Bài giảng Cẩm nang hướng dẫn đào tạo cán bộ chủ chốt hợp tác - Bài 9: Lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã

Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á CẨM NANG HƯỚNG DẪN ĐÀO TẠO CÁN BỘ CHỦ CHỐT HỢP TÁC XÃ BÀI 9 LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢP TÁC XÃ Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Khái niệm, tầm quan trọng của việc lập kế hoạch Hiệu quả hoạt động của hợp tác xã phụ thuộc chủ yếu vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã. ● Thế nào là lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh • Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. • Kế hoạch và phương án sản xuất kinh doanh là bản mô tả chi tiết mọi khía cạnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của hợp tác xa ̃. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ ● Phân loại kế hoạch Theo thời gian thực hiện kế hoạch, kế hoạch được phân thành kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn và phương án sản xuất kinh doanh: - Kế hoạch sản xuất - kinh doanh dài hạn: loại kế hoạch này thường có thời hạn 5 năm trở lên, nhằm vạch phương hướng tổng thể cho sự phát triển của hợp tác xã. -Kế hoạch sản xuất - kinh doanh trung hạn: loại kế hoạch này thường được xây dựng theo nhiệm kỳ của Đại hội thành viên (từ 2 đến 5 năm), nhằm đưa ra định hướng cho các hoạt động sản xuất - kinh doanh của hợp tác xa ̃. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ - Kế hoạch sản xuất - kinh doanh ngắn hạn: loại kế hoạch này được xây dựng cho hoạt động dưới một năm hoặc theo tháng, quý nhằm quy định cụ thể việc triển khai các hoạt động được định hướng trong kế hoạch sản xuất - kinh doanh dài hạn. Khác với kế hoạch dài hạn hay kế hoạch trung hạn, kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn trình bày những mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể. - Phương án sản xuất - kinh doanh: phương án sản xuất kinh doanh thường được xây dựng theo chu kỳ, thời vụ về việc sản xuất kinh doanh một hoặc một số loại hàng hóa dịch vụ cụ thể. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ ● Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch: - Là công cụ đắc lực giúp thành viên và người lao động trong hợp tác xã biết được hướng đi của hợp tác xã, từ đó nỗ lực phối hợp, hợp tác, đoàn kết với nhau và làm việc một cách có tổ chức. - Giúp làm giảm tính không ổn định của hợp tác xã do người quản lý, điều hành dự đoán được những thay đổi trong nội bộ hợp tác xã, cũng như môi trường bên ngoài, cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những giải pháp đối phó thích hợp, kịp thời. - Giúp giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. - Giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Nội dung kế hoạch sản xuất, kinh doanh Một kế hoạch sản xuất, kinh doanh hoàn chỉnh bao gồm các phần sau: - Ý tưởng kinh doanh, mục tiêu: mô tả ngắn gọn hoạt động kinh doanh của hợp tác xã dự định tiến tới đâu? và làm thế nào để đạt được mục tiêu đó? - Tổng quan về hợp tác xã, trình bày các thông tin cơ bản về hợp tác xã, cơ cấu tổ chức, đội ngũ nhân viên và cán bộ quản lý cũng như đối tác... -Phân tích thị trường, khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh và sản phẩm, dịch vụ của họ, các rủi ro kinh doanh... Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ - Phân tích sản phẩm, dịch vụ hiện có và các đặc tính cạnh tranh của chúng; trình bày việc phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới. - Đê ̀ xuất các phương thức xúc tiến hoạt động kinh doanh: phương thức bán hàng, mức giá, kênh phân phối, chiến dịch quảng cáo, xúc tiến thương mại và quan hệ với các khách hàng... - Cách thức tổ chức để tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. - Trình bày vấn đề quản lý lao động, số lượng nhân viên, nhu cầu đào tạo và các nội dung khác liên quan đến thành viên, cán bộ quản lý. - Nguồn tài chính cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: xác định doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng như lượng vốn cần thiết... Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Các bước xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh Bước 1: Trình bày ý tưởng kinh doanh của hợp tác xã. ● Phần này trình bày ngắn gọn nhưng chi tiết về dự định trong tương lai của hợp tác xã về những loại sản phẩm, dịch vụ mà hợp tác xã dự định bán hoặc cung cấp cho thành viên hoặc những sản phẩm, dịch vụ mà hợp tác xa ̃ dự định tiêu thụ (hoặc chế biến rồi tiêu thụ) cho thành viên. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ ● Khi lập kế hoạch, hợp tác xã phải nắm được khả năng hiện tại của hợp tác xa ̃ ở đâu, bao gồm: - Khả năng về vốn, đặc biệt là những dịch vụ đòi hỏi vốn lớn, như cung ứng vật tư, giống ; - Khả năng về cán bộ, đặc biệt là những dịch vụ kinh doanh đòi hỏi kiến thức và kỹ năng về kinh doanh, thị trường; - Khả năng về hệ thống tổ chức, tiếp nhận và phân phối dịch vụ, cạnh tranh ; - Khả năng về cơ sở vật chất kỹ thuật, như kho tàng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, phương tiện quản lý . Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Bước 2: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của hợp tác xã về các mặt và tình hình môi trường sản xuất - kinh doanh. Để tiến hành phân tích, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, người quản lý hợp tác xa ̃ phải giải đáp các câu hỏi dưới đây, thể hiện một cách tổng thể tình hình hiện tại của hợp tác xa ̃: ● Khách hàng mục tiêu chủ yếu là ai? Các nhà quản lý hợp tác xã phải luôn xác định mục tiêu chủ yếu các dịch vụ của hợp tác xã phải luôn là phục vụ nhu cầu chung của thành viên (ví dụ: cung cấp phân bón, thuốc trừ sâu cho thành viên; tiêu thụ cà phê cho thành viên hợp tác xã...) Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢP TÁC XÃ ● Dịch vụ mà hợp tác xã định cung cấp cho thành viên nhằm mục tiêu gì? (Ví dụ: cung cấp phân bón cho thành viên với giá cả rẻ hơn và chất lượng bảo đảm hơn so với thành viên mua tại các cửa hàng bán lẻ); ● Hàng hóa, dịch vụ chủ yếu là gì? (ví dụ: cung cấp phân bón, thuốc trừ sâu cho thành viên); Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ ● Những sản phẩm, dịch vụ nào hợp tác xã phải cung cấp cho thành viên thì hiệu quả hơn? Sản phẩm, dịch vụ nào thành viên tự làm? Sản phẩm, dịch vụ nào hợp tác xã tiêu thụ (hoặc sơ chế, chế biến rồi tiêu thụ) cho thành viên? (Ví dụ: hợp tác xã thu mua cà phê của thành viên, sấy khô rồi bán cho các doanh nghiệp xuất khẩu cà phê); ● Lợi thế riêng của hàng hóa, dịch vụ của hợp tác xa ̃ là gì? Có khác gì với đơn vị sản xuất kinh doanh hàng hóa và dịch vụ cùng loại? (ví dụ: giá rẻ hơn hoặc chất lượng tốt hơn hoặc dịch vụ tốt hơn); ● Đơn vị cạnh tranh của hợp tác xa ̃ là ai? Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ ● Hợp tác xa ̃ có hình thức đặc biệt nào để thu hút thành viên (ví dụ: giá rẻ, chất lượng tốt, dịch vụ tốt hơn) không? Kế hoạch xúc tiến việc mua, bán hàng phục vụ thành viên và quảng cáo tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ cho thành viên?; ● Nguồn lực tài chính của hợp tác xa ̃ như thế nào?; ● Để đạt được mục tiêu sản xuất - kinh doanh đề ra, hợp tác xa ̃ cần có đội ngũ nhân lực như thế nào? Đội ngũ hiện tại có đáp ứng được yêu cầu đặt ra hay không?. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Bước 3. Chọn sản phẩm, dịch vụ để tiến hành sản xuất, kinh doanh: Dựa vào việc phân tích thị trường, phân tích hàng hóa, dịch vụ hiện tại của hợp tác xã, điều kiện tài chính và nguồn nhân lực của hợp tác xa ̃, người quản lý hợp tác xã cần quyết định xem hợp tác xa ̃ dự định sản xuất - kinh doanh loại sản phẩm, dịch vụ nào phục vụ thành viên? ● Hàng hóa, dịch vụ hiện tại: hàng hóa và dịch vụ hiện tại có điểm mạnh và có điểm yếu gì về các mặt như: giá, mức chi phí, khả năng có lãi, chất lượng, mẫu mã, cách bán hàng và phân phối... Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ ● Hàng hóa, dịch vụ dự định sẽ cung cấp, tiêu thụ: hợp tác xã dự định sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ nào cho thành viên trong tương lai? Tại sao cần thiết phải tiến hành những sản phẩm, dịch vụ mới đó? ● Cải tiến để phát triển sản xuất: nhân tố chủ đạo trong sản xuất, kinh doanh sản phẩm hiện tại cũng như trong tương lai là gì? Khâu nào cần phải được cải tiến để phát triển sản xuất, kinh doanh: trang thiết bị mới, công nghệ mới, nguyên vật liệu và các yếu tố khác? Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Bước 4. Xác định các chỉ tiêu cụ thể: Việc xác định các chỉ tiêu cụ thể kế hoạch sản xuất kinh doanh của hợp tác xa ̃ được thực hiện theo trình tự sau: • Căn cứ xác định: nhu cầu dịch vụ của các hộ gia đình. • Nội dung xác định: - Loại dịch vụ các hộ gia đình có nhu cầu; -Số hộ có yêu cầu dịch vụ (bao gồm các hộ trong và ngoài hợp tác xa ̃); Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ - Khối lượng dịch vụ mỗi hộ có nhu cầu; - Chất lượng yêu cầu dịch vụ; - Thời gian cung cấp dịch vụ. Sau đó, tổng hợp nhu cầu dịch vụ theo từng loại, từng đội, tổ tiếp nhận dịch vụ và từng thời kỳ trong năm, trong vụ. • Phương pháp xác định nhu cầu: - Căn cứ phiếu đăng ký nhu cầu dịch vụ của hộ gia đình thành viên; - Theo kinh nghiệm thực tế. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ • Chú ý: Việc xác định nhu cầu dịch vụ đối với khách hàng bên ngoài được thực hiện trên cơ sở phân tích nhu cầu thị trường, khả năng cạnh tranh của hợp tác xa ̃ hoặc các hợp đồng đã ký. • Đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ của hợp tác xa ̃: - Khả năng của hợp tác xa ̃ về từng loại dịch vụ; - Khả năng cạnh tranh dịch vụ của các hợp tác xa ̃, tổ chức, tư nhân khác. • Xác định doanh thu: - Doanh thu tính trên từng hàng hóa, dịch vụ; -Tổng doanh thu (một tháng, năm). Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ • Xác định đội ngũ lao động: - Số lượng nhân viên; - Cán bộ quản lý mới cần tuyển dụng; - Mức lương; - Số lượng nhân viên cần được đào tạo. • Xác định kết quả kinh doanh: - Chi phí; - Lợi nhuận; - Vốn tích lũy được. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Bước 5. Xây dựng các biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh. • Phần này trình bày các biện pháp cụ thể, ghi rõ thời gian thực hiện và người chịu trách nhiệm thực hiện, người kiểm tra và trách nhiệm cá nhân, xây dựng hệ thống báo cáo định kỳ và thường xuyên. Tài liệu này do nhóm chuyên gia Socencoop phát triển với sự hỗ trợ kỹ thuật và tài chính của Chính phủ Australia và Quỹ Châu Á LẬPKẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA HỢPTÁC XÃ Câu hỏi gợi ý thảo luận ở nhóm Câu hỏi 1. Trình bày khái niệm, các loại kế hoạch sản xuất, kinh doanh và tầm quan trọng của kế hoạch sản xuất, kinh doanh đối với hợp tác xã? Câu hỏi 2. Nêu rõ nội dung và các bước xây dựng một bản kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong hợp tác xã. Bài tập. Giảng viên giới thiệu nội dung các bản hợp đồng sản xuất, kinh doanh đã sưu tầm được, yêu cầu mỗi nhóm lập một bản kế hoạch sản xuất, kinh doanh thuộc một lĩnh vực nào đó do giảng viên phân công (nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, giao thông vận tải...), sau đó đại diện mỗi nhóm lên trình bày trước lớp.