Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 7: Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi - Huỳnh Thị Hồng Hạnh

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ------------------ 1 BÀI GIẢNG TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi CHƯƠNG 7 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG - Tổ chức thông tin và mối quan hệ thông tin trong chu trình chuyển đổi - Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình chuyển đổi. - Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chuyển đổi. - Mục tiêu và chức năng của chu trình chuyển đổi. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Mục tiêu chu trình chuyển đổi - Đảm bảo chi phí về nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho quá trình sản xuất là thấp nhất. - Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực và giảm thiểu sai hỏng trong quá trình sản xuất. - Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. - Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể. - Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Chức năng của chu trình chuyển đổi GIỚI THIỆU CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 1. Lập kế hoạch sản xuất CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI - Căn cứ Đơn đặt hàng hoặc tình hình thực tế kì trước kết hợp dự đoán nhu cầu. - Kế hoạch sản xuất bao gồm số lượng hàng hóa cần sản xuất, các nguồn lực cho quá trình sản xuất và thời gian sản xuất 2. Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu - Xác định nhu cầu và cung ứng nguyên vật liệu (chương 6) - Duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho. CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 2. Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu - Phương pháp số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ: Economic Order Quantity). S A EOQ P2   - A: Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu mỗi năm - P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng - S: Chi phí bảo quản một đơn vị nguyên vật liệu - Phương pháp lập kế hoạch theo nhu cầu nguyên vật liệu (MRP: Materials Requirements Planning: Xác định nhu cầu vật liệu theo lịch trình sản xuất. - Phương pháp JIT (Just - in - Time): Giảm thiểu tối đa, thậm chí không còn chi phí dữ trữ và bảo quản NVL bằng cách cung cấp kịp thời NVL ngay khi phát sinh nhu cầu. 3. Tổ chức sản xuất CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Tổ chức sản xuất truyền thống theo chức năng 3. Tổ chức sản xuất CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị 4. Kiểm soát quá trình sản xuất CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI - Kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản phẩm và chi phí 5. Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất - Xây dựng các định mức, tiêu chuẩn về từng loại chi phí 6. Chuẩn bị BCTC và các báo cáo quản trị chi phí 7. Các chức năng khác - Kiểm tra chất lượng - Nguyên vật liệu thừa thiếu Mối quan hệ giữa các chức năng trong chu trình chuyển đổi MỐI QUAN HỆ CỦA CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG TRONG CHU TRÌNH TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 1. Định mức vật tư: Được lập bởi bộ phận thiết kế hoạch bộ phận kỹ thuật dựa trên đặc tính và tiêu chuẩn kỹ thuật ĐỊNH MỨC VẬT TƯ Tên sản phẩm Máy phát PG21 Ký duyệt P D Q Ngày lập 21/01/nn Mã vật tư Tên vật tư Số lượng 18568 Trục rotor 1 32151 Cực từ lồi 4 33592 Cuộn kích từ hỗ trợ 4 44276 Vành trượt 2 98105 Quạt thông gió 1 23780 Khung bảo vệ 1 12432 Ổn định điện thế 1 Tập tin Danh mục sản phẩm - Sử dụng Tập tin Định mức vật tư để tổ chức dữ liệu về định mức vật tư cho các sản phẩm Mã sản phẩm Tên sản phẩm Đơn vị tính Đặc tính ki ̃ thuật Mã sản phẩm Mã vật tư Mã công đoạn Mã phân xưởng Số lượng định mức Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Vị trí lưu kho Số lượng tồn kho tối thiểu Số lượng đặt hàng tối ưu Số lượng tồn kho hiện tại Tập tin Danh mục vật tư Tập tin Định mức vật tư TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 2. Công đoạn sản xuất: Chỉ rõ trình tự hoạt động được thực hiện tại các phân xưởng sản xuất, các MMTB, được sử dụng, thời gian định mức để hoàn thành sản phẩm, loại vật tư sử dụng CÁC CÔNG ĐOẠN SẢN XUẤT Tên sản phẩm Máy phát PG 21 Ký duyệt P.D.Q Ngày lập 21/01/nn Mã hoạt động Miêu tả Phân xưởng Máy móc thiết bị Thời gian định mức Chuẩn bị Hoạt động G100 Đúc trục roto máy A Máy tiện 75P 0.3 3.0 G200 Dán vành trượt B Số vòng quay trên 1 phút: 900 0.1 0.9 G300 Gắn cực từ lồi B - 2.5 G400 Bọc cuộn dây trên cực từ C Dung sai: .0005 0.2 0.3 G500 Gắn chân quạt C - 0.3 Tập tin Hoạt động - Dữ liệu về công đoạn sản xuất được lưu trữ trên Tập tin Công đoạn sản xuất Mã hoạt động Tên hoạt động Tập tin Danh mục thiết bị Tập tin Công đoạn sản xuất TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Mã sản phẩm Mã hoạt động Mã phân xưởng Mã thiết bị Định mức thời gian hoạt động Định mức thời gian chuẩn bị Mã vật tư Số lượng Mã phân xưởng Tên phân xưởng Tập tin Phân xưởng Mã thiết bị Tên thiết bị TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 3. Kế hoạch sản xuất: Thời gian để thực hiện lệnh sản xuất => Xây dựng kế hoạch SX tối ưu, tránh “nút thắt cổ chai” KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Ngày 20 đến 31 tháng 01 năm nn S= ngày bắt đầu F = ngày kết thúc Số lệnh sản xuất SL Hình thức 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 8332 100 Tồn kho .F 8333 5 Theo ĐĐH S.F 8334 500 Tồn kho SF 8335 100 Theo ĐĐH S....F 8336 200 Tồn kho SF Số lệnh sản xuất Mã sản phẩm Số lượng sản xuất Số đơn đặt hàng Ngày bắt đầu Ngày hoàn thành Tập tin Kế hoạch sản xuất TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 4. Lệnh sản xuất: Các bước công việc cần thực hiện, số lượng sản phẩm, nơi bàn giao. - Là cơ sở xác định nhu cầu NVL và phân công công nhân làm việc Tập tin Lệnh sản xuất LỆNH SẢN XUẤT Đơn đặt hàng số: 1234 Sản phẩm Máy phát PG 21 Số: 8333 Số lượng: 5 Tiêu chuẩn: Routine Bắt đầu 22/01/nn Hoàn thành 29/01/nn Ngày bàn giao bán thành phẩm sang phân xưởng kế tiếp PX Hoạt động Diễn giải Bắt đầu Hoàn thành A G100 Đúc trục roto 22/01 8:00 AM 24/01 8:30 AM B G200 Dán vành trượt 24/01 9:00 AM 26/01 2:30 PM Số lệnh sản xuất Mã hoạt động Ngày bắt đầu Thời gian bắt đầu Ngày hoàn thành Thời gian hoàn thành TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 5. Xuất kho vật tư - Liên kết dữ liệu giữa Tập tin Kế hoạch sản xuất và Tập tin Định mức vật tư có thể kết xuất số lượng vật tư yêu cầu tại mỗi PX - Liên kết dữ liệu giữa Tập tin Kế hoạch sản xuất và Tập tin Lệnh sản xuất có thể cho biết thời gian yêu cầu vật tư tại mỗi công đoạn - Kế toán hàng tồn kho sẽ tính toán và cập nhật số lượng tồn kho tại mỗi thời điểm. - Kế toán tập hợp chi phí NVL cho các đối tượng tính giá - Căn cứ Phiếu xuất kho, cập nhật vào tập tin Nhật ký và Chi tiết Nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp. - Cập nhật số liệu chi tiết xuất kho vào tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày Mã kho hàng Mã nhân viên xuất hàng Số phiếu xuất Mã vật tư Số lượng Đơn giá TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Tập tin Phiếu xuất kho Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho Quy trình xử lý tổng hợp xuất kho Tổ chức tập tin TH_VATTUnn MAVT Mã Vật tư SLTON_DAU Số lượng tồn đầu năm GTTON_DAU Giá trị tồn đầu năm SLNHAP_01 Số lượng nhập tháng 01 GTNHAP_01 Giá trị nhập tháng 01 SLXUAT_01 Số lượng xuất tháng 01 DGXUAT_01 Đơn giá xuất tháng 01 GTXUAT_01 Giá trị xuất tháng 01 SLTON_01 Số lượng tồn tháng 01 GTTON_01 Giá trị tồn tháng 01 SLNHAP_12 Số lượng nhập tháng 12 GTNHAP_12 Giá trị nhập tháng 12 SLXUAT_12 Số lượng xuất tháng 12 DGXUAT_12 Đơn giá xuất tháng 12 GTXUAT_12 Giá trị xuất tháng 12 SLTON_12 Số lượng tồn tháng 12 GTTON_12 Giá trị tồn tháng 12 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 6. Thời gian lao động và chi phí nhân công - Trả lương theo giờ => Thẻ thời gian - Trả lương theo tháng => Bảng chấm công - Trả lương theo sản phẩm => Phiếu báo sản phẩm hoàn thành Số lệnh sản xuất Mã nhân viên Mã hoạt động Ngày làm việc Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Số lượng sản phẩm hoàn thành Mã nhân viên Tên nhân viên Ngày sinh Bộ phận Đơn giá tiền lương theo giờ Tập tin nhân công Tập tin nhân viên TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 7. Bàn giao bán thành phẩm giữa các phân xưởng - Thiết kế thêm trường “Chi tiết TK chi phí” trên tập tin Chi tiết Nhật ký 8. Tổng hợp chi phí Mã chứng từ Số chứn g từ Ngày Số tiền Tài khoản Nợ Tài khoản Có Chi tiết Tài khoản Nợ Chi tiết Tài khoản Có Chi tiết Tài khoản chi phí PX 704 22/01/nn 2.500.000 621 152 8333 TL 215 30/01/nn 6.800.000 622 334 8333 MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Mối quan hệ một-nhiều (1:n): Một (Phân xưởng) và nhiều (Công đoạn sản xuất).  Một (Phân xưởng) và nhiều (lệnh sản xuất) Mối quan hệ nhiều-nhiều (m:n): - Mỗi lệnh SX/ liên quan đến nhiều công đoạn SX - Mỗi Lệnh SX/công đoạn SX sử dụng nhiều loại NVL - Mỗi công đoạn SX liên quan đến nhiều sản phẩm MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Danh mục sản phẩm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Đặc tính kĩ thuật Định mức vật tư Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân xưởng, số lương định mức Danh mục vật tư Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Vị trí lưu kho, Số lượng tồn kho tối thiểu, Số lượng đặt hàng tối ưu, Số lượng tồn kho hiện tại Hoạt động Mã hoạt động, Tên hoạt động Công đoạn sản xuất Mã sản phẩm, Mã hoạt động, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, Định mức thời gian hoạt động, Định mức thời gian chuẩn bị, Mã vật tư, Số lượng Phân xưởng Mã phân xưởng, Tên phân xưởng, Mã thiết bị, Tên thiết bị Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình chuyển đổi MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Kế hoạch sản xuất Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số đơn đặt hàng, Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành Lệnh sản xuất Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoàn thành Nhân công Số lệnh sản xuất Mã nhân viên, Mã hoạt động Ngày làm việc, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Số lượng sản phẩm hoàn thành Nhân viên Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Bộ phận, Đơn giá tiền lương theo giờ Nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải Chi tiết nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Chi tiết tài khoản Nợ, Chi tiết tài khoản Có, Chi tiết tài khoản Chi phí Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình chuyển đổi MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Mục tiêu của chu trình chuyển đổi: - (1) xây dựng kế hoạch sản xuất chính xác, đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu - (2) sản xuất đúng: Đúng sản phẩm/đúng vật liệu/đúng cách thức, công thức, định mức, công nghệ - (3) sản xuất đủ số lượng: theo kế hoạch hoặc yêu cầu - (4) sản xuất kịp thời - (5) tiết kiệm chi phí sản xuất trong giới hạn cho phép MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI - Các lệnh sản xuất được lên kế hoạch đúng đắn. - Các nhu cầu về nguyên vật liệu và nguồn lực khác đều được thể hiện cụ thể trong lệnh sản xuất một cách chính xác. - Các chi phí phát sinh liên quan đến các lệnh sản xuất được ghi nhận đầy đủ. - Trong suốt quá trình sản xuất, lệnh sản xuất được thực hiện qua phân xưởng nào thì đuợc xác nhận bởi phân xưởng đó. - Thành phẩm được tính giá thành bằng các phương pháp phù hợp. - Hàng tồn kho đều được bảo quản thích hợp. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Đưa ra kế hoạch sản xuất không phù hợp. Sản xuất không đủ số lượng theo yêu cầu hoặc quá nhiều so với yêu cầu - Kế hoạch SX phải trên cơ sở đặt hàng hoặc dự đoán chính xác nhu cầu của thị trường. - Xây dựng định mức vật liệu, các tài liệu mô tả công đoạn sản xuất, yêu cầu về máy móc thiết bị và nhân công cho sản xuất mỗi sản phẩm ở từng công đoạn. - Tránh tình trạng "thắt nút cổ chai". Sai sót trong lệnh sản xuất. Lẫn lộn kế hoạch SX, gây ra trì trệ SX. - Lệnh SX phải được lập dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất. Cấp quá nhiều hoặc quá ít lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất. Khả năng dễ gây ra mất mát nguyên vật liệu nếu cấp quá nhiều hoặc bị trì trệ nếu cấp quá ít. - Cấp trên cơ sở số lượng trong lệnh SX - Lập chứng từ báo động khi xuất vật liệu cần dùng thêm ngoài định mức cho sản xuất. - Bắt buộc phải có sự xác nhận vật liệu thừa trả lại hoặc phế liệu thu hồi. Sản xuất không đúng sản phẩm, sử dụng không đúng vật tư, sai quy trình công nghệ Sản xuất sản phẩm không phù hợp với yêu cầu, lãng phí nguồn lực, tăng chi phí sản xuất. - Mọi hoạt động sản xuất phải dựa vào lệnh sản xuất. - Kiểm soát việc thực hiện các định mức - Tuân thủ các bước trong quy trình công nghệ hoặc các công đoạn sản xuất. - Liên kết dữ liệu trong hệ thống sản xuất. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Hạch toán chi phí sản xuất không chính xác. Xác định sai giá thành sản phẩm, cung cấp sai thông tin về tình hình chi phí. - Liên kết dữ liệu giữa định mức sản xuất, công đoạn sản xuất, kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất với các dữ liệu để tính giá thành. - Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành. - Phân bổ chi phí chung một cách hợp lí. - Sử dụng phương pháp tính giá phù hợp Sản xuất không kịp tiến độ giao hàng. Vi phạm hợp đồng giao hàng, mất uy tín với khách hàng, mất cơ hội trên thị trường. - Xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp và quản lí sản xuất một cách hiệu quả - Tăng cường đầu tư nâng cao năng lực SX - Tối ưu hóa quá trình sản xuất Sản phẩm hỏng quá nhiều, tỉ lệ phế liệu quá cao so với định mức Chất lượng sản phẩm không đảm bảo, chi phí sản xuất tăng. - Kiểm tra chất lượng NVL đưa vào sản xuất - Kiểm tra dây chuyền công nghệ - Tay nghề công nhân Gian lận trong việc tính giá giờ công sản xuất, chi phí làm thêm giờ của công nhân sản xuất. Chi phí sản xuất tăng cao. - Sử dụng bảng đơn giá lương - Có quy định rõ ràng về chế độ thanh toán làm thêm giờ. - Kiểm tra. đối chiếu thẻ thời gian theo công việc với lệnh sản xuất