Bài giảng môn Quản trị học - Chương 7: Tổ chức

8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMMÔN: QUẢN TRỊ HỌCCHƯƠNG 7 TỔ CHỨC8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMMục Lục8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMIKhái niệm , bản chất của chức năng tổ chứcIINội dung của chức năng tổ chứcIIICác yếu tố cấu thành chức năng tổ chức trong Quản trị học IVVai trò của chức năng tổ chức và tầm quan trọng VCác nguyên tắc cơ bản của tổ chức I.Khái niệm và bản chất của chức năng tổ chức1.Khái niệm -Chức năng tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những bộ phận và giao cho mỗi bộ phận một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMI.Khái niệm và bản chất của chức năng tổ chức1.Khái niệm 2.Bản chất -Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM3.Tầm hạn trong quản trị -Người ta thường nói một tổ chức mà có quá nhiều cấp thì cồng kềnh. Số lượng các cấp lại phụ thuộc vào tầm hạn quản trị hay là quy mô tối ưu về số lượng những người bị quản lý.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMVậy tầm hạn trong quản trị là gì ?3.Tầm hạn trong quản trị -Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cấp trên có thể quản trị được một cách tốt đẹp nhất. Tầm hạn quản trị có thể thay đổi tùy theo nội dung công việc của người bị quản trị là giống hay khác nhau, đơn giản hay phức tạp. 8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM3.Tầm hạn trong quản trị -Ví dụ nếu doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn quản trị là 20 thì doanh nghiệp chỉ có 1 quản trị viên. Nếu tầm hạn quản trị là 5 (tức mỗi nhà quản trị chỉ quản lý được 5 người) thì doanh nghiệp cần có thêm 4 quản trị viên và thêm ít nhất 1 người để quản lý 4 người này, tức tăng thêm 1 cấp quản trị. 8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM3.Tầm hạn trong quản trị - Tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức,thông tin phổ biến và phản hồi trong nội bộ nhanh chóng, ít tốn kém chi phí trong quản trị.- Tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức,thông tin thường bị méo mó, biến dạng vì phải đi qua nhiều cấp, chi phí quản lý lớn do đó tính hiệu quả thấp.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMII.Nội dung của chức năng tổ chức1.Tổ chức cơ cấua) Khái niệm8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau.-Được chuyên môn hóa, giao những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn nhất định.-Bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.a)Khái niệm b) Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức :Gồm 4 bước8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMXác định mục tiêu chiến lược của tổ chứcXác định các hoạt động cần thiếtPhân chia tổ chức thành các hành độngXác định mối quan hệ giữ các bộ phậnc)Các mô hình cơ cấu tổ chức thông dụng:*Cơ cấu quản lý trực tuyến:8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM*Cơ cấu quản lý chức năng8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM*Cơ cấu trực tuyến – chức năng8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM*Cơ cấu quản lý theo ma trận8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM*Cơ cấu tổ chức theo địa lý8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM*Cơ cấu phân chia theo sản phẩm8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMII.Nội dung của chức năng tổ chức1.Tổ chức cơ cấu2.Tổ chức cơ cấu quản lý2.1. Khái niệm, phân loại quyền hạn2.2. Phân quyền và tập quyền2.3. Ủy quyền8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM2.Tổ chức cơ cấu quản lý2.1. Khái niệm, phân loại quyền hạn8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMQuyền hạn là gì?Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lí nhất định trong tổ chức.*Phân loại quyền hạna)Quyền hạn trực tuyến-Là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.VD:8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMb)Quyền hạn tham mưu8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho các nhà quản lý ra quyết định.c)Quyền hạn chức năng -Là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM2.Tổ chức cơ cấu quản lý2.1. Khái niệm, phân loại quyền hạn2.2. Phân quyền và tập quyền8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMThế nào là phân quyền? Thế nào là tập quyền?2.2. Phân quyền và tập quyềnPhân quyền là quá trình phânchia quyền lực và quyền hạntrong tổ chức cho cán bộ quản lý cấp thấp hơn. Tập quyền là xu hướng tập trung và duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay các nhà quản lý cấp cao.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM2.3 Uỷ quyềna)Khái niệm ủy quyền -Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện những công việc nhất định.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMb)Quy trình ủy quyềnBước 1: Xác định kết quả mong muốnBước 2: Chọn người và giao nhiệm vụBước 3: Giao quyền hạnBước 4: Cam kết trách nhiệmBước 5: Theo dõi và đánh giá8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMII.Nội dung của chức năng tổ chức1.Tổ chức cơ cấu2.Tổ chức cơ cấu quản lýIII.Các yếu tố cấu thành chức năng tổ chức trong Quản trị họcVD : Trường Đại Học Luật TPHCM8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM1.Yếu tố mục tiêu hoạt động-Là yếu tố nền tảng, quyết định sự hình thành và phát triển của tổ chức.-Chúng trả lời cho câu trả tổ chức đó hoạt động vì mục tiêu gì?Mục tiêu hoạt động: Trường ĐH Luật TPHCM đào tạo nguồn nhân lực có kiến thức chuyên sâu về pháp luật song song đó còn đào tạo về mặt quản trị kinh doanh .8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM2. Yếu tố cơ chế tổ chức- Là kết cấu bên trong bên cạnh các quan hệ bộ phận, cá nhân trong tổ chức.-Tổ chức nào cũng cần cơ cấu tổ chức để thực hiện thiết lập những quy định của cơ chế quản lý8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM3. Yếu tố cơ chế quản lý- Là cách thức để việc điều hành của chủ thể điều phối các bộ phận và cá nhân để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của tổ chức.-Cơ chế này càng rõ ràng, chặt chẽ và khoa học thì sẽ làm cho công ty trở nên đồng bộ, người lãnh đạo sẽ dễ kiểm soát hoạt động công ty.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM4.Yếu tố đội ngũ - Là yếu tố cơ bản.- Có vai trò giúp xác định ý nghĩa, vai trò từng cá nhân cũng như đội ngũ nhân lực trong tổ chức.Thể hiện sức mạnh của tổ chức.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM5.Yếu tố cơ sở vật chất - Là yếu tố mang tính phương tiện, điều kiện tất yếu.- Là nguồn kinh phí, thiết bị kĩ thuật, công nghệ , cơ sở hạ tầng được đầu tư nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của tổ chức.- Các hoạt động của công ty sẽ hoàn thành nhanh hơn, hiệu quả hơn nếu cơ sở vật chất chuẩn hóa, hiện đại hóa8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM6.Yếu tố môi trường hoạt động - Là điều kiện cần giúp các hoạt động tổ chức được đảm bảo chất lượng.- Môi trường hoạt động gồm:+ Yếu tố tự nhiên: vị trí địa lý, hệ sinh thái, thời tiết,...+ Yếu tố xã hội: con người, nhu cầu xã hội, thể chế chính trị, pháp luật, truyền thống, bản sắc văn hóa,...8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMVI. Vai trò của chức năng và tầm quan trọng Chức năng tổ chức chính là tải sản của doanh nghiệp với nhiều vai trò như điều phối và kiếm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh;,... 8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMCó 4 chức năng chính :8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMGiúp lao động nắm được vai trò, nhiệm vụGiúp giảm xung độtGiúp điều phối và kiểm soátTạo ra lợi thế cạnh tranh V. Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị1.Các nhóm nguyên tắc quản trị chung -Nguyên tắc mối liên hệ ngượcNguyên tắc mối liên hệ ngược là nguyên tắc đòi hỏi chủ thể trong quá trình quản trị phải nắm chắc hành vi của đối tượng thông qua thông tin phản hồi các hành vi đó.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Nguyên tắc mối liên hệ ngược+ Mối liên hệ ngược có hai loại:-Mối liên hệ ngược dương: biểu thị ở chỗ phản ứng của đầu ra làm tăng tác động đến đầu vào.-Mối liên hệ âm : đầu ra tăng sẽ tác động trở lại kìm hãm đầu vào, tổ chức có mối liên hệ ngược âm là tổ chức ổn định.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Nguyên tắc bổ sung ngoàiÁp dụng đối với các tổ chức phức tạp không thể mô tả đầy đủ ngay từ lần đầu, để mô tả đầy đủ tổ chức phải bổ sung việc mô tả tổ chức bằng một ngôn ngữ khác lấy từ ngoài tổ chức.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết Nguyên tắc này đòi hỏi khi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển phải có một hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tương ứng để hạn chế độ bất định trong hành vi của đối tượng điều khiển.VD: Sơ đồ hệ thống sản xuất linh hoạt:8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Nguyên tắc phân cấp :Một tổ chức phức tạp, chủ thể độc quyền quản trị, đưa ra quyết định, xử lí lượng thông tin lớn, sẽ gặp hai kết quả: + Không có khả năng xử lí hết thông tin và quyết định sẽ kém chính xác.+ Xử lí được thông tin cũ thì lại nảy sinh thông tin mới.VD: Sơ đồ phân cấp của một công ty:8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Nguyên tắc khâu xung yếu:Trong quá trình quản trị tổ chức xuất hiện sự đột biến ở một vài đối tượng nào đó, những khâu xung yếu, mối liên hệ ngược dẫn đến sự hoàn thiện hoặc phá vỡ kết cấu của đối tượng đó.Vì nguồn lực tổ chức luôn bị hạn chế nên chủ thể phải biết tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu.VD: Nhiều doanh nghiệp có khâu xung yếu là marketing, chăm sóc khách hàng,8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Nguyên tắc thích nghi với môi trường:Là nguyên tắc đòi hỏi tổ chức phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường biến thành nội lực của mình.VD: Công ty sữa TH true milk đã tận dụng điều kiện tự nhiên, khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa để chăn nuôi bò sữa, tạo cho người tiêu dùng một sản phẩm sữa tươi chất lượng.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMV. Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị1.Các nhóm nguyên tắc quản trị chung 2.Nhóm các nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế- xã hộiTuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội VD: Ở Việt Nam, các hoạt động quản trị kinh doanh phải tuân thủ nhiều loại luật, quy định, khác nhau.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Tập trung dân chủ:Là nguyên tắc cơ bản của quản trị phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản trị cũng như yêu cầu và mục tiêu của quản trị, bao gồm:+ Tập trung dân chủ thể hiện nguyên tắc thống nhất quản trị từ trung tâm.Là nơi hội tụ được ý chí, nguyện vọng của con người trong một tổ chức làm phát huy sức mạnh trong kinh doanh.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Kết hợp hài hoà các lợi ích:+ Nội dung nguyên tắc: phải kết hợp hài hòa các lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan để tạo ra động lực thúc đẩy hoạt động con người nhằm đạt được mục tiêu tổ chức.+ Thực hiện tốt nguyên tắc này cần chú ý đến:•Quan tâm đến lợi ích người lao động.•Tạo ra những lợi ích chung nhằm kết hợp các lợi ích kinh tế.•Coi trọng lợi ích vật chất tinh thần của tập thể và người lao động.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMVD:Biểu hiện kết hợp hài hòa các lợi ích trong công tác quản lý của công ty sữa TH true milk:+Môi trường làm việc chuyên nghiệp.+Đảm bảo công việc đầy đủ, thu nhập ngày càng cải thiện.+Chính sách khen thưởng và kỷ luật hợp lý.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Chuyên môn hoá:+ Được vận hành bởi người có chuyên môn đào tạo, có khả năng và kinh nghiệm điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức hiệu quả.+Phải đảm bảo sự cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn , lợi ích của bộ phận quản trị.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Biết mạo hiểm:Mạo hiểm không phải liều lĩnh mà là phiêu lưu có tính toán, tìm ra những phương pháp độc đáo giải quyết vấn đề. Giá trị của mạo hiểm là tạo ra sản phấm mới. Dám mạo hiểm phải dám chịu trách nhiệm về hậu quả.8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Hoàn thiệc không ngừng:Các nhà tổ chức và các nhà quản trị cần phải hoạch định chiến lược, liên tục nhận thức, hành động để thích nghi với tình hình kinh doanh hiện tại.VD: 8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM-Tiết kiệm và hiệu quả:*Tiết kiệm không đồng nghĩa với hạn chế tiêu dùng, nghĩa là tiêu dùng hợp lý trên khả năng và điều kiện cho phép.*Hiệu quả được xác định bằng cách các nhà đầu tư nhằm tạo việc làm và tăng khối lượng hàng hóa dịch vụ cho xã hội. 8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCMCảm ơn các bạn đã lắng nghe 8/26/2021ĐẠI HỌC LUẬT TP.HCM