Bài giảng Chức năng tổ chức

CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ Danh từ Tổ chức là một cấu trúc Tổ chức là một thực thể Động từ Tổ chức là một quá trình I. KHÁI NIỆM I.1 Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, phân hệ đó. I. KHÁI NIỆM Nội dung của Chức năng tổ chức Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui trình làm việc Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền. I. KHÁI NIỆM I.2 Vai trò của tổ chức Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế. Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể. Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị. I. KHÁI NIỆM I.3 Những vấn đề lý luận trong công tác tổ chức Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có khả năng điều hành hữu hiệu nhất Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ) Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật, … I. KHÁI NIỆM Quyền lực quản trị : là năng lực bắt người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình. Quyền lực là cơ sở của lãnh đạo chỉ huy Quyền lực gắn với vị trí và cấp bậc quản trị Quyền lực được hình thành từ nhiều yếu tố Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ Sự chấp nhận của các đối tượng liên quan Năng lực và đạo đức nhà quản trị I. KHÁI NIỆM Phân quyền trong quản trị : là quá trình chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới trong những giới hạn nhất định Là xu thế của quản trị hiện đại Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của hệ thống Đáp ứng nhu cầu gia tăng qui mô họat động của các hệ thống lớn II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN Đặc điểm hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về nguồn lực của DN II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.3 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Nguyên tắc hiệu quả kinh tế Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt động II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC II.4 Quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức Quan điểm cổ điển Tính bài bản cao , quy định chi tiết các chức danh Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽ Ít chú trọng hợp tác II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Quan điểm hiện đại: Tính bài bản thấp, quy định ít chức danh Chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoá Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống. CÁC DẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng Cơ cấu tổ chức theo ma trận Mô hình 1 : Cơ cấu trực tuyến Mô hình 2: cơ cấu chức năng Mô hình 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng Mô hình 4. Cơ cấu ma trận CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN Quy mô hoạt động của DN Đặc điểm hoạt động cuả DN Môi trường hoạt động của DN Khả năng về nguồn lực của DN CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ CCTC Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc thống nhất chỉ huy Nguyên tắc hiệu quả kinh tế Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt An toàn trong hoạt động QUAN ĐIỂM THIẾT KẾ CCTC Quan điểm cổ điển: Tính bài bản cao , quy định chi tiết các chức danh Mô hình hướng vào tập quyền và phân cấp chặt chẽ Ít chú trọng hợp tác , Quan điểm hiện đại: Tính bài bản thấp, quy định ít chức danh Chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoá Nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết theo tình huống. CÁC DẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Cơ cấu tổ chức quanû trị trực tuyến - chức năng Cơ cấu tổ chức theo ma trận Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Cơ cấu tổ chức theo khách hàng Mô hình 1 : Cơ cấu trực tuyến Mô hình 2: cơ cấu chức năng Mô hình 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng Mô hình 4. Cơ cấu ma trận Mô hình 5. Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý Mô hình 6. Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm Mô hình7. Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàng PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong CCTC Phân quyền là cơ sở để thực hiện uỷ quyền QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy nghĩ và hành động của người khác. Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực hiện công việc. Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách nhiệm. UỶ QUYỀN “ Uûy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện công việc “ Uỷ quyền công việc # giao việc Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với người khác nhằm: Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực hiện công việc Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện công việc Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được uỷ quyền - cũng như những người khác để họ có thể thực hiện công việc. TẠI SAO PHẢI ỦYQUYỀN ? Lợi ích đối với người được ủy quyền Giúp phát triển các kĩ năng mới cũng như năng lực của họ Cảm nhận được tin tưởng sẽ giúp họ nỗ lực hơn với công việc Thực hiện uỷ quyền thành công còn mang đế cơ hội phát triển cho các thành viên vốn có năng lực, tích cực, tận tụy và thạo việc . Lợi ích đối với nhà quản lý: Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Tận dụng tối đa khoảng thời gian vốn eo hẹp của mình. Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể nói chung. Giảm được áp lực công việc. Đào tạo nhà QT kế cận VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ LẠI NGẠI UỶ QUYỀN? Sợ không kiểm soát được những nhiệm vụ đã giao. Sợ nhân viên sẽ không thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao. Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả. Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình.. CHỌN NGƯỜI PHÙ HỢP ĐỂ ỦY QUYỀN Người phù hợp để uỷ thác công việc là : Người có kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết. Người có kỹ năng chuyên môn, nhưng chưa có kinh nghiệm thực hiện công việc. Người mà các kỹ năng có thể phát triển thông qua việc thực hiện các công việc được uỷ quyền Người có thời gian để thực hiện công việc . Người sẵn lòng nhận lấy trách nhiệm thực hiện công việc được uỷ quyền