Bài giảng Nhập dữ liệu và định dạng bảng tính

Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n BÀI 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 2.1. Các kiểu dữ liệu. Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên, kiểu dữ liệu được phân chia như sau : a) Kiểu số Số là các giá trị cố định chứa gồm các ký tự: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e. Bạn có thể nhập số nguyên như 24 hay 973; số thập phân, ví dụ 908.37 hay 0.72; phân số, như 3 1/4 hay 2/3; hay dạng khoa học, nh 5.87137E+3. Chọn ô cần nhập số. Nhập số. Để nhập số âm, bắt đầu bằng dấu trừ (-). nhấn Enter. Chú ý: Nếu một ô bị điền toàn ký tự # chỉ ra rằng ô đó không đủ rộng để hiển thị số. Trong trờng hợp này bạn thay đổi định dạng số hoặc nới rộng cột bằng cách kéo trên đờng viền bên phải ô. TIP: Để nhập phân số, nhập số nguyên, khoảng trắng, sau đó phân số. Nếu bạn chỉ muốn nhập phần phân số, gõ số 0, khoảng trắng, sau đó là phân số vì nếu không thì Excel diễn giải đó là kiểu ngày. Excel tự rút gọn phân số khi bạn nhập; Ví dụ bạn nhập 0 4/8, Excel tự chuyển thành 1/2. Thanh công thức hiển thị giá trị thập phân. (trong ví dụ này là 0.5). b) Kiểu chuỗi. Văn bản gồm chữ cái, chữ số và ký tự. Bạn có thể nhập tối đa 255 ký tự vào một ô. Xâu ký tự tự động căn sang bên trái. Đôi khi bạn cần nhập số dưới dạng văn bản - ví dụ ($000) - trước hết bạn nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số - ví dụ '39,800. Chọn ô bạn cần nhập văn bản. Nhập văn bản vào ô, nhấn Enter để kết thúc. Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Văn bản trong ô có thể bị ẩn đi một phần nếu ô không đủ rộng và nếu ô bên phải cũng chứa dữ liệu. Để cột tự dãn ra chứa hết ô có văn bản dài nhất, nhấn kép lên lề bên phải của nhãn cột. c) Dữ liệu kiểu ngày tháng. Khi bạn nhập kiểu ngày hay giờ, Excel chuyển dữ liệu nhập vào thành chuỗi số. Thời gian được ghi chép dưới dạng phần phân số thập phân trên 24 giờ trong ngày. Ngày là một số được tính từ 1/1/1900 đến ngày nhập. Chọn ô cần nhập ngày hay giờ. Để nhập ngày sử dụng dạng nhập như sau: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov- 97; hay, để nhập giờ vào ô sử dụng một trong các định dạng : 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM. Chú ý: Để nhập ngày hôm nay nhấn Ctrl+; (chấm phảy). Để nhập giờ hiện tại nhấn Ctrl+: (hai chấm). Để nhập cả hai, ngăn cách chúng bằng 1 khoảng trắng. Bạn có thể nhập ngày dưới dạng 11/6, 11/06/97, Nov-97, hay November 6, 1997, nhng Excel sẽ định dạng sử dụng một trong các định dạng nêu trên. Nếu Excel ghi nhận thấy bạn nhập sai kiểu ngày, giờ ví dụ Nov 6 97, nó coi dữ liệu nhập có kiểu văn bản và dóng ngay sang trái. Trật tự ngày/tháng/năm trong kiểu ngày do Windows quy định. Ví dụ bạn nhập 11/6 thì có thể hiểu là ngày 11 tháng 6 nếu trật tự là ngày-tháng-năm, nhng là ngày 6 tháng 11 nếu trật tự là tháng-ngày-năm. Để tránh lỗi trong nhập số liệu ngày, bạn hãy kiểm tra thiết lập trên máy trớc khi nhập. Để nhập thời gian dạng 12 giờ thêm một trong các ký tự A, AM, P, hay PM (chữ hoa hay chữ thường) vào sau giờ. Giáo trình Microsoft Excel 2000 Qui định cách hiển thị ở trong hộp thoại Format / cell . Hình 2.1 Định dạng cho ô d) Kiểu công thức. Công thức bắt đầu bằng dấu bằng "=", sau đó là biểu thức tính toán. Trong biểu thức có các toán tử và các toán hạng. Toán tử là các phép toán số học như cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa,... Trật tự ưu tiên của các toán tử cũng giống như một biểu thức toán học thông thường. Để ưu tiên một phép toán yếu hơn trước một phép toán có độ ưu tiên cao hơn ta dùng cặp ngoặc tròn (). Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó. Ví dụ của công thức nh : =A5*B5, =30000+B5. Toán hạng cũng có thể là các hàm sẽ đề cập đến trong bài sau. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 Đứng ở ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng, sau đó bắt đầu nhập biểu thức tính toán Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút trên thanh công thức. 2.2. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu. 1) Cách nhập dữ liệu. Muốn nhập dữ liệu vào ô nào thì kích chuột vào ô đó rồi nhập bình thường hoặc kích tại thanh công thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn. Khi nhập xong gõ Enter. Nếu nhập dữ liệu tại ô, khi nhấn các phím mũi tên sẽ có tác dụng như ấn phím Enter Để tăng tốc độ nhập liệu bạn có thể chọn trước vùng nhập liệu. Excel tự chuyển sang ô kế tiếp khi kết thúc nhập một ô 1. Chọn vùng nhập liệu. Ô hiện hành có nền trắng. 2. Nhập dữ liệu vào ô hiện hành. 3. Nhấn Enter-xuống, Shift+Enter - lên, Tab - sang phải, Shift+Tab - sang trái một ô. 2) Chỉnh sửa dữ liệu. Kích chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó kích vào thanh công thữc hoặc ấn phím F2 hoặc double click lên nội dung của ô đã chọn. Nếu nhập lại dữ liệu nội dung cũ của ô sẽ bị xoá Khi chiều dài dữ liệu dài hơn chiều ngang của ô, nếu dữ liệu là kiểu số hay công thức ô sẽ hiển thị các dấu #######, hoặc dạng luỹ thừa ( 1E + . . .), nếu dữ liệu là kiểu chuỗi có thể ô sẽ hiển thị tràn sang ô bên phải ( Khi ô bên phải không có dữ liệu ) nếu muốn dữ liệu hiển thị ở dạng đầy đủ tăng chiều rộng của cột của ô đó 2.3. Cách nhập chữ tiếng việt. Có rất nhiều cách gõ tiếng Việt nhưng phổ biến nhất là kiểu gõ VNI, TELEX Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Thông thường chúng ta hay phải gõ tiếng Việt trong bảng tính. Nếu trước khi chọn định dạng Font bạn chỉ đứng ở một ô đơn lẻ thì định dạng chỉ có tác dụng cho ô đó. Chọn font tiếng Việt cho toàn bộ bảng tính Chọn toàn bộ bảng tính (nút mầu xám nằm giao giữa tiêu đề hàng và tiêu đề cột) Chọn Font tiến việt và cỡ chữ từ hộp font trên thanh công cụ định dạng Nháy vào ô bất kỳ để huỷ chọn Đặt font tiếng việt ngầm định cho Excel Lên menu Tools, chọn Options, chọn phiếu General Dưới mục Standard font chọn font bạn muốn đặt ngầm định. Chọn cỡ chữ ngầm định trong hộp Size Font chữ này sẽ trở thành ngầm định mỗi khi bạn mở EXCEL lần sau Đặt font cho toàn bộ các bảng của sổ đang mở 1. Lên Format, chọn Style, xuất hiện cửa sổ Style, dới Style name chọn Normal 2. Nhấn nút Modify, xuất hiện cửa sổ Format cells, chọn phiếu Font, Chọn Font tiếng việt, cỡ chữ sau đó nhấn OK quay lại cửa sổ Style 3. Nhấn OK lần nữa để đóng cửa sổ Style Giáo trình Microsoft Excel 2000 2.4. Chọn vùng bảng tính. Hình 2.2 Chọn vùng bảng tính. Trước khi định dạng dữ liệu hoặc sao chép, xoá... phải chọn khối dữ liệu có thể dùng chuột hoặc bàn phím để chọn 1) Chọn cả bảng tính. -Kích tại ô giao điểm giữa thanh tiêu đề cột và thanh tiêu đề dòng. -Ấn Ctrl + A. 2) Chọn một cột hoặc một dòng. - Kích tại ô tiêu đề cột hoặc tiêu đề dòng. 3) Chọn nhiều cột hoặc nhiều dòng -Kích và drag tại thanh tiêu đề cột hoặc tiêu đề dòng. -Sau khi kích chọn cột hoặc dòng, dùng các phím mũi tên để mở rộng khối chọn 4) Chọn các cột đứng liền nhau ( khối ). Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 - Kích và drag lên khối muốn chọn - Nhấn phím Shift và dùng các phím mũi tên để mở rộng khối chọn 5) Chọn các ô, các khối không đứng liền nhau. - Nhấn phím Ctrl và kích hoặc click & drag để chọn các ô, khối không đứng liền nhau 2.5. Định dạng cột dòng ô a) Thay đổi độ rộng cột - Đưa trỏ chuột đến cạnh phải cột tại thanh tiêu đề double click để mở rộng chiều ngang của cột bằng ô có dữ liệu dài nhất trong cột hoặc click & drag để chỉnh sửa chiều ngang - Chọn một hay nhiều ô, cột, sử dụng trình đơn Format \ Column \ Width. b) Thay đổi chiều cao của dòng - Đưa trỏ chuột đến cạnh phía dưới của dòng tại thanh tiêu đề double click để mở rộng chiều cao bằng ô có dữ liệu cao nhất trong dòng, hoặc click & drag để mở rộng - Chọn một hay nhiều ô, dòng, sử dụng trình đơn Format \ Row \ Height c) Nối và tách ô. - Nối: Chọn những ô muốn nối click vào biểu tượng trên thanh công cụ để nói - Tách: ( Chỉ tách được những ô đã nối ) chọn ô đã nối, sử dụng menu Edit \ Clear \ Formats 2.6. Định dạng kiểu chữ. Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau: 1. Chọn khối muốn định dạng 2. Chọn format / Cell ( Ctrl + I ) 3. Chọn các định dạng trong bảng font Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 -Font style: Kiểu chữ. -Size: Kích cỡ -Underline: Ghạch dưới -Color: màu -Preview: xem trước Trong mục Effects có 3 lựa chọn sau -Strikethrough: Ghạch ngang -Superscript: Số mũ ( x2 ) -Subscript: Chỉ số ( H2O ) Trên cùng một ô có thể định dạng kiểu chữ khác nhau cho các thành phần dữ liệu, chọn khối các thành phần (click & drag) rồi định dạng thành phần 2.7. Định dạng vị trí. Hình 2.3 Định dạng cho ô. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu. Tuy nhiên có thể định dạng lại theo các bước sau: 1) Chọn khối dữ liệu 2) Click chọn các biểu tượng ( canh đểu bên trái, canh đều bên phải, canh đểu giữa, nối ô ) đình dạng vị trí trên thanh công cụ hoặc chọn Format / Cell ( Ctrl + I ) sau đó chọn Alignment - Khung horizontal: Kich mở khung này để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang - Khung vertical: Kich mở khung này để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc - Khung Orientation: Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (chỉnh độ nghiêng trong khung Degree) - Wrap text: nhiểu dòng trên ô - Shrink to fit: Vừa bằng ô - Merge cells: Nối nhiều ô 2.8. Định dạng số. Cùng một giá trị nhưng số có nhiều cách hiển thị khác nhau để định dạng số có thể thực hiển các cách sau: Giáo trình Microsoft Excel 2000 Hình 2.4 Định dạng số 1. Chọn khối muốn định dạng 2. Chọn Format / cell. Trong hộp thoại Format cell chọn bảng Number. - Chọn mục Number trong khung category, có thể chọn custom để định dạng lại số - Decimal places: lấy bao nhiều số lẻ - Use 1000 separator: Dùng dấu phẩy phân cách hàng ngàn - Negative Numbers: Chọn cách thể hiện số âm Có thể sử dụng các biểu tượng định dạng số trên thanh công cụ: : Phân cách hàng ngàn : Lấy thêm số lẻ. : Giảm bớt số lẻ. : Định dạng tiền tệ. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 2.9. Định dạng ngày tháng. Khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trước ngày sau, có thể chỉ cần nhập ngày, tháng và năm Excel sẽ lấy theo tháng năm hiện hành của hệ thống. Cùng một ngày nhưng có thể chọn cách hiện thị khác nhau Hình 2.5 Định dạng ngày tháng Trong hộp thoại Format Cell ở khung Category chọn Date và chọn cách hiển thị bên khung Type Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m / d / yy ( tháng / ngày / năm ), nếu không đồng ý với các dạng có sẵn, có thể tạo ra một dạng hiển thị riêng bằng cách chọn mục Custom trong khung Category và gõ vào dạng cần thiết vào khung Type, ví dụ dd / mm / yyyy. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 2.10. Kẻ khung cho bảng tính. Hình 2.6 Định dạng khung Các đường kẻ dòng và cột trong Excel sẽ không thấy khi in ra giấy, nếu cần có khung kẻ phải thực hiện kẻ khung như sau: - Chọn ô, vùng muốn kẻ khung - Chọn Format / cell và chọn tab Border Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại - None: Không kẻ khung. - Outline: Kẻ vòng xung quanh khối hoặc ô. - Inside: Kẻ các đường bên trong khối chọn. - Style: Chọn dạng đường kẻ - Color: Chọn màu. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 Có thể chọn cho từng đường kẻ trong khung Border, nếu khối chọn đã có kẻ khung, dạng khung sẽ hiển thị ở dạng khung Text. Click vào các đường kẻ để chọn hoặc xoá. 2.11. Chèn và xoá cột, dòng Hình 2.7 Thêm, xóa các ô 1. Chèn thêm cột: - Chọn vị trí muốn chèn ( chọn một hoặc nhiều ô, cột ) - Insert / Column (chèn thêm vào phía phải ) hoặc click chuột phải chọn Insert / Entire column. 2. Chèn thêm dòng: - Chọn vị trí muốn chèn ( chọn một hoặc nhiều ô, cột ) - Insert / rows ( chèn thêm một dòng phía trên ) hoặc click chuột phải chọn Insert / Entire row 3. Chèn thêm một ô, vùng: - Chọn ô hoặc vùng muốn chèn. - Insert / cells hoặc click chuột phải chọn Insert, nếu chọn Shift cell right ( chuyển dữ liệu vùng chọn sang phải), Shift cell down ( chuyển xuống dưới) 4. Xoá cột, vùng: - Chọn cột hoặc dòng muốn xoá Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n - Edit / delete, hoặc click chuột phải chọn Delete 5. Xoá vùng: - Chọn vùng muốn xoá - Edit / delete hoặc click chuột phải chọn delete sau đó có thể chọn Shift cell left ( chuyển dữ liệu vùng còn lại sang trái), hoặc Shift cell up ( chuyển lên trên) 2.12. Sao chép dữ liệu. 1. Cách 1: Dùng trong mọi trường hợp ™ Chọn khối muốn sao chép ™ Chọn biểu tượng copy ( Ctrl + C ) hoặc sử dụng trình đơn Edit / Copy ™ Chuyển ô chọn đến vị trí đích chọn biểu tượng paste ( Ctrl + V ) 2. Cách 2: Chỉ dùng khi vùng đích kế bên vùng nguồn và vùng nguồn chỉ nằm trên một cột hoặc một dòng. Sau khi chọn vùng thực hiện: ™ Edit / fill / down: chép xuống dưới ™ Edit / fill / right: Chép sang phải ™ Edit / fill / up: Chép lên trên ™ Edit / fill / left: Chép sang trái 3. Cách 3: Giống như cách 2 nhưng dùng chuột. Sau khi chọn khối đưa trỏ chuột đến góc dưới phải, trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu ( + ) click và drag về phía muốn sao lặp 2.13. Di chuyển và xoá dữ liệu. 1. Chuyển dữ liệu : Sau khi chọn khối dữ liệu muốn chuyển có thể thực hiện một trong các cách sau : Giáo trình Microsoft Excel 2000 - Right click và chọn Cut (Ctrl + X) sau đó right click tại ô đích và chọn Paste (Ctrl + V). 2. Xóa dữ liệu : Chọn khối dữ liệu muốn xóa và thực hiện một trong các cách sau: - Right click và chọn Clear contents - Chọn Edit / Clear / contents - Nhấn phím Delete 2.14. Chép định dạng, ghi chú. 1. Sao chép đinh dạng Nếu muốn những ô khác có định dạng giống như một ô nào đó có thể thực hiện y Chọn ô, các ô có đinh dạng muốn sao chép. y Click biểu tượng Format Painter y Click vào ô muốn sao chép. 2. Chèn ghi chú Một ô có thể chèn thêm ghi chú, khi đưa trỏ chuột đến góc phải ô ghi chú sẽ hiện ra. Để chèn thêm ghi chú cần thực hiện y Right click tại ô muốn chèn ghi chú và chọn Insert comment y Chọn Format / Comment để chọn kiểu chữ sau đó nhập ghi chú bình thường 3. Chỉnh sửa và xóa ghi chú y Right click tại ô muốn chỉnh sửa chọn Edit Comment y Để xóa Comment : Right click tại ô muốn xóa và chọn Delete comment 2.15. Bài tập 1. Khởi động Excel, mở một sổ bảng tính mới, cất dưới tên Lesson01.xls thoát khỏi Excel Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n 2. Mở lại Excel, mở lại tệp Lesson01.xls, chọn bảng tính Sheet1, thử nhấn Ctrl+-> và Ctrl+ ¯ để đến ô cuối cùng của sổ. 3. Thực hành nhập các dạng số liệu văn bản, số, ngày, giờ. 4. Làm thế nào để biết máy của bạn đang đặt trật tự ngày - tháng - năm hay tháng - ngày - năm, hay một kiểu nào khác? Làm thế nào để thay đổi trật tự này. 5. Làm thế nào để nới rộng một cột, nhiều cột? 6. Nhập bảng theo dõi vật tư sau lên Sheet1 A B C D E F G 1 Stt Ngày Mã VT S. Lượng NX Giá Thành tiền 2 1 24/10/2000 FGI-4877 17 X $100.36 3 2 24/10/2000 FGI-4877 10 X $100.36 4 3 27/10/2000 HMH-3665 16 X $621.33 5 4 31/10/2000 FGI-4877 5 X $100.36 6 5 01/11/2000 HKL-9248 8 X $1,020.51 7 6 03/11/2000 GLH-4980 18 N $110.42 8 7 06/11/2000 GLI-6773 14 X $1,620.88 9 8 07/11/2000 GLI-6773 14 N $1,620.88 10 9 07/11/2000 GLI-6773 7 N $1,620.88 11 10 08/11/2000 GLH-4980 13 N $134.23 12 11 08/11/2000 GLH-4980 8 X $110.42 13 12 22/11/2000 HLH-7708 18 X $134.23 14 13 22/11/2000 HMH-3665 30 N $621.33 15 14 23/11/2000 FGI-4877 16 N $100.36 Giáo trình Microsoft Excel 2000 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n ¾ Tính giá trị cột G nếu: Thành tiền = S. Lượng * Giá