“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc
thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể
hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó
công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm”
Dickinson
Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một
nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm
quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà
quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực
hiện công việc thông qua người qua người khác”
mặc dù đây cũng là một phần của nó.
Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả
công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là
“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ
trợ nếu anh thấy cần”.
35 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 23/06/2022 | Lượt xem: 152 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Nghệ thuật lãnh đạo - Chương 6: Nghệ thuật ủy quyền và ra quyết định - Nguyễn Quang Anh, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Trình bày: ThS. Nguyễn Quang Anh
Bộ môn Quản trị Nhân sự
Giảng Viên Khoa QTKD- ĐHKT.TP HCM
E-mail: nqanh76@gmail.com
Khái niệm ủy quyền
Trình tự ủy quyền
Mức độ ủy quyền
ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ
NỘI DUNG
Quyền hạn
THỰC HÀNH
“Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc
thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể
hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó
công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm”
Dickinson
Dành vài phút để suy nghĩ
Vậy theo bạn ủy quyền là gì ?
ỦY QUYỀN
Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một
nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm
quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà
quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực
hiện công việc thông qua người qua người khác”
mặc dù đây cũng là một phần của nó.
Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả
công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là
“Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ
trợ nếu anh thấy cần”.
Chú ý !
Ủy quyền không không phải là giao việc.
Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ”
(dumping) những công việc mà bạn không thích
làm.
Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.
Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách
nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng.
Lợi ích của ủy quyền
Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.
Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.
Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.
Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.
Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng
hái và là nguồn động viên cho nhân viên.
Bạn ủy quyền những gì
Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời
giúp người khác phát triển.
Các công việc thường nhật.
Các công việc cần thiết.
Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn
huấn luyện cho người khác.
Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp cho
nhân viên phát triển.
Những công việc bạn không nên ủy quyền
Đánh giá thành tích công tác
Định hướng hoạt động của đơn vị
Động viên nhân viên
Giao tiếp với nhân viên
Xây dựng ê kíp
Quyền hạn là quyền lực của ai đó mà chúng ta chấp nhận. Quyền
hạn là chính đáng vì nó được thừa nhận một cách hợp pháp.
Quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm. Chịu trách nhiệm tức là
buộc phải giải trình về công việc của mình.
Lịch sử đã cho thấy rằng, những lãnh đạo đóng góp nhiều nhất cho
xã hội là những người biết sử dụng quyền lực của mình một cách
khôn ngoan.
Mặc dù quyền lực là điều hiển nhiên đối với các nhà lãnh đạo
nhưng nó lại rất khó định nghĩa.
Chúng ta chỉ có thể có những từ tương tự để miêu tả nó như ảnh
hưởng, tôn ti trật tự, cấp bậc, tối cao, sự tôn trọng, làm chủ và khả
năng thuyết phục.
QUYỀN HẠN
QUYỀN HẠN
Ủy quyền hoàn toàn
Ủy quyền chủ yếu.
Ủy quyền giới hạn
Ủy quyền tối thiểu
Không ủy quyền gì cả.
CÁC MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN
Chuẩn bị
Lựa chọn.
Gặp gỡ
Hợp đồng
Theo dõi.
Kiểm điểm
TRÌNH TỰ ỦY QUYỀN
Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ?
Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?
Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?
Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ?
Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?
Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?
Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay
không ?
CHUẨN BỊ
Ai có thể làm công việc này ?
Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?
Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?
Hiện tại ai có thể làm công việc này ?
Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ?
Công việc có khẩn cấp hay không ?
Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ?
LỰA CHỌN
Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả mong đợi chưa ?
Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định
thời gian chưa ?
Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm
vi quyền hạn của anh / chị ta không ?
Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn
đề chưa ?
Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị
ta hay không ?
Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải
làm công việc như thế nào không ? Còn những điều gì cần phải
cân nhắc hay không ?
GẶP GỠ
Bản chất và phạm vi công việc
Kết quả mong đợi
Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?
Hạn thời gian hoàn thành công việc.
Phạm vi thẩm quyền cần thiết.
HỢP ĐỒNG
Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.
Luôn luôn sẵn sàng.
Hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết
Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.
Luôn động viên cổ vũ.
THEO DÕI
Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu
hay không ?
Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không
?
Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai trò
người ủy quyền hay không ?
Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ?
KIỂM ĐIỂM
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
VÀ RA QUYẾT ĐỊNH CỦA
LÃNH ĐẠO
Vấn đề là một tình huống nan giải có liên quan đến cuộc
sống của mình hoặc diễn ra xung quanh mà mình cần
giải quyết.
Và ẩn chứa trong chữ vấn đề (PROBLEMS) là những
đáp án thú vị:
P – Prompt: chúng ta cần giải quyết vấn đề một cách nhanh
chóng, kịp thời.
R – Ready: luôn luôn sẵn sàng
O – Organized: lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức công việc
B – Brainstorming: vận động trí não, tìm cách giải quyết vấn đề
L – Listening: lắng nghe, lấy ý kiến mọi người
E – Energetic: đầy quyết tâm, nghị lực
M – Motivated: thúc đẩy mọi người cùng chung sức để tìm
hướng giải quyết vấn đề
S – Solution: đưa ra giải pháp cuối cùng
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1. Nhận ra vấn đề
2. Phân tích vấn đề
3. Hiểu vấn đề
4. Tìm giải pháp
5. Thực thi giải pháp
6. Đánh giá:
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO
Tìm kiếm
Sự hỗn độn
Tìm kiếm
Sự kiện,
Sự thật
Tìm kiếm
Vấn đề
Tìm kiếm
Ý tưởng
Tìm kiếm
Giải pháp
Tìm kiếm
Sự chấp
nhận
Sơ đồ dưới đây làm rõ liên hệ của các bước của quá trình
Kết cục của mỗi bước là cơ sở cho bước tiếp theo
Trong mỗi bước, sự đa dạng để thu thập thật nhiều các khả năng có thể và sự hội
tụ trên các thông tin được tạo ra để chọn lựa một kết cục khả thi hoặc sản phẩm
của từng bước
Báo cáo
Vấn đề
Tìm kiếm
sự hỗn độn
Tìm kiếm
Sự kiện,
Sự thật
Tìm kiếm
Vấn đề
Tìm kiếm
Yù tưởng
Tìm kiếm
Giải pháp
Tìm kiếm
Sự chấp
nhận
Hành động
Mô tả
ngắn gọn
Những sự
kiện
quan trọng
nhất
(các nối
kết, liên hệ)
Các giải pháp
đầy hứa hẹn
Giải pháp
được minh chứng
Kế hoạch hành động
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO
RA QUYẾT ĐỊNH
Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết
định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà
quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và
thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của
quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích
cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của
bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả
năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành
một nhà quản trị thực sự có hiệu quả.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định quản trị là hành vi
sáng tạo cuả nhà quản trị nhằm
định ra những đường lối và tính
chất hoạt động cuả một đối
tượng (tổ chức) nhằm giải
quyết những vấn đề nảy sinh và
đã chín muồi, trên cơ sở phân
tích các qui luật khách quan
đang vận động, chi phối đối
tượng và trên khả năng thực
hiện cuả đối tượng (tổ chức)
RA QUYẾT ĐỊNH
Các yêu cầu cơ bản cuả quyết định quản trị
Căn cứ khoa học
Tính thống nhất
Tính thẩm quyền
Phải có đối tượng cụ thể
Tính thời gian
Tính hình thức
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Các loại quyết định cơ bản cuả quản trị:
Quyết định theo chuẩn : các quyết định có
tính hằng ngày, dựa vào qui trình có sẵn,
đã hình thành tiền lệ.
Quyết định cấp thời.
Quyết định có chiều sâu : cần suy nghĩ, ra
kế hoạch.
RA QUYẾT ĐỊNH – VÍ DỤ (tt)
1. Chuyến bay đến trễ. Giám đốc hãng hàng
không Vietnam Airlines phải gặp hành khách
và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về
nhà. (cấp thời)
2. Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi
tính. (theo chuẩn)
3. Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm
6 kỹ sư & 4 cô thư ký. (có chiều sâu)
Ghi chú : đừng nhầm lẫn vấn đề và giải pháp
Cần xác định vấn đề & cơ hội -> “Đằng sau
tất cả vấn đề nào cũng đều có cơ hội”.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định theo chuẩn.
Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết định
hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp
lại. Giải pháp cho những quyết định loại này thường
là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy
định sẵn. Quyết định loại này tương đối đơn giản
do đặc tính lặp đi lặp lại của chúng. Bạn có khuynh
hướng ra những quyết định này bằng cách suy
luận logic và tham khảo các qui định có sẵn. Vấn
đề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theo
đúng các qui tắc sẵn có.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định cấp thời
Quyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi
tác động nhanh và chính xác và cần phải được
thực hiện gần như tức thời. Đây là loại quyết định
thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và
đòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn. Tình
huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời
gian để hoạch định hoặc lôi kéo lôi kéo người khác
vào quyết định.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định có chiều sâu
Quyết định có chiều sâu thường không phải là
những quyết định có thể giải quyết ngay và đòi hỏi
phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét.
Đây là loại quyết định thường liên quan đến việc
thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các
thay đổi. Chúng cũng là những quyết định gây ra
nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. Những
quyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thời
gian và những thông tin đầu vào đặc biệt. Điểm
thuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiều
phương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định có chiều sâu (tt)
Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn
lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới. Việc chọn
lọc từ những phương án của quyết định cho phép
đạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽ
được thực hiện và một số giải pháp đã được đem
thực nghiệm. Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào
việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được
chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất.
Quá trình thích ứng buộc bạn phải biết kết hợp
những giải pháp đã được thực nghiệm với một số
giải pháp mới và sáng tạo hơn.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định có chiều sâu (tt)
Bạn phải có khả năng kiểm tra và rút ra những bài
học kinh nghiệm trên những công việc đã thành
công và kết hợp điều đó với một chút cải tiến. Các
quá trình đổi mới buộc bạn phải có những am hiểu
đầy đủ những diễn tiến phức tạp và sáng tạo khi ra
quyết định. Bạn cần đến những kỹ năng này để giải
quyết những tình huống quan trọng, thông thường
là khó hiểu và không thể dự đoán trước được,
những tình huống này đòi hỏi phải có những
giải pháp mới.
RA QUYẾT ĐỊNH (tt)
Quyết định có chiều sâu (tt)
Quyết định có chiều sâu là loại quyết định có thể
làm gia tăng (hoặc làm giảm giá trị) hình ảnh và tính
hiệu quả về mặt quản trị của bạn.
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Ông Mạnh là giám đốc công ty may Nhà Bè.
Công ty May Nhà Bè là một công ty có nhiều
thợ giỏi. Năm ngoái do bị các mặt hàng Trung
Quốc cùng chủng loại với giá rẻ hơn cạnh tranh
đã làm Công ty gặp rất nhiều khó khăn trong
sản xuất và kinh doanh. Đứng trước tình hình
này giám đốc Mạnh kêu gọi toàn bộ cán bộ
công nhân viên Công ty đoàn kết để vượt qua
khó khăn. Toàn bộ cán bộ công nhân viên đều
nhất trí giảm 20% lương để giúp Công ty vượt
qua khó khăn. Đến đầu năm nay, tình hình kinh
doanh của Công ty có nhiều khả quan hơn,
Công ty nhận được nhiều hợp đồng lớn đòi hỏi
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (TT)
kỹ thuật cao do đó cần thợ giỏi để hoàn thành
các hợp đồng này. Để giữ được lao động giỏi
Ông Mạnh có 2 cách giải quyết.
Cách 1: Tăng lương 20% cho tất cả cán bộ
công nhân viên (không phân biệt trình độ, hay
thâm niên)
Cách 2: Tăng lương 20% cho các thợ giỏi, còn
tăng 15% cho các thành phần còn lại.
Tình huống: 1. Nếu bạn là Ông Mạnh bạn chọn
theo cách nào? Vì sao?
2. Nếu bạn là giám đốc Công ty bạn chọn theo
cách nào? Vì sao?