Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Bài 4: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý

11 BÀI 4 XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ThS. Trần Quang Diệu MỤC TIÊU BÀI HỌC Học viên cần nắm rõ các vấn đề về: Cách thiết kế một hệ thống thông tin. Quy trình HTTT gồm những bước nào; Những phương pháp nào đã được sử dụng để xây dựng và phát triển HTTT; Các phương thức quản lý quá trình xây dựng và phát triển HTTT; Một số nguyên nhân dẫn đến thành công, thất bại khi ứng dụng HTTT; 2HƯỚNG DẪN HỌC • Học viên nắm vững cơ sở lý thuyết để có thể nắm bắt quá trình xây dựng và phát triển HTTT. • Phân tích nội dung, khía cạnh liên quan đến vấn đề xây dựng và phát triển HTTT. NỘI DUNG Quy trình hệ thống phát triển hệ thống;1 Phương pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin;2 Các phương thức quản lý quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin.3 Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống thông tin.4 31. QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Điều tra và phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống Thực hiện và bảo trì hệ thống Sơ đồ 4.1: Quy trình phát triển hệ thống 1.1. ĐIỀU TRA VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Điều tra và phân tích hệ thống bao gồm các bước sau: Khảo sát sơ bộ nhằm các mục đích: Đạt được những hiểu biết về hệ thống ứng dụng đang tồn tại, phát triển tốt mối quan hệ với người sử dụng đang tồn tại, tạo cơ sở dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống, xác định bản chất vấn đề đang được điều tra. Xem xét và đánh giá tài liệu: Các tài liệu có sẵn cần được tập trung theo nhóm tác nghiệp: Tài liệu tổ chức, tài liệu cá nhân, tài liệu xử lý. Phỏng vấn: Phương pháp tiếp cận với người có kinh nghiệm để tìm ra nguyên nhân thực sự khiến tài liệu không còn phù hợp. Lược đồ dòng dữ liệu: Giúp chỉ rõ dòng dữ liệu giữa các tiến trình, tập tin và các điểm đề xuất. Sử dụng bảng hỏi: Danh sách các câu hỏi có thể được hoàn thiện trước và sau cuộc phỏng vấn. Đánh giá công việc: Đặc biệt quan trọng khi dùng phương pháp phân tích để xác định tiềm năng của hệ thống mới. Cách thức tiến hành điều tra sơ bộ 41.1. ĐIỀU TRA VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG (tiếp theo) Nghiên cứu tính khả thi: Mục đích nhằm đánh giá các phương án khác nhau và đưa ra một phương án thích hợp nhất. Tính khả thi của một phương án được xác định theo bốn tiêu chuẩn: • Tính khả thi về mặt kỹ thuật; • Tính khả thi về hoạt động; • Tính khả thi về kinh tế; • Tính khả thi về điều hành. 1.1. ĐIỀU TRA VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG (tiếp theo) Lập lược đồ dòng dữ liệu - Lược đồ dòng dữ liệu giúp: • Xác định các quá trình thành phần của hệ thống và mối tương tác giữa chúng (hay xác định dòng dữ liệu và con người thực hiện); • Chỉ rõ cách thức dữ liệu được đưa vào hệ thống; • Các ký hiệu sử dụng trong lược đồ dòng dữ liệu:  Kí hiệu dòng dữ liệu: Mũi tên chỉ rã hướng di chuyển;  Kí hiệu chỉ quá trình: Các khung hình vuông có các góc tròn đầu và hình tròn chỉ các quá trình xử lý.  Kí hiệu kho dữ liệu: Hình chữ nhật mở;  Ký hiệu các thực thể: Hình tam giác hoặc hình chữ nhật. • Các mức lược đồ dòng dữ liệu:  Lược đồ dòng dữ liệu cùng cấp 0;  Lược đồ dòng dữ liệu cấp. 51.2. THIẾT KẾ HỆ THỐNG Thiết kế giao diện người sử dụng: Tập trung vào phương pháp nhập xuất dữ liệu Và chuyển đổi dữ liệu, thông tin lưu trữ trên máy và truyền đạt cho con người. Thiết kế dữ liệu: Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu và các tệp được sử dụng bởi hệ thống thông tin dự kiến. Thiết kế quá trình: Thiết kế các phần mềm cần thiết cho hệ thống thông tin. Đặc tả hệ thống: đặc tae phần cứng, phần mềm và nhân sự riêng biệt cho hệ thống được đề nghị. Tiêu chuẩn thiết kế: như hệ thống công nghệ ứng dụng (SAA), công nghệ tích hợp Nội dung thiết kế hệ thống 2. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN • Phương pháp chu kỳ hệ thống; • Hệ thống mẫu thử nghiệm (bản mẫu); • Phát triển hệ thống với các gói phần mềm. 62.1. PHƯƠNG PHÁP CHU KỲ HỆ THỐNG Chu kỳ xây dựng và phát triển hệ thống thông thường gồm các bước: • Điều tra; • Phân tích; • Thiết kế; • Thực hiện; • Bảo trì. 2.2. HỆ THỐNG MẪU THỬ NGHIỆM • Các bước xây dựng mẫu thử nghiệm: • Xác định nhu cầu cơ bản của người dùng; • Phát triển hệ thống mẫu thử nghiệm ban đầu; • Sửa chữa hệ thống mẫu thử. 72.2. HỆ THỐNG MẪU THỬ NGHIỆM (tiếp theo) Hạn chếƯu điểm • Người dùng sớm hình dung ra chức năng và đặc điểm của hệ thống; • Đặc biệt có giá trị khi thiết kế giao diện người sử dụng cho một hệ thống thông tin; • Khắc phục các vấn đề nảy sinh với chu kỳ hệ thống, loại bỏ lãng phí, sai sót; làm cho người sử dụng hài lòng. • Không chuyển tải hết các chức năng, đặc điểm của hệ thống, có thể làm cho người sử dụng thất vọng. • Có thể không thực hiện được các hệ thống lớn nếu thiếu sự phân tích các nhu cầu một cách hợp lý. • Hệ thống có thể không đáp ứng được nhu cầu trong tương lai và chỉnh sửa nó theo nhu cầu thì trở nên phức tạp. 2.3. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG VỚI CÁC GÓI PHẦN MỀM • Việc mua gói phần mềm đã được thiết lập có thể thay đổi từ những hệ thống thực hiện những nhiệm vụ đơn giản tới phức tạp. • Phương pháp này được sử dụng khi:  Doanh nghiệp không đủ nguồn lực để xây dựng và phát triển hệ thống.  Chức năng phổ biến cho nhiều doanh nghiệp. 82.3. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG VỚI CÁC GÓI PHẦN MỀM (tiếp theo) Hạn chếƯu điểm • Giảm bớt thời gian thiết kế, tổ chức tệp dữ liệu; • Giảm thiểu các chi phí cho hệ thống thông tin và giải phón nguồn nhân lực. • Giảm những điểm nút của tổ chức trong quá trình phát triển hệ thống. • Khó khăn do việc phát triển do chi phí quá cao; • Chưa thể đủ đáp ứng những nhu cầu đa dạng phát sinh trong môi trường thực tế. 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN • Thuê ngoài; • Sử dụng nội lực; • Thuê nhân công hợp đồng; • Kết hợp. 93.1. THUÊ NGOÀI Hạn chếƯu điểm • Tính kinh tế; • Chất lượng dịch vụ cao; • Tính linh hoạt: Có thể sử dụng cho các dự án khác • Mất khả năng kiểm soát; • Sự bất ổn về thông tin chiến lược; • Tính phụ thuộc. 3.2. SỬ DỤNG NỘI LỰC • Sử dụng nội lực là phương pháp mà doanh nghiệp tiến hành việc phát triển và khai thác hệ thống thông tin hoàn toàn nhờ vào lực lượng nhân công trong doanh nghiệp. • Sử dụng nội lực có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo được việc thực hiện mang tính chiến lược các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. • Hạn chế lớn nhất của phương pháp này là việc đầu tư quá lớn vào trang thiết bị, con người, khoảng không 10 3.3. THUÊ NHÂN CÔNG HỢP ĐỒNG • Ưu điểm:  Bổ sung ngay tức thì về nhu cầu lao động;  Tiết kiệm chi phí;  Tạo cho doanh nghiệp có mức độ linh hoạt cao hơn. • Nhược điểm:  Người được thuê thường không có trách nhiệm;  Gây khó khăn cho người mới đến khi phải tiến hành công việc lại từ đầu;  Khó kiếm ngay được người có đủ kiến thức và năng lực mà doanh nghiệp cần. 3.4. KẾT HỢP Việc kết hợp các nguồn lực của công ty với tiến bộ về công nghệ thông tin là một lựa chọn cần thiết cho doanh nghiệp. 11 4. NGUYÊN NHÂN THÀNH CÔNG VÀ THẤT BẠI TRONG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Những yếu tố sau quyết định sự thành bại của hệ thống: • Vai trò của người sử dụng; • Mức độ hỗ trợ quản lý; • Mức đọ rủi ro và mức độ phức tạp của việc thực hiện dự án; • Chất lượng quản lý của quá trình thực hiện. 4.1. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG Sự tham gia của người sử dụng trong quá trình thiết kế và thực hiện hệ thống thông tin tạo ra xu hướng tích cực cho hệ thống. Tuy nhiên, sự bất đồng quan điểm giữa người sử dụng và người thiết kế tạo ra sự ngăn cách giao tiếp dẫn tới mức độ rủi ro của hệ thống ngày càng cao. 12 4.2. MỨC ĐỘ HỖ TRỢ QUẢN LÝ • Vĩ mô; • Vi mô. 4.3. MỨC ĐỘ RỦI RO VÀ ĐỘ PHỨC TẠP CỦA VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN Các nhà nghiên cứu xác định ba yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới mức độ rủi ro của dự án: • Quy mô dự án; • Kết cấu của dự án; • Kinh nghiệm về công nghệ. 13 4.4. CHẤT LƯỢNG CỦA QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN Việc quản lý quá trình thực hiện rất quan trọng, nếu quản lý tồi có thể dẫn tới hậu quả: • Chi phí vượt quá mức dự tính; • Thời gian vượt quá nhiều so với mức hi vọng; • Hạn chế về vấn đề kỹ thuật xảy ra nhiều hơn mức dự đoán; • Thất bại trong việc truyền đạt các lợi ích mong muốn. TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Quy trình phát triển HTTT; • Phương pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin: phương pháp chu kỳ hệ thống, hệ thống mẫu thử nghiệm, phát triển hệ thống với các gói sản phẩm. • Phương pháp quản lý quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin: Thuê ngoài, sử dụng nội lực, kết hợp. • Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. 14 CÂU HỎI TƯƠNG TÁC Câu 1: Hãy so sánh các phương pháp xây dựng và phát triển hệ thống đã đề cập trong bài. Phương pháp nào đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp?  CÂU HỎI TƯƠNG TÁC Câu 2: Nguyên nhân thất bại, thành công trong xây dựng và phát triển hệ thống thông tin? 