Nội dung bài học
9.1 Khái niệm thông tin và thông tin quản lý
9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý
9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý
9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý
9.1.4 Phân loại thông tin quản lý
9.2 Quá trình thông tin trong quản lý
9.2.1 Quá trình thông tin cho việc xây dựng QĐQL
9.2.2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện QĐQL
9.2.3 Quá trình thông tin kiểm tra đánh giá việc thực hiện QĐQL
9.3 Trở ngại của quá trình TT và yêu cầu sử dụng TT trong QL
9.3.1 Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý
9.3.2 Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý
58 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 25/06/2022 | Lượt xem: 113 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Khoa học quản lý đại cương - Chương 9: Thông tin trong quản lý - Tạ Thị Bích Ngọc, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
KHQLDC
CHƯƠNG 9
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
ThS Tạ Thị Bích Ngọc
KHQLDC2
Nội dung bài học
9.1 Khái niệm thông tin và thông tin quản lý
9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý
9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý
9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý
9.1.4 Phân loại thông tin quản lý
9.2 Quá trình thông tin trong quản lý
9.2.1 Quá trình thông tin cho việc xây dựng QĐQL
9.2.2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện QĐQL
9.2.3 Quá trình thông tin kiểm tra đánh giá việc thực hiện QĐQL
9.3 Trở ngại của quá trình TT và yêu cầu sử dụng TT trong QL
9.3.1 Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý
9.3.2 Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý
KHQLDC3
Dữ liệu và Thông tin
• Dữ liệu là tất cả những chi tiết liên quan đến các sự vật,
hiện tượng mà ta có thể quan sát và ghi nhận được
dưới các dạng thức khác nhau.
• Thông tin là các dữ liệu đã được tổ chức, xử lý có mục
đích
Nhiều dữ liệu nhưng vẫn “đói” thông tin
KHQLDC4
Định nghĩa THÔNG TIN
• Thông tin là tất cả những gì
có thể giúp cho
Con người
hiểu được về
Đối tượng
mà mình quan tâm
KHQLDC5
9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý
• Thông tin là những tri thức được sử dụng để định
hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì
tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống.
• Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và
xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện
và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.
KHQLDC6
Nội hàm khái niệm thông tin quản lý
• Hệ thống tri thức
• Được thu thập và xử lý
• Để phục vụ cho
– ban hành
– tổ chức thực hiện
– kiểm tra đánh giá quyết định quản lý
KHQLDC7
9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (1)
• Thông tin không phải là vật chất nhưng tồn tại
nhờ “vỏ vật chất”
– Tức là vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi)
– Cùng một vật mang thông tin nhưng người nhận tin
có được những giá trị khác nhau
KHQLDC8
9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (2)
• Thông tin trong quản lý có số lượng lớn
– vì tính chất đa dạng và phong phú của hoạt động
quản lý
– bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thể
trở thành một trung tâm thu phát thông tin
KHQLDC9
Một quan niệm phân cấp quản lý
Cấp cao
Cấp trung
Cấp thấp
Đối tượng quản lý
Xác định các mục tiêu chiến
lược, đường lối, chính sách
Xác định nhiệm vụ cụ thể
cần làm, thực hiện các mục
tiêu cấp quản lý lãnh đạo
Gắn với điều hành công
việc hàng ngày của
phòng ,tổ phân xưởng
KHQLDC10
Tháp thông tin trong quản lý
Minh
triết
Tri thức
Thông tin
Dữ liệu
Tri thức hiện (explicit)
Tri thức ngầm (tacit)
Møc ®é tinh vi cña
xö lý th«ng tin
(nghÜa réng)
Từ Bi, Quang Minh
và Trí Tuệ (Kindness,
Clarity and Insigh)
KHQLDC11
DỮ
liÖu
Th«ng
tin
Tri
Thøc
TrÝ tuÖ
Minh
TriÕt
Tr¶i nghiÖm
Đóc kÕt
Lùa chän
S¾p xÕp
Ph©n tÝch
Tæng hîp
So s¸nh
TÝch luü,
VËn dông,
Suy xÐt
Các cấp độ xử lý thông tin
KHQLDC12
Phân loại hệ thống thông tin
Các kiểu hệ thông tin:
• Tổ chức và hệ thông tin chia thành 4 mức
• 6 lĩnh vực chức năng
KHQLDC13
Nhu
cầu
thông
tin của
các
cấp
quản lí
KHQLDC14
Các hệ thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lí
KHQLDC15
9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý
• Vai trò trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
• Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
• Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
• Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
KHQLDC16
9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (3)
• Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp
bậc của quản lý
– Tồn tại các cấp quản lý khác nhau trong tổ chức
– Không có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử
lý và sử dụng thông tin của các cấp quản lý và của các
thành viên trong tổ chức
KHQLDC17
Vai trò trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
• Giúp nhà quản lý:
– Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định
– Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức
– Xác lập tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu
– Lựa chọn các phương án để thực hiện quyết định quản lý
KHQLDC18
Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
• Giúp nhà quản lý:
– Nhận thức về thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân
nhiệm và giao quyền
– Cung cấp dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
– Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực
và phân bổ các nguồn lực khác
– Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
KHQLDC19
Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
• Giúp nhà quản lý:
– Nhận thức động cơ thúc đẩy nhân viên
– Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy,
quy chế và chính sách của tổ chức
– Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả
KHQLDC20
Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
• Giúp nhà quản lý:
– Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra
– Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn
– Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa
chữa sai lầm của chủ thể
KHQLDC21
Như vậy
1 Là mạch máu liên kết toàn bộ các yếutố của hệ thống quản lý
2
Là nhân tố không thể thiếu để ban
hành, tổ chức thực hiện và kiểm
tra đánh giá các QĐQL
3 Là cầu nối giữa tổ chức với môi trường
Duy trì
và
phát triển
tổ chức
KHQLDC22
9.1.3. Phân loại thông tin
KHQLDC23
Thông tin
trung gian
Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin
KHQLDC24
Thông tin bộ phận
Thông tin tổng thể
Căn cứ vào mức độ phản ánh của thông tin
KHQLDC25
Thông tin
chính thức
Thông tin
phi chính thức
Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin
KHQLDC26
Thông tin
phục vụ cho việc
ban hành
quyết định
Thông tin phục vụ cho việc
tổ chức thực hiện quyết định
Thông tin
phục vụ cho việc
kiểm tra đánh giá
quyết định
Căn cứ vào các yếu tố của quá trình thông tin
KHQLDC27
Căn cứ vào hình thức của thông tin
Thông tin bằng lời nóiThông tin văn bản
Thông tin bằng phương tiện khác
KHQLDC28
Căn cứ vào cách thức truyền tải thông tin
• Thông tin không lời
• Thông tin bằng lời
• Thông tin bằng chữ viết
KHQLDC29
Ngoài ra
• Căn cứ hướng chuyển động của thông tin:
– Thông tin theo chiều dọc
– Thông tin theo chiều ngang
• Căn cứ vào nội dung quản lý:
– thông tin về nhân sự
– thông tin về tài chính
–
• Căn cứ vào giá trị sử dụng của thông tin:
– thông tin mới
– thông tin lạc hậu (đã lão hoá)
• Căn cứ vào quy trình quản lý:
– thông tin về việc lập kế hoạch
– thông tin về tổ chức
–
KHQLDC30
KHQLDC31
Quá trình thông tin
Ý tưởng
Mã hoá
Gửi Nhận
Giải mã
Hiểu
Hồi đáp
Người gửi Người nhận
KHQLDC32
Đường đi của thông tin
• Xu hướng 1:
– Tất cả thông tin từ tổ chức ra bên ngoài và từ bên
ngoài đi vào tổ chức đều thông qua NQL
• Xu hướng 2:
– Một số thông tin sẽ đến trực tiếp nhân viên được uỷ
quyền
KHQLDC33
Xu hướng 1
• Áp dụng:
– NQL chuyên quyền
• Ưu điểm:
– Thông tin đi một cách chính thức
– Thường chính xác, đầy đủ
• Nhược điểm:
– Thông tin không kịp thời nên công việc hay bị gián
đoạn
KHQLDC34
Xu hướng 2
• Áp dụng:
– NQL dân chủ hoặc tự do
• Ưu điểm:
– Thông tin đi nhanh chóng
– Nhân viên tự tin trong công việc
• Nhược điểm:
– Nhiều thông tin “loãng”, không chính thức nên NQL
khó kiểm soát được thông tin
KHQLDC35
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức
• TP1 cần thông tin cho P2 sẽ
thông tin trực tiếp cho TP2.
• NV1 muốn thông tin cho P2:
– Báo TP1 để TP1 chuyển TP2
– Trực tiếp chuyển cho TP2
– Trực tiếp chuyển cho NV2
Trưởng
phòng
Trưởng
phòng
Nhân viên Nhân viên
Phòng 1 Phòng 2
KHQLDC36
Mức độ hiểu thông điệp từ NQL
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
NQL
cấp cao
NQL
cấp trung
Giám sát
chung
Trưởng
nhóm
ĐTQL
Bóp méo thông
điệp ban đầu
Tỷ lệ nhận
thông điệp ban
đầu một cách
chính xác
KHQLDC37
Các ví dụ về văn hoá
KHQLDC38
9.2 Quá trình thông tin trong quản lý
9.2.1 Quá trình TT cho việc xây dựng QĐQL
9.2.2 Quá trình TT triển khai thực hiện QĐQL
9.2.3 QTTT cho kiểm tra, đánh giá thực hiện QĐQL
KHQLDC39
Thu thập Lựa chọn Xử lý
Sử dụng
Ra
quyết định
Dữ liệu
Dữ liệu
Dữ liệu
Dữ liệu
Dữ liệu
v.v
9.2.1. Thông tin cho việc
xây dựng quyết định quản lý
KHQLDC40
Quyết định
Quản lý
Mã hoá
Thông điệp Tiếp nhận
Giải mã
Thực thi
Quyết định
Quản lý
KẾT QUẢ
Người quản lý
Người bị quản lý
Phản hồi
Nhiễu
Truyền đạt
Giải thích
Hướng dẫn
9.2.2. Thông tin cho việc
triển khai thực hiện quyết định quản lý
KHQLDC41
Ưu điểm
Hạn chế
Các
tiêu chuẩn
Đo lường
Kết quả
Thông tin
cho xây dựng
Tiêu chuẩn
Kết quả
thực hiện
Thu thập Xử lý Kết luận
Giải phápNHÀ QUẢN LÝ
9.2.3. Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá
việc thực hiện quyết định quản lý
KHQLDC42
9.3. Những trở ngại của quá trình thông tin và
yêu cầu đối với việc sử dụng thông tin QL
9.3.1. Những trở ngại của quá
trình thông tin trong quản lý
9.3.2. Yêu cầu đối với việc sử
dụng thông tin trong quản lý
KHQLDC43
Trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng
thông tin cho việc xây dựng QĐQL
Tình trạng quá tải
hoặc thiếu thông tin hữu ích
Hạn chế về năng lực và
kĩ năng xử lý thông tin
KHQLDC44
Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin
Đối với
chủ thể tiếp nhận
Kênh truyền đạt
(phương tiện, hình
thức.v.v)
Đối với chủ thể
truyền đạt
Nhiễu
KHQLDC45
Những trở ngại trong xử lý thông tin phản hồi
KHQLDC46
Hạn chế những rào cản
• Quy định dòng thông tin
• Khuyến khích phản hồi
• Đơn giản hóa ngôn ngữ
• Lắng nghe tích cực
• Kiềm chế cảm xúc tiêu cực
• Sử dụng ngôn ngữ không lời
• Sử dụng hệ thống thông tin mật
• Làm rõ các ý tưởng trước khi thông tin
• Xác định mục đích đúng đắn của thông tin
• Xem xét bố trí nơi diễn ra quá trình thông tin
KHQLDC47
Phải kịp thời, không sử dụng thông tin đã “lão hoá”
Truyền đạt thông tin phải rõ ràng dễ hiểu
Sử dụng thông tin phản hồi
Phải khách quan, chính xác, đầy đủ
9.3.2. Yêu cầu đối với việc sử dụng
thông tin trong quản lý
Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu
KHQLDC48
Đặc điểm
của thông tin trong quản lý
• Ngêi nhËn ph¶i hiÓu ®óng ý nghÜa cña th«ng ®iÖp, nhËn ra ®îc c¸c
quyÕt ®Þnh qu¶n lý, cã ®Þa chØ cô thÓ cña ngêi göi vµ ngêi nhËn,.
• Th«ng tin qu¶n lý lµ s¶n phÈm cña lao ®éng qu¶n lý, lµ nh÷ng th«ng
®iÖp cã lîi cho HTQL. Gi¸ trÞ th«ng tin t¨ng lªn, dÔ sao chÐp, nh©n
b¶n, nhng gi¸ trÞ kinh tÕ cña TTQL gi¶m dÇn theo thêi gian.
• G¾n liÒn víi quyÒn uy, quyÒn lùc l·nh ®¹o. Ai n¾m gi÷ ®îc hÖ thèng
th«ng tin, ngêi ®ã sÏ cã quyÒn lùc.
KHQLDC49
Thông tin trong Quản lý nhà nước
• lµ c¬ së khoa häc b¶o ®¶m tÝnh ph¸p lý, thùc hiÖn ®óng ®êng
lèi, chÝnh s¸ch, b¶o ®¶m tÝnh hiÖu qu¶ cho quyÕt ®Þnh qu¶n lý
nhµ níc.
• tuú theo møc ®é qu¶n lý mµ nhu cÇu th«ng tin ®ßi hái cho c¸c
nhµ qu¶n lý còng kh¸c nhau
KHQLDC50
Các mức quản lý
QL
chiến lược
Quản lý
sách lược
Quản lý tác nghiệp
Các nhân viên không
tham gia quản lý
Thông tin và việc ra quyết định
KHQLDC51
Nhu cầu thông tin trong quản lý
• Møc thõa hµnh: viÖc lÆp ®i lÆp l¹i, xö lý giao dÞch. Th«ng tin x¸c ®Þnh, cô thÓ.
Quan tâm đến ph¬ng ph¸p vµ ph¬ng tiÖn tiÕp nhËn vµ chuyÓn giao hoÆc lu gi÷.
• Møc t¸c nghiÖp: nhiÖm vô ng¾n h¹n ®îc ®Þnh râ cho ngµy, tuÇn, quý.Y/cÇu
th«ng tin gåm c¸c ph¶n håi ho¹t ®éng. Th«ng tin ®îc x¸c ®Þnh: p.¸n cã kh¶ n¨ng
chÊp nhËn nhÊt.
• Møc s¸ch lîc: ®¸p øng c¸c môc tiªu ®Æt ra ë møc chiÕn lîc. "C¸i g× sÏ x¶y ra,
nÕu...". Th«ng tin cã s½n cho viÖc lµm quyÕt ®Þnh hiÕm khi ®îc x¸c ®Þnh, sö dông
trùc gi¸c, ®¸nh gi¸ c¸ nh©n kÕt hîp víi c¸c th«ng tin cã s½n.
• Møc chiÕn lîc: môc tiªu chung, mang tÝnh tæng thÓ. Th«ng tin lµ c¸c b¸o c¸o
®Þnh kú, d¹ng th«ng ®iÖp: "C¸i g× sÏ x¶y ra, nÕu..." vµ ph©n tÝch xu híng. Th«ng
tin cã s½n cho viÖc lµm quyÕt ®Þn møc này khó x¸c ®Þnh. Dùa chñ yÕu vµo kh¶
n¨ng ®¸nh gi¸ vµ trùc gi¸c c¸ nh©n.
KHQLDC52
Nhu cầu của thông tin trong quản lý
Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý
KHQLDC53
Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp
KHQLDC54
Bạn nghĩ gì?
KHQLDC55
Bạn nghĩ gì?
KHQLDC56
Bạn nghĩ gì?
KHQLDC57
Bạn nghĩ gì?
KHQLDC58
Bạn nghĩ gì?