Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán: phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó. Sử dụng Bộ mã đối tượng kế toán: cho phép cung cấp thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một nhóm các đối tượng. Yêu cầu xây dựng Bộ mã đối tượng kế toán: đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho người sử dụng, là điều kiện quan trọng để triển khai tin học hóa công tác kế toán.
22 trang |
Chia sẻ: hadohap | Lượt xem: 1558 | Lượt tải: 1
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán - Huỳnh Thị Hồng Hạnh, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
------------------
1
BÀI GIẢNG
TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH
Xây dựng bộ mã
các đối tƣợng kế toán
CHƢƠNG 3
MỤC TIÊU CỦA CHƢƠNG
- Sự cần thiết và mục đích phải xây dựng bộ mã các
đối tượng kế toán.
- Hướng dẫn cách thức tiến hành công tác mã hóa
trong thực tế.
- Giới thiệu cụ thể về các phương pháp xây dựng bộ
mã cũng như phân tích ưu nhược điểm của từng
phương pháp.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ
- Tính đa dạng của đối tượng kế toán
- Yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán chi tiết
- Sự vận động của các đối tượng kế toán
- Nhược điểm của việc nhận diện đối tượng kế toán
qua tên gọi
SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG BỘ MÃ
Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán: phân loại, sắp xếp
các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối
tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm
đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó.
Sử dụng Bộ mã đối tượng kế toán: cho phép cung cấp
thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một
nhóm các đối tượng.
Yêu cầu xây dựng Bộ mã đối tượng kế toán: đảm bảo
tính khoa học, thuận tiện cho người sử dụng, là điều
kiện quan trọng để triển khai tin học hóa công tác kế
toán.
MỤC TIÊU CỦA VIỆC XÂY DỰNG BỘ MÃ
1. Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng
2. Biểu diễn đối tượng bằng những kí hiệu ngắn gọn
3. Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng
4. Cho phép thực hiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ
liệu trong quá trình nhập liệu
5. Đảm bảo tính bảo mật
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ
Mã sơ đẳng Mã phức tạp
Mã số
tuần tự
Mã số
tuần tự
theo
khoảng
cách
Mã số
có ý
nghĩa
Mã số
tự kiểm
tra
Mã số
gợi nhớ
Mã số
mô tả
Mã số
ghép nối
Mã số
phân
cấp
Các cách phân loại bộ mã các đối tượng
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG
Mã số tuần tự: mỗi đối tƣợng mới xuất hiện thì
gán cho một con số kế tiếp theo thứ tự thời gian
xuất hiện
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
Nhận diện rõ ràng, duy nhất Không biểu hiện thuộc tính nào
của đối tượng
Dễ xây dựng, nhận biết trình tự
phát sinh
Không cho phép chèn thêm
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG
Mã số tuần tự theo khoảng cách:
- Phân nhóm một số đối tƣợng có chung một thuộc tính.
- Thiết kế mã của các đối tƣợng này nằm gần kề nhau
trong một dãy số liên tiếp.
- Chừa ra một số khoảng trống để có thể chèn thêm đối
tƣợng mới khi phát sinh.
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
Cho phép phân loại để nhận diện
một số nhóm đối tượng
Khó xác định khoảng cách của
từng phân đoạn
Dễ sử dụng Không thể hiện thuộc tính của đối
tượng trong mỗi phân đoạn
Có thể chèn thêm mã trong từng
phân đoạn khi phát sinh
Không mang tính gợi nhớ
Mã số có ý nghĩa
Mã số gợi nhớ Mã số mô tả
Những kí hiệu lựa chọn mã hóa
cho phép ghi nhớ dễ dàng ý nghĩa
vì gợi nhớ đối tượng mã hóa
Những kí hiệu được chọn làm mã
cho phép mô tả các đặc tính vĩnh
cửu của đối tượng
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG
Mã số có ý nghĩa
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
Tiện lợi trong công tác mã hóa vì
đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện
Có sự nhập nhằng nếu bản chất
cũng như đặc tính chọn mã hóa
không cho phép phân biệt các
đối tượng khác nhau.
Cho phép gợi nhớ nên dễ thuộc Kí tự chữ trong bộ mã sẽ không
thuận lợi cho một số thiết bị
nhận diện tự động
Dễ dàng nới rộng khi phát sinh
các đối tượng mới
Bộ mã không thống nhất và
không chuẩn hóa
Không thể hiện được nhiều các
thuộc tính của các đối tượng
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG
Mã số tự kiểm tra
Các bước thực hiện Giá trị tính toán
1. Mã khách hàng 5 8 1 6 5
2. Lấy vị trí của từng chữ số trong mã khách
hàng cộng thêm 1.
2 3 4 5 6
3. Nhân mỗi chữ số của mã với vị trí của nó
sau khi đã cộng thêm 1 ở bước 2 và xác định
tổng của chúng.
10 + 24 + 4 + 30 + 30 =
98
4. Xác định một số chia hết cho 10, lớn hơn và
gần nhất với tổng đã xác định ở bước 3.
100
5. Lấy kết quả tính toán ở bước 4 trừ kết
quả tính toán ở bước 3 cho ta số kiểm tra.
100 – 98 = 2
6. Thêm số kiểm tra vào trước mã khách hàng. 2 5 8 1 6 5
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ SƠ ĐẲNG
Mã số tự kiểm tra
Trường hợp
nhập đúng
Trường hợp
nhập nhầm
1. Nhập mã khách hàng 2 5 8 1 6 5 2 5 8 6 1 5
2. Vị trí từng chữ số trong mã 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6
3. Nhân mỗi chữ số trong mã
với chính vị trí của nó, và sau
đó xác định tổng của chúng
2 + 10 + 24 + 4 +
30 + 30=100
2 + 10 + 24 + 24 + 5
+ 30=95
4. Chia tổng ở bƣớc 3 cho 10,
xác định số dƣ.
100 : 10 = 10 dư 0 95 : 10 = 9 dư 5
5. Chấp nhận mã nếu số dƣ
bằng 0.
Mã hợp lệ Mã không hợp lệ
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP
Mã ghép nối: Bộ mã đƣợc chƣa thành nhiều
vùng, mỗi vùng tƣơng ứng với 1 thuộc tính.
1511 07 21 56
Ví dụ 1: Mã nhân viên
Ngành
nghề
chuyên
môn Phòng ban
phân xưởng
Chức vụ
Số thứ tự
Nhân viên
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP
Mã ghép nối
Ví dụ 2: Mã TK tại Tổng công ty hàng không Việt Nam
Mã
đơn vị
Mã hoạt
động
Mã trung
tâm thu –
chi
Mã tài
khoản kế
toán theo
quy định
Mã tài
khoản kế
toán
chi tiết
Mã
chặng
bay
Mã loại
máy bay
Nhóm
1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5
Nhóm
6 Nhóm 7
XX XXX XXX XXXX XXXXXX XXXX XXX
01 001 750 6210 622302 1101 737
TK 01.001.750.6210.622302.1101.737: Tài khoản chi suất ăn phục
vụ hành khách chặng SGN-BMV-DAD máy bay Boeing 737 theo
dõi tại trung tâm chi phí Văn phòng miền Trung được hạch toán
cho toàn TCT.
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP
Mã ghép nối
ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM
Nhận diện không nhập nhằng
đối tượng.
Mã hơi cồng kềnh vì phải cần
đến một số lượng lớn kí tự
Có khả năng phân tích thống kê,
cho phép truy xuất những thông
tin rất chi tiết
Cần thiết phải lựa chọn một số
đặc tính ổn định
Có khả năng kiểm tra một số
đặc tính
PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG BỘ MÃ – MÃ PHỨC TẠP
Mã phân cấp
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ
ĐẶC TÍNH CỦA BỘ MÃ
1. Tính duy nhất và kén chọn
2. Tính uyển chuyển, sống lâu
3. Tiện lợi khi sử dụng
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ
Tính duy nhất và kén chọn
Số mẫu tin cần đƣợc trích ra
Số mẫu tin đƣợc trích ra
=
Tỉ lệ
kén chọn
Số mẫu tin đƣợc trích ra
=
Tỉ lệ
sâu sắc Số mẫu tin cần đƣợc trích ra
Các tỉ lệ này bằng 1: số mẫu tin được trích ra đúng
bằng số mẫu tin cần được trích ra
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ
Tính uyển chuyển sống lâu
- Có thể nới rộng
- Có thể chèn thêm
Mẫu tự A B C D H K L M N
Phân bổ 29 122 97 89 30 9 100 91 13
Mẫu tự O P Q S T U V X Y Khác
Phân bổ 8 71 4 48 34 6 29 8 3 1
Mẫu tự A B C D H K L M N
Phân bổ
(0,037)
740
(0,154)
3.080
(0,122)
2.440
(0,112)
2.240
(0,038)
760
(0,011)
220
(0,126)
2.520
(0,115)
2.300
(0,016)
320
Mẫu tự O P Q S T U V X Y Khác
Phân bổ
(0,010)
200
(0,090)
1.800
(0,005)
100
(0,061)
1.220
(0,043)
860
(0,008)
160
(0,037)
740
(0,010)
200
(0,004)
80
(0,001)
25
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ
Tính tiện lơi khi sử dụng
- Ngắn gọn
- Biểu diễn được nhiều thuộc tính
- Kiểm tra dễ dàng
- Sử dụng và giải mã dễ dàng
CÔNG TÁC XÂY DỰNG BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ
CÁCH THỨC TIẾN HÀNH XÂY DỰNG BỘ MÃ
1. Xác định vấn đề giải quyết:
- Tập hợp đối tượng phải xây dựng bộ mã: Thuộc tính,
tổng số, biến động
- Những ưu tiên cần được thực hiện
2. Lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã:
- Trật tự ưu tiên cho các tiêu thức
- Tận dụng các bộ mã có sẵn
- Tham khảo ý kiến người sử dụng
- Kiểm tra độ ổn định, tính linh hoạt, uyển chuyển
3. Triển khai thực hiện