Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Chương 2: Kĩ năng thành lập nhóm làm việc - Nguyễn Khánh Hoàng

1. Xác định mục tiêu 2. Hình thành nhóm 3. Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm) 4. Lập kế hoạch làm việc nhóm 5. Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm) 6. Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm 7. Tổ chức thực hiện 8. Đánh giá 9. Cải tiến Tiến trình làm việc nhóm * Mục tiêu chương 2: Nắm được các kiến thức cơ bản: - Thời điểm thích hợp để thành lập nhóm - Các bước thành lập nhóm - Phương pháp thành lập nhóm - Nguyên tắc thành lập nhóm - Các kĩ năng cần thiết để thành lập nhóm * Mục tiêu chương 2: Thực hiện được các công việc: - Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm - Xây dựng biểu mẫu, quy chế, nội quy thành lập nhóm - Tổ chức thành lập nhóm Quá trình hình thành nhóm https://www.youtube.com/watch?v=Kbj_r1C1LgE 2.1.1.1.Trong môi trường doanh nghiệp: - Cá nhân không đủ kiến thức, năng lực. - Phụ thuộc lẫn nhau. - Mục tiêu, nhiệm vụ, công việc có tính thách thức. 2.1.1.2.Trong môi trường học tập: - Bài tập lớn, thời gian ngắn. - Cần nhiều kiến thức tổng hợp. - Cần giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm. 2.1.2. Phương pháp thành lập nhóm Nhóm được thành lập do có sự phân công Nhóm được thành lập do tự phát Nhóm được thành lập bởi 1 người điều hành Nhóm được thành lập do chuyển đổi Good team and Bad team https://www.youtube.com/watch?v=fUXdrl9ch_Q 2.2.1. NGUYÊN TẮC SỐ LƯỢNG THÀNH VIÊN 2.2. Nguyên tắc thành lập nhóm - Vừa đủ - Số lẻ - Thông thường: Nhóm nhỏ: 3 – 5 thành viên Nhóm vừa: 5 – 11 thành viên Nhóm lớn: 11 – 25 thành viên 2.2.2. Thay đổi số lượng các thành viên trong nhóm: - Bổ sung thành viên: - Loại bớt thành viên: - Không bổ sung thành viên khi nhóm đã ổn định. 2.2.3. NGUYÊN TẮC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA - Tâm huyết với mục tiêu chung. - Có sự khác biệt về: Kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm, năng khiếu Lịch sử hình thành thương hiệu Táo https://www.youtube.com/watch?v=mUleUOD8sFc ? 1. Họ đã làm thế nào để thành lập thương hiệu? 2. Họ đã có một thương hiệu thành công. Chúng ta học được gì từ họ? 2.2.4. Một số nguyên tắc khác 1.Tất cả vì mục tiêu chung 2. Tin tưởng lẫn nhau 3. Tập trung vào giải pháp 4. Phát huy sức mạnh cá nhân 5. Tăng cường sự đoàn kết 6. Lắng nghe lẫn nhau 2.3. Lập biểu mẫu thành lập nhóm 2.4. Các bước thành lập nhóm Team Kiến “xây cầu” Các bước thành lập nhóm O Xác định mục tiêu O Tìm kiếm thành viên O Thành lập nhóm 2.4. Các bước thành lập nhóm 2.4.1.1. Xác định mục tiêu cụ thể: Nguyên tắc Smart: Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Measurable: đo đếm được Achievable: có thể đạt được Realistie: thực tế, không viển vông Time bound: có thời hạn 2.4.1. Xác định mục tiêu, nhiệm vụ 2.4. Các bước thành lập nhóm 2.4.1.2. Xác định nhiệm vụ rõ ràng: Chia nhỏ công việc, nhiệm vụ Phân bổ các nguồn lực sẵn có phù hợp Cân bằng số lượng công việc và thành viên Realistie: Khả năng của thành viên phù hợp với công việc được giao 2.4.1. Xác định mục tiêu, nhiệm vụ 2.4.2. Tìm kiếm các thành viên trong nhóm Phân công Tình nguyện Chỉ định 2.4.2.2. Chọn cá nhân vào vai trò cụ thể Tìm kiếm các thành viên mới, xây dựng tinh thần làm việc nhóm Bảo vệ, phân tích hiệu quả hoạt động của của nhóm Vận hành hiệu quả các hoạt động của nhóm 2.4.2.2. Chọn cá nhân vào vai trò cụ thể Điều chỉnh, tạo các mối quan hệ cho nhóm Điều chỉnh kế hoạch, nhiệm vụ phù hợp với mục tiêu nhóm Duy trì, phát huy khả năng sáng tạo của nhóm Bảo đảm các công việc của nhóm diễn ra đúng kế hoạch Mỗi thành viên của Ban nhạc có gì đặc biệt ? * Các bước lựa chọn cá nhân vào vai trò cụ thể: Xác định phẩm chất cần có Đánh giá thế mạnh, sự thích hợp Yếu kém có thể khắc phục? Có thể làm việc với ai? Mức độ thỏa mãn các điều kiện 2.4.2.3. Xây dựng mối quan hệ trong nhóm - Sẵn sàng tham gia các hoạt động của nhóm. - Tăng cường giao tiếp với các thành viên khác. - Chấp nhận sự khác biệt, tạo cân bằng giữa các khác biệt. - Chấp nhận sự khích lệ, sẵn sàng khích lệ các thành viên khác. 2.4.3. Thành lập nhóm * Biên bản thành lập nhóm: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN VÀ ĐIỀU LỆ THÀNH LẬP NHÓM Hôm nay ngày: Tên nhóm: .. Mục tiêu của nhóm: . Thời gian: Từ ngày – đến ngày: Các thành viên của nhóm: Chúng tôi đã bàn bạc và thống nhất một số quy định nhóm như sau: 1. Quy định làm việc chung: 2. Trách nhiệm và công việc của từng cá nhân: 3. Khác: Xác nhận của Trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm Chức vụ Họ tên Chuyên môn Công việc phụ trách Liên hệ Trưởng nhóm Thành viên 1 Thành viên 2 2.4.3.2. Nội quy, Quy chế hoạt động nhóm * Nội quy nhóm Điều 1. Quy định địa điểm, thời gian họp nhóm, số buổi họp nhóm. Điều 2. Quy định nói, nghe, phát biểu ý kiến khi họp nhóm. Điều 3. Quy định các việc được làm, không được làm trong nhóm. Điều 4. Quy định bảo mật thông tin nhóm. Điều 5. Quy định về quyền lợi của các thành viên trong nhóm. Điều 6. Quy định bổ sung, loại bớt thành viên nhóm. Điều 7. Quy định giải thể nhóm. Điều 8. Tổ chức thực hiện. * Quy chế hoạt động của nhóm Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng. Điều 2. Mục tiêu của nhóm. Điều 3. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các chức danh. Điều 4. Cơ cấu tổ chức nhóm. Điều 5. Các mối quan hệ trong nhóm. Điều 6. Nguyên tắc, cơ chế làm việc của nhóm. Điều 7. Quản lí và sử dụng tài sản của nhóm. Điều 8. Khen thưởng và kỉ luật Điều 9. Tổ chức thực hiện. 2.4.3.3. CHUẨN BỊ THÀNH LẬP NHÓM • Tổ chức gặp mặt các thành viên: - Thông báo mục đích buổi gặp mặt và các công việc cần giải quyết. - Thảo luận, giải thích các thắc mắc. - Điều chỉnh, bổ sung nội quy, quy chế. - Lựa chọn nhóm trưởng và các chức danh. - Phân công công việc của buổi thành lập nhóm chính thức. - Mời nhân chứng tham gia - Thông qua Quy chế, Quy định, Nội quy nhóm - Thông báo các chức danh 2.4.3.4. Thành lập nhóm chính thức Thực hành • Thành lập nhóm từ thiện tặng quà đón tết cho những người vô gia cư tại Công viên Gia Định vào đêm giao thừa 2019. Hãy tiến hành những hoạt động sau: a. Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm. b. Lựa chọn các thành viên để thành lập nhóm và giao nhiệm vụ cho từng người. c. Xây dựng biểu mẫu, nội quy của nhóm. 2.5. MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ THÀNH LẬP NHÓM 2.5.1. Sử dụng ngôn ngữ hình thể Ánh mắt + Nụ cười Tư thế 2.5.1. Sử dụng ngôn ngữ hình thể Bắt tay đúng Bắt tay sai 2.5.2. Kĩ năng giao tiếp 2. 5.3. Kỹ năng điều hành cuộc họp  Người lãnh đạo thường gặp khó khăn gì khi tổ chức cuộc họp?  Những người dự nhấp nhổm muốn về  Khó theo kế hoạch đã đề ra  Không kiểm soát được tình hình  Tình trạng “mỗi người một ý ” 1. Thời gian là yếu tố quan trọng 2. Chuẩn bị tốt chương trình 3. Thông báo nội dung trước 4. Mời đúng người 5. Luôn có người điều hành. 6. Linh hoạt 7. Tuân thủ lịch trình. 8. Nội dung vừa đủ 9. Đúc kết và xác định cuộc họp sau Nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả The picture can't be displayed. Bạn cần tổ chức các cuộc họp?... Chuẩn bị kỹ chương trình Mời đúng người Đúng giờ. Luôn có người điều hành. Tuân thủ lịch trình. Nội dung vừa đủ. Đúc kết cuộc họp Lên kế hoạch lần họp sau. 1. Kiên trì 2. Không ngắt lời 3. Khuyến khích 4. Chú ý 5. Ghi chép 6. Dẹp bỏ cảm xúc tiêu cực 7. Không hiểu thì hỏi cho rõ 2.5.4. Kỹ năng lắng nghe  Lắng nghe giúp tích lũy kiến thức h/quả nhất  học người khác là khôn ngoan  Thể hiện sự tôn trọng NV  Làm vui lòng NV 2.5.5. Kĩ năng lập kế hoạch 2.5.6. Kĩ năng thuyết phục Thực hành • Thành lập nhóm từ thiện tặng quà đón tết cho những người vô gia cư tại Công viên Gia Định vào đêm giao thừa 2019. Hãy tiến hành toàn bộ các bước thành lập nhóm