợp tác xã. - Khối lượng dịch vụ từng loại: + Trong hợp tác xã. + Ngoài hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP đ) Tổng hợp kế hoạch hoạt động dịch vụ được lập như Phụ luc 1, gồm: - Khối lượng dịch vụ từng loại. - Giá cả từng loại dịch vụ. - Chi phí từng loại dịch vụ và tổng số. - Doanh thu từng loại dịch vụ và tổng số. - Thu nhập và phân phối thu nhập. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Tổ chức điều hành các hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã nông nghiệp a) Tổ chức ký kết hợp đồng dịch vụ: ● Hợp đồng dịch vụ giữa hợp tác xã với các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ cho hợp tác xã Loại hợp đồng này dùng để mua các yếu tố đầu vào (điện, nước, vật tư...) hoặc để bán sản phẩm của thành viên, gồm: - Thời gian ký hợp đồng: đầu vụ, đầu năm. - Bên A (bên tiếp nhận dịch vụ): hợp tác xã nông nghiệp. -Bên B (bên cung ứng dịch vụ): các tổ chức, cá nhân ngoài hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP - Nội dung hợp đồng: + Loại dịch vụ; + Khối lượng dịch vụ cung cấp; + Giá cả; + Chất lượng; + Thời gian cung cấp; + Địa điểm; + Phương thức thanh toán; + Thời hạn thanh toán; + Cam kết của hai bên. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP ● Hợp đồng dịch vụ giữa hợp tác xã với các đội, tổ tiếp nhận dịch vụ hoặc với từng hộ gia đình trong và ngoài hợp tác xã, gồm: - Thời gian ký. - Bên A (bên tiếp nhận dịch vụ): Hộ gia đình hoặc đội, tổ tiếp nhận dịch vụ. -Bên B (bên cung cấp dịch vụ): Hội đồng quản trị/giám đô ́c hợp tác xã. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP - Nội dung hợp đồng gồm: + Hộ sử dụng dịch vụ. + Loại dịch vụ. - Khối lượng. - Chất lượng. - Thời gian cung cấp. - Giá cả: + Phương thức thanh toán. + Thời hạn thanh toán. + Trách nhiệm: - Bên A - Bên B Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Lưu ý: hợp tác xã cần chú ý những điểm sau đây: + Đối với những loại dịch vụ ổn định có nhu cầu thường xuyên, hợp tác xã nên ký hợp đồng cả vụ, cả năm. + Đối với những loại dịch vụ không thường xuyên, ít nhu cầu, hợp tác xã có thể không ký hợp đồng hoặc ký theo từng đợt. + Đối với những dịch vụ đòi hỏi phải có sự hợp tác trong sử dụng, hợp tác xã nên ký qua đội, tổ tiếp nhận dịch vụ (ví dụ: dịch vụ thủy nông, điện, bảo vệ thực vật...). Đối với những dịch vụ khác, hợp tác xã có thể ký hợp đồng trực tiếp với từng hộ thành viên (ví dụ: dịch vụ thú y, xay xát, làm đất...) Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP ● Hợp tác xã làm trung gian ký hợp đồng với người cung cấp dịch vụ: - Đối với những dịch vụ hợp tác xã không làm được hoặc làm ít hiệu quả như dịch vụ làm đất, tiêu thụ một số sản phẩm đặc biệt như mía, sữa... Hợp tác xã có thể làm trung gian ký hợp đồng với người cung cấp dịch vụ để thực hiện dịch vụ cho thành viên. - Quá trình ký hợp đồng được tiến hành như sau: + Căn cứ vào nhu cầu của thành viên, hợp tác xã liên hệ, tìm người cung cấp dịch vụ, cùng người cung cấp dịch vụ và thành viên ký hợp đồng tay ba (giữa người cung cấp dịch vụ, hợp tác xã và thành viên). + Trên cơ sở những điều khoản hợp đồng, hợp tác xã có nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra sản xuất, thu hoạch sản phẩm và hưởng phí quản lý theo hợp đồng. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP b) Tổ chức giao khoán cho đội, tổ dịch vụ - Người giao khoán: hội đồng quản trị/giám đốc. - Người nhận khoán: đội, tổ làm dịch vụ. - Thời điểm giao khoán. - Nội dung giao khoán: + Số hộ gia đình phải cung ứng dịch vụ. + Khối lượng dịch vụ từng loại. + Chất lượng. + Thời gian cung cấp. + Chi phí được sử dụng (kể cả tiền công). + Doanh thu. + Chế độ thưởng, phạt. + Trách nhiệm bên giao khoán và bên nhận khoán. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP c) Tổ chức chỉ đạo thực hiện. Nội dung tổ chức chỉ đạo gồm: ● Huy động và phân phối vốn cho các đội, tổ dịch vụ. ● Tổ chức mua sắm, trang bị, cung ứng các loại vật tư, công cụ cho những hoạt động dịch vụ. ● Giám sát, theo dõi hoạt động của các đội, tổ dịch vụ cũng như các tổ tiếp nhận dịch vụ. ● Thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo các hoạt động dịch vụ được tiến hành bình thường như: tăng, giảm khối lượng dịch vụ, điều chỉnh chi phí giá cả, thay đổi chất lượng dịch vụ, tổ chức công tác hạch toán và phân phối thu nhập. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP ● Tổ chức hội nghị khách hàng. ● Sơ kết, tổng kết đánh giá hiệu quả các hoạt động dịch vụ trên một số khía cạnh như: - Mức độ hoàn thành kế hoạch về số lượng, chất lượng, thời gian. - Tính hợp lý của giá cả dịch vụ. - Hiệu quả kinh tế - xã hội của hoạt động dịch vụ: xét hiệu quả chung của hợp tác xã; hiệu quả đối với từng hộ gia đình. - Mức độ cạnh tranh của hợp tác xã so với các tổ chức, cá nhân cùng làm dịch vụ. - Tính công bằng trong việc cung cấp và sử dụng dịch vụ của các hộ thành viên. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP ● Thanh toán dịch vụ được tiến hành hàng vụ và bao gồm 3 loại: - Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cung ứng dịch vụ cho hợp tác xã, (ví dụ trạm giống, chi nhánh điện, trạm bảo vệ thực vật...). Căn cứ thanh toán: + Hợp đồng ký kết. + Kết quả cung cấp dịch vụ thực tế. - Thanh toán việc sử dụng dịch vụ của các hộ thành viên và các khách hàng khác ngoài HTX: Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Khoản phải thu của hộ gia đình về từng loại dịch vụ = Khối lượng dịch vụ từng loại do HTX cung cấp x Đơn giá của từng loại dịch vụ tương ứng Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP • Căn cứ thanh toán: + Hợp đồng ký kết giữa hợp tác xã với hộ thành viên và các khách hàng khác. + Kết quả cung ứng dịch vụ thực tế của hợp tác xã. + Các khoản hộ gia đình đã thanh toán trong vụ. - Thanh toán khoán giữa hợp tác xã với các đội, tổ dịch vụ. Căn cứ thanh toán: + Hợp đồng giao khoán. + Kết quả thực hiện kế hoạch giao khoán. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TRONG HỢP TÁC XÃ NÔNG NGHIỆP Câu hỏi gợi ý thảo luận ở nhóm Câu hỏi 1. Công tác tổ chức, quản lý các hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã nông nghiệp có những nhiệm vụ gì? Trình bày rõ các căn cứ để lựa chọn các dịch vụ trong hoạt động của các hợp tác xã nông nghiệp. Câu hỏi 2. Hãy trình bày rõ cơ cấu tổ chức hoạt động dịch vụ của hợp tác xã nông nghiệp gồm các bộ phận nào, nhiệm vụ của mỗi bộ phận. Liên hệ với tình hình thực tế của hợp tác xã ở địa phương? Câu hỏi 3. Hãy trình bày các bước và nội dung xây dựng kế hoạch kinh doanh dịch vụ, có liên hệ với tình hình thực tế của hợp tác xã ở địa phương? Câu hỏi 4. Trình bày nội dung công tác tổ chức điều hành các hoạt động dịch vụ trong hợp tác xã, có liên hệ với tình hình thực tế của hợp tác xã ở địa phương.