Bài giảng Phân tích Thiết kế Hệ thống - Chương 2: Phân tích hệ thống - Khảo sát và tập hợp thông tin

Chương 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KHẢO SÁT VÀ TẬP HỢP THÔNG TIN Vòng đời phát triển hệ thống Giai đoạn II: Phân tích Input: Dự án được chấp nhận với kế hoạch dự án và trong trạng thái làm việc Output: Yêu cầu hệ thống và các kế hoạch thay đổi, cải tiến tốt nhất cho hệ thống mới Đầu ra của giai đoạn này = đầu vào của giai đoạn kế tiếp Giai đoạn II: Phân tích Mục đích: Làm thế nào để xác định các yêu cầu đối với hệ thống? Làm thế nào để tập hợp các yêu cầu phát sinh? Làm thế nào để lựa chọn các chiến lược thiết kế thay thế tốt nhất? Quá trình: Xác định yêu cầu Tập hợp yêu cầu Thành phần tham gia Đội phân tích hệ thống + những người dùng cuối Bước 1: Hiểu “hệ thống cũ” hoạt động ntn? ◦ “Hệ thống mới” nhận được gì từ “hệ thống cũ” ? Nhiệm vụ: ◦ Xem xét lại tài liệu làm bằng chứng. Ba bước của giai đoạn phân tích (1) Bước 2: Xác định cơ hội cải tiến ◦ Cần các kỹ năng hoạt động (chúng ta làm gì?) và kỹ năng, kỹ thuật (chúng ta thực hiện như thế nào?) Nhiệm vụ: ◦ Bài toán phân tích. ◦ Kỹ thuật phân tích. ◦ Đầu ra phân tích. Ba bước của giai đoạn phân tích (2) Bước 3: Phát triển khái niệm cho hệ thống mới? Nhiệm vụ: ◦ Phát triển mô hình xử lý. ◦ Phát triển mô hình khái niệm. Ba bước của giai đoạn phân tích (3) Bảng các nội dung. Tóm tắt công việc thực hiện. Các yêu cầu của hệ thống. Dự kiến công việc. Chiến lược phân tích (Tóm tắt các nhiệm vụ phân tích ) Giới thiệu hệ thống (Tóm tắt các khái niệm, các khả năng thay đổi khác nhau) Phân tích tính khả thi. Xây dựng mô hình hành vi và cấu trúc. Phụ lục, kết quả khái quát, phỏng vấn, báo cáo, kết quả thiết kế, ... Một số công việc cần làm KHẢO SÁT VÀ TẬP HỢP THÔNG TIN 3.2 - 9 Có những kỹ thuật tìm hiểu thực tế nào? Ưu điểm và nhược điểm của từng loại ? Những thông tin nào mà một nhà phân tích hệ thống phải thu thập là gì ? Kỹ thuật tìm hiểu thực tế nào là tối ưu nhất? Vai trò của đạo đức trong quá trình tìm hiểu thực tế là gì? GIỚI THIỆU Tìm hiểu thực tế là quá trình chính thức của việc sử dụng nghiên cứu, phỏng vấn, câu hỏi, lấy mẫu, và các kỹ thuật khác để thu thập thông tin về hệ thống, yêu cầu và sở thích.  được gọi là thu thập thông tin hoặc thu thập dữ liệu. Công cụ, dữ liệu, mô hình quá trình, sự kiện tài liệu, và kết luận được rút ra từ thực tế. (Nếu bạn không thể thu thập các dữ liệu, bạn không thể sử dụng các công cụ). Tại sao phải tìm hiểu thực tế ? Trong giai đoạn phân tích: Tìm hiểu các vấn đề, cơ hội, khó khăn, yêu cầu và ưu tiên của doanh nghiệp và hệ thống. Trong giai đoạn thiết kế: Tìm hiểu thực tế kỹ thuật để các nhà phân tích cố gắng tìm hiểu thêm về các công nghệ được lựa chọn cho hệ thống mới. Trong giai đoạn cung cấp hệ thống: Tìm hiểu thực tế là quan trọng trong việc xác định một hệ thống đã đến thời điểm cần phải được xây dựng lại. Thông tin nào và khi nào cần tập hợp?  Bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng được kiểm tra về bốn khối xây dựng: DỮ LIỆU, QUY TRÌNH, GIAO DIỆN, NỀN TẢNG. Phân tích các tổ chức hiện nay Tổ chức/ hệ thống Thông tin cần Các hoạt động, các bước Dữ liệu cần để hỗ trợ công việc (Định nghĩa, khối lượng, kích thước,) Mục tiêu: bộ nhớ gì và làm thế nào công việc được thực hiện Các sự kiện chính ảnh hưởng đến dữ liệu Quy tắc chi phối DL như thế Nào được xử lý và biến đổi Những người liên quan Khi nào, như thế nào và do ai dữ liệu được di chuyển, chuyển đổi và lưu trữ Các PP xác định yêu cầu hệ thống Phương pháp truyền thống: Phỏng vấn Khảo sát qua bảng câu hỏi Quan sát trực tiếp Phân tích tài liệu Phương pháp hiện đại Joint Application Design Group Support System (GDSS) Case tools Prototyping Radical methods Business Process Reengineering (BPR) Phân tích tài liệu Tìm kiếm sơ đồ tổ chức Tài liệu lịch sử dẫn đến dự án Phân tích tài liệu Hệ thống chính là cách thức một hệ thống hoạt động như mô tả trong tài liệu của tổ chức, ví dụ làm thế nào để xử lý khiếu nại của khách hàng Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại và tương lai (các báo cáo bằng văn bản của các phòng ban nội bộ) Phân tích chiến lược và mục tiêu của tổ chức Ví dụ về các tài liệu được phân tích Biên bản cuộc họp Báo cáo thường niên Nhiệm vụ và chiến lược kinh doanh Mô tả công việc Các báo cáo tư vấn Đào tạo hướng dẫn sử dụng Sơ đồ luồng và mô tả của hệ thống hiện tại Phỏng vấn các nhà quản lý Quan sát môi trường làm việc Hình thức quan sát? Khối lượng công việc là bình thường Khối lượng công việc tăng dần Ưu điểm của việc quan sát? Độ tin cậy cao Chi phí rẻ Có thể ước lượng công việc Nhược điểm của việc quan sát? Người bị quan sát thường không thoải mái Không đánh giá được độ phức tạp của công việc Có thể bỏ qua một số thao tác quan trọng ở thời điểm đặc biệt Việc quan sát có thể bị gián đoạn Phụ thuộc vào người bị quan sát có muốn cho xem hay không Làm thể nào để quan sát hiệu quả? Xác định ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào của các quan sát. Được sự cho phép từ người giám sát hoặc quản lý Thông báo cho người sẽ được quan sát biết mục đích của quan sát Hãy ghi chú trong hoặc ngay sau khi quan sát được Không làm gián đoạn các cá nhân tại nơi làm việc, không đặt ra các giả định Bảng câu hỏi Chọn người tham dự Thiết kế câu hỏi Thực thi bảng câu hỏi Tiếp tục Ưu điểm của bảng câu hỏi? Kết quả phản hồi nhanh Thực hiện đơn giản Rẻ cho việc thu thập dữ liệu với số lượng lớn người tham gia Cho phép ẩn danh Có nhiều khả năng để cung cấp các dữ liện thực tế. Nhược điểm của bảng câu hỏi? Không linh hoạt Nhóm người được hỏi thường ít Không đảm bảo một cá nhân sẽ trả lời hoặc mở rộng trên tất cả các câu hỏi Không có sự tương tác 2 chiều Khó khăn để chuẩn bị được câu hỏi tốt Bắt đầu với việc không đe doạ, các câu hỏi thú vị. Cấu trúc mạch lạc, tránh lộn xộn. Đừng đặt những mục quan trọng vào phần cuối của bảng câu hỏi. Không tập trung quá nhiều vào một trang. Tránh tóm tắt. Tránh thành kiến hoặc gợi ý. Kiểm tra bảng câu hỏi trước khi tiến hành. Đảm bảo việc ẩn danh. Để thiết kế bảng câu hỏi tốt Tránh dùng những từ mơ hồ trong câu hỏi. Tránh dùng các câu hỏi dài. Tránh dùng một câu hỏi cho nhiều vấn đề khác nhau. Tránh dùng những câu hỏi chung chung. Tránh dùng những câu hỏi dẫn dắt. Tránh dùng các câu hỏi phủ định. Tránh dùng các thuật ngữ chuyên môn. Tránh dùng câu hỏi mà người trả lời không có kiến thức cần thiết. Tránh sự không tương xứng giữa câu hỏi và câu trả lời trong câu hỏi đóng. Tránh hỏi các vấn đề đòi hỏi quá mức về trí nhớ. Tránh hỏi các thông tin không được thu thập. Bảo đảm trật tự hợp lý của các câu hỏi. Một số lưu ý khi thiết kế bảng câu Trước khi thiết kế câu hỏi, hãy tự trả lời bạn cần thông tin để làm gì? Nếu không chắc chắn, hãy xem xét việc loại bỏ câu hỏi đó ra khỏi bản câu hỏi. Phỏng vấn Chọn người được phỏng vấn Thiết kế câu hỏi phỏng vấn Chuẩn bị phỏng vấn Hướng dẫn phỏng vấn Thực hiện phỏng vấn Chuẩn bị phỏng vấn Suy nghĩ cẩn thận về chủ đề muốn phỏng vấn. Đặt hẹn. Chuẩn bị câu hỏi. Câu hỏi rõ ràng, tránh hiểu sai nghĩa. Kế hoạch thực hiện các câu hỏi (kiểm tra xem bạn có đủ thời gian để hoàn thành cuộc phỏng vấn). Tham khảo các nguồn thông tin khác để biết thêm thông tin. Lắng nghe và ghi chép cẩn thận. Cảm ơn và ghi chép kết quả phỏng vấn bằng văn bản trong vòng 48 giờ. Không đặt kỳ vọng về hệ thống mới hoặc thay thế hệ thống trừ khi chắc chắn những tính năng đó sẽ là một phần của hệ thống mới. Xác định mức độ và nội dung khác nhau từ các cuộc phỏng vấn 1 - 30 Ưu điểm của phỏng vấn? Người được phỏng vấn trả lời một cách tự do và công khai cho các câu hỏi Nhà phân tích hệ thống có thể thăm dò phản hồi từ nhiều người được phỏng vấn Có sự tương tác 2 chiều Là cơ hội để quan sát giao tiếp phi ngôn ngữ của người được phỏng vấn. Nhược điểm của phỏng vấn? Là cách tiếp cận tốn kém (thời gian,) Thành công phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng của người phân tích hệ thống Phỏng vấn có thể gặp khó khăn do vị trí của người được phỏng vấn. 3.2 - 33 Kiểu câu hỏi ví dụ Câu hỏi đóng * Có bao nhiêu cuộc điện thoại được nhận trên một ngày? * Có bao nhiêu loại khách hàng? * Bạn muốn hệ thống mới cung cấp thông tin gì? Câu hỏi mở * bạn nghĩ gì về hệ thống hiện tại? * Những vấn đề cơ bản nào bạn bạn đối mặt hàng ngày? * Bạn quyết định chiến dịch quảng cáo thực hiện như thế nào? Câu hỏi tìm kiếm * Tại sao? * Bạn có thể đưa cho tôi một số ví dụ? * Bạn có thể giải thích chi tiết hơn? Thiết kế câu hỏi phỏng vấn 3. 2 - 34 Mức cao rất chung Mức trung gian Xác định ở mức độ vừa phải Mức thấp rất chi tiết Từ trên xuống Từ dưới lên Chiến lược hỏi phỏng vấn 3.2 - 35 BÁO CÁO PHỎNG VẤN Ghi chép phỏng vấn được chấp thuận bởi: ____________ Người được phỏng vấn ______________ Người phỏng vấn _______________ Ngày _______________ Mục đích chủ yếu: Tóm tắt phỏng vấn: Tin tức mở: Ghi chép chi tiết: Báo cáo phỏng vấn Mục tiêu người phỏng vấn quan tâm là gì? Động cơ xin việc và quan tâm đến công việc. Đào tạo và giáo dục. Công việc cũ. Kiến thức kinh nghiệm trong công việc. Khả năng hòa đồng và giao tiếp. Tự nhận xét bản thân, ý thức trách nhiệm và cầu tiến. Bản câu hỏi phỏng vấn Ví dụ: Bản câu hỏi phỏng vấn cho người đi xin việc 3.2 - 37 Phỏng vấn Bảng câu hỏi Phân tích Quan sát tài liệu Kiểu của As-Is As-Is As-Is As-Is Thông tin Improve. Improve. To-Be Chiều sâu High Medium Low Low Thông tin Mở rộng Low High High Low Thông tin Tích hợp Low Low Low Low Thông tin Bao gồm Medium Low Low Low người dùng Giá Medium Low Low Low- Medium Lựa chọn kỹ thuật khảo sát thông tin