Bài giảng Kiểm soát quản lý - Chương 6: Lập dự toán hoạt động

Chương 6: Lập dự toán hoạt động • I. Khái quát về dự toán hoạt động với KSQL • II. Quy trình lập dự toán hoạt động với KSQL • III. Các khía cạnh hành vi trong lập dự toán hoạt động và các kỹ thuật định lượng có ảnh hưởng đến KSQL I. Khái quát về dự toán hoạt động với KSQL • Khái niệm: Dự toán hoạt động là những dự kiến chi tiết về các khoản thu nhập và chi phí cũng như cách huy động và sử dụng các nguồn vốn để thực hiện kế hoạch đã định cho năm tài chính kế tiếp. • vị trí: lập dự toán hoạt động là giai đoạn thứ hai trong qui trình kiểm soát kinh tế trong doanh nghiệp Tác dụng của dự toán hoạt động • Cung cấp thông tin cho các nhà quản trị một cách hệ thống về toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp trong năm tài chính kế tiếp cũng những nguồn lực phân bổ thực hiện KH đó. • dự toán hoạt động giúp các nhà quản lí xác định những mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận, làm căn cứ đánh giá việc thực hiện ở giai đoạn sau • Dự toán hoạt động thể hiện các khoản dự phòng đối với những khó khăn, những sự kiện bất thường cùng các phương án xử lý của ban quản lý doanh nghiệp • Dựtoán hoạt động góp phần thống nhất KH hoạt động của các bộ phận, các đơn vị bộ phận, các đơn vị thành viên cũng như thống nhất lợi ích của từng đơn vị thành viên với TCty khi thực hiện các chương trình SXKD Trình tự lập dự toán • Có 2 cách: từ trên xuống hoặc từ dưới lên – Dự toán được xây dựng và thông qua ở cấp cao nhất, từ đó phân bổ cho các đơn vị thực hiện. Bản thân dự toán sau khi phê chuẩn không thể hiện cam kết của từng đơn vị thành viên trong việc thực hiện dự toán, do đó KH chung khó thực hiện – Từ các đơn vị kinh tế cơ sở: dự toán được phê chuẩn ở cấp cao hơn. Bản thân dự toán thể hiện cam kết của từng đơn vị cấp dưới đối với hoạt động SXKD của đơn vị đó, theo đó trách nhiệm được thể hiện qua các cam kết này. Đặc điểm chính của dự toán hoạt động • Dự toán hoạt động (DTHĐ) ước tính được các khoản lợi nhuận tiềm năng cũng như các khoản đầu tư của một đơn vị SXKD cho năm kế tiếp • DTHĐ được thể hiện chủ yếu bằng đơn vị tiền tệ, bên cạnh 1 số ít chỉ tiêu bên ngoài được minh hoạ bằng các chỉ tiêu phi tiền tệ • DTHĐ thường chỉ lập cho 1 năm tài chính kế tiếp • DTHĐ thường được lập ở đơn vị cấp dưới, được kiểm tra ở cấp cao hơn và được phê chuẩn ở cấp cao nhất • Khi đã được lập, kiểm tra và phê chuẩn, DTHĐ mang tính bắt buộc về thực hiện đối với các bên liên quan và chỉ thay đổi trong những TH đặc biệt • định kỳ, việc thực hiện dự toán phải được kiểm tra, đánh giá tất cả những biến động phải được phân tích, giải trình chi tiết. Phân biệt DTHĐ với dự báo tài chính Không phải cập nhật, không phải phân tích, giải trình những thay đổi Được cập nhật, phân tích, giải trình những thay đổi Nội dung Không có qui trình, không phải kiểm tra, phê chuẩn Được lập, kiểm tra theo 1 qui trình chặt chẽ Qui trình lập Theo đơn vị tiền tệ hoặc phi tiền tệTheo đơn vị tiền tệHình thức thể hiện chỉ để tham khảo, không ràng buộc trách nhiệm Mang tính bắt buộcTrách nhiệm thực hiện Không giới hạn thời gian (có thể 1 năm hoặc hơn) được lập cho năm TC kế tiếp Khoảng thời gian Có thể do đơn vị hoặc người bên ngoài đơn vị lập Do đơn vị tự thực hiệnChủ thể thực hiện dự báo tài chínhDTHĐ II. Quy trình lập dự toán hoạt động với KSQL • B1: lập dự thảo dự toán hoạt động • B2: Kiểm tra, thương thuyết và thoả thuận về nội dung dự toán hoạt động • B3: định hướng, xử lí các chênh lệch (thâm hụt, vượt, thặng dư dự toán) • B4: Kiểm tra, phê chuẩn • B5: (trong năm tài chính) sửa đổi, cập nhật dự toán khi thực hiện B1: lập dự thảo dự toán hoạt động • đưa ra các hướng dẫn cho việc lập dự toán hoạt động theo kế hoạch thực hiện chiến lược đã định. Bao gồm: – Nội dung dự toán – Các nguồn đầu tư để thực hiện dự toán – Tiến độ thực hiện dự toán và các mốc thời gian trong việc kiểm tra việc thực hiện dự toán • Các đơn vị thành viên (có hạch toán riêng) lập các bản dự thảo dự toán hoạt động theo hướng dẫn. Trong đó để xây dựng các chỉ tiêu về sản lượng, doanh thu, CP nhân công, CP NVL, dịch vụ đầu vào, bộ phận chuyên trách tại đơn vị phải tính đến các yếu tố ảnh hưởng bên trong và bên ngoài, bao gồm: – Yếu tố bên trong: những thay đổi về phương pháp kế toán chi phí, phương pháp tính giá thành sản phẩm có nhất quán, phù hợp với chương trình SXKD không – Yếu tố bên ngoài: những thay đổi trong môi trường quản lý vĩ mô, trong chính sách thuế, đầu tư có ảnh hưởng đến thị trường, số lượng hàng bán và giá bán. B2: Kiểm tra, thương thuyết và thoả thuận • Người đứng đầu của đơn vị lập dự toán hoạt động nộp dự thảo lên cấp trên để kiểm tra và thảo luận với nhà quản lí cấp cao hơn về nội dung dự thảo nhằm thống nhất mục tiêu hoạt động và lợi ích giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới. B3: định hướng, xử lí các chênh lệch • Thâm hụt: là chênh lệch giữa mức dự toán và mức ước tính cao nhất đối với 1 chỉ tiêu cụ thể trong dự toán. • Xu hướng lập dự toán: CP lập ở mức cao hơn so với ước tính thấp nhất, thu nhập: lập dự toán ở mức thấp hơn so với ước tính cao nhất • Mục đích của định hướng, xử lí các chênh lệch là phát hiện để xoá các chênh lệch có thể trên cơ sở 1 mức tiền lệ trước. B4: Kiểm tra, phê chuẩn ở cấp cao nhất • Cơ quan cao nhất: đại hội cổ đông, chủ tịch HĐQT, hay giám đốc điều hành • Qui trình kiểm tra, phê chuẩn: – trên cơ sở tổng hợp dự toán của các đơn vị cấp dưới, bộ phận chuyên trách cho quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp kiểm tra, soát xét dự toán đã lập của các đơn vị thành viên, đối chiếu với: • Kế hoạch thực hiện chiến lược đã định • tính nhất quán trong việc xây dựng dự toán giữa các năm tài chính của các đơn vị thành viên cùng với các nguồn lực được phân bổ cho các đơn vị thành viên giữa các năm tài chính. Với chương trình dự án mới thì so sánh với mức chuẩn ở bên ngoài • Sau khi bộ phận chuyên trách rà soát, việc phê chuẩn do TGĐ thực hiện. • Dự toán được duyệt là căn cứ để phân bổ ngân sách của TCty cho các đơn vị thành viên, căn cứ để huy động, tiếp nhận các khoản vốn đầu tư, vốn vay, và là căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động của các đơn vị thành viên theo dự toán đã lập. • ý nghĩa của lập dự toán: – Thể hiện công việc của TCty cho năm tài chính, gắn liền với kế hoạch đã lập – Cơ sở để bộ phận chức năng huy động vốn đầu tư vào lĩnh vực khác nhau như chứng khoán.. – Căn cứ để đánh giá kết quả thực hiện của từng đơn vị thành viên B5: sửa đổi, cập nhật dự toán (TH đặc biệt) • Trong những TH đặc biệt, dự toán có thể được sửa đổi • Nguyên tắc cơ bản trong quản lý tài chính tại các đơn vị: phải thực hiện một cách chặt chẽ dự toán đã lập, đã được kiểm tra và phê chuẩn. đơn vị thành viên lập dự toán không thể tự ý sửa đổi dự toán. Tuy nhiên, dự toán hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi trong những TH đặc biệt khi có sự thay đổi đáng kể trong hoạt động SXKD của các đơn vị thành viên hay các chương trình, dự án SXKD • 2 hình thức sửa đổi dự toán: – Sửa đổi định kỳ trên cơ sở cập nhật các điều kiện mới – Dự toán đã phê chuẩn có thể sửa trong TH đặc biệt không phụ thuộc vào thời gian định trước, mang tính bất thường Nội dung dự toán hoạt động • Dự toán về doanh thu tiêu thụ hàng hoá dịch vụ của đơn vị SXKD có hạch toán riêng • Dự toán về chi phí SXKD, giá vốn hàng bán • Dự toán về chi phí marketinh, CP bán hàng • Dự toán về chi phí quản lý, chi phí tài chính • Dự toán về chi phí nghiên cứu • Ngoài ra còn có các dự toán: về vốn (vốn huy động, hoàn trả vốn), về Bảng CĐKT, về BC lưu chuyển tiền tệ • ở Việt Nam, dự toán bao gồm: – dự toán tiêu thụ, – dự toán sản xuất, – dự toán NVL, – dự toán chi phí lao động, nhân công trực tiếp, – dự toán về thành phẩm tồn kho cuối kỳ, – dự toán về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp III. Các khía cạnh hành vi trong lập dự toán hoạt động và các kỹ thuật định lượng có ảnh hưởng đến KSQL • 1. các khía cạnh hành vi • 2. các kỹ thuật định lượng 1. các khía cạnh hành vi • Một trong những mục tiêu cơ bản của KSQL là khuyến khích các nhà quản lý các cấp thực hiện được các mục tiêu về tổ chức một cách hiệu lực và hiệu quả. • Để việc lập DTHĐ trong doanh nghiệp có hiệu qủa, người ta thường xem xét các khía cạnh hành vi sau: – Mức độ tham gia vào quá trình lập DTHĐ của các đơn vị cấp dưới – tính khả thi trong việc thực hiện dự toán – Sự tham gia của ban quản lí cấp cao vào quá trình lập và phê chuẩn DTHĐ. Sự tham gia này là điều kiện cần thiết để thực hiện các mục tiêu: • Kiểm soát và quản lí chặt chẽ DTHĐ • động viên khích lệ cấp dưới • Tránh quan liêu trong quản lí – Mức độ tham gia của bộ máy chuyên trách (phòng kế hoạch, phòng kế toán). Nếu bộ máy chuyên trách hoạt động có hiệu quả sẽ nâng cao chất lượng dự toán và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện KH. tính khả thi trong thực hiện dự toán • 1 dự toán gọi là lý tưởng khi bảo đảm 2 điều kiện: – khả thi (thực hiện được) và – mang tính thử thách đối với các nhà quản lí ở đơn vị cơ sở. Nếu nhà quản lí hoạt động tốt thì dự toán phải thực hiện được trên 50%, còn lại phụ thuộc nhân tố khác. • Nguyên nhân mà nhà quản lí cấp trên phê duyệt dự toán cấp dưới trình lên nhưng không đặt ra chỉ tiêu quá cao, là: – Nếu DTHĐ cho các đơn vị thành viên được điều chỉnh theo hướng khó thực hiện hơn thì ban quản lí tại các chương trình dự án tại các đơn vị thành viên sẽ từ bỏ mục tiêu dài hạn để đổi lấy lợi ích ngắn hạn – Mức độ khó khăn khi thực hiện DTHĐ là nguy cơ tạo ra gian lận tài chính (doanh thu giả tạo, không đúng kỳ, xử lý nợ quá hạn, HTK sai qui định) – Nếu dự toán về lợi nhuận quá khó để đạt được sẽ tạo ra ảnh hưởng tiêu cực về tâm lý cho các đơn vị thành viên – Nếu DTHĐ được phê chuẩn ở mức hợp lý và doanh nghiệp thực hiện có thể đạt hay vượt các chỉ tiêu dự toán sẽ tạo ra không khí thuận lợi trong SXKD trong những năm kế tiếp 2. các kỹ thuật định lượng • Mô phỏng: là phương pháp tạo ra mô hình của 1 tình huống có thật và vận hành mô hình đó đển đi đến kết luận về tình huống thực tế đó. Thực tế khi lập mô hình có sự trợ giúp của máy tính • ước tính: được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm tra, phê chuẩn dự toán hoạt động cuả cấp dưới. Việc ước tính có thể được thực hiện thông qua: – Chuẩn chung (nếu có) – Phân tích xu hướng và dựa vào số liệud dã thực hiện hiện ở các năm trước – Mối quan hệ giữa các chỉ tiêu khác nhau trong hệ thống dự toán