Bài giảng Kỹ năng quản lý - Chương 7: Thông tin trong quản lý

Chương 7: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ I. Thông tin  1. Khái niệm:  Dữ liệu là những số liệu và dữ kiện thô chưa qua xử lý.  Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúc hợp lý để nâng cao tính hiệu quả của các quyết định 2. Các tiêu chí để xác định giá trị của thông tin  Thông tin có chất lượng  Thông tin phải phù hợp  Khối lượng thông tin phải đầy đủ  Thông tin phải kịp thời. II. Thông tin trong quản lý  1. Khái niệm:  Dữ liệu trong tổ chức là những tài liệu, dữ kiện phản ánh một cách trực tiếp hoặc gián tiếp các khía cạnh của hiện tượng, quá trình hoạt động của TC  Thông tin QL là những dữ liệu được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra các QĐQL hoặc giải quyết những nhiệm vụ cụ thể trong quá trình QL 2. Vai trò của thông tin trong quản lý  Thực hiện sự tác động của CTQL lên ĐTQL  Đối tượng QL tiếp nhận TT điều khiển để ĐC hoạt động  Chủ thể QL xác định tính hiệu lực của TT mệnh lệnh 3. Mục đích của sử dụng thông tin trong tổ chức  Phân tích và dự báo  XD mục tiêu  Lập kế hoạch  TC và QL nguồn lực của TC  Lựa chọn, đánh giá, đề bạt CB  Lãnh đạo, hướng dẫn  Kiểm tra hoạt động 4. Đặc điểm của thông tin trong quản lý  Chứa đựng tính chủ quan của người cung cấp TT  TT không chính thức cũng có những giá trị nhất định  Chỉ có giá trị với những MĐ nhất định  Có thể bị mất giá trị rất nhanh khi được cung cấp  Dòng TT làm tăng giá trị của TT và hoàn thiện hoạt động của nhà QL 5. Yêu cầu đối với thông tin trong quản lý  Khách quan  Chất lượng  Phù hợp  Khối lượng đủ và đa dạng  Đúng lúc, đúng thời gian  Đơn giản, dễ hiểu III.Phân loại thông tin trong quản lý  Căn cứ vào tính chính thức của TT  Căn cứ vào kênh TT  Căn cứ vào hình thức thể hiện của TT  Căn cứ vào mục tiêu sử dụng của TT 1. Căn cứ vào tính chính thức của thông tin  TT phi chính thức: là TT giữa các cá nhân theo các kênh không chính thức  TT chính thức: là TT được truyền qua các kênh chính thức hoặc thường xuyên của thứ bậc TC  - TT từ trên xuống  - TT ngang  - TT từ dưới lên 2. Căn cứ vào kênh TT  TT cá nhân: là TT giữa các cá nhân với nhau, trực diện từ hai người trở lên  TT đại chúng: Thực hiện thông qua phương tiện thông tin đại chúng cho phép đi từ một người gửi đến rất nhiều người nhận 3. Căn cứ vào hình thức thể hiện  TT bằng ngôn ngữ  TT phi ngôn ngữ 4. Căn cứ vào mục tiêu sử dụng  TT cần ngay cho QĐ QL  TT thừa  TT sai lệch, giả  TT dự trữ  TT sử dụng nhiều lần  TT sử dụng một lần  TT chỉ cho nhà QL cấp cao sử dụng  TT cho tất cả các cấp QL khai thác  TT cho tất cả thành viên TC sử dụng 5. Căn cứ vào nội dung phản ánh  Kinh tế  Chính trị  Xã hội  Môi trường  Quốc tế 6. Căn cứ vào tính chất của TT  Tổng hợp  Chi tiết  Mật  Khẩn  Đại chúng 7. Căn cứ vào phạm vi hoạt động  TT nội bộ  TT bên ngoài 8. Căn cứ vào hướng chuyển tải  TT thu  TT phát  TT phản hồi IV. Tiến trình thông tin V. Hệ thống thông tin trong tổ chức