Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 8: Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính - Huỳnh Thị Hồng Hạnh

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ------------------ 1 BÀI GIẢNG TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính CHƯƠNG 8 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG - Chức năng của chu trình tài chính. - Tổ chức thông tin về hoạt động huy động vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. - Tổ chức thông tin trong hoạt động đầu tư xây dựng và mua sắm tài sản cố định. - Tổ chức thông tin trong hạch toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Chức năng tài chính trong một doanh nghiệp là huy động vốn và sử dụng vốn nhằm tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp. Huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau: phát hành cổ phiếu (nguồn vốn chủ sở hữu), hoặc phát hành trái phiếu, vay ngân hàng (nợ phải trả). Sử dụng vốn hình thành nên tài sản của doanh nghiệp: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. GIỚI THIỆU CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Quá trình huy động vốn được kế toán ghi chép, theo dõi cụ thể theo từng nguồn vốn khác nhau. Kế toán ghi nhận, theo dõi nhằm cung cấp thông tin về tình hình và sự biến động của từng loại, phục vụ cho công tác quản lí và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp cũng như bảo vệ tài sản. Phần giá trị của tài sản được sử dụng vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng kì được biểu hiện dưới dạng các khoản chi phí phát sinh  Kế toán ghi chép tất cả các loại chi phí phát sinh cũng như doanh thu trong kì để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp GIỚI THIỆU CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Mối quan hệ giữa chức năng tài chính và chức năng kế toán GIỚI THIỆU CHU TRÌNH TÀI CHÍNH Hê ̣ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính bao hàm tất cả các mặt hoạt động, các chức năng của doanh nghiệp. - Các hoạt động thuộc chức năng bán hàng và thu tiền tách riêng thành chu trình doanh thu; - Các hoạt động thuộc chức năng mua hàng và thanh toán thuộc chu trình cung ứng; - Các hoạt động sản xuất, kế toán chi phí sản xuất và xác định giá thành cũng như giá vốn hàng bán thuộc chu trình chuyển đổi.  Các hoạt động còn lại trong chu trình tài chính bao gồm: - Hoạt động huy động vốn. - Hoạt động đầu tư xây dựng và mua sắm tài sản cố định. - Hệ thống kế toán tổng hợp - lập báo cáo tài chính. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN NGUỒN VỐN CSH Vốn góp ban đầu Lợi nhuận để lại Phát hành CP mới Các biên bản góp vốn, QĐ thành lập DN các sổ chi tiết theo từng đối tượng góp vốn. “Sổ cổ đông” mở riêng cho mỗi loại cổ phiếu phát hành, chi tiết thông tin của từng cá nhân hoặc DN mua cổ phiếu  cung cấp thông tin cho việc theo dõi cổ đông và thanh toán cổ tức.  tổ chức tập tin "Sổ cổ đông" để lưu trữ và xử lí các nghiệp vụ phát hành cổ phiếu. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG HUY ĐỘNG VỐN NỢ PHẢI TRẢ Vay ngân hàng Tín dụng thương mai Phát hành trái phiếu Ghi chép, theo dõi các khoản vay của từng ngân hàng, từng dự án trên các sổ chi tiết vay ngân hàng hoặc trên các tập tin CSDL Tín dụng thương mại gắn liền với quá trình mua hàng hóa, vật tư, tài sản nên được theo dõi và kiểm soát trong chu trình cung ứng. “Sổ người giữ trái phiếu” hoặc các tập tin CSDL để ghi chép các cá nhân hoặc tổ chức mua trái phiếu. Xác định nhu cầu đầu tư Lập luận chứng Ra quyết định đầu tư Chuẩn bị đầu tư Thực hiện đầu tư Bàn giao đưa vào sử dụng Thanh quyết toán Hạch toán chi phí đầu tư XDCB Xác định nguồn vốn Mua TSCĐ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TSCĐ Quy trình đầu tư hình thành TSCĐ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TSCĐ (1) Kế toán nguồn vốn đầu tư (2) Hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (3) Quyết toán vốn đầu tư Khi công trình hoàn thành hoặc TSCĐ mua về bàn giao đưa vào sử dụng, các bên giao nhận phải lập Biên bản giao nhận TSCĐ, kèm theo hồ sơ quyết toán công trình XDCB hoàn thành hoặc các hợp đồng, hóa đơn mua tài sản cố định và các chứng từ liên quan khác. Tại bộ phận kế toán TSCĐ, Thẻ tài sản cố định và Sổ tài sản cố định toàn doanh nghiệp được sử dụng để quản lí, theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ. Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Biên bản giao nhận TSCĐ Số biên bản giao nhận, Ngày lập biên bản, Số quyết định bàn giao, Bên giao, Bên nhận, Ngày giao nhận, Địa điểm giao nhận Chi tiết giao nhận Số biên bản giao nhận, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ, Nước sản xuất, Năm sản xuất, Năm đưa vào sử dụng, Công suất, Diện tích, Giá mua, Chi phí vận chuyển, Chi phí lắp đặt, Chi phí chạy thử, Nguyên giá Thẻ TSCĐ Số thẻ TSCĐ, Mã TSCĐ, Mã đơn vị sử dụng, Tỉ lệ khấu hao, Mức khấu hao, Khấu hao lũy kế Biên bản thanh lí Số biên bản thanh lí, Số quyết định thanh lí, Mã TSCĐ, Ngày thanh lí, Chi phí thanh lí, Giá trị thu hồi Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong hệ thống TSCĐ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TSCĐ Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Sửa chữa lớn Số biên bản SCL, Mã TSCĐ, Số quyết định SCL, Đơn vị sửa chữa, Ngày sửa chữa, Ngày hoàn thành Chi tiết sửa chữa lớn Số biên bản SCL, Tên chi tiết sửa chữa, Nội dung sửa chữa, Giá dự toán, Chi phí sửa chữa thực tế Nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải Chi tiết nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Chi tiết tài khoản Nợ, Chi tiết tài khoản Có TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TSCĐ Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong hệ thống TSCĐ Mối quan hệ giữa các tập tin theo dõi về TSCĐ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TSCĐ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TSCĐ Mối quan hệ giữa các tập tin theo dõi về TSCĐ TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 1. Tô ̉ chức dữ liệu để hạch toán tổng hợp 2. Quy trình xử lí và cung cấp thông tin tổng hợp 3. Tính toán và cập nhật số dư của các tài khoản 4. Bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp 5. Các phương án xử lí bút toán trùng 6. Kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Cập nhật các nội dung trên chứng từ vào kho thông tin chung 1. Tô ̉ chức dữ liệu để hạch toán tổng hợp Tập tin Sổ cái TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Quy trình cập nhật và lưu chuyển dữ liệu trên các tập tin trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 2. Quy trình xử lí và cung cấp thông tin tổng hợp Quy trình xử lí tổng hợp tài khoản theo phương án 1 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Quy trình xử lí tổng hợp tài khoản theo phương án 2 Quy trình xử lí tổng hợp tài khoản theo phương án 3 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Quy trình xử lí và cập nhật dữ liệu theo phương án 3 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 3. Tính toán và cập nhật số dư của các tài khoản 4. Bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đồng thời hai loại chứng từ, được lập hoặc xử lí bởi hai phần hành kế toán khác nhau - Các NVKT phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và TGNH - Các NVKT phát sinh liên quan đến chuyển tiền giữa 2 ngân hàng - Các NVKT phát sinh liên quan đến mua bán ngoại tệ - Các NVKT phát sinh liên quan đến mua hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH - Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng hóa, vật tư, thành phẩm nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH: - Các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hóa, vật tư: 4. Bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 4. Bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Nếu tất cả các cặp chứng từ kế toán đều được các kế toán phần hành định khoản đúng với bản chất của NVKT và nhập liệu vào phần mềm để xử lí thì trong “kho thông tin chung” sẽ phát sinh những cặp bút toán trùng nhau. Khi phân tích, thiết kế và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán phải xây dựng cách thức xử lí các bút toán trùng sao cho vừa giải quyết tốt vấn đề trùng lắp trong hạch toán tổng hợp, vừa phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết, đồng thời thuận tiện cho kế toán các phần hành trong khâu nhập và kiểm soát dữ liệu thuộc phạm vi trách nhiệm mình phụ trách. 5. Phương án xử lí bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Phương án 1. Chỉ cập nhật vào phần mềm một trong hai loại chứng từ. Nhận biết các cặp chứng từ trùng và phân công cho từng kế toán phần hành trong việc nhập chứng từ: + Nghiệp vụ liên quan đồng thời đến chứng từ tiền mặt và TGNH: Có thể quy định chỉ có kế toán tiền mặt cập nhật và định khoản trên các chứng từ thu chi tiền mặt vào phần mềm. + Nghiệp vụ liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH: Có thể quy định kế toán vật tư hàng hóa nhập và định khoản trên các chứng từ liên quan đến nhập xuất vật tư hàng hóa, kế toán tiền mặt và TGNH không nhập chứng từ thu chi tiền tương ứng . Phương án xử lí bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Phương án 2: Cập nhật vào phần mềm cả hai chứng từ, nhưng chỉ định khoản trên một chứng từ. Một số phần mềm cho phép kế toán trưởng quy định và phân công cụ thể cho các kế toán phần hành trong việc chọn (bằng cách “tick” vào một nút trên màn hình nhập liệu) có cập nhật hay không các định khoản tổng hợp. Trong trường hợp chứng từ được chọn cập nhật định khoản, ngoài việc cập nhật các nội dung vào tập tin chi tiết những thông tin về định khoản tổng hợp sẽ được cập nhật vào “kho thông tin chung” phục vụ công tác hạch toán tổng hợp. Phương án xử lí bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Phương án 3: Chỉ cập nhật vào phần mềm một trong hai loại chứng từ, phần mềm sẽ tự động tạo ra chứng từ còn lại. Một số phần mềm quy định một trong hai loại chứng từ buộc phải định khoản, cập nhật vào “kho thông tin chung” và các tập tin chi tiết. Đồng thời phần mềm sẽ tự động tạo ra chứng từ còn lại và nội dung của chứng từ này chỉ được cập nhật vào tập tin chi tiết liên quan. Ví dụ: NVKT liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt/TGNH thì yêu cầu kế toán VT/HH nhập và định khoản trên các chứng từ liên quan đến phiếu nhập/ xuất hoặc HĐBH. Sau đó phần mềm sẽ tự động tạo ra các phiếu thu hoặc giấy báo có để cập nhật vào các tập tin chi tiết tiền mặt/TGNH. Kế toán tiền mặt/TGNH chỉ vào kiểm tra lại mà không cần phải nhập chứng từ. Phương án xử lí bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Phương án 4: Sử dụng tài khoản trung gian Phương án này thường được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng trong trường hợp việc mua bán được thanh toán ngay nhưng kế toán vẫn sử dụng tài khoản trung gian là các tài khoản thanh toán (phải thu khách hàng, phải trả cho người bán) để loại bỏ bút toán trùng. Trong trường hợp trùng giữa chứng từ tiền mặt và TGNH, kế toán thường sử dụng tài khoản tiền đang chuyển để xử lí. Phương án xử lí bút toán trùng trong hạch toán tổng hợp TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Phương án 5: Sử dụng kết hợp các phương án trên Tùy thuộc và trình độ và sự am hiểu của sử dụng phần mềm kế toán, cùng với việc khai thác thiết kế của phần mềm trong việc xử lí các bút toán trùng, có thể kết hợp sử dụng linh hoạt các phương pháp trên để đạt được mục đích là loại bỏ hoàn toàn các bút toán trùng lắp trong hạch toán tổng hợp. Phương án xử lí bút toán trùng theo trình tự ưu tiên TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Bước 1: Định khoản và nhập liệu toàn bộ chứng từ phát sinh - Những nội dung định khoản tổng hợp được lưu trữ trong “kho thông tin chung” phục vụ cho hạch toán tổng hợp. - Những nội dung chi tiết liên quan đến các thuộc tính cụ thể của các đối tượng được lưu trữ trên các tập tin biến động chi tiết theo từng đối tượng làm cơ sở cho việc theo dõi và cung cấp các thông tin chi tiết về từng đối tượng, đồng thời cho phép phần mềm kế toán tự động đối chiếu kiểm tra chi tiết giữa các phần hành. Phương án xử lí bút toán trùng theo trình tự ưu tiên TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Bước 2: Loại bỏ các bút toán trùng theo thứ tự ưu tiên Loại bỏ các định khoản trùng trong tập tin Chi tiết Nhật ký trước khi tổng hợp theo từng tài khoản. Tổ chức thêm trường “định khoản trùng” trong tập tin Chi tiết Nhật kí, những định khoản trùng sẽ được đánh dấu .T. và sẽ không được tổng hợp. Có thể đánh dấu những bút toán trùng khi nhập chứng từ hoặc trước khi tổng hợp theo các tài khoản. Mã chứng từ Số chứng từ Ngày Số tiền Tài khoản Nợ Tài khoản Có Định khoản trùng PT 03 15/08/nn 30.000.000 111 112 .F. GBN 27 18/08/nn 30.000.000 111 112 .T. Phương án xử lí bút toán trùng theo trình tự ưu tiên TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Phương án loại bỏ bút toán trùng một cách tự động thông qua việc thiết lập các thứ tự ưu tiên của các chứng từ. Nội dung cơ bản của phương án này là cho phép kế toán thiết lập thứ tự ưu tiên của các chứng từ sẽ được tổng hợp và khai báo cho phần mềm nhận biết. Các khai báo của kế toán sẽ được lưu trữ trong một tập tin riêng. Tập tin này liên kết dữ liệu với tập tin Chi tiết Nhật kí nhằm cho phép phần mềm tự động xác định và đánh dấu các định khoản trùng. Phương án xử lí bút toán trùng theo trình tự ưu tiên TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC Các định khoản trùng theo thứ tự ưu tiên có thể như sau: 1. Tất cả các chứng từ thu, chi tiền mặt tại quỹ bằng VNĐ được ưu tiên tổng hợp toàn bộ, không cần phải kiểm tra để đánh dấu. 2. Các chứng từ thu, chi tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tê ̣ phải được kiểm tra để đánh dấu loại trừ những chứng từ có quan hệ đối ứng với tiền mặt tại quỹ bằng VNĐ 3. Các chứng từ thu TGNH bằng VNĐ phải được kiểm tra để đánh dấu loại trừ các chứng từ có quan hệ đối ứng với chi tiền mặt tại quỹ, bao gồm cả chi VNĐ và chi ngoại tệ Phương án xử lí bút toán trùng theo trình tự ưu tiên TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 4. Các chứng từ chi TGNH bằng VNĐ phải được kiểm tra để đánh dấu loại trừ những chứng từ có quan hệ đối ứng với tiền mặt tại quỹ và các chứng từ thu TGNH. 5. Các chứng từ thu, chi TGNH bằng ngoại tê ̣ phải được kiểm tra để đánh dấu loại trừ những chứng từ có quan hệ đối ứng với tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ và tiền mặt tại quỹ 6. Các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hóa, TSCĐ, HĐBH phải được kiểm tra để đánh dấu loại trừ những chứng từ có quan hệ đối ứng với tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. 7. Các chứng từ thanh toán tiền tạm ứng phải được kiểm tra để đánh dấu loại trừ những chứng từ có quan hệ đối ứng với tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và nhập kho vật tư, hàng hóa. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 6. Kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản tổng hợp - Một số phần mềm kế toán hiện nay không cho phép tự động kết chuyển.  In ra các tài khoản doanh thu và chi phí để biết được số phát sinh của các tài khoản này, sau đó lập chứng từ ghi sổ để thực hiện kết chuyển và nhập vào máy tính.  Sau khi thực hiện kết chuyển xong, các tài khoản chi phí, doanh thu và xác định kết quả mới không còn số dư, lúc đó có thể in ra các báo cáo tài chính và các sổ kế toán tổng hợp.  Phải thực hiện các bút toán phân bổ chi phí, trích trước chi phí, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, phân phối lợi nhuận, trích lập dự phòng ... TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 6. Kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản tổng hợp Một số phần mềm kế toán cho phép thực hiện kết chuyển một cách tự động.  Phần mềm đã mặc định số phát sinh trên các tài khoản nào sẽ được kết chuyển vào tài khoản nào, theo trình tự tài khoản nào kết chuyển trước, sau đó mới đến tài khoản nào được kết chuyển sau. Phần mềm được thiết kế tốt sẽ cho phép khai báo các bút toán kết chuyển  Người sử dụng chủ động khai báo kết chuyển SPS Nợ hoặc SPS Có từ tài khoản nào đến tài khoản nào; thứ tự thực hiện bút toán kết chuyển nào trước, bút toán nào sau, kết chuyển toàn bộ hay kết chuyển một phần... TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VÀ LẬP BCTC 6. Kết chuyển dữ liệu trên các tài khoản tổng hợp Các nội dung được khai báo sẽ được lưu vào một tập tin để trên cơ sở đó khi tiến hành tổng hợp phần mềm sẽ tham chiếu đến để xác định các nội dung và trình tự cần thực hiện tự động kết chuyển theo đúng yêu cầu.