Bài giảng Kiểm soát - Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát - Nguyễn Thị Phương Lan

v1.0015109208 BÀI 3 QUY TRÌNH, CÔNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ThS. Nguyễn Thị Phương Lan Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1 v1.0015109208 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG 1. Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra nguyên nhân của sự sai lệch không? 2. Nếu có thể bạn đề ra hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo? Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng suất của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn. Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa mức năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại. 2 v1.0015109208 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau: • Mô tả về quy trình kiểm soát; • Xác định một số công cụ kiểm soát; • Xem xét một số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát. 3 v1.0015109208 NỘI DUNG Quy trình kiểm soát Công cụ kiểm soát 4 v1.0015109208 1. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT 1.2. Xác định tiêu chuẩn kiểm soát 1.1. Khái niệm 1.3. Đo lường và đánh giá việc thực hiện 1.4. Điều chỉnh các sai lệch 5 v1.0015109208 1.1. KHÁI NIỆM • Là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. 6 • Quy trình kiểm soát gồm các giai đoạn:  Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá;  Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập;  Tiến hành điều chỉnh (nếu có). v1.0015109208 1.2. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT • Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được. • Tiêu chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những công việc đã/sẽ diễn ra có còn ở trong giới hạn cho phép hay không. • Một tổ chức thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau. Các tiêu chuẩn kiểm soát đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. 7 v1.0015109208 1.2. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT 8 • Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát:  Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn không biểu hiện dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị.  Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo lường bằng các đơn vị cụ thể.  Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là tiêu chuẩn đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các phòng/ban, cá nhân → đo lường bằng định lượng. v1.0015109208 1.2. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT 9  Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm.  Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.  Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.  Tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có  Tiêu chuẩn thu nhập: như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu được trên một tấn hàng bán được v1.0015109208 1.3. ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN Đo lường việc thực hiện • Đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:  Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra;  Phải đảm bảo tính khách quan;  Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận. • Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích:  Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời.  Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công tác quản trị. 10 v1.0015109208 1.3. ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN 11 Đánh giá việc thực hiện các hoạt động • Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn. • Nếu mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh. • Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh.  Phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.  Cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất. v1.0015109208 1.4. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH • Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động. • Việc điều chỉnh các sai lệch có thể tiến hành theo các hướng:  Điều chỉnh kế hoạch;  Thay đổi mục tiêu;  Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;  Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên 12 v1.0015109208 2. CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 2.1. Khái niệm 2.2. Nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn công cụ kiểm soát 2.3. Yêu cầu khi lựa chọn công cụ kiểm soát 2.4. Một số công cụ kiểm soát 13 v1.0015109208 2.1. KHÁI NIỆM • Là các phương tiện cần thiết được con người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hoàn thành công việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn. • Công cụ kiểm soát phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm soát.  Công cụ định tính thường chỉ sử dụng khi thực hiện kiểm soát chiến lược.  Kiểm soát ngắn hạn với các nội dung càng cụ thể, người ta càng nghĩ tới các công cụ định lượng. • Công cụ kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm:  Thực hiện sự phối hợp hoạt động của mọi bộ phận, cá nhân.  Trợ giúp việc ra các quyết định quản trị  Cung cấp thông tin cho hoạt động kiểm soát nói riêng và quản trị nói chung. 14 v1.0015109208 2.2. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT • Mục đích của kiểm soát  Kiểm soát bên ngoài và kiểm soát của ban/bộ phận kiểm soát ở các công ty cổ phần nhằm mục đích kiểm soát sự tuân thủ và kiểm soát thực trạng tài chính của doanh nghiệp.  Kiểm soát hoạt động kinh doanh của bộ máy quản trị doanh nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích như mong muốn. 15 • Đối tượng kiểm soát  Đối tượng kiểm soát là các đối tượng bên trong doanh nghiệp cần được giám sát.  Hoạt động kiểm soát chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó được tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát.  Nếu đối tượng là kiểm soát chiến lược thì phải trên cơ sở phán đoán môi trường kinh doanh bao gồm cả môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.  Nếu đối tượng là kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát các kế hoạch triển khai chiến lược kinh doanh. v1.0015109208 2.2. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT • Trình độ đội ngũ nhân viên kiểm soát  Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định.  Mỗi công cụ kiểm soát sẽ được thể hiện qua một số công việc cụ thể, và được cụ thể thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng mà nhân viên cần có để có thể sử dụng được công cụ kiểm soát đó.  Nhà quản trị cần cân nhắc giữa việc sử dụng công cụ kiểm soát và năng lực của nhân viên thực hiện nhiệm vụ. 16 • Trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm soát  Điều kiện làm việc, thiết bị tốt, đầy đủ sẽ giúp cho nhân viên kiểm soát thực hiện các công việc thuận tiện hơn.  Mỗi loại công cụ kiểm soát sẽ đòi hỏi trang thiết bị hỗ trợ cần có khác nhau. v1.0015109208 2.3. YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT • Căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức  Cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm soát thường là dựa vào kế hoạch.  Công cụ kiểm soát được lựa chọn phải phù hợp với kế hoạch hoạt động tổ chức. • Phải mang tính đồng bộ  Cần quan tâm đến chất lượng hoạt động của toàn hệ thống chứ không phải chất lượng của từng bộ phận, từng con người.  Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động. 17 • Kiểm soát phải mang tính khách quan và chính xác  Nhà quản trị cần dựa vào các hoạt động thực tế ở các phòng/ban, cá nhân để từ đó đưa ra những kết luận phù hợp.  Nhà quản trị không nên dựa vào những định kiến để đưa ra những kết luận hoặc đánh giá không đúng về đối tượng. v1.0015109208 2.3. YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 18 • Phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu  Khi xác định rõ được các mục tiêu cần đạt được trong hoạt động kiểm soát thì cần phải xác định được nên kiểm tra ở đâu.  Nhà quản trị quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với những hoạt động nhằm để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra→ yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp. v1.0015109208 2.3. YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT • Phải phù hợp với tổ chức  Hoạt động kiểm soát cần phải phù hợp với đặc điểm của từng tổ chức.  Hoạt động kiểm tra cần phải đảm bảo phản ánh theo cơ cấu của tổ chức nhằm đảm bảo đối với mỗi hoạt động sẽ có người đứng ra chịu trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm để điều chính sai lệch (nếu có). 19  Xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp. • Phải đưa ra được các hoạt động cần điều chỉnh  Hoạt động kiểm soát sẽ được coi là phù hợp nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiến hành điều chỉnh.  Trong quá trình kiểm soát mà nhận ra sai lệch, tuy nhiên đã không thực hiện việc điều chỉnh, thì việc kiểm tra là hoàn toàn vô ích. v1.0015109208 2.3. YÊU CẦU KHI LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 20 • Cần linh hoạt và đa dạng  Tính linh hoạt là điều kiện đảm bảo kết quả và hiệu quả của công tác kiểm soát.  Doanh nghiệp phải biết kết hợp ngay trong kế hoạch kiểm soát của mình cả hai hình thức kiểm soát định kỳ và kiểm soát bất thường.  Kiểm soát định kỳ được xác định trước về thời điểm tiến hành kiểm soát.  Kiểm soát bất thường được đặt ra khi xuất hiện những sự thay đổi liên quan đến đối tượng kiểm soát (kiểm soát chiến lược). • Tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế cao v1.0015109208 2.4. MỘT SỐ CÔNG CỤ KIỂM SOÁT Phân tích chênh lệch • Là quá trình so sánh doanh thu và chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. • Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể: các nhà quản trị có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể.  Cho phép nhà quản trị biết được lợi nhuận của mình có đạt được như mong muốn hay không?  Doanh nghiệp biết được kết quả có đạt được theo kế hoạch đặt ra hay không? • Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán linh hoạt được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh.  Chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.  Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử của các loại chi phí trong phân tích chênh lệch.  Phân tích tổng thể dựa trên dự toán tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp.  Phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 21 v1.0015109208 2.4. MỘT SỐ CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 22 Hệ thống định mức • Nhà quản trị có thể đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân công có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra. • Giúp cho nhà quản trị đúc rút được kinh nghiệm để đề ra được định mức hợp lý. • Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc quản lý điều hành một cơ quan, tổ chức.  Là cơ sở để tổ chức lao động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho từng đơn vị, cá nhân.  Góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian và sức lao động.  Người quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi quản lý của mình.  Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp: phân tích, tiêu chuẩn, thống kê ˗ kinh nghiệm. v1.0015109208 2.4. MỘT SỐ CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 23 • Định mức nguyên vật liệu: là số lượng nguyên vật liệu cho phép đối với sản phẩm đó và lượng định mức này được tính theo thiết kế hoặc theo quy chuẩn.  Nhà quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng nguyên vật liệu.  Là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong hoạt động cung ứng.  Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng các phương pháp: kỹ thuật, phân tích số liệu lịch sử, điều chỉnh. v1.0015109208 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 1. 5 vấn đề đưa ra nhằm kiểm tra để phát hiện sai lệch: • Có thiết bị nào hư hỏng không? • Có thiết bị nào bị sử dụng không đúng cách không? • Có nhân viên nào không có kinh nghiệm, chưa được đào tạo không? • Nguyên vật liệu có đúng tiêu chuẩn không? • Môi trường làm việc đã phù hợp chưa? 2. Với mỗi vấn đề nêu trên, dựa vào kiến thức đã học để đưa ra cách giải quyết cho phù hợp. 24 v1.0015109208 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1 Công cụ kiểm soát phụ thuộc vào: A. đối tượng kiểm soát. B. tính chất của hoạt động kiểm soát. C. đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm soát. D. môi trường kiểm soát. Trả lời: • Đáp án: C. đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm soát. • Giải thích: để thực hiện hoạt động kiểm soát với hiệu quả cao, nhà quản trị cần biết sử dụng các công cụ kiểm soát, do đó công cụ kiểm soát phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm soát. 25 v1.0015109208 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2 Một trong những yêu cầu khi lựa chọn công cụ kiểm soát: A. mang tính chủ quan. B. mang tính đồng bộ. C. phù hợp với môi trường kinh doanh. D. phù hợp với thức pháp lý của doanh nghiệp. Trả lời: • Đáp án: B. mang tính đồng bộ. • Giải thích: Trong quá trình kiểm soát, cần quan tâm đến chất lượng hoạt động của toàn hệ thống chứ không phải chất lượng của từng bộ phận, từng con người. 26 v1.0015109208 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Quy trình kiểm soát là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. • Công cụ kiểm soát là các phương tiện cần thiết được con người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hoàn thành công việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn. • Quy trình kiểm soát gồm các giai đoạn:  Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá;  Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập;  Tiến hành điều chỉnh (nếu có). • Một số công cụ kiểm soát:  Phân tích chênh lệch;  Hệ thống định mức. 27