Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

18-Jan-12 1 v1.0010112231 1 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giảng viên: Ths. Trần Quang Diệu v1.0010112231 2 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đã mang lại những hiệu quả nhất định. Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ đơn giản là áp dụng tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà chúng ta ko thể phủ nhận vai trò của công nghệ thông tin trong các hoạt động cũng như lĩnh vực của đời sống xã hội. Hiện nay các trang web thương mại điện tử trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã áp dụng hết sức thành công. Ví dụ: 10 năm trở về trước trang web Amazon là một trang web hết sức hiệu quả, Amazon đang kinh doanh thua lỗ đã trở thành lãi khoảng 70.000.000$/năm. Ngoài ra, Ebay hay những trang web thương mại điện tử khác ở Việt Nam như Vật Giá, Chợ điện tử, v.v... việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động kinh doanh của nó như thế nào và hiệu quả của nó ra sao chúng ta sẽ bàn đến ngay sau đây.  Hệ thống là gì? Tại sao lại là hệ thống? Hệ thống thông tin có vai trònhư thế nào trong hệ thống? 18-Jan-12 2 v1.0010112231 MỤC TIÊU BÀI HỌC Liệt kê được những khái niệm cơ bản về hệ thống; Chỉ ra vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp; Xác định được ảnh hưởng của hệ thống đối với việc quản lý doanh nghiệp. 3 v1.0010112231 4 HƯỚNG DẪN HỌC Học viên nắm bắt các vấn đề lý thuyết để tìm ra bản chất của những khái niệm cơ bản trong bài. 18-Jan-12 3 v1.0010112231 5 NỘI DUNG Thời đại thông tin;1 Các dạng thông tin trong doanh nghiệp;2 Tổng quan hệ thống thông tin quản lý;3 4 Vai trò và tác động của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp;5 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý.6 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý; v1.0010112231 6 1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN Thời đại thông tin: • Trước 1980:  Phân tích và xử lý thông tin chưa được chú trọng;  Quá trình trao đổi thông tin trên diện rộng chưa được đặt ra. • 1980 – 1990:  Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính. • Sau năm 1990:  Sự hội nhập của các công ty nhỏ thành một tập đoàn lớn;  Kinh tế công nghiệp chuyển sang kinh tế dịch vụ;  Yêu cầu truyền thông toàn cầu phát triển mạnh;  Trao đổi mua bán trên toàn cầu. 18-Jan-12 4 v1.0010112231 7 1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN (TIẾP THEO) Đặc điểm thời đại thông tin: • Xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã hội dựa trên nền tảng thông tin. • Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh. • Năng suất lao động tăng lên nhanh chóng. • Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định sự thành công trong thời đại này. • Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ. v1.0010112231 8 1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN (TIẾP THEO) Thời đại nông nghiệp Thời đại công nghiệp Thời đại thông tin Khoảng thời gian Trước những năm 1800 1800 – 1957 Từ 1957 – nay Nhân công chính Nông dân Công nhân trong nhà máy Nhân công trí thức Quan hệ lao động Con người đất đai Con người và máy móc Con người và con người Công cụ chủ yếu Công cụ cầm tay Máy móc Công nghệ thông tin 18-Jan-12 5 v1.0010112231 9 2. CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP • Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin; • Các đặc tính của thông tin; • Các dạng thông tin trong doanh nghiệp; • Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp. v1.0010112231 10 2.1. PHÂN BIỆT DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN • Dữ liệu:  Là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi hay sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác.  Có thể có 2 dạng: Dữ liệu tính toán và dữ liệu đo đếm được (cảm nhận được, tư duy được). • Thông tin: Là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. • Được sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp. Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Xử lý dữ liệu 18-Jan-12 6 v1.0010112231 11 2.2. ĐẶC TÍNH CỦA THÔNG TIN • Độ tin cậy; • Tính đầy đủ; • Tính thích hợp và dễ hiểu; • Tính an toàn; • Tính tiện dụng, kịp thời. v1.0010112231 12 2.3. CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Đặc trưng thông tin Thông tin tác nghiệp Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược Tần suất Đều đặn, lặp lại Thường kỳ, đều đặn Tính độc lập của kết quả Dự kiến trước được Dự đoán sơ bộ Có phát sinh Không dự đoán trước được Thời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao Có cấu trúc Phi cấu trúc Độ chính xác Rất chính xác Có tính chủ quan Tính chủ quan cao Người sử dụng Giám sát hoạt động tác nghiệp Quản lý cấp trung Quản lý cấp cao 18-Jan-12 7 v1.0010112231 13 2.4. CÁC NGUỒN THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Thông tin bên trong doanh nghiệp Sổ sách Báo cáo kinh doanh Khách hàng Các tổ chức chính phủ Nhà cung cấp Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Doanh nghiệp có liên quan Đối thủ cạnh tranh v1.0010112231 14 3. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ • Khái niệm hệ thống; • Hệ thống thông tin quản lý; • Các thành phần cơ bản; • Quy trình xây dựng và phát triển. 18-Jan-12 8 v1.0010112231 15 3.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG • Hệ thống: là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó. • Hệ thống con: là một hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống khác. Môi trường Hệ thống Phần tử Phần tử Phần tử Đối tượng Thông tin Đầu vào Thông tin Đầu ra v1.0010112231 16 3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ • Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc:  Thu thập;  Lưu trữ;  Xử lý;  Truyền thông tin;  Phục hồi;  Hiển thị;  Sao lưu. 18-Jan-12 9 v1.0010112231 17 3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (TIẾP THEO) • Các chức năng chính của hệ thống thông tin: MÔI TRƯỜNG Khách hàng Các hãng điều chỉnh Cổ đông Đối thủ cạnh tranh Người cung cấpTỔ CHỨC Lưu trữ thông tin Nhập dữ liệu Xử lý dữ liệu Phân tích Sắp xếp Tính toán Xuất dữ liệu Phản hồi HỆ THỐNG THÔNG TIN v1.0010112231 18 3.3. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN Hệ thống thông tin Phần cứng Phần mềm Cơ sở dữ liệu Hệ thống truyền thông Nhân sự 18-Jan-12 10 v1.0010112231 19 3.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN Điều tra phân tích hệ thống Thiết kế Triển khai Vận hành và duy trì Xác định vấn đề và cách thức mà hệ thống thông tin có thể hỗ trợ Chương trình và thủ tục Hệ thống thông tin được sử dụng hỗ trợ quá trình kinh doanh v1.0010112231 20 4. PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ • Phân loại theo cấp ứng dụng. • Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. 18-Jan-12 11 v1.0010112231 21 4.1. PHÂN LOẠI THEO CẤP ỨNG DỤNG CÁC DẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CÁC NHÓM SỬ DỤNG Cấp chiến lược Cấp chiến thuật Cấp chuyên gia Cấp tác nghiệp Người nghiên cứu Quản lý điều hành Quản lý cấp trung Cấp lãnh đạo v1.0010112231 22 4.2. PHÂN LOẠI THEO MỤC ĐÍCH PHỤC VỤ THÔNG TIN ĐẦU RA Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) Hệ thống phục vụ quản lý (MIS) Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS) Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS) 18-Jan-12 12 v1.0010112231 23 4.2.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH • Phục vụ các hoạt động ở mức tác nghiệp. • Thi hành, lưu trữ các giao dịch thường ngày và cần thiết cho hoạt động sản xuất. • Bao gồm:  Hệ thống trả lương;  Hệ thống lập đơn hàng, hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài khoản ngân hàng;  Hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế. • Đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, gây thiệt hại nặng nề nếu có sự cố. v1.0010112231 24 4.2.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ • Phục vụ các hoạt động điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, lập kế hoạch chiến lược. • Hoạt động chủ yếu dựa trên cở sở dữ liệu được tạo ra từ hệ thống xử lý giao dịch. • Không linh hoạt và có ít khả năng phân tích. 18-Jan-12 13 v1.0010112231 25 4.2.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH • Trợ giúp các hoạt động ra quyết định:  Cung cấp thông tin;  Mô hình hóa;  Phân lớp;  Đánh giá. • Là hệ thống đối thoại, làm việc trên nhiều cơ sở dữ liệu. v1.0010112231 26 4.2.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH • Chức năng:  Tổng hợp dữ liệu và các sự kiện nội bộ và bên ngoài;  Sàng lọc, đúc kết dữ liệu;  Vẽ biểu đồ phân tích. • Không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể, sử dụng ít các công cụ phân tích, chủ yếu dùng cho các cấp lãnh đạo cao nhất. 18-Jan-12 14 v1.0010112231 27 4.2.5. HỆ THỐNG CHUYÊN GIA • Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES) là hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. • Hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ động cơ suy diễn. • Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao động tri thức. v1.0010112231 28 4.2.6. MỐI LIÊN HỆ Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS) Hệ thống phục vụ quản lý (MIS) Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS) 18-Jan-12 15 v1.0010112231 29 5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Vai trò của hệ thống thông tin Cung cấp chiến lược tạo ưu thế cạnh tranh Hỗ trợ quá trình tạo quyết định trong kinh doanh Hỗ trợ quá trình kinh doanh và các hoạt động tác nghiệp v1.0010112231 30 5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP (TIẾP THEO) Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp • Giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. • Cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ. • Giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh. • Khuyến khích các hoạt động sáng tạo. • Cắt giảm các chi phí chuyển đổi. 18-Jan-12 16 v1.0010112231 31 5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP (TIẾP THEO) Tạo ra các dạng hoạt động mới của doanh nghiệp: • Tổ chức ảo:  Không thực sự tồn tại ở dạng vật chất.  Được tạo thành trên sự thỏa thuận giữa các đối tác. • Tổ chức theo thỏa thuận:  Được hình thành thông qua các thỏa thuận truyền thông điện tử.  Sử dụng hệ thống truyền thông tin để tạo ra kho hàng ảo lưu trữ hàng hóa. • Các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử: Thay thế một phần của tổ chức bằng cơ cấu truyền thông điện tử. • Liên kết tổ chức: Được thành lập giữa khách hàng và nhà cung cấp. v1.0010112231 32 6. XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN • Đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin. • Trở thành công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý của tổ chức, doanh nghiệp. • Internet phát triển mạnh và có vị trí quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp.  Khả năng trao đổi thông tin trên diện rộng nhanh chóng.  Là mạng lưới tiếp thị tốt nhất.  Giúp tự động hóa quá trình sản xuất và quản lý của doanh nghiệp. 18-Jan-12 17 v1.0010112231 33 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Các kiến thức đã học trong bài • Hệ thống: Là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó; • Dữ liệu: Là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi hay sửa chữa cho bất cứ một mục đích nào khác; • Hệ thống thông tin quản lý: Là một hệ thống chức năng thực hiện việc: Thu thập; lưu trữ; xử lý; truyền thông tin; phục hồi; hiển thị; • Phân loại hệ thống thông tin; • Xu hướng ứng dụng của các doanh nghiệp. v1.0010112231 34 CÂU HỎI THẢO LUẬN Câu 1: Hệ thống là gì? Vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp? 18-Jan-12 18 v1.0010112231 35 CÂU HỎI THẢO LUẬN Câu 2: Phân loại hệ thống thông tin quản lý? Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin quản lý nào?