Bài giảng môn Quản trị học - Chương 7: Chức năng kiểm soát

* CHƯƠNG 7:CHỨC NĂNG KIỂM SOÁTPGS, TS Nguyễn Xuân MinhChương 7Khái niệm và vai trò của kiểm soátTiến trình kiểm soátĐo lường kết quả thực hiệnSo sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêuTiến hành hoạt động quản trịIII. Các loại kiểm soátKiểm soát phòng ngừaKiểm soát tại chỗKiểm soát phản hồiIV. Các tiêu chuẩn của hệ thống liểm soát hiệu quảChính xác - Kịp thời - Kinh tế - Linh hoạt - Dễ hiểu - Các tiêu chí hợp lý - Tập trung vào các vấn đề chiến lược - Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ - Đa tiêu chí - Hành động hiệu chỉnhCompany LogoNội dungKhái niệm và vai trò của kiểm soátQuy trình kiểm soátCác loại kiểm soátCác tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quảKhái niệm kiểm soátKiềm soát là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm bảo chúng đang được thực hiện theo đúng kế hoạch và điều chỉnh những sai lệch Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những mục tiêu đã được hoạch định, trên sơ cở đó đưa ra những quyết định phù hợp. Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, cho nên mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện kiểm tra. Nguyên tắc của kiểm tra là phải đảm bảo tính độc lập và khách quan.Company LogoVai trò của nhà kiểm soát Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện đúng không và lý do tại sao thực hiện được hoặc không thực hiện được. Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục tiêu thực hiện được hoặc không thực hiện được, để có điều chỉnh kịp thời. Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi).Quy trình kiểm soát Đo lường kết quả hoạt động thực tế2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn3. Tiến hành các hoạt động quản lýQuy trình kiểm soátVòng phản hồi kiểm traĐo lường kết quả hoạt động Xác định các tiêu chí đo lường: Liên quan đến công việc Định lượng và khách quan Cảm tính và chủ quan Phương pháp đo lường: Quan sát cá nhân Báo cáo thông kê Báo cáo trực tiếp Báo cáo bằng văn bảnSo sánh kết quả với tiêu chuẩnXác định khoảng sai lệch chấp nhận được (Acceptable range of variation) Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩnGiới hạn trênGiới hạn dướiThời gian (t)Khoảng sai lệch chấp nhận đượcTiêu chuẩnCác loại kiểm soátKiểm soát phòng ngừaKiểm soát tại chỗKiểm soát dựa trên thông tin phản hồiĐẦU VÀOQUÁ TRÌNHĐẦU RAKiểm soát phòng ngừaKiểm soát tại chỗKiểm soát sauDự báo các vấn đề nảy sinhĐiều chỉnh các vấn đề khi chúng xảy raĐiều chỉnh vấn đề sau khi chúng xảy raNhững hình thức kiểm traKiểm tra lường trướcKiểm tra/ kiểm soát trong quá trình hoạt độngKiểm tra sau khi kết thúc/ phản hồiCác phương pháp kiểm tra đánh giáPhương pháp phòng thí nghiệmPhương pháp cảm quanPhương pháp chuyên viên*Phương pháp phòng thí nghiệmPhöông phaùp naøy ñöôïc söû duïng trong tröôøng hôïp caùc chæ tieâu kinh teá, kyõ thuaät cô baûn. cuõng ñoàng thôøi laø caùc thoâng soá caàn ñaùnh giaù (Coâng suaát ñoäng cô, toác ñoä quaït gioù, haøm löôïng, toác ñoä, ñoä maøi moøntyû giaù, laõi suaát, lôïi nhuaän, )* Ño tröïc tieáp: Ño tröïc tieáp ñoä daøi, troïng löôïng, coâng suaát, thaønh phaàn, doanh soá, lôïi nhuaän.. Phöông phaùp phaân tích : Xaùc ñònh haøm löôïng, thaønh phaàn hoùa hoïc, taïp chaát, moät soá tính chaát lyù hoïc, söï co giaõn, ñoä beàn...cuûa saûn phaåm hoaëc caùc chæ soá lieân quan ñeán caùc hoaït ñoäng SXKD. Phöông phaùp tính toaùn: Tính naêng suaát, hieäu quaû, giaù thaønh, tuoåi thoï, hao phí nguyeân lieäu...Phương pháp phòng thí nghiệm*Phöông phaùp naøy laø cho chuùng ta nhöõng soá lieäu chính xaùc. Caùc keát quaû ñaùnh giaù coù caùc thöù nguyeân roõ raøng, deã so saùnhTuy nhieân, phöông phaùp naøy khaù toán keùm, ñoøi hoûi phaûi coù caùc thieát bò, maùy moùc thí nghieäm Trong nhieàu tröôøng hôïp, ta caàn phaûi phaù huûy saûn phaåm ñeå thöïc hieän caùc cuoäc thöû nghieäm cho neân khoâng phaûi baát kyø luùc naøo cuõng coù theå thöïc hieän ñöôïc.Phương pháp phòng thí nghiệm*Laø phöông phaùp ñaùnh giaù döïa treân vieäc söû duïng caùc thoâng tin thu ñöôïc qua söï caûm nhaän cuûa caùc cô quan thuï caûm cuûa con ngöôøi khi tieáp xuùc, tieâu duøng saûn phaåm nhö : thò giaùc, thính giaùc, khöùu giaùc, xuùc giaùc vaø vò giaùc.söï caûm nhaän veà thaùi ñoä khaùch haøng, nhöõng tín hieäu thò tröôøng.Phương pháp cảm quan*Keát quaû cuûa ñaùnh giaù phuï thuoäc raát nhieàu vaøo trình ñoä, kinh nghieäm, thoùi quen cuûa caùc chuyeân vieân giaùm ñònh. Keát quaû cuûa phöông phaùp naøy ñoâi luùc keùm chính xaùc so vôùi phöông phaùp thí nghieäm, nhöng laïi ñôn giaûn, ít toán keùm, nhanh.Phöông phaùp naøy ñöôïc duøng phoå bieán ñeå xaùc ñònh giaù trò caùc chæ tieâu chaát löôïng thöïc phaåm, moät soá chæ tieâu thaåm myõ nhö : Muøi, vò, maãu maõ, trang trí, caùc chæ tieâu kinh teá, xaõ hoäi...).Phương pháp cảm quan*Cô sôû khoa hoïc cuûa phöông phaùp naøy laø döïa treân caùc keát quaû cuûa caùc phöông phaùp thí nghieäm, phöông phaùp caûm quan, toång hôïp, xöû lyù vaø phaân tích yù kieán giaùm ñònh cuûa caùc chuyeân vieân roài tieán haønh cho ñieåm. Tuy nhieân, phöông phaùp chuyeân vieân mang tính chuû quan, keát quaû ñaùnh giaù phuï thuoäc vaøo phaûn öùng töï nhieân, kinh nghieäm vaø taâm lyù cuûa chuyeân vieân. Do ñoù khi söû duïng phöông phaùp naøy, khaâu quan troïng nhaát laø khaâu tuyeån choïn chuyeân vieân. Khi toå chöùc ñaùnh giaù baèng phöông phaùp naøy, ngöôøi ta thöôøng toå chöùc theo hai bieán theå:Phương pháp chuyên viên*Phöông phaùp DELPHI: Theo caùch naøy, caùc chuyeân vieân ñaùnh giaù khoâng ñöôïc gaëp gôõ, tieáp xuùc vaø trao ñoåi vôùi nhau khi ñaùnh giaù. Vôùi hình thöùc naøy caùc keát quaû ñaùnh giaù raát khaùch quan, nhöng chuùng coù nhöõng giaù trò heát söùc taûn maïn, ñoøi hoûi phaûi coù heä thoáng xöû lyù soá lieäu toát, môùi cho keát quaû cuoái cuøng chính xaùc.Phöông phaùp PATERNE: Trong caùch naøy, caùc chuyeân vieân ñöôïc tieáp xuùc trao ñoåi vôùi nhau, yù kieán giaùm ñònh cuûa töøng chuyeân vieân laø cô sôû caáu thaønh yù kieán chung cuûa caû nhoùm. Keát quaû thu ñöôïc trong caùch naøy cho nhöõng keát quaû khaù taäp trung, nhöng ñoâi khi thieáu tính khaùch quan.Phương pháp chuyên viênTiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu quảChính xácKịp thờiKinh tếLinh hoạtDễ hiểuCác tiêu chí hợp lýTập trung vào các vấn đề chiến lượcNhấn mạnh đến sự ngoại lệĐa tiêu chíHành động hiệu chỉnhThank You !