Bài giảng Khoa học quản lý đại cương - Chương 9: Thông tin trong quản lý - Tạ Thị Bích Ngọc

KHQLDC CHƯƠNG 9 THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHQLDC2 Nội dung bài học 9.1 Khái niệm thông tin và thông tin quản lý 9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý 9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý 9.1.4 Phân loại thông tin quản lý 9.2 Quá trình thông tin trong quản lý 9.2.1 Quá trình thông tin cho việc xây dựng QĐQL 9.2.2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện QĐQL 9.2.3 Quá trình thông tin kiểm tra đánh giá việc thực hiện QĐQL 9.3 Trở ngại của quá trình TT và yêu cầu sử dụng TT trong QL 9.3.1 Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý 9.3.2 Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý KHQLDC3 Dữ liệu và Thông tin • Dữ liệu là tất cả những chi tiết liên quan đến các sự vật, hiện tượng mà ta có thể quan sát và ghi nhận được dưới các dạng thức khác nhau. • Thông tin là các dữ liệu đã được tổ chức, xử lý có mục đích Nhiều dữ liệu nhưng vẫn “đói” thông tin KHQLDC4 Định nghĩa THÔNG TIN • Thông tin là tất cả những gì có thể giúp cho Con người hiểu được về Đối tượng mà mình quan tâm KHQLDC5 9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý • Thông tin là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống. • Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý. KHQLDC6 Nội hàm khái niệm thông tin quản lý • Hệ thống tri thức • Được thu thập và xử lý • Để phục vụ cho – ban hành – tổ chức thực hiện – kiểm tra đánh giá quyết định quản lý KHQLDC7 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (1) • Thông tin không phải là vật chất nhưng tồn tại nhờ “vỏ vật chất” – Tức là vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi) – Cùng một vật mang thông tin nhưng người nhận tin có được những giá trị khác nhau KHQLDC8 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (2) • Thông tin trong quản lý có số lượng lớn – vì tính chất đa dạng và phong phú của hoạt động quản lý – bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin KHQLDC9 Một quan niệm phân cấp quản lý Cấp cao Cấp trung Cấp thấp Đối tượng quản lý Xác định các mục tiêu chiến lược, đường lối, chính sách Xác định nhiệm vụ cụ thể cần làm, thực hiện các mục tiêu cấp quản lý lãnh đạo Gắn với điều hành công việc hàng ngày của phòng ,tổ phân xưởng KHQLDC10 Tháp thông tin trong quản lý Minh triết Tri thức Thông tin Dữ liệu Tri thức hiện (explicit) Tri thức ngầm (tacit) Møc ®é tinh vi cña xö lý th«ng tin (nghÜa réng) Từ Bi, Quang Minh và Trí Tuệ (Kindness, Clarity and Insigh) KHQLDC11 DỮ liÖu Th«ng tin Tri Thøc TrÝ tuÖ Minh TriÕt Tr¶i nghiÖm Đóc kÕt Lùa chän S¾p xÕp Ph©n tÝch Tæng hîp So s¸nh TÝch luü, VËn dông, Suy xÐt Các cấp độ xử lý thông tin KHQLDC12 Phân loại hệ thống thông tin Các kiểu hệ thông tin: • Tổ chức và hệ thông tin chia thành 4 mức • 6 lĩnh vực chức năng KHQLDC13 Nhu cầu thông tin của các cấp quản lí KHQLDC14 Các hệ thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lí KHQLDC15 9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý • Vai trò trong việc lập kế hoạch và ra quyết định • Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức • Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo • Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra KHQLDC16 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (3) • Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý – Tồn tại các cấp quản lý khác nhau trong tổ chức – Không có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin của các cấp quản lý và của các thành viên trong tổ chức KHQLDC17 Vai trò trong việc lập kế hoạch và ra quyết định • Giúp nhà quản lý: – Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định – Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức – Xác lập tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu – Lựa chọn các phương án để thực hiện quyết định quản lý KHQLDC18 Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức • Giúp nhà quản lý: – Nhận thức về thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền – Cung cấp dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực – Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác – Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức KHQLDC19 Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo • Giúp nhà quản lý: – Nhận thức động cơ thúc đẩy nhân viên – Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức – Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả KHQLDC20 Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra • Giúp nhà quản lý: – Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra – Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn – Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể KHQLDC21 Như vậy 1 Là mạch máu liên kết toàn bộ các yếutố của hệ thống quản lý 2 Là nhân tố không thể thiếu để ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá các QĐQL 3 Là cầu nối giữa tổ chức với môi trường Duy trì và phát triển tổ chức KHQLDC22 9.1.3. Phân loại thông tin KHQLDC23 Thông tin trung gian Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin KHQLDC24 Thông tin bộ phận Thông tin tổng thể Căn cứ vào mức độ phản ánh của thông tin KHQLDC25 Thông tin chính thức Thông tin phi chính thức Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin KHQLDC26 Thông tin phục vụ cho việc ban hành quyết định Thông tin phục vụ cho việc tổ chức thực hiện quyết định Thông tin phục vụ cho việc kiểm tra đánh giá quyết định Căn cứ vào các yếu tố của quá trình thông tin KHQLDC27 Căn cứ vào hình thức của thông tin Thông tin bằng lời nóiThông tin văn bản Thông tin bằng phương tiện khác KHQLDC28 Căn cứ vào cách thức truyền tải thông tin • Thông tin không lời • Thông tin bằng lời • Thông tin bằng chữ viết KHQLDC29 Ngoài ra • Căn cứ hướng chuyển động của thông tin: – Thông tin theo chiều dọc – Thông tin theo chiều ngang • Căn cứ vào nội dung quản lý: – thông tin về nhân sự – thông tin về tài chính – • Căn cứ vào giá trị sử dụng của thông tin: – thông tin mới – thông tin lạc hậu (đã lão hoá) • Căn cứ vào quy trình quản lý: – thông tin về việc lập kế hoạch – thông tin về tổ chức – KHQLDC30 KHQLDC31 Quá trình thông tin Ý tưởng Mã hoá Gửi Nhận Giải mã Hiểu Hồi đáp Người gửi Người nhận KHQLDC32 Đường đi của thông tin • Xu hướng 1: – Tất cả thông tin từ tổ chức ra bên ngoài và từ bên ngoài đi vào tổ chức đều thông qua NQL • Xu hướng 2: – Một số thông tin sẽ đến trực tiếp nhân viên được uỷ quyền KHQLDC33 Xu hướng 1 • Áp dụng: – NQL chuyên quyền • Ưu điểm: – Thông tin đi một cách chính thức – Thường chính xác, đầy đủ • Nhược điểm: – Thông tin không kịp thời nên công việc hay bị gián đoạn KHQLDC34 Xu hướng 2 • Áp dụng: – NQL dân chủ hoặc tự do • Ưu điểm: – Thông tin đi nhanh chóng – Nhân viên tự tin trong công việc • Nhược điểm: – Nhiều thông tin “loãng”, không chính thức nên NQL khó kiểm soát được thông tin KHQLDC35 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức • TP1 cần thông tin cho P2 sẽ thông tin trực tiếp cho TP2. • NV1 muốn thông tin cho P2: – Báo TP1 để TP1 chuyển TP2 – Trực tiếp chuyển cho TP2 – Trực tiếp chuyển cho NV2 Trưởng phòng Trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Phòng 1 Phòng 2 KHQLDC36 Mức độ hiểu thông điệp từ NQL 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% NQL cấp cao NQL cấp trung Giám sát chung Trưởng nhóm ĐTQL Bóp méo thông điệp ban đầu Tỷ lệ nhận thông điệp ban đầu một cách chính xác KHQLDC37 Các ví dụ về văn hoá KHQLDC38 9.2 Quá trình thông tin trong quản lý 9.2.1 Quá trình TT cho việc xây dựng QĐQL 9.2.2 Quá trình TT triển khai thực hiện QĐQL 9.2.3 QTTT cho kiểm tra, đánh giá thực hiện QĐQL KHQLDC39 Thu thập Lựa chọn Xử lý Sử dụng Ra quyết định Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu v.v 9.2.1. Thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý KHQLDC40 Quyết định Quản lý Mã hoá Thông điệp Tiếp nhận Giải mã Thực thi Quyết định Quản lý KẾT QUẢ Người quản lý Người bị quản lý Phản hồi Nhiễu Truyền đạt Giải thích Hướng dẫn 9.2.2. Thông tin cho việc triển khai thực hiện quyết định quản lý KHQLDC41 Ưu điểm Hạn chế Các tiêu chuẩn Đo lường Kết quả Thông tin cho xây dựng Tiêu chuẩn Kết quả thực hiện Thu thập Xử lý Kết luận Giải phápNHÀ QUẢN LÝ 9.2.3. Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý KHQLDC42 9.3. Những trở ngại của quá trình thông tin và yêu cầu đối với việc sử dụng thông tin QL 9.3.1. Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý 9.3.2. Yêu cầu đối với việc sử dụng thông tin trong quản lý KHQLDC43 Trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cho việc xây dựng QĐQL Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích Hạn chế về năng lực và kĩ năng xử lý thông tin KHQLDC44 Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin Đối với chủ thể tiếp nhận Kênh truyền đạt (phương tiện, hình thức.v.v) Đối với chủ thể truyền đạt Nhiễu KHQLDC45 Những trở ngại trong xử lý thông tin phản hồi KHQLDC46 Hạn chế những rào cản • Quy định dòng thông tin • Khuyến khích phản hồi • Đơn giản hóa ngôn ngữ • Lắng nghe tích cực • Kiềm chế cảm xúc tiêu cực • Sử dụng ngôn ngữ không lời • Sử dụng hệ thống thông tin mật • Làm rõ các ý tưởng trước khi thông tin • Xác định mục đích đúng đắn của thông tin • Xem xét bố trí nơi diễn ra quá trình thông tin KHQLDC47 Phải kịp thời, không sử dụng thông tin đã “lão hoá” Truyền đạt thông tin phải rõ ràng dễ hiểu Sử dụng thông tin phản hồi Phải khách quan, chính xác, đầy đủ 9.3.2. Yêu cầu đối với việc sử dụng thông tin trong quản lý Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu KHQLDC48 Đặc điểm của thông tin trong quản lý • Ngêi nhËn ph¶i hiÓu ®óng ý nghÜa cña th«ng ®iÖp, nhËn ra ®îc c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý, cã ®Þa chØ cô thÓ cña ngêi göi vµ ngêi nhËn,. • Th«ng tin qu¶n lý lµ s¶n phÈm cña lao ®éng qu¶n lý, lµ nh÷ng th«ng ®iÖp cã lîi cho HTQL. Gi¸ trÞ th«ng tin t¨ng lªn, dÔ sao chÐp, nh©n b¶n, nhng gi¸ trÞ kinh tÕ cña TTQL gi¶m dÇn theo thêi gian. • G¾n liÒn víi quyÒn uy, quyÒn lùc l·nh ®¹o. Ai n¾m gi÷ ®îc hÖ thèng th«ng tin, ngêi ®ã sÏ cã quyÒn lùc. KHQLDC49 Thông tin trong Quản lý nhà nước • lµ c¬ së khoa häc b¶o ®¶m tÝnh ph¸p lý, thùc hiÖn ®óng ®êng lèi, chÝnh s¸ch, b¶o ®¶m tÝnh hiÖu qu¶ cho quyÕt ®Þnh qu¶n lý nhµ níc. • tuú theo møc ®é qu¶n lý mµ nhu cÇu th«ng tin ®ßi hái cho c¸c nhµ qu¶n lý còng kh¸c nhau KHQLDC50 Các mức quản lý QL chiến lược Quản lý sách lược Quản lý tác nghiệp Các nhân viên không tham gia quản lý Thông tin và việc ra quyết định KHQLDC51 Nhu cầu thông tin trong quản lý • Møc thõa hµnh: viÖc lÆp ®i lÆp l¹i, xö lý giao dÞch. Th«ng tin x¸c ®Þnh, cô thÓ. Quan tâm đến ph¬ng ph¸p vµ ph¬ng tiÖn tiÕp nhËn vµ chuyÓn giao hoÆc lu gi÷. • Møc t¸c nghiÖp: nhiÖm vô ng¾n h¹n ®îc ®Þnh râ cho ngµy, tuÇn, quý.Y/cÇu th«ng tin gåm c¸c ph¶n håi ho¹t ®éng. Th«ng tin ®îc x¸c ®Þnh: p.¸n cã kh¶ n¨ng chÊp nhËn nhÊt. • Møc s¸ch lîc: ®¸p øng c¸c môc tiªu ®Æt ra ë møc chiÕn lîc. "C¸i g× sÏ x¶y ra, nÕu...". Th«ng tin cã s½n cho viÖc lµm quyÕt ®Þnh hiÕm khi ®îc x¸c ®Þnh, sö dông trùc gi¸c, ®¸nh gi¸ c¸ nh©n kÕt hîp víi c¸c th«ng tin cã s½n. • Møc chiÕn lîc: môc tiªu chung, mang tÝnh tæng thÓ. Th«ng tin lµ c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú, d¹ng th«ng ®iÖp: "C¸i g× sÏ x¶y ra, nÕu..." vµ ph©n tÝch xu híng. Th«ng tin cã s½n cho viÖc lµm quyÕt ®Þn møc này khó x¸c ®Þnh. Dùa chñ yÕu vµo kh¶ n¨ng ®¸nh gi¸ vµ trùc gi¸c c¸ nh©n. KHQLDC52 Nhu cầu của thông tin trong quản lý Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý KHQLDC53 Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp KHQLDC54 Bạn nghĩ gì? KHQLDC55 Bạn nghĩ gì? KHQLDC56 Bạn nghĩ gì? KHQLDC57 Bạn nghĩ gì? KHQLDC58 Bạn nghĩ gì?