Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Kỹ năng đàm phán

Chương 6: Kỹ năng đàm phán 1. Chuẩn bị đàm phán 2. Xây dựng kế hoạch đàm phán 3. Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán 4. Phương thức đàm phán 5. Tiến trình đàm phán 6. Nghệ thuật mở đầu đàm phán 175 1. Chuẩn bị đàm phán • Nhiều tác giả cho rằng nếu chuẩn bị tốt xem như cuộc đàm phán thành công 50%. Vì vậy, đò hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có sự chuẩ bị chu đáo. Có 2 qui tắc cần tuân thủ: – Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán – Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch 176 • Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu riêng, nhưng nhìn chung cần chuẩn bị một số công việc: • Các công việc liên quan đến việc tổ chức và lập kế hoạch đàm phán • Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán • Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đám phán • Các công việc luyện tập, đề phòng cả tình huống có thể xảy ra • Đề ra mục tiêu, phân tích sơ bộ, dự kiến các thành viên tham gia • 177 • Để chủ động tổ chức đàm phán, cần phải có các yếu tố: – Tính tích cực, chủ động, nhạy bén, – Óc linh cảm, phán đoán các khả năng có thể xảy ra – Khả năng phân tích sơ bộ – Giải quyết những công việc cần thiết cho đàm phán 178 1.1. Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu • Công việc thu thập và xử lý tài liệu là công việc khó nhưng rất cần thiết, cần dành nhiều thời gian cho việc này • Tài liệu có rất nhiều từ nhiều nguồn khác nhau. Để tuyển chọn những tài liệu cần thiết, có thể đặt ra những câu hỏi: – Tài liệu này đem lại những lợi ích gì cho đàm phán? – Tài liệu có tính thuyết phục đối với đối tác không? – Cần thời gian bao lâu dể trình bày? – Có thể bỏ tài liệu này được không? 179 • Như vậy, các công việc liên quan đến thu thập tài liệu: • Thu thập liên quan đến đàm phán • Lựa chọn và hệ thống hóa tài liệu: sau khi chọn lọc cần hệ thống hóa tài liệu thành các nhóm sự kiện, số liệu • Phân tích tài liệu thu thập được. Để đạt được mục tiêu, cần tập trung phân tích và đưa ra một số phán đoán về đối tác, mục tiêu của họ, các vấn đề nảy sinh trong quá trình đàm phán 180 1.2. Chuẩn bị tổ chức nhân sự cho đàm phán • Nhân sự cho đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán. Nhân sự được chia thành 3 nhóm chính: • Thứ nhất, người lãnh đạo nhóm đàm phán • Thứ hai, các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán • Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán 181 Nhiệm vụ của các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán • Bằng kiến thức chuyên môn, họ tham gia đàm phán phần việc có liên quan • Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm phán, theo dõi chiến lược sách lược của các bên • Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có thể hoặc điểm cứng rắn để kiến nghị với lãnh đạo • Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hoặc luận giải vấn đề khi cần thiết • Theo dõi và đánh giá các đề nghị được đưa ra trong quá trình đàm phán, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa ra quyết định cuối cùng 182 2. Xây dựng kế hoạch đàm phán 2.1. Tầm quan trọng của công tác xây dựng KH đàm phán • Khái quát được nội dung, diễn biến của cuộc đàm phán • Không bị động trong nhiều tình huống bất ngờ, vì có chuẩn bị trước • Chủ động dẫn dắt cuộc đàm phán • Linh hoạt ứng phó với mọi tình huống • Từ đó mang lại hiệu quả đàm phán cao 183 2.2. Nội dung xây dựng kế hoạch đàm phán • Cần thực hiện các thao tác: – Xác định các nhiệm vụ cơ bản trước mắt của đàm phán – Tìm kiếm các phương pháp (đề ra cách thức giải quyết vấn đề) – Phân tích các yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong, chủ quan, khách quan của việc thực hiện đàm phán – Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn và mối liên hệ trong việc thực hiện những nhiệm vụ đó. – Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên 184 • Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi tiết • Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán: – Cho phép chỉ ra các nhiệm vụ cụ thể số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải làm – Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ những khó khăn trong quá trình đàm phán – Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó. 185 • Lập các loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán – Kế hoạch chung – Kế hoạch chiến lược – Kế hoạch chiến thuật – Kế hoạch thực hiện cụ thể – Kế hoạch thu thập thông tin và tài liệu – Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian 186 3. Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán 3.1. Hoàn thiện kế hoạch đàm phán • Đây là khâu tu sửa, điều chỉnh kế hoạch đàm phán sao cho thật hoàn thiện 3.2. Tập dượt các phương án đàm phán • Diễn tập bằng suy nghĩ: hình dung bằng óc tưởng tượng nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng đàm phán • Diễn tập bằng lời: có thể diễn tập bằng cách đóng kịch cuộc đàm phán để thấy những vấn đề nảy sinh 187 4. Phương thức đàm phán 4.1. Đàm phán qua điện tín 4.2. Đàm phán qua điện thoại 4.3. Đàm phán qua thư, điện tử, tin học 4.4. Đàm phán trực tiếp 188 5. Tiến trình đàm phán và nguyên tắc trong đàm phán 5.1. Tiến trình cơ bản của một cuộc đàm phán – Tìm hiểu thực tế – Giảo lao – Giảm sự khác biệt về văn hóa, về quan điểm – Mặc cả dứt khoát 189 5.2. Các nguyên tắc đàm phán kinh doanh • Phải am hiểu về đối tác • Xây dựng niềm tin, thu hút sự chú ý, khêu gợi sự quan tâm bằng hứng thú của đối tác • Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh chứng cụ thể, rõ ràng • Tác động vào sở thích và làm tan mối nghi ngờ của đối tác • Biến đổi, chuyển hóa nhu cầu của đối tác vào quyết định cuối cùng 190 6. Nghệ thuật mở đầu đàm phán 6.1. Mục đích mở đầu đám phán • Tiếp xúc được với đối tượng đàm phán • Xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán • Lôi cuốn sự chú ý • Kích thích sự quan tâm đến cuộc đàm phán • Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết) • Lưu ý: Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng quan trọng 191 6.2. Phương pháp mở đầu đàm phán • Phương pháp làm dịu căng thẳng • Phương pháp kiếm cớ (móc xích) • Phương pháp kích thích trí tưởng tượng • Phương pháp mở đầu trực tiếp – Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức cuộc đàm phán – Nhanh chóng chuyển từ vấn đề chung sang vấn đề cụ thể 192 6.3. Những thủ thuật và qui tắc mở đầu đàm phán • Một vài vấn đề nhỏ nhặt nhưng dễ tạo nên bầu không khí thuận lợi: – Lời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn gọn, súc tích – Phải gọi tên đầy đủ của đối tác khi nói chuyện với họ – Trang phục, tư thế, vẻ mặt phải phù hợp – Thể hiện thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại, chú ý đến ý kiến, nhu cầu của họ – Có những nhận xét đánh giá tích cực 193 6.4. Những khó khăn thường gặp trong giai đoạn mở đầu đàm phán • Có thể xuất hiện thái độ ác cảm, thiện cảm (ấn tượng ban đầu) • Thành kiến và định kiến: có thể xuất phát từ nhiều nguồn thông tin khác nhau hình thành nên thái độ - thành kiến và định kiến. Trong trường hợp này, cần hết sức bình tĩnh, không vội vàng, hấp tấp. 194 BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM Giả sử đơn vị của bạn chuẩn bị mua một số xe hơi với giá trị tương đối lớn. Bạn được giao nhiệm vụ chuẩn bị đàm phán mua lô xe, bạn sẽ làm gì để việc đàm phán có hiệu quả? 195 CẢM ƠN CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE! 196