Bài giảng Hệ thống thông tin - Chương 2: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án - Lê Văn Tấn

Chương 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP D.ÁN  Đại cƣơng về khảo sát và đánh giá hiện trạng  Các phƣơng pháp khảo sát  Các bƣớc thực hiện sau khảo sát 2.1. ĐẠI CƢƠNG Giai đoạn đầu tiên của quá trình phát triển hệ thống. - Các bƣớc thực hiện: – Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT; – Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác các chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu -Yêu cầu: – Khảo sát, đánh giá hoạt động của hệ thống hiện tại. – Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới. – Đề xuất ý tưởng về giải pháp. – Vạch kế hoạch cho dự án. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.1. Mục đích Khảo sát và đánh giá hiện trạng nhằm: – Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống – Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống – Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng – Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó. – Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn. – Thu thập và nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với phương thức xử lý thông tin trong đó. – Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý – Thu tập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển, xử lý thông tin và tài liệu giao dịch. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng (tiếp) – Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. – Thu tập các yêu cầu về thông tin, các ý kiến phê phán về hiện trạng, các dự kiến, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai. – Đánh giá, phê phán hiện trạng, đề xuất hướng giải quyết – Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.3. Yêu cầu của việc khảo sát hiện trạng Việc khảo sát hiện trạng phải đạt được các yêu cầu sau: – Trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng của hệ thống – Không bỏ sót thông tin – Các thông tin thu tập phải được lượng hoá (số lượng, tần suất, độ chính xác, . . .) – Không trùng lặp – Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực cho người bị điều tra 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.3. Yêu cầu của việc khảo sát hiện trạng (tiếp)  Muốn có một kết quả khảo sát tốt, người khảo sát phải: xông xáo (hỏi mọi điều), chủ động (tìm giải pháp cho mọi vấn đề), nghi ngờ (xem mọi hoạt động đều có những hạn chế, giải pháp có thể không khả thi), chú ý đến mọi chi tiết (mọi sự việc liên quan cần được ghi nhận), biết đặt ngược vấn đề. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4. Phƣơng pháp khảo sát hiện trạng 2.2.4.1. Các mức khảo sát Có bốn mức khảo sát sau: – Thao tác thừa hành (tác vụ) – Điều phối quản lý (điều phối) – Quyết định, lãnh đạo (lãnh đạo) – Chuyên gia cố vấn (chuyên gia) 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4. Phƣơng pháp khảo sát hiện trạng (tiếp) 2.2.4.2. Các phƣơng pháp khảo sát a) Nghiên cứu tài liệu viết Nghiên cứu các loại tài liệu: Chứng từ giao dịch, sổ sách, tệp máy tính, tài liệu tổng hợp, các văn bản quy định, . . . Việc nghiên cứu tài liệu viết gồm các công việc chính sau:  Xác đinh tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập  Sao chép tài liệu, báo cáo thu thập và tổng hợp lại  Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: Tên mục, định dạng, số lượng, tần suất sử dụng , cấu trúc, nơi phát sinh, nơi sử dụng.  Tiến hành phân tích, tổng hợp 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4.2. Các phƣơng pháp khảo sát (tiếp) b) Phỏng vấn Trao đổi trực tiếp với một người hoặc một nhóm người. Kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào các yếu tố sau:  Sự chuẩn bị  Chất lượng câu hỏi  Kinh nghiệm và khả năng của người phỏng vấn 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b) Phỏng vấn (tiếp) Chuẩn bị phỏng vấn – Để phỏng vấn cần phải làm quen lần đầu với người được phỏng vấn, sau đó hẹn gặp để phỏng vấn. Nội dung hẹn gặp thường bao gồm thời điểm, địa điểm, nội dung dự kiến, và thời gian thực hiện. Trước hết cần liệt kê và lựa chọn người cần phỏng vấn. Với đối tượng dự kiến, cần tìm hiểu về họ để có cơ sở chuẩn bị câu hỏi và cách thức làm việc thích hợp. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b) Phỏng vấn (tiếp) Chuẩn bị phỏng vấn – Cùng với việc chuẩn bị câu hỏi là chuẩn bị các phương tiện để ghi chép, như máy ghi âm, các biểu mẫu ghi chép, và đặc biệt phải có kế hoạch phỏng vấn. Trong đó vạch rõ trình tự thực hiện các công việc, dự kiến thời gian và kết quả thực hiện mỗi công việc đó. Ngoài ra, có hai công cụ thường dùng nhất để ghi chép khi phỏng vấn là phiếu phỏng vấn và lưu đồ công việc. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b) Phỏng vấn (tiếp) 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b) Phỏng vấn (tiếp) 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b) Phỏng vấn (tiếp) 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b, Phỏng vấn (tiếp) Lựa chọn câu hỏi Có hai loại câu hỏi được sử dụng: – Câu hỏi đóng  chỉ cho một câu trả lời – Câu hỏi mở  có nhiều cách trả lời. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b, Phỏng vấn (tiếp) Tiến hành phỏng vấn Phỏng vấn nên có ít nhất 2 người và tiến hành phỏng vấn theo nhóm. Khi phỏng vấn một người hỏi, một người ghi. Phỏng vấn theo nhóm giúp ta tiết kiệm được thời gian. Hơn nữa khi nghe nhiều ý kiến, mỗi người có thể đồng ý, không đồng ý với người khác, kích thích sự suy nghĩ của mỗi người và tích cực tham gia thảo luận. Nhược điểm của việc phỏng vấn theo nhóm là phải bố trí, sắp xếp trình tự trình bày, bố trí thời gian thích hợp, có thể có người e ngại khi phát biểu ý kiến. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b, Phỏng vấn (tiếp) Nhận xét, đánh giá – Phỏng vấn là phương pháp tốt để thu thập thông tin chi tiết, phong phú, cho phép giải thích hay bổ sung khi cần thiết. Tuy nhiên phương pháp này căng thẳng và bị động do phụ thuộc vào điều kiện của người được hỏi. Nó đòi hỏi người phỏng vấn phải được đào tạo và có những kinh nghiệm nhất định. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG b, Phỏng vấn (tiếp) Nhận xét, đánh giá – Câu hỏi cần tập trung vào lĩnh vực nghiên cứu, ngắn gọn, trực tiếp, ở dạng mở với nhiều khả năng trả lời, tránh hỏi chuyện nội bộ, cá nhân. Câu hỏi không nên áp đặt, hướng dẫn hay khẳng định vấn đề. Chú ý lắng nghe và quan sát người được hỏi để có thích ứng với tình thế khi cần thiết: thay đổi câu hỏi, cách hỏi, chuyển sang chủ đề khác hoặc im lặng. Nên kết thúc phỏng vấn sớm nếu có thể. – Cuối buổi phỏng vấn cần nhắc lại nội dung chính để khẳng định kết quả, thoã thuận lần làm việc tiếp theo (nếu cần).. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG c) Sử dụng các bảng hỏi, mẫu điều tra Đây là phương pháp được sử dụng để điều tra trên phạm vi rộng, ít tốn kém về thời gian và chi phí, dễ tổng kết. Tuy nhiên kết quả có độ chính xác thấp và đánh giá bằng con số trung bình thống kê. Do vậy những nội dung thăm dò có thể là các vấn đề sau: – Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải – Những yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động thành công – Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin có phải là giải pháp tốt nhất – Khó khăn chính khi triển khai một hệ thống thông tin – Sự hiểu biết và quan niệm của người dùng về hệ thống thông tin. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG d) Quan sát theo dõi: Quan sát và theo dõi hoạt động của hệ thống hiện tại. Có hai hình thức: – Quan sát trực tiếp – Sử dụng phương tiện Ƣu điểm: Bổ sung và chính xác hóa các thông tin khi người sử dụng có những hạn chế về: - Mô tả lại công việc (chủ quan, không chi tiết); - Trí nhớ (không nhớ những sự kiện ít xảy ra, hay đã xảy ra lâu trong quá khứ) Hạn chế: - Mất thời gian; - Bị động; - Thông tin thu được có tính bộ phận. 2.2. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4. Phƣơng pháp khảo sát hiện đại 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát Sau khi phỏng vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu, ta cần xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được, bao gồm việc phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu, tổng hợp dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra và dễ theo dõi. Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai hay không lôgic để sửa đổi. Hoàn chỉnh biểu đồ phân cấp chức năng thu được. Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến hành song song với các hoạt động xác định yêu cầu. Trong số các hoạt động đó thường bao gồm: – Lập các bảng mô tả chi tiết tài liệu – Lập các bảng mô tả chi tiết về công việc  Các bảng này là một hình thức làm tài liệu để lấy ý kiến của người sử dụng 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát (tiếp) 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát (tiếp) 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát (tiếp) 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2. Tổng hợp kết quả khảo sát Một tổ chức lớn, phức tạp thường không thể quan sát được tất các dữ liệu cùng một lúc. Khi tiến hành xác đinh yêu cầu, người ta phải tiến hành từng nhóm, theo từng lĩnh vực, bộ phận để quan sát và thu thập thông tin. Lúc này cần lắp ghép lại để có được một bức tranh tổng thể. Việc tổng hợp được tiến hành theo hai loại: – Tổng hợp theo các xử lý – Tổng hợp theo các dữ liệu. 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2. Tổng hợp kết quả khảo sát (tiếp) a, Tổng hợp các xử lý Mục tiêu của tổng hợp xử lý là làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các yếu tố liên quan đến công việc khi phỏng vấn. Sau đó trình bày tường minh để người sử dụng xem xét, đánh giá và hợp thức hóa, đảm bảo sự chính xác của xử lý (hình 2.7). Việc tổng hợp có thể tổ chức theo các lĩnh vực hoạt động có sự gắn kết chặt chẽ với nhau. 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2. Tổng hợp kết quả khảo sát (tiếp) a, Tổng hợp các xử lý (tiếp) 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2. Tổng hợp kết quả khảo sát (tiếp) b, Tổng hợp các dữ liệu Mục tiêu của tổng hợp dữ liệu là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến miền khảo sát của tổ chức và sàng lọc để thu được những dữ liệu đầy đủ, chính xác và gán cho tên gọi thích hợp mà mọi người tham gia dự án đồng ý. Hai tài liệu không thể thiếu được là bảng tổng hợp các hồ sơ (bảng 2.8) và bảng từ điển dữ liệu (bảng 2.9). 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2. Tổng hợp kết quả khảo sát (tiếp) b, Tổng hợp các dữ liệu (tiếp) 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2. Tổng hợp kết quả khảo sát (tiếp) b, Tổng hợp các dữ liệu (tiếp) 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.3. Hợp thức hóa kết quả khảo sát Hợp thức hóa là việc hiểu và thể hiện các thông tin khảo sát ở các dạng khác nhau được những người sử dụng và đại điện tổ chức chấp nhận là đúng đắn và đầy đủ. Mục tiêu của hợp thức hóa kết quả khảo sát là nhằm đảm bảo sự chính xác hóa của thông tin và dữ liệu phản ánh yêu cầu thông tin của tổ chức và tính pháp lý của nó để sử dụng sau này. 2.3. CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.3. Hợp thức hóa kết quả khảo sát (tiếp) Việc hợp thức hóa bao gồm việc hoàn chỉnh và trình diễn những nội dung phỏng vấn để người được phỏng vấn xem xét và cho ý kiến. Các bản tổng hợp các tài liệu được đệ trình để các nhà quản lý và lãnh đạo đánh giá và đề xuất bổ sung. Sau đó các tài liệu được hoàn chỉnh và trình bày lại theo những khuôn mẫu xác định để các nhóm và bộ phận quản lý phát triển hệ thống xem xét, thông qua và quyết định chấp nhận, cho phép sử dụng.