Bài giảng môn Quản lý dự án - Chương 1: Mở đầu

Chương 1MỞ ĐẦUĐặc tính của một dự ánGiới thiệu về quản lý dự ánGiới thiệu về nhà quản lý dự án1Chương 1: MỞ ĐẦUDỰ ÁN LÀ GÌ?2Chương 1: MỞ ĐẦUNhiệm vụCông việcMục tiêuThời gianNguồn lựcNgân sáchĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁNCó một/ một số mục tiêu rõ ràngMỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thểCó một thời hạn nhất địnhDự án là một chuỗi các hoạt động nhất thờiSử dụng nguồn lực hạn chếNhân lực, nguyên vật liệu, ngân sáchTính độc đáo/ duy nhấtMục tiêu, phương thức thực hiện dự án3Chương 1: MỞ ĐẦUCÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁNChương 1: MỞ ĐẦU41. Giai đoạn khởi đầuKhái niệmĐịnh nghĩa dự ánThiết kếThẩm địnhLựa chọnBắt đầu triển khai2. Giai đoạn triển khaiHoạch địnhLập tiến độTổ chức công việcGiám sátKiểm soát3. Giai đoạn kết thúcChuyển giaoĐánh giáCHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN5Chương 1: MỞ ĐẦU% hoàn thành dự ánThời gianKhởi đầuTriển khaiKết thúcĐiểm bắt đầuĐiểm kết thúcChậmChậmNhanh100%NỖ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN6Chương 1: MỞ ĐẦUMức nỗ lực của DALựa chọnKhái niệmHĐ, lập tiến độ, giám sát, kiểm soátĐánh giá & kết thúcĐỉnh (Peak)TgianƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN7Chương 1: MỞ ĐẦUTgianCP dự ánt1 t2CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, NHIỆM VỤChương trình  kế hoạch dài hạnDự ánNhiệm vụ  nỗ lực ngắn hạn8Chương 1: MỞ ĐẦUChương trình 1Chương trình 2...Chương trình i...Chương trình n(Program)Dự án 1Dự án 2...Dự án i...Dự án n(Project)Nhiệm vụ 1Nhiệm vụ 2...Nhiệm vụ i...Nhiệm vụ n(Task)Hệ thống(System)DỰ ÁN VS. PHÒNG BAN CHỨC NĂNGChương 1: MỞ ĐẦU9Chu kỳ hoạt động rõ ràngThời hạn nhất địnhCó thể kết thúc đột ngộtCông việc không lặp lạiRàng buộc về thời gian, nguồn lựcKhó dự báo thời gian, CPNhiều kỹ năng, nguyên tắc; thay đổi theo giai đoạnTỷ lệ, loại CP thay đổi liên tụcBản chất năng độngTồn tại lâu dàiKhông có đặc điểm cụ thể liên quan đến ngày lịchTồn tại liên tụcCông việc đã biếtNgân sách trần hàng nămTương đối đơn giảnMột vài kỹ năng, nguyên tắcTương đối ổn địnhBản chất ổn địnhDỰ ÁNPHÒNG BAN CHỨC NĂNGCÁC LOẠI DỰ ÁNDự án hợp đồngDự án nghiên cứu và phát triểnDự án xây dựngDự án hệ thống thông tinDự án đào tạo và quản lýDự án bảo dưỡng lớnDự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng10Chương 1: MỞ ĐẦUQUẢN LÝ DỰ ÁN11Chương 1: MỞ ĐẦUCông việcNguồn lựcHoạch địnhTổ chứcLãnh đạoKiểm soátMục tiêu về:Kỹ thuậtTài chínhThời gianTIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁNHoàn thành trong thời gian quy địnhHoàn thành trong chi phí cho phépĐạt được thành quả mong muốnSử dụng nguồn lực được giao một cách:Hiệu quảHữu hiệu12Chương 1: MỞ ĐẦUChi phíThời gianThành quảThời hạn quy địnhYêu cầu về thành quảMục tiêuNgân sách cho phépTRỞ LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁNĐộ phức tạp của dự ánYêu cầu đặc biệt của khách hàngCấu trúc lại tổ chứcRủi ro trong dự ánThay đổi công nghệKế hoạch và giá cả cố định13Chương 1: MỞ ĐẦUCHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁNHoạch định  cái gì cần phải làm?Xác định mục tiêuĐịnh phương hướng chiến lượcHình thành công cụ đạt đến mục tiêuTổ chức  công việc được tiến hành như thế nào?Làm việc gì?Ai làm?Phối hợp công việc ra sao?Ai báo cáo cho ai?Chỗ nào cần ra quyết định?14Chương 1: MỞ ĐẦUCHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (TT)Lãnh đạoĐộng viên, hướng dẫn phối hợpChọn lựa kênh thông tinXử lý mâu thuẫnKiểm soátGiám sátSo sánhSửa sai Quản lý dự án là sự kết hợp của nghệ thuật, khoa học và tư duy logic15Chương 1: MỞ ĐẦUGIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNKết hợp nghệ thuật, khoa học và tư duy logicKiến thức rộng: tài chính, tiếp thị, tổ chứcCó thể bắt đầu ở những thời điểm khác nhau trong chu kỳ hoạt động của dự ánGiải quyết các vấn đề  tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ và quản lý nguồn lực, mối quan hệ con người, thương lượngChú ý tới toàn bộ bức tranh nhưng không làm tổn hại những chi tiết quan trọng16Chương 1: MỞ ĐẦUVỊ TRÍ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNSống trong một thế giới mâu thuẫnCác dự án cạnh tranh về nguồn lựcMâu thuẫn giữa các thành viên trong dự ánKhách hàng muốn thay đổi yêu cầuTổ chức mẹ muốn giảm chi phí17Chương 1: MỞ ĐẦUProject TeamClient/ BeneficiaryParent OrganizationVAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆMCỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNVai trò:Thấy được vị trí của mình trong bối cảnh chung của dự án, các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự án, và những đóng góp của các đối tượng liên quanGiải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong dự ánTrách nhiệm:Cân đối mối liên hệ giữa Chi phí, Thời gian, Chất lượng18Chương 1: MỞ ĐẦUNHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUANVAI TRÒĐÓNG GÓPNhà quản lý dự ánĐịnh nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án: - Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của dự án - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và Kỹ thuật của dự án - Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự ánTổ dự ánNhững kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụNhà bảo đảmThẩm quyền, hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự ánKhách hàngNhững yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹNhà quản lý chức năngHỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án: - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu19Chương 1: MỞ ĐẦUKỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNChương 1: MỞ ĐẦU20Quản lý thời gian & lập tiến độKỹ thuậtLãnh đạoHR & quản lý nguồn lựcTruyền đạtThương lượngTiếp thị & ký hợp đồng với khách hàngLập ngân sáchPHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNThật thà và chính trựcKhả năng ra quyết địnhHiểu biết các vấn đề về con ngườiTính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tàiKhả năng giải quyết vấn đề21Chương 1: MỞ ĐẦULỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNYêu cầu:Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầuCó sự cam kết với mục tiêu của dự ánSẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhauHướng dẫn chung:Biết tổng quát > Chuyên sâuĐầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tíchNgười làm cho mọi việc dễ dàng  thay đổi tùy theo quy mô của dự án22Chương 1: MỞ ĐẦUNGUỒN & QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNNguồn lựa chọn:Từ các dự án khácNhà quản lý sản xuất trực tiếpNhà quản lý chức năngCác chuyên gia chức năngQuá trình lựa chọn:Việc lựa chọn cần được trình bày thẳng thắn với các ứng cử viên mà không có thành kiến23Chương 1: MỞ ĐẦU