2. Soạn nội dung thuyết trình
432.1. Kỹ thuật 4 bước
Kỹ thuật 4 bước là một công cụ tiết kiệm thời
gian nhằm giúp các diễn giả triển khai một bài
thuyết trình chất lượng trong lượng thời gian
ngắn.
Bước 1: Giới thiệu
Bước 2: Định nội dung
Bước 3: Thân bài
Bước 4: Kết luận
38 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 20/06/2022 | Lượt xem: 254 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 3: Kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
CHƯƠNG 3
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
TRONG KINH DOANH
MỤC TIÊU CHƯƠNG
Lập kế hoạch các bước để chuẩn bị cho một
buổi thuyết trình.
Thiết kế, xây dựng và tổ chức một buổi thuyết
trình.
Phân tích những điểm cần lưu ý trong thuyết
trình.
Biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ để thuyết
trình hiệu quả hơn.
39
Kỹ năng thuyết trình hiệu quả
1
• Chuẩn bị cho bài thuyết trình
2
• Soạn nội dung thuyết trình
3
• Thực hiện bài thuyết trình hiệu quả
40
1. Chuẩn bị thuyết trình
41
42
Chọn chủ đề.
Xác định mục đích thuyết trình.
Mục đích chung => Mục đích cụ thể.
Tìm hiểu khán thính giả.
2. Soạn nội dung thuyết trình
43
2.1. Kỹ thuật 4 bước
Kỹ thuật 4 bước là một công cụ tiết kiệm thời
gian nhằm giúp các diễn giả triển khai một bài
thuyết trình chất lượng trong lượng thời gian
ngắn.
Bước 1: Giới thiệu
Bước 2: Định nội dung
Bước 3: Thân bài
Bước 4: Kết luận
44
Bước 1: Giới thiệu
Gây ấn tượng:
Một con số thống kê
Một câu hỏi
Một giai thoại
Một hành động
Nêu bật chủ đề của bài
thuyết trình.
Tỏ rõ thái độ, quan điểm.
45
Giới thiệu
Đặt vấn đề
Định mục đích
Hướng đề xuất
Bước 2: Định nội dung
Những nội dung sẽ được
trình bày.
Nội dung được sắp xếp
như thế nào?
Nguyên nhân và kết quả
So sánh và đối lập
Trực tiếp hay gián tiếp
Khó khăn và giải pháp
Quan hệ không gian
Chuỗi thời gian
Chủ đề chính – thông tin
bổ sung
46
Định nội dung
Điểm 1
Điểm 2
Điểm 3
Trình tự thuyết trình
Bắt đầu với các ý tưởng quan
trọng nhất cho đến các điểm ít
quan trọng nhất.
Tập trung nhiều thời gian cho
những điểm quan trọng hơn.
Xác định trình từ thích đáng
giúp bạn có được một bài
thuyết trình logic và chặt chẽ
47
A
B
C
D
Bước 3: Thân bài
Triển khai các điểm của
nội dung chính, sử dụng
hình vẽ, biểu đồ minh
họa
Thân bài chiếm 80-90%
của thuyết trình.
Chuyển ý giữa các điểm
Tránh phát triển đề tài
khác, xa rời nội dung
ban đầu.
48
Thân bài
Điểm 1
A
B
Điểm 2
A
B
Điểm 3
A
B
Bước 4: Kết luận
Tóm tắt ý chính
Kết thúc gây ấn tượng
Cám ơn
49
Kết luận
Nhắc lại mục đích
Nhắc lại nội dung
Nhắc lại đề nghị
2.2. Ma trận diễn giả - thính giả
1 3
2 4
50
Diễn giả
biết ít
Diễn giả
biết nhiều
Thính giả
biết ít
Thính giả
biết nhiều
Thính giả biết ít – Diễn giả biết ít
Vấn đề và các ý tưởng mới mẻ
Tốn nhiều thời gian chuẩn bị
Nhất thiết phải săn lùng ý tưởng
Dùng “thảo luận nhóm”
51
Thính giả biết ít – Diễn giả biết nhiều
Vấn đề lớn nhất đối với
diễn giả là trình bày chủ đề
đơn giản dễ hiểu.
Diễn giả thường tưởng rằng
thính giả cũng hiểu biết
nhiều như họ.
52
Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết ít
Tránh đừng để rơi vào tình huống này
Cố gắng tìm hiểu xem thính giả cần gì và chỉ
trình bày những điểm đó
Dùng “thảo luận nhóm”
53
Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết nhiều
Khả năng xảy ra tranh
cãi cao.
Brain – storm để có
nhiều ý tưởng hơn.
Dùng “thảo luận
nhóm”.
54
2.3. Phân loại thính giả
Người không thân thiện: luôn phản đối diễn
giả hay kêu gọi mọi người chống lại ý kiến của
diễn giả
Người trung lập: tỏ thái độ trung lập, không
ủng hộ, không chống lại diễn giả một các rõ
ràng
Người ngoài cuộc: không có bất kỳ ý kiến gì
Người ủng hộ: sẵn sàng hành động để ủng hộ
các ý kiến của diễn giả 55
Chiến lược đối với “Người không thân thiện”
Thể hiện sự hiểu biết về vấn đề thật tốt.
Tránh đưa ra những nhận định quan trọng
trong khi chưa có bằng chứng rõ ràng.
Sử dụng số liệu đáng tin cậy và cho biết nguồn
gốc của chúng.
Chỉ sử dụng những chuyên gia và quản lý nào
họ biết và tôn trọng.
Nhấn mạnh vào những nội dung mọi người
đều thống nhất và cùng chung quan điểm.
Không kết luận những gì chưa chắc chắn.
56
Chiến lược đối với “Người trung lập”
Thu hút sự chú ý của họ khi trình bày.
Đưa ra những ví dụ chính xác, những tình
huống, nhân vật và sự kiện quen thuộc.
Tránh những xung đột bằng cách tập trung vào
những điểm đơn giản và rõ ràng nhất.
Khắc họa bức tranh rõ ràng về việc mọi thứ sẽ
trở nên tốt đẹp hơn nếu họ ủng hộ.
57
Chiến lược đối với “Người ngoài cuộc”
Nhấn mạnh đến uy tín của diễn giả, đặc biệt
cho họ biết về chuyên môn, kinh nghiệm đã có.
Tập trung thảo luận, khuyến khích họ tham gia
bằng cách đặt câu hỏi.
Bố cục trình bày rõ ràng, sử dụng số liệu và các
ví dụ minh họa chính xác.
Không cung cấp quá nhiều kiến thức cho họ,
tránh tình trạng “bội thực” thông tin.
Truyền đạt thông điệp một cách sinh động và
thoải mái để thu hút sự chú ý của họ.
58
Chiến lược đối với “Người ủng hộ”
Yêu cầu họ chia sẻ những thành công hoặc
những cảm nghĩ tích cực của họ về quan điểm
của mình.
Khi cảm thấy họ gần đạt đến mục tiêu, cố gắng
hướng họ đến những mục tiêu mới nhưng vẫn
liên quan đến chủ đề đang bàn.
Nếu họ tỏ ra cởi mở ở mức độ vừa phải, diễn
giả sẽ khích lệ họ hành động.
Nếu họ đưa ra các ý kiến hay hành động quá
khích, diễn giả yêu cầu họ tuân thủ kỷ luật.
59
3. Thực hiện bài thuyết trình
hiệu quả
60
3.1. Đối với hình thức bài
thuyết trình??? 61
3.1.1. Slide sử dụng trong thuyết trình
Số lượng slide vừa đủ.
Số dòng, số chữ.
Cỡ chữ trên slide: > 28, tiêu đề to hơn.
Kiểu chữ dễ nhìn, không nhàm chán.
Màu sắc chữ và nền tương phản, dễ đọc.
Lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp.
Hình thức slide đẹp, cân đối.
62
3.1.2. Khán thính giả dễ tiếp cận hơn?
Giới hạn các điểm nội dung
chính.
Sử dụng các câu tiêu đề (header)
Sử dụng các công cụ nhấn mạnh:
- Viết đậm, VIẾT HOA, chữ
nghiêng, gạch dưới hay chữ
to khi trình bày văn bản.
- Khi thuyết trình dùng: ngôn
ngữ, âm lượng, dáng điệu, cử
chỉ, hình ảnh
63
3.1.3. Tìm kiếm các hỗ trợ
Tìm ở đâu?
Các số liệu thông kê
Các ví dụ
Các mẫu chuyện
Các kết quả nghiên cứu
Các chứng thực
Các hình ảnh
Các họa đồ, biểu đồ 64
Giúp trả lời câu hỏi
của thính giả:
“Tại sao tôi phải tin
vào điều đó?”
MÁCH NƯỚC
Càng đơn giản
càng dễ hiểu và
dễ được chấp
nhận
3.1.4. Hình ảnh hỗ trợ
Bài thuyết trình với hình
ảnh hỗ trợ sẽ hiệu quả
hơn nhiều.
Hình ảnh tạo hiệu quả rất
cao khi sử dụng đúng ý
nghĩa, có chủ đích.
Màu sắc sinh động, lôi
cuốn thị giác.
65
Introduction: Welcome to ICQ 98a : ICQ (“I Seek You”) is a revolutionary, user-friendly Internet program that
notifies you who’s online at all times and enables you to initiate contact with those people at any time. No
longer will you search in vain for friends or associates on the Internet. ICQ does the searching for you,
alerting you in real time when they sign on. With ICQ, you can chat, send messages and files, play games or
just hang out with your fellow surfers while still surfing the Internet. The program runs in the background,
taking up a minimum of memory and Internet resources. While you work on other applications, ICQ alerts you
when friends and associates sign on, allowing you to work efficiently while having a whole range of Internet
functions at your fingertips. Among the functions available are: chat, message, e-mail, URL and file transfer.
ICQ also supports a variety of popular external Internet applications. With ICQ, launching an Internet
Telephony or video call is a breeze. With a click of a button, you and your friend (or friends) are instantly
connected. You can also execute these events among multiple users, so you can conduct a conference or
just hang out together online. All these functions are organized in one easy-to-use program that integrates
smoothly into your desktop.
How Does ICQ Work? It’s simple. When you install ICQ, the program asks you to register with an ICQ server,
which is connected to a network of servers spanning the entire Internet. You receive an ICQ number when
you register. This number (together with a secret password) identifies you as a registered ICQ user. In
addition, you have the option to enter personal information along with your ICQ #. This allows other ICQ
users to recognize you when you log on. You can also publish your ICQ # on your web site or business card
so that other ICQ users can easily identify you. Once you’ve registered, you can compile a contact list. A
contact list is a list of friends and associates that ICQ uses to find your friends for you. Meanwhile, ICQ waits
quietly in the background without disturbing any other applications you use. As soon as you log onto the
Internet, ICQ automatically detects the Internet connection, announces your presence to the Internet
community and continually alerts you when friends sign on or off. Once you know who’s on, all it takes is a
click of an icon to chat, send messages, exchange interesting Web Page bookmarks URLs or transfer a file.
Note: Throughout User’s Help guide, term “ICQ #” is used frequently.
ICQ Quick Start: This quick start provides an easy way to get started with ICQ. It will demonstrate how to
activate the most basic features of ICQ. Afterwards, we recommend that you refer to the ICQ User’s Guides
to see the many other interesting functions provided by ICQ. This tutorial with 6 easy steps is all you need to
accomplish to begin working effectively with ICQ:
Step 1: Adding/Finding Users For Your Contact List, describes how to add/find users for your contact list.
Step 2: Sending a Message describes how to send a short message to a user on your contact list.
Step 3: Receiving a Message describes how to receive a message sent to you.
Step 4: Responding to a Message describes how to respond to a message sent to you.
Step 5: Chatting with Another User describes how to chat with a user.
Step 6: Transferring a File describes how to send a file to another ICQ user.
Mouse Notice: For new users working with ICQ-98a for the first time; CLICK the left mouse button.
ICQ Announcements: The ICQ Announcements dialog appears upon start up of the program or alternatively
you can activate the ICQ Announcements through the Help tab. ICQ Announcements or important messages
from the ICQ server that will appear in the message box. The ICQ Announcements dialog screen disappears
after 5 seconds if there are no new announcements.
To view the Announcements in the Announcements dialog:
Click Next to view the next message in the message screen.
Click Previous to view the previous message.
Click the Go To Web Page Address button to go to a web site in the announcements list
Click Close when you complete viewing the ICQ Announcements dialog.
By clicking on the buttons on the left side of the Announcements dialog URL Links are available to:
The ICQ Homepage: What’s new at ICQ. Making an ICQ friend. People with similar interests, a
comprehensive search of the Internet databases. Assistance and support from the friendly support ICQ team.
66
0
20
40
60
80
100
1st Qtr 2nd
Qtr
3rd
Qtr
4th Qtr
East
West
North
0
20
40
60
80
100
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
1st Qtr
2nd Qtr
3rd Qtr
4th Qtr
3.2. Đối với diễn giả???
67
3.2.1. Ngôn ngữ cơ thể
Mặt:
Tay và bàn tay:
Thân người:
Chân và bàn chân:
Tư thế và chuyển động:
68
3.2.2. Tiếp xúc mắt
Tự tin – Kiểm soát – Thu hút.
Tập trung nhìn 85% vào khán
thính giả.
Nhìn lướt qua căn phòng.
Quan tâm đến mọi người đều
nhau.
69
3.2.3. Giọng nói
Âm lượng thay đổi phù hợp
với nội dung.
Tốc độ vừa phải.
Ngắt giọng: 2-3 giây.
Nhấn mạnh.
Phát âm rõ ràng và mạnh mẽ.
Truyền đạt cảm xúc.
70
3.2.4. Cách sử dụng ngôn ngữ
Chuyển tải được mục đích đề ra.
Dùng từ ngắn gọn, dễ hiểu.
Tránh sử dụng nhiều từ chuyên môn, từ không
thông dụng.
Kết hợp dùng sơ đồ, bảng thống kê, hình vẽ.
Diễn giải phù hợp với trình độ người nghe.
Sử dụng sự hài hước.
Thể hiện cá tính, phong cách.
71
3.2.5. Những cử chỉ nên TRÁNH
Gõ ngón tay, xoay ngón cái, bẻ các đốt ngón tay.
Gõ bút xuống bàn, nhịp chân.
Bứt, giật gấu áo.
Nhún vai.
Đi qua đi lại quá hăng hái.
Chống nạnh, chắp tay.
Sờ cằm, ngoáy mũi.
Nghịch các đồ vật trong túi quần áo, đồ trang
sức.
72
3.2.6. Xử lý câu hỏi hiệu quả
Lường trước những câu hỏi
khán thính giả có thể hỏi.
Chuẩn bị sẵn câu trả lời.
Nghe kỹ câu hỏi, nhắc lại nếu
chưa rõ.
Cám ơn người hỏi.
Trả lời ngắn gọn, đúng trọng
tâm.
73
Gặp câu hỏi không trả lời được
Nhắc lại câu hỏi “ Bạn thắc mắc không biết
phải làm sao trong tình thế đó?”
Hỏi ngược lại : “Chính bạn, bạn có thể xử lý ra
sao trong tình huống đó?”
Ðặt câu hỏi cho cử tọa “Các bạn khác sẽ xử lý
thế nào trong tình huống đó?”
Hẹn trả lời riêng cho người hỏi khi giải lao
hoặc cuối giờ
Nếu bạn thực sự không trả lời đuợc, bạn nên
hẹn một dịp khác trả lời, Không nên tìm cách
né tránh, đánh lừa.
74
3.2.7. Khống chế sự căng thẳng
Nắm thật rõ đề tài thuyết trình.
Biết về đối tượng thính giả trước khi thuyết
trình.
Dự báo trước một số vấn đề của bài thuyết trình
hoặc câu hỏi.
Tập dợt thuyết trình kỹ càng.
Chuẩn bị phương tiện phụ trợ chu đáo.
Ăn mặc lịch sự - phù hợp.
Thường xuyên hít thở, thư giãn khi thuyết
trình.
75