Bài giảng Kỹ năng quản lý - Chương 6: Quyết định quản lý

Chương VI. QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ  I. Tổng quan về quyết định quản lý  1. Khái niệm:  Quyết định là sự lựa chọn một phương án hành động trong rất nhiều phương án đã chuẩn bị để giải quyết một công việc nhất định.  Quyết định QL là sự lựa chọn những phương án hay giải pháp của chủ thể QL truyền xuống cho đối tượng QL để họ chấp hành nhằm thực hiện một mục đích hoặc giải quyết những nhiệm vụ cụ thể trong QL  Ra quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một chương trình hành động thích hợp trong số nhiều chương trình hành động khác đã được chuẩn bị, nhằm đáp ứng yêu cầu của tình huống. 2.Các loại quyết định 2.1. Căn cứ vào tính thường xuyên hoặc không thường xuyên của QĐ  Quyết định theo chương trình: là những QĐ được ban hành theo những trình tự thủ tục cụ thể, có hệ thống chung cho nhiều trường hợp  Quyết định không theo chương trình: là QĐ đối với các vấn đề không thường xuyên hoặc mới xuất hiện. 2.2. Căn cứ vào thứ bậc quyết định:  Quyết định chiến lược: là QĐ do quản lí cấp cao ban hành, rộng lớn về phạm vi, lĩnh vực, địa lí  Quyết định chiến thuật: là QĐ do quản lí cấp thấp ban hành, hẹp về phạm vi, lĩnh vực, địa lí, có tính cụ thể và ngắn hạn 2.3. Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động của TC  QĐ về nhân sự  QĐ về tài chính  QĐ về khoa học công nghệ  QĐ về thị trường... 2.4. Căn cứ vào cấp ban hành  Quyết định quản lí của cấp cao  Quyết định quản lí của cấp trung gian  Quyết định quản lí của cấp cơ sở 2.5. Căn cứ vào tính chất của QĐ  QĐ chủ đạo: là QĐ dài hạn hoặc chu kì  QĐ thông thường: Là QĐ có mức độ quan trọng ít, có thể lặp đi lặp lại II. Ra quyết định 1. Những điều kiện để ra quyết định  Có vấn đề trong tổ chức (có sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại với mục tiêu muốn đạt được).  Phải nhận thức được vấn đề và tầm quan trọng của vấn đề mà thực tiễn đòi hỏi.  Có ham muốn để giải quyết sự sai lệch giữa mục tiêu mong muốn và hiện tại.  Phải tính đến khả năng hay điều kiện để giải quyết vấn đề (sự ủng hộ hay chống đối của các thành viên trong tổ chức, cơ sở vật chất, )  Có đủ năng lực, quyền lực để hành động. 2. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định  2.1. Các yếu tố khách quan:  Vấn đề cần giải quyết  Quyền hạn  Nguồn lực  Thông tin  Thời gian ra quyết định  Các yếu tố khác (quyết định quản lý của NN, nhu cầu xã hội)  2.2. Các yếu tố chủ quan  Năng lực của nhà quản lý  Tác phong của nhà quản lý  Động cơ của nhà quản lý III. Quy trình ra quyết định (ban hành và thực thi quyết định) Xác định vấn đề Phân bố trọng số cho QĐ Phát triển các phương án Xác định mục tiêu và tiêu chí cho QĐ Phân tích phương án Lựa chọn phương án tối ưu Thực thi QĐ Đánh giá QĐ 1. Xác định vấn đề mà nhà quản lý cần quan tâm.  Vấn đề là gì?  Là khái niệm để chỉ ra sự khác biệt của một hiện tượng so với thực tế vẫn tồn tại  Vấn đề trong tổ chức thường là sự sai lệch nhất định giữa mục tiêu với thực tiễn tổ chức mà nhà quản lý cần quan tâm điều chỉnh.  Khi nào vấn đề xuất hiện?  - Có sự sai lệch với những gì có trong quá khứ (doanh thu bán hàng thấp hơn cùng kỳ năm ngoái, mức độ cạnh tranh của công ty thấp hơn năm trước).  - Có sự sai lệch so với kế hoạch mà nhà quản lý đưa ra hoặc dự báo (lợi nhuận không đạt được một tỉ đồng, dự án không triển khai đúng thời gian)  - Khi có sự phản ánh không hài lòng của khách hàng hoặc đối tác (cung cấp chậm, hàng hóa không đạt tiêu chuẩn về chất lượng)  - Xuất hiện đối thủ cạnh tranh  Xác định vấn đề cần quan tâm tới điều gì?  - Ai là người đề xuất vấn đề?  - Vấn đề liên quan đến phương diện nào của tổ chức?  - Vấn đề xảy ra ở đâu, bên trong hay bên ngoài tổ chức?  - Khi nào vấn đề này xuất hiện (trong quá khứ hay mới nảy sinh)?  - Vấn đề xảy ra như thế nào (sai lệch về chức năng, số lượng, chất lượng)?  - Nguyên nhân của sai lệch là gì (đã biết hay còn tìm hiểu)?  Yêu cầu đối với việc nhận dạng và giải quyết vấn đề:  - Thường xuyên thu thập thông tin về các vấn đề trong tổ chức  - Xác định các yếu tố tác động đến tổ chức và trọng số của các yếu tố  - Đánh giá, bổi sung, xử lý thông tin thu thập được  - Đơn giản hóa vấn đề  - Mở rộng trao đổi thông tin trong tổ chức  - Khuyến khích mọi người có liên quan tự giải quyết vấn đề của mình 2. Xác định mục tiêu và các tiêu chí cần thiết để ra quyết định:  Bản chất:  Xác định mục tiêu cần đạt được và cụ thể hoá chúng thông qua các tiêu chuẩn để đo lường.  Mục tiêu chính là kết quả cần phải đạt được và nó định hướng cho quyết định và hành động.   Cụ thể:  - Mục tiêu chung cung cấp hướng dẫn tổng quát cho việc ra quyết định dưới giác độ định tính.  - Mục tiêu tác nghiệp cụ thể điều cần đạt được dưới giác độ định lượng như cho ai, trong khoảng thời gian nào.  Tiêu chuẩn đánh giá  - Có thể là định tính hoặc định lượng  - Số lượng các tiêu chuẩn lệ thuộc vào vấn đề và mục tiêu cần đạt được.  Ví dụ: Khi mua xe hơi cho công ty, nhà quản lý phải đánh giá các tiêu chuẩn như: giá cả, mẫu mã, kích cỡ, nhà sản xuất 3. Xác định hay xây dựng các trọng số cho các tiêu chí  Phân bổ trọng số cho các tiêu chí để tạo ra thứ tự ưu tiên trong quyết định.  Xác định được thang đánh giá trọng số Bằng cách thức: cho tiêu chí quan trọng nhất trọng số 10 và lần lượt cho các tiêu chí khác theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ: Tiêu chí và trọng số khi QĐ mua xe (thang từ 1 đến 10) Tiêu chí Trọng số Giá 10 Nội thất bên trong 8 Độ bền 5 Nhãn hiệu 3 Thủ tục mua bán 1 4. Xây dựng các phương án  Người quyết định cần liệt kê các giải pháp có thể để giải quyết vấn đề một cách thành công, cụ thể:  - Tim kiếm các phương án có thể;  - Lập danh mục các phương án. 5. Phân tích, đánh giá các phương án  Người ra quyết định cần:  - Phân tích điểm mạnh, yếu của từng phương án;  - Xác định các phương án dựa trên các thông tin và các trọng số đã có;  - Đưa ra nhận xét bổ sung nếu thấy cần thiết cho các phương án. 6. Lựa chọn phương án tối ưu trong các phương án có thể  Để lựa chọn được phương án tối ưu, người ra quyết định cần:  - Xây dựng các tiêu chí riêng cho lựa chọn ưu tiên đối với các phương án;  - Phân tích so sánh các phương án;  - Cân nhắc đến các khía cạnh đạo đức, xã hội, pháp lý;  - Khả năng và nguồn lực cần thiết co việc thực thi quyết định. 7. Triển khai thực hiện quyết định  Đây là bước giải quyết vấn đề, tức tiến thành hành động cụ thể.  Nội dung này gặp nhiều khó khăn nếu các giai đoạn trên không được nghiên cứu đầy đủ về:  - Vấn đề tổ chức;  - Vấn đề ngân sách  - Vấn đề thông tin  - Vấn đề cung cấp đầu vào, giải quyết đầu ra;  - Vấn đề giải quyết ách tắc, rủi ro, khó khăn. 8. Đánh giá hiệu quả của quyết định  Đánh giá hiệu quả của quyết định cũng có nghĩa là xem xét lại vấn đề đã được giải quyết..  Nội dung đánh giá:  - Vấn đề đã được giải quyết hay chưa (mức độ);  - Chi phí cho việc giải quyết vấn đề.  - Tác động của việc giải quyết vấn đề đến hoạt động của tổ chức