Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 6: Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng - Huỳnh Thị Hồng Hạnh

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ------------------ 1 BÀI GIẢNG TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng CHƯƠNG 6 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG - Tổ chức thông tin cho các hoạt động chính trong chu trình cung ứng gồm đặt hàng, nhận hàng và thanh toán. - Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình cung ứng. - Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình cung ứng. - Mục tiêu và chức năng của chu trình cung ứng. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CUNG ỨNG Mục tiêu chu trình cung ứng - Đảm bảo tất cả hàng hóa và dịch vụ được đặt là cần thiết. - Nhận hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hàng - Bảo quản vật tư, hàng hóa cho đến khi đưa vào sử dụng. - Đảm bảo chứng từ, hóa đơn hợp pháp, đầy đủ và chính xác. - Ghi chép và phân loại các khoản chi phí một cách nhanh chóng và chính xác. - Theo dõi thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng nhà cung cấp - Đảm bảo tất cả các khoản chi trả đều chính xác, hợp lí và đúng lúc. - Theo dõi chính xác số thuế GTGT được khấu trừ. Chức năng của chu trình cung ứng Xác định nhu cầu Đặt hàng Nhận hàng và bảo quản Chấp nhận thanh toán Chi tiền thanh toán Ghi sổ cái TK Lập báo cáo Dịch vụ Theo dõi nợ phải trả GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CUNG ỨNG 1. Nhận biết nhu cầu về vật tư, hàng hóa và dịch vụ CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG - So sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng loại trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu - Bộ phận mua hàng xác định lượng nhu cầu mua - Bộ phận có nhu cầu có thể lập yêu cầu mua hàng 2. Đặt hàng - Bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp - Thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, kí kết hợp đồng - Chuyển đơn đặt hàng đến bộ phận kế toán thanh toán 3. Nhận hàng và nhập kho hàng CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG - Bộ phận nhận hàng tiến hành làm thủ tục kiểm tra và nhận hàng - Bộ phận nhận hàng phải làm thủ tục nhập kho hàng hóa, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giao thẳng cho khách hàng 4. Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán - Bộ chứng từ nhận hàng, hóa đơn sẽ chuyển đến bộ phận kế toán. - Kế toán thanh toán kiểm tra và ghi sổ kế toán 5. Thanh toán cho nhà cung cấp CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CUNG ỨNG - Theo phương thức thanh toán đã thỏa thuận, kế toán thanh toán tiến hành các thủ tục để trả tiền cho nhà cung cấp 6. Xử lý các nghiệp vụ bất thường phát sinh - Trả lại hàng hóa và giảm giá hàng mua - Các khoản chi phí mua hàng - Chiết khấu hàng mua Cung ứng/ Tồn kho Tài chính/ Kế toán Mua hàng Nhận hàng Kho hàng Sản xuất Dự toán tiền mặt Kiểm soát tồn kho Theo dõi nợ phải trả Sổ cái tổng hợp Chi tiền Xác định nhu cầu Đặt hàng Nhận hàng và bảo quản Chấp nhận thanh toán Chi tiền thanh toán Lập báo cáo Theo dõi nợ phải trả Mối quan hê ̣ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng Nhà cung cấp Dữ liệu tồn kho Mua hàng Đặt hàng Dữ liệu về các lần mua trước Nhu cầu về số lượng và chủng loại Dữ liệu về nhà cung cấp Dữ liệu đặt hàng Phê duyệt đặt hàng Nhận hàng Chấp thuận Phê duyệt đặt hàng Nhà cung cấp Hàng hóa (cùng với P. giao hàng) Dữ liệu tồn kho Số lượng thực nhận Dữ liệu về các lần đã mua Dữ liệu nhận hàng Nhận bộ chứng từ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG Chấp nhận T. toán B. cáo và P. tích Các nhà quản lý Các chứng từ do nhà cung cấp chuyển đến Nhà cung cấp Hóa đơn Dữ liệu đặt hàng Khối lượng đặt hàng Dữ liệu thanh toán Sổ cái tài khoản tổng hợp Dữ liệu về các lần đã mua TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG Phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền Kế toán hàng tồn kho hoặc các bộ phận có nhu cầu Nhập dữ liệu Yêu cầu mua hàng Bắt đầu Dữ liệu Yêu cầu mua hàng Dữ liệu Hàng tồn kho Xử lý tự động In yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng Chon nhà cung cấp Dữ liệu Nhà cung cấp In đơn đặt hàng Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu xếp hạng nhà cung cấp N Đơn đặt hàng Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Bộ phận nhận hàng Đơn đặt hàng K. toán thanh toán Đơn đặt hàng N HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT HÀNG Quy trình xử lý đặt hàng HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT HÀNG Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Giá bán Thuế suất thuế GTGT Số lượng tồn kho tối thiểu Số lượng đặt hàng tối ưu Số lượng tồn kho hiện tại 1. Yêu cầu mua hàng được nhập vào hệ thống máy tính hoặc chương trình tự động thực hiện: Trên tập tin Danh mục hàng hóa, khi “Số lượng tồn kho hiện tại” của hàng hóa vừa xuất kho nhỏ hơn “Số lượng tồn kho tối thiểu”, chương trình sẽ tự động đưa mặt hàng này vào danh mục cần đặt hàng. Số lượng cần đặt hàng được xác định căn cứ vào dữ liệu trên trường “Số lượng đặt hàng tối ưu”. Tập tin danh mục hàng hóa HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT HÀNG 2. Dữ liệu về nhu cầu mua hàng được lưu trữ trong hai tập tin: Tập tin Yêu cầu mua hàng - Các thông tin chung trên mỗi Phiếu yêu cầu mua hàng được ghi nhận trên một mẫu tin của tập tin Yêu cầu mua hàng Số yêu cầu mua hàng Mã đơn vị yêu cầu Ngày yêu cầu Ngày giao hàng - Các thông tin chi tiết về từng loại hàng hòa được mua ghi nhận trên tập tin Chi tiết yêu cầu mua hàng Tập tin Chi tiết yêu cầu mua hàng Số yêu cầu mua hàng Mã hàng Số lượng HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT HÀNG 3. Chương trình kiểm tra xếp hạng Nhà cung cấp hoặc phê duyệt nhà cung cấp mới Tập tin Danh mục nhà cung cấp 4. Toàn bộ dữ liệu đặt hàng được lưu trữ vào tập tin Đơn đặt hàng và Chi tiết Đơn đặt hàng Tập tin Đơn đặt hàng Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Địa chỉ email Số tài khoản Mã số thuế Xếp hạng uy tín Số dư công nợ hiện tại Số đơn đặt hàng Số yêu cầu mua hàng Mã nhà cung cấp Ngày đặt hàng Số đơn đặt hàng Mã hàng hóa Số lượng Đơn giá Tập tin Chi tiết đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Biên bản kiểm nghiệm Phiếu giao hàng Đối chiếu kiểm tra Dữ liệu nhận hàng In Phiếu nhập kho Tồn kho Hàng hóa Phiếu Nhập kho N Kế toán thanh toán Hiển thị kết quả Dữ liệu đặt hàng Tập tin Nhật ký Tập tin Chi tiết Nhật ký Từ bộ phận đặt hàng Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Cập nhật tồn kho Phiếu giao hàng Phiếu Nhập kho Bộ phận quản lý kho hàng Phiếu Nhập kho Kế toán hàng tồn kho HỆ THỐNG NHẬN HÀNG Quy trình xử lý nhận hàng HỆ THỐNG NHẬN HÀNG 1. Tiến hành các thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho hàng hóa Tập tin Nhận hàng - Cập nhập dữ liệu trên tập tin Nhận hàng và in Phiếu nhập kho Mã chứng từ Số chứng từ Ngày Địa điểm nhận hàng Mã nhà cung cấp Số đơn đặt hàng Mã nhân viên nhận hàng - Căn cứ Phiếu nhập kho, cập nhật vào tập tin Nhật ký và Chi tiết Nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp. - Cập nhật số liệu chi tiết nhập kho vào tập tin Phiếu nhập kho và Chi tiết Phiếu nhập kho Số phiếu nhập Ngày Mã kho hàng Mã nhân viên nhập hàng Số phiếu nhập Mã hàng hóa Số lượng Đơn giá Xuống record tiếp theo trên tập tin CHITIET_PNKnn Về đầu tập tin CHITIET_PNKnn Bắt đầu Tìm trên trường MAHH của tập tin TH_HANGHOAnn giá trị CHITIET_PNKnn.MAHH Cập nhật SLNHAP = SLNHAP + SOLUONG Cuối tập tin CHITIET_PNKnn S Đ Kết thúc Cập nhật GTNHAP = GTNHAP + (SOLUONG x DONGIA) Lọc trong tập tin CHITIET_PNKnn những chứng từ của tháng cần tổng hợp HỆ THỐNG NHẬN HÀNG Quy trình xử lý tổng hợp nhập kho Tổ chức tập tin TH_HANGHOAnn MAHH Mã Hàng hóa SLTON_DAU Số lượng tồn đầu năm GTTON_DAU Giá trị tồn đầu năm SLNHAP_01 Số lượng nhập tháng 01 GTNHAP_01 Giá trị nhập tháng 01 SLXUAT_01 Số lượng xuất tháng 01 DGXUAT_01 Đơn giá xuất tháng 01 GTXUAT_01 Giá trị xuất tháng 01 SLTON_01 Số lượng tồn tháng 01 GTTON_01 Giá trị tồn tháng 01 SLNHAP_12 Số lượng nhập tháng 12 GTNHAP_12 Giá trị nhập tháng 12 SLXUAT_12 Số lượng xuất tháng 12 DGXUAT_12 Đơn giá xuất tháng 12 GTXUAT_12 Giá trị xuất tháng 12 SLTON_12 Số lượng tồn tháng 12 GTTON_12 Giá trị tồn tháng 12 HỆ THỐNG THEO DÕI THANH TOÁN Quy trình cập nhật hóa đơn mua hàng và theo dõi thanh toán Nhà cung cấp Phiếu nhập kho Xử lí cập nhật dữ liệu vào các tập tin C Hóa đơn mua hàng Dữ liệu nhận hàng Tập tin Nhật kí Dữ liệu đặt hàng Hiển thị kết quả Tập tin Chi tiết Nhật kí Hóa đơn Đối chiếu kiểm tra Đơn đặt hàng Bộ phận đặt hàng Kết thúc Từ bộ nhận hàng HỆ THỐNG THEO DÕI THANH TOÁN - Kiểm tra đối chiếu tính thống nhất giữa đặt hàng và nhận hàng - Cập nhật nội dung Hóa đơn mua hàng trên các tập tin Nhật ký, Chi tiết nhật ký và tập tin Hóa đơn mua hàng Tập tin Hóa đơn mua hàng Mã chứng từ Số chứng từ Ngày Mã nhà cung cấp Số đơn đặt hàng Số phiếu nhập Số tiền thanh toán Thuế GTGT Điều kiện thanh toán Thời hạn thanh toán - Tổ chức tập tin TH_PHAITRAnn để tính toán, cập nhật dữ liệu tổng hợp về tình hình phải trả nhà cung cấp. HỆ THỐNG THEO DÕI THANH TOÁN MACT SOCT NGAY SOTIEN TKNO TKCO CHITIET_NO CHITIET_CO MH 145 12/01/nn 90.000.000 156 331 XYZ MH 145 12/01/nn 9.000.000 133 331 XYZ HĐ 314 19/01/nn 46.000.000 156 331 XYZ HĐ 314 19/01/nn 4.600.000 133 331 XYZ PT 122 09/01/nn 100.000.000 331 112 XYZ MANCC DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 ... XYZ 45.000.000 100.000.000 149.600.000 94.600.000 Tập tin Chi tiết Nhật ký Tập tin Tổng hợp phải trả MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Mối quan hệ một-nhiều (1:n): Một (nhà cung cấp) và nhiều (Đơn đặt hàng).  Một (nhà cung cấp) và nhiều (sản phẩm)  Một (nhà cung cấp) và nhiều (lần thanh toán) Mối quan hệ nhiều-nhiều (m:n): - Mỗi đơn hàng/mua hàng liên quan đến nhiều sản phẩm - Mỗi sản phẩm được mua bởi nhiều đơn hàng MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Yêu cầu mua hàng Số yêu cầu mua hàng, Mã đơn vị yêu cầu, Ngày yêu cầu, Ngày giao hàng Chi tiết yêu cầu mua hàng Số yêu cầu mua hàng, Mã hàng, Số lượng Danh mục Nhà cung cấp Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại, Số tài khoản, Mã số thuế, Xếp hạng uy tín, Số dư công nợ hiện tại Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng, Mã nhà cung cấp, Số yêu cầu mua hàng, Ngày đặt hàng, Chi tiết đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá Nhận hàng Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Địa điểm nhận hàng, Mã nhà cung cấp, Số đơn đặt hàng, Mã nhân viên nhận hàng Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình cung ứng MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Phiếu nhập kho Số phiếu nhập, Ngày, Mã kho hàng, Mã nhân viên nhập hàng Chi tiết Phiếu nhập kho Số phiếu nhập, Mã hàng hóa, Số lượng, Đơn giá Nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải Chi tiết nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Chi tiết tài khoản Nợ, Chi tiết tài khoản Có Hóa đơn mua hàng Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Mã nhà cung cấp, Số đơn đặt hàng, Số phiếu nhập kho, Số tiền thanh toán, Thuế GTGT, Điều kiện thanh toán, Thời hạn thanh toán Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình cung ứng MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG Yêu cầu đối với nghiệp vụ mua hàng: - (1) mua đúng (đúng hàng / đúng giá / đúng nhà cung cấp) - (2) mua đủ (đủ số lượng theo phê duyệt) - (3) mua kịp thời (kịp thời hạn đã kế hoạch phê duyệt). Yêu cầu đối với nghiệp vụ trả tiền: - (1) trả đúng (đúng nhà cung cấp/ đúng hàng đã mua) - (2) trả đủ (thu đủ số tiền thực sự nợ nhà cung cấp) - (3) trả kịp thời (kịp thời hạn theo cam kết). Yêu cầu ghi nhận, đối chiếu và báo cáo tình hình mua hàng: đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán. MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG - Mọi việc mua sắm đều phải được phê duyệt - Hàng hóa mua được kiểm tra số lượng, chất lượng phù hợp. - Chi phí mua hàng phát sinh được dự toán và phê duyệt trước khi được thực hiện. - Mọi hóa đơn của nhà cung cấp phải được ghi nhận trên cơ sở đúng lúc và phù hợp với hàng hóa nhận được. - Các khoản chiết khấu mua hàng đều phải được theo dõi. - Trả lại hàng mua đều phải làm thủ tục rõ ràng, có sự phê duyệt và phải được ghi chép chính xác. - Mua chịu phải được theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp, hạch toán chính xác vào sổ cái tài khoản 331. - Các khoản chi tiền cho NCC được ghi đầy đủ và chính xác. - Tài liệu kế toán đều được lưu giữ an toàn. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Mua hàng không đúng nhu cầu hoặc hàng hóa được đặt với SL lớn hoặc bé hơn nhu cầu. Tăng chi phí hàng tồn kho, lưu kho, rủi ro trong quá trình đảm bảo kế hoạch SX hoặc tiêu thụ. - Cung cấp kịp thời, chính xác thông tin về số lượng tồn kho ngay sau mỗi lần nhập xuất - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết - Giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch Lựa chọn sai nhà cung cấp. Mua hàng giá đắt, chất lượng không đảm bảo. - Có quy trình lựa chọn nhà cung cấp - Phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. - Báo giá từ nhiều NCC thông tin về giá của các lần mua trước. - Thường xuyên hoán đổi người mua hàng Có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng với nhà cung cấp để đạt lợi ích cá nhân. Mua hàng giá đắt, chất lượng không đảm bảo. - Tách biệt các chức năng đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng và thanh toán. - Mọi việc mua hàng đều do bộ phận cung ứng thực hiện theo quy trình thống nhất. Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất Chất lượng không đảm bảo, ảnh hưởng đến sản xuất và tiêu thụ. - Quy trình kiểm nghiệm chất lượng hàng. - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng - Chọn nhà cung cấp có uy tín - Đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Quên ghi nhận khoản phải trả người bán. Ghi những khoản phải trả nhỏ hơn thực tế. - Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình - Ứng dụng CNTT và quản lí theo chu trình, tự động kiểm soát hoạt động của chu trình, giảm thiểu trường hợp nhầm lẫn, bỏ sót. - Định kì đối chiếu số liệu với nhà cùng cấp. - Đối chiếu số liệu trên sổ cái TK331 với bảng tổng hợp chi tiết thanh toán. Tạo ra những hóa đơn, chứng từ và những tài liệu mua hàng giả mạo. Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do cố ý. - Kiểm tra chặt chẽ bộ chứng từ mua hàng. - Kiểm tra tính lôgíc, tính hợp lí, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ. Không phát hiện hàng hóa kém phẩm chất hoặc bị hư hại khi nhận hàng. Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào sử dụng. - Xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy trình, thủ tục kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Sai sót và gian lận trong việc kiểm kê hàng tồn kho. Khai khống hàng tồn kho. - Tách biệt chức năng ghi chép biến động hàng tồn kho và chức năng thủ kho. - Kiểm kê, đối chiếu số liệu - Bất kì sự chênh lệch nào cũng được điều tra kĩ càng để xác định nguyên nhân. Sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lí dữ liệu mua hàng và thanh toán. Tài khoản hàng mua và chi phí không được phản ánh đúng so với thực tế. - Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng. - Đối chiếu số liệu giữa bộ phận kế toán với thủ kho. - Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. - Liên kết dữ liệu giữa các bộ phận liên quan trong chu trình. - Đối chiếu số liệu giữa sổ cái tài khoản và các sổ chi tiết. Không phát hiện lỗi của nhà cung cấp trong việc tính toán tổng giá trị trên hóa đơn. Khoản phải trả người bán tăng. - Kiểm tra kĩ hóa đơn và các chứng từ thủ tục mua hàng. - Đối chiếu với đặt hàng. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Thanh toán lại những hóa đơn đã thanh toán. Giá trị hàng mua tăng. - Theo dõi thanh toán theo thời hạn nợ. - Hóa đơn được thanh toán nên được đóng dấu “Đã thanh toán”. Thanh toán cho những mặt hàng và dịch vụ không nhận được. Giá trị hàng hóa/ dịch vụ tăng. - Chỉ trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán khi có đủ các chứng từ nhận hàng hợp lệ. - Được phê duyệt đầy đủ. Thanh toán sai những khoản không cho phép và những khoản quá mức cho phép. Sự thất thoát tiền mặt, giá trị của hàng mua và dịch vụ tăng hơn mức thực tế. - Xây dựng và tuân thủ các định mức chi phí. - Phê duyệt. Việc truy nhập bất hợp pháp vào dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp. Làm mất hoặc làm giả những bản ghi quan trọng liên quan đến nhà cung cấp. - Tăng cường an ninh bảo mật hệ thống thông tin.