Bài giảng Kỹ năng quản trị - Chuyên đề 4: Kỹ năng trao quyền - ủy quyền

1Chuyên đề 4 KỸ NĂNG TRAO QUYỀN - ỦY QUYỀN  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên. Uỷ ề í h i hiệ à á h Giao việc , Ủy quyền và Trao quyền ?  quy n mang t n sự vụ, g ao n m vụ v tr c nhiệm quyền hạn.  Trao quyền ? 1. Người lãnh đạo không thể tự làm tất cả các công việc 2. Sự trao quyền tạo cơ hội cho các cá nhân phát triển ề ả ả ằ ể Trao quyền là quan trọng vì: 3. Trao quy n đ m b o r ng các bộ phận có th duy trì sự hiệu quả trong công việc ngay cả khi trưởng nhóm vắng mặt. 2MỤC TIÊU 1. Quyền lực, quyền hạn, trách nhiệm 2. Trao quyền  Trao quyền?  Quy trình trao quyền  Những tình huống trao quyền sai 3. Ủy quyền 1. QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM Fayol định nghĩa:  Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng để buộc những người khác phải tuân theo  Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành động của những người khác.  Trách nhiệm là bổn phận của một người trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nguồn gốc của QUYỀN LỰC ► Quyền lực nằm trong tay người nắm giữ chủ chốt ► 3 nguồn quyền lực chính:  Chính thức: đi cùng với công việc chức danh , nghề nghiệp, các mối quan hệ  Kỹ thuật: có được nhờ kỹ năng học vấn  Cá nhân, không chính thức: do được chấp nhận, được kính trọng hoặc là do nổi tiếng 32. TRAO QUYỀN ► Trao quyền là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm được lập kế hoạch và tiến hành một cách cẩn trọng để thực hiện công việc trong giới hạn đã được thỏa thuận ► Trách nhiệm: Công việc hoặc nhiệm vụ được trao quyền ► Quyền hạn: Quyền lực để đưa ra các quyết định và thi hành các quyết định đó  Xác định rõ những kết quả mong đợi  Giao vệc cho những người dưới quyền  Trao cho họ quyền hạn để thực hiện tốt nhiệm vụ  Bắt họ chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành công Bản chất của trao quyền việc và đạt được kết quả mong muốn Trao quyền là quá trình cấp trên trao cho cấp dưới một phần quyền lực của mình để họ có thể đưa ra các quyết định và thi hành các quyết định đó  Tự lập kế hoạch thực hiện công việc  Ra quyết định về những việc cần làm ỉ ể  Bị kiểm soát chặt chẽ  Phải trình báo toàn bộ các quyết định Trao quyền hay Giao việc  Ch bị ki m tra tại các điểm đã thống nhất  Có được những ý kiến giúp đỡ khi cần  Không bắt buộc phải hỏi ý kiến cấp trên 4 Cung cấp đủ những nguồn lực cần thiết  Kiểm tra công việc tại các điểm quan trọng ẵ ấ  Không được chỉ dẫn hướng dẫn đầy đủ  Có thể bị căng thẳng khi công việc phức tạp Trao quyền hay Phó mặc  S n sàng cung c p, hướng dẫn và giúp đỡ  Tạo nên các thách thức trong công việc  Không được đào tạo đầy đủ  Không có sự giúp đỡ đúng lúc  Cân bằng giữa “quyền hạn và trách nhiệm”  Trao quyền theo “kết quả mong đợi” Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả Quyền lực được trao đủ để đảm bảo nhiệm vụ có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặt ra  Nguyên tắc “thống nhất trong mệnh lệnh”  Người được trao quyền chỉ chịu trách nhiệm Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả trước người trao quyền  Người duy nhất đưa ra các quyết định 5 Nguyên tắc theo “mức độ quyền hạn” Người được trao quyền có quyền ra các Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả quyết định trong các lĩnh vực được trao quyền mà không cần xin ý kiến cấp trên MÔ HÌNH TRAO QUYỀN 1. Định rõ kết quả mong đợi: Mục tiêu công việc, những giới hạn, chỉ tiêu và tiêu chuẩn, kiểm tra sự hiểu biết 2. Chính thức giao việc cho người dưới quyền: Trách nhiệm, phạm vi quyền hạn, đạt được sự thống nhất 3. Giao nguồn lực và quyền hạn cần thiết cho người dưới quyền 4. Ủng hộ và lùi về phía sau, cho phép người dưới quyền chủ động thực hiện công việc được giao 5. Duy trì sự ủng hộ, kiểm tra và phản hồi theo lịch trình đã thỏa thuận (ghi nhận) Quy trình trao quyền GIAI ĐOẠN 1 GIAI ĐOẠN 2 GIAI ĐOẠN 3 GIAI ĐOẠN 4 GIAI ĐOẠN 5 Đào tạo họ Để họ phê phán bạn Tóm tắt cho họ và họ có thể hỏi Họ tự phê bình bản thân, bạn nhận xét và Báo cáo về sự thà h CÔNG VIỆC CỦA Bạn làm họ quan sát chỉ dẫn Họ làm Bạn hướng dẫn Tóm tắt cho họ n công hoặc khác Họ làm ( Bạn hỏi) Trao việc cho họ Báo cáo lại nếu họ muốn Họ làm ( Bạn không thể hỏi) Thu xếp để họ làm trực tiếp (bạn có quyền kiểm tra) BẠN CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI HỌC 6 Giai đoạn 1: Áp dụng với trường hợp người trao quyền có đầy đủ kiến thức và kỹ năng, trong khi đó người được trao quyền có rất ít kiến thức, kỹ năng  Giai đoạn 2: Ở giai đoạn này bắt đầu có sự tham gia của người được trao quyền – người đó chỉ đơn giản làm một số việc dưới sự chỉ dẫn của bạn  Giai đoạn 3: Ở giai đoạn này có sự phân quyền nhiệm vụ không Quy trình trao quyền , ngừng cho người được trao quyền. Bạn sẽ đặt câu hỏi, chủ yếu là loại câu hỏi mở và người được trao quyền sẽ báo cáo cho bạn những việc họ làm  Giai đoạn 4: Vẫn trong thời kỳ phân quyền nhiệm vụ không ngừng nhưng bạn sẽ ít đặt câu hỏi và yêu cầu người được trao quyền báo cáo. Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo và thực hiện việc họ muốn  Giai đoạn 5: Đây là trường hợp trao quyền hoàn toàn. Khi nhiệm vụ được giao trực tiếp cho người được trao quyền, người trao quyền có quyền kiểm tra bởi vì họ có bổn phận với công việc Người trao quyền hay can thiệp  Một người trao quyền h khô ừ thiệ à ô iệ đó Trao quyền sai n ưng ng ng ng can p v o c ng v c . Người trao quyền trao những phần không tốt đẹp cho nhân viên  Chỉ những công việc không quan trọng thì mới được trao Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp Trao quyền sai . cho mình và trao những công việc nhàm chán cho nhân vi  Người được trao quyền sẽ kết thúc công việc một cách kém cỏi, thành tích nghèo nàn. 7Người trao quyền “đánh và chạy”  Bạn có mặt ở một nơi không thích hợp vào một thời điểm không thích hợp. Bạn vào thang Trao quyền sai máy cùng một người giám sát người mà nói với bạn rằng: anh chính là người tôi cần.  Thực sự, bất kỳ ai cũng muốn đùn đẩy trách nhiệm công việc cho một ai đó Ủy quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao 3. Ủy quyền “Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không,chính bạn phải làm” Dickinson 1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”. 2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ Phân biệt giao việc, trao quyền và ủy quyền ? và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”. 3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo. 8 Ủy quyền không không phải là giao việc.  Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ” những công việc mà bạn không thích làm. Ủy quyền ?  Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.  Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.  Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.  Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.  Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên. Lợi ích của ủy quyền  Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.  Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên.  Một số giả định của bạn : - Họ không đáng được như vậy - Họ không thích có thêm việc Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?  Sự sợ hãi : - Tôi không muốn họ biết nhiều quá ! - Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách ! 9 Niềm tin cá nhân : • Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều • Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều • Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. Bạn ủy quyền những gì ? Nh iệ à b hí h là à đồ hời Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ? • ững v c m ạn t c m v cũng ng t giúp người khác phát triển. • Các công việc thường nhật. • Các công việc cần thiết. • Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác. • Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển.  Đánh giá thành tích công tác  Định hướng hoạt động của đơn vị  Động viên nhân viên Những công việc bạn không nên ủy quyền  Giao tiếp với nhân viên  Xây dựng ê kíp • Bước 1: Lựa chọn công việc để ủy quyền • Bước 2: Lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền • Bước 3: Giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệm thực hiện công việc cho người cấp dưới đã Quy trình ủy quyền được lựa chọn • Bước 4: Theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và trợ giúp khi cần thiết • Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện công việc