Bài giảng Kiểm soát - Bài 1: Khái lược chung về kiểm soát - Nguyễn Thị Phương Lan

v1.0015109208 BÀI 1 KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT ThS. Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1 v1.0015109208 Vào sáng thứ hai, anh Bình, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ phong bì và gửi qua đường bưu điện 200 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6. Anh Bình khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ kỹ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các trang thiết bị văn phòng sẵn có. Anh Bình tự tin rằng anh đã thu xếp mọi công việc đâu vào đấy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua, anh Bình thấy rằng “nhóm gửi thư” vẫn đang làm việc tất bật. Thứ sáu đã đến và anh bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 130 thư. Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ sáu và ngày thứ bảy để có thể gửi đi hết số còn lại. 2 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Vào sáng thứ hai, ì , t i v đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ phong bì và gửi qua đường bưu điện 200 bản thông ti đế khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6. Anh Bình khởi đầu k t t. chỉnh cho nhiệ vụ này, lên thời gian cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viê à hướng dẫ họ kỹ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các quy tắ và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các trang thiế bị văn phòng sẵn có. Anh Bình tự tin rằng t và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua, anh Bình thấy rằng “nhóm gửi thư” vẫn đang làm việc tấ bật. Thứ sáu đã đến và anh bất ngờ khi n ậ ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 130 thư. Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ sáu và ngày thứ bảy để có thể gửi đi hết số còn lại. v1.0015109208 Vào sáng thứ hai, anh Bình, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ phong bì và gửi qua đường bưu điện 200 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6. Anh Bình khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian cho từng phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ kỹ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các trang thiết bị văn phòng sẵn có. Anh Bình tự tin rằng anh đã thu xếp mọi công việc đâu vào đấy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua, anh Bình thấy rằng “nhóm gửi thư” vẫn đang làm việc tất bật. Thứ sáu đã đến và anh bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 130 thư. Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ sáu và ngày thứ bảy để có thể gửi đi hết số còn lại. 3 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG Nếu bạn là anh Bình và bạn sẽ làm gì để đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn? Hãy đưa ra hai đề nghị? v1.0015109208 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Hoạt động kiểm soát; • Giải thích vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp; • Các cách phân loại hoạt động kiểm soát; • Giải thích chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp; • Nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh. 4 v1.0015109208 NỘI DUNG 5 Các vấn đề chung về kiểm soát Vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp Phân loại kiểm soát Chức năng kiểm soát Nội dung kiểm soát trong kinh doanh v1.0015109208 1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 6 1.2. Lịch sử phát triển 1.1. Khái niệm 1.3. Cơ sở của hoạt động kiểm soát v1.0015109208 1.1. KHÁI NIỆM • Quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định. • Có thể thấy một số điểm nổi bật:  Kiểm soát là một chuỗi hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.  Kiểm soát không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà còn bao gồm những con người trong tổ chức.  Kiểm soát cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối hóa các mục tiêu được thực hiện. 7 v1.0015109208 1.1. KHÁI NIỆM 8 • Hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu:  Cung cấp thông tin đáng tin cậy;  Bảo vệ tài sản và sổ sách;  Tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành;  Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, quy định đã đề ra. • Để một doanh nghiệp luôn đi đúng hướng cần:  Kiểm soát dài hạn và ngắn hạn;  Kiểm soát ngay trong quá trình hình thành mục tiêu và kiểm soát hướng các hoạt động theo mục tiêu;  Kiểm soát hoạt động kinh doanh và kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh. v1.0015109208 1.2. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN • Ở Anh khái niệm kiểm soát được sử dụng ở lĩnh vực quản lí nhà nước từ thế kỉ 15. • Ở Mỹ năm 1778 đã xuất hiện nhân viên kiểm soát cân đối giữa ngân sách và nhiệm vụ của Nhà nước. • Năm 1863 xuất hiện trong lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm soát chỉ đạo kiểm soát ngân hàng. • Năm 1880 công ty Đường sắt Mỹ là doanh nghiệp đầu tiên hình thành bộ phận kiểm tra. • Doanh nghiệp công nghiệp đầu tiên có nhân viên kiểm soát là công ty General Eletric • Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm soát được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ liên bang Mỹ. • Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm soát có nguồn gốc từ lĩnh vực kế toán tài chính và ở chức năng kiểm tra, kiểm soát tài chính → kiểm soát được hiểu với nhiều góc độ khác nhau. • Những năm 60 ở Mỹ chỉ xuất hiện kiểm soát ở khu vực nhà nước, đến năm 1974 có tới 90% các doanh nghiệp lớn Mỹ thực hiện kiểm soát. 9 v1.0015109208 1.3. CƠ SỞ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Nhu cầu kiểm soát của các đối tượng có liên quan:  Kiểm soát là chức năng quản trị cơ bản;  Thiếu kiểm soát, tức là không quản trị. • Điều kiện đủ là sự phát triển của công cụ kiểm soát. Kiểm soát là người ta nghĩ đến kiểm soát tình hình tài chính → kiểm soát trước hết là kiểm soát các hoạt động kinh doanh → phát triển các công cụ để kiểm soát xem kinh doanh đang diễn ra như thế nào? → hoạt động quản trị phải tốt. • Công cụ kiểm soát chủ yếu là kiểm soát thực trạng và kiểm soát ngắn hạn → các công cụ kiểm soát dài hạn càng được phát triển. 10 v1.0015109208 2. VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT • Kiểm soát có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nó giúp hoàn thiện hơn các quyết định trong quản trị. • Kiểm soát giúp các các nhà quản trị thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị  Kiểm soát nhằm đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao.  Xác định, dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề.  Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.  Giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.  Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.  Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến được hoạt động trong doanh nghiệp. 11 v1.0015109208 3. PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT • Theo lĩnh vực hoạt động  Kiểm soát kinh doanh thực chất là việc kiểm tra và điều chỉnh quá trình kinh doanh từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ nhằm giảm thiểu rủi ro để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.  Kiểm soát quản trị thực chất là kiểm soát tình hình quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 12 v1.0015109208 3. PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT 13 • Theo nội dung kiểm soát  Kiểm soát nguồn nhân lực và quản trị nhân lực;  Kiểm soát hoạt động hậu cần và quản trị hậu cần kinh doanh;  Kiểm soát sản xuất và quản trị sản xuất thực chất;  Kiểm soát chất lượng và quản trị chất lượng;  Kiểm soát hoạt động tiêu thụ và quản trị hoạt động tiêu thụ;  Kiểm soát hoạt động tài chính và quản trị hoạt động tài chính; v1.0015109208 3. PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT • Theo tiến trình thời gian  Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động thực sự.  Kiểm soát đang thực hiện là loại kiểm soát được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra.  Kiểm soát sau thực hiện là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra. • Theo tính chất thời hạn  Kiểm soát tác nghiệp thực chất là việc kiểm tra, đo lường, điều chỉnh hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp theo kế hoạch đã định nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.  Kiểm soát chiến lược thực chất là việc kiểm tra, đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu đã đề ra và giải pháp nhằm đạt được mục tiêu đó vẫn đang được hoàn thành. 14 v1.0015109208 3. PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT 15 • Theo tính chất chủ động hay bị động của kiểm soát  Kiểm soát chủ động là việc điều chỉnh hoạt động dựa vào từng trường hợp và nguyên nhân cụ thể để có biện pháp tác động cho phù hợp.  Kiểm soát thụ động là việc kiểm tra các hoạt động ở từng bộ phận theo những quy định đã được doanh nghiệp thiết lập và việc điều chỉnh hoạt động dựa trên các biện pháp đã được xác lập từ trước, chủ thể kiểm soát chỉ cần lựa chọn dựa theo tình huống cụ thể. v1.0015109208 4. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 16 4.1. Chức năng phối hợp 4.2. Chức năng dịch vụ v1.0015109208 4.1. CHỨC NĂNG PHỐI HỢP • Chức năng phối hợp chứa đựng việc xác định phản ứng quản trị trong các hệ thống quản trị bộ phận cũng như giữa các hệ thống đó. • Kiểm soát càng chú ý thực hiện chức năng phối hợp nhằm làm rõ các vấn đề sau:  Liệu các báo cáo từ các hệ thống quản trị bộ phận có đúng sự thật?  Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập thông tin và sử dụng nó để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp? • Phối hợp các hệ thống quản trị bộ phận:  Kiểm soát có nhiệm vụ phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp.  Nhà quản trị lên kế hoạch về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu. • Trong khuôn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm soát các công cụ lập ngân sách và điều chỉnh giá tính toán là rất quan trọng. 17 v1.0015109208 4.1. CHỨC NĂNG PHỐI HỢP 18 • Phối hợp giữa các bộ phận của hệ thống: để thực hiện các hoạt động theo kế hoạch, các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp cần phải phối hợp với nhau.  Doanh nghiệp là sự kết hợp của các bộ phận khác nhau có mối quan hệ với nhau.  Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nhất nằm ở việc xác định hệ thống kế hoạch hóa và kiểm tra:  Lập kế hoạch và kiểm tra vừa là điều kiện cần vừa là công cụ phối hợp.  Kiểm soát phải mô tả và thực hiện thống nhất giữa xây dựng kế hoạch và kiểm tra; ở mỗi giai đoạn của quá trình xây dựng kế hoạch thì phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra. v1.0015109208 4.2. CHỨC NĂNG DỊCH VỤ • Chức năng dịch vụ nhằm trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp cũng như sử dụng các thông tin cần thiết để ra quyết định. Với chức năng này, kiểm soát phải hoàn thành 2 nhiệm vụ sau:  Chuẩn bị mô hình thích hợp và các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định.  Thiết lập và phát triển các hệ thống thông tin cho việc thực hiện phối hợp và trợ giúp việc ra quyết định. 19 v1.0015109208 4.2. CHỨC NĂNG DỊCH VỤ 20 • Cung cấp thông tin: chất lượng quyết định của nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào chất lượng, số lượng và tính kịp thời của thông tin có được. Yêu cầu của một hệ thống thông tin:  Hệ thống thông tin kiểm soát phải gắn kết các dữ liệu được chế biến bởi công nghệ tin học.  Chứa đầy đủ các thông tin cần thiết.  Không bị tác động mạnh của tính phân chia tự nhiên không đối xứng của thông tin giữa các bộ phận có thẩm quyền ra quyết định. v1.0015109208 4.2. CHỨC NĂNG DỊCH VỤ 21 • Thông tin quan trọng có thể lấy được từ:  Từ doanh nghiệp hoặc môi trường.  Từ các dữ liệu “cứng” của lĩnh vực tính toán, hoặc các dữ liệu “mềm” của hệ thống thông tin định hướng thích hợp. • Cung cấp thông tin thì cần phải phân biệt được sự khác nhau giữa thông tin chiến lược và thông tin chiến thuật.  Thông tin chiến lược là các thông tin dự báo sớm về những thay đổi có ý nghĩa chiến lược;  Thông tin chiến thuật là các thông tin quan trọng của lĩnh vực tính toán có ý nghĩa chiến thuật. v1.0015109208 5. NỘI DUNG KIỂM SOÁT TRONG KINH DOANH 22 5.1. Kiểm soát đầu vào 5.2. Kiểm soát quá trình chế biến 5.3. Kiểm soát đầu ra v1.0015109208 5.1. KIỂM SOÁT ĐẦU VÀO • Kiểm soát đầu vào là việc kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mối quan hệ tối ưu giữa đầu vào và đầu ra. • Khi đầu vào và đầu ra có mối quan hệ nhân quả và trực tiếp. Bộ phận sản xuất thì nguyên vật liệu đầu vào: kiểm soát tập trung vào việc sản xuất có theo đúng thời gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo đúng tiêu chuẩn chất lượng • Trong nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp đến đầu ra → dựa trên phán đoán. 23 v1.0015109208 5.2. KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH CHẾ BIẾN • Kiểm soát quá trình chế biến là việc đánh giá xem việc triển khai thực hiện có diễn ra đúng như nó cần phải diễn ra không và các kết quả đã đạt được có phù hợp với mục tiêu đã đề ra không. • Cung cấp cho nhà quản trị sự phản hồi nhanh về tính hiệu quả trong biến đổi đầu vào thành sản phẩm. • Phản ứng nhanh đối với những nguyên nhân có thể xảy ra trong quá trình chế biến. 24 v1.0015109208 5.3. KIỂM SOÁT ĐẦU RA • Kiểm soát đầu ra là việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra. • Để kiểm soát đầu ra hiệu quả thì các nhà quản trị cần phải kiểm soát:  Mục tiêu của mọi bộ phận: để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì từng bộ phận phải đạt được mục tiêu như nhà quản trị đã đề ra.  Mục tiêu cá nhân và chức năng: mục tiêu chức năng được thiết lập để khuyến khích phát triển các năng lực mà mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Các mục tiêu như:  Hiệu quả;  Chất lượng;  Cải tiến;  Đáp ứng nhu cầu của khách hàng dùng để đánh giá sự thực hiện của mỗi chức năng. 25 v1.0015109208 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Khi biết mọi người đều tất bật, nhưng anh đã quên không để mắt đến tiến độ công việc. Chính vì vậy, để đảm bảo công việc đúng thời hạn, cần phải giám sát công việc cẩn thận để nếu không theo đúng tiến độ, có thể điều chỉnh kế hoạch ban đầu cho phù hợp. Dựa vào cách giải quyết, đưa ra đề nghị phù hợp. 26 v1.0015109208 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1 Phân loại theo tiến trình thời gian, có các loại kiểm soát gồm: A. Kiểm soát lường trước, kiểm soát đang thực hiện và kiểm soát tác nghiệp. B. Kiểm soát lường trước, kiểm soát đang thực hiện và kiểm soát sau thực hiện. C. Kiểm soát đang thực hiện, kiểm soát sau thực hiện và kiểm soát chiến lược. D. Kiểm soát sau thực hiện, kiểm soát chiến lược kế hoạch tác nghiệp và kiểm soát chiến lược. Trả lời: • Đáp án: B. Kiểm soát lường trước, kiểm soát đang thực hiện và kiểm soát sau thực hiện. • Giải thích: Vì theo theo tiến trình thời gian, kiểm soát được chia ra làm 3 loại: Kiểm soát lường trước, kiểm soát đang thực hiện và kiểm soát sau thực hiện. 27 v1.0015109208 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2 Hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu: A. Cung cấp thông tin đáng tin cậy. B. Bảo vệ, tài sản sổ sách và tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành giao phó quyền hạn rõ ràng. C. Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, quy định đã đề ra. D. Cả 3 ý A, B và C. Trả lời: • Đáp án: D. Cả 3 ý A, B và C . • Giải thích: Vì đây là mục tiêu mà hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp hướng đến. 28 v1.0015109208 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định. • Kiểm soát có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nó giúp hoàn thiện hơn các quyết định trong quản trị. • Tùy theo từng tiêu chí, sẽ có các cách phân loại kiểm soát khác nhau. • Chức năng kiểm soát được nhìn nhận như là hệ thống quản trị bộ phận độc lập. Kiểm soát có hai chức năng cơ bản: Chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ. • Nội dung kiểm soát trong hoạt động kinh doanh:  Kiểm soát đầu vào;  Kiểm soát quá trình chế biến;  Kiểm soát đầu ra. 29