Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong quản lý dự án - Nguyễn Thị Đức Nguyên

2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 1 Chương 3: TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC VẤN ĐỀ TRONG QLDA 1. Cấu trúc tổ chức 2. Nhóm dự án 3. Lãnh đạo 4. Phương pháp giải quyết vấn đề 5. Quản lý xung đột GV: NGUYEN Thi Duc Nguyen, PhD 1 1. CẤU TRÚC TỔ CHỨC 2 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 2 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1) Khái niệm  Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.  Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức. Caáu truùc Muïc tieâu B A Nhieàu ngöôøi 3 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)  Các dạng cấu trúc tổ chức 4 Phân chia bộ phận • Chức năng • Sản phẩm • Khách hàng • Lãnh thổ • Quá trình Mục tiêu Nâng cao hiệu quả và phân quyền: • Quyền hạn • Trách nhiệm • Tính chịu trách nhiệm Cấu trúc tổ chức • Dạng chức năng • Dạng dự án • Dạng ma trận 4 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 3 Theo Chức năng Theo Ma Trận Theo Dự án Chia xẻ dữ liệu Chia xẻ nguồn lực Ít phức tạp 1 loại công nghệ Cần phản hồi nhanh Nhiều loại Công nghệ Phức tạp Nguồn lực nhỏ Ít ổn định Công nghệ hỗn hợp Tổ chức không đặc biêt Muốn giảm chi phí CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3) Theo Chức năng Theo Ma trận Theo Dự án Cao Thẩm quyền Nhà QLDA Thấp Phổ của các kiểu tổ chức Cty về các tiện ích (Utility) (Điện,nước) (vận hành thường xuyên) Công ty Xây dựng (Theo dự án) CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4) CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 4 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao 7 Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Khuyến mãi Bán hàng Nghiên cứu thị trường Sản xuất Kiểm tra chất lượng Quản lý tồn kho Kỹ thuật điện Kỹ thuật cơ Thiết kế 7  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung  Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát  Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất  Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực  Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất  Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên  Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà  Nhược điểm:  Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm cho dự án tổng thể.  Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án  Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn  Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng  Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế nhất 8 8 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG CHỨC NĂNG CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 5 Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức 9 Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Dự án 1 Phó GĐ Dự án 1 Phó GĐ Dự án 1 Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị Kỹ thuật Sản xuất Tiếp thị 9 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN  Ưu điểm:  Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án  Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng  Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí  Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án  Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác  Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng  Nhược điểm:  Sử dụng nguồn lực không hiệu quả  Không chuẩn bị những công việc trong tương lai  Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án  Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án  Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc. 1010 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG DỰ ÁN CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 6 Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án. 11 Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Phó GĐ QL các dự án GĐ dự án 1 GĐ dự án 2 GĐ dự án 3 11 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN  Ưu điểm:  Sử dụng hiệu quả nguồn lực  Tổng hợp dự án tốt  Luồng thông tin được cải thiện  Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng  Duy trì kỷ luật làm việc tốt  Động lực và cam kết được cải thiện 12  Nhược điểm:  Sự tranh chấp về quyền lực  Gia tăng các mâu thuẫn  Thời gian phản ứng lại chậm chạp  Khó khăn trong giám sát và kiểm soát  Quản lý phí tăng cao  Trải qua nhiều căng thẳng (stress) 12 CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7 CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5) Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức  Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án • Dự án có thường xuyên diễn ra? • Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?  Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án • Hệ thống kiểm soát phản hồi  Các dạng công nghệ được sử dụng • Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?  Mức độ phức tạp của dự án  Thời gian của dự án  Nguồn lực được sử dụng trong các dự án  Chi phí cố định  Các yêu cầu về dữ liệu 13 13 2. NHÓM DỰ ÁN 14 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8 NHÓM DỰ ÁN (1) Nhóm dự án là gì? (What is a project team?)  Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung  Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là, đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ” 15 Nhà QLDA Người lập kế hoạch Kỹ sư Kế toán Thư ký Người mua sắm Người thực hiện Người thiết kế Người phác họa 15 NHÓM DỰ ÁN (2)  Các hoạt động trong 1 nhóm dự án  Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin  đề xuất  Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ  Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên  “Nhóm” & “Tập thể”? 16 Thành viên của một tập thể Thành viên của một nhóm - Có các mục tiêu chung - Thực hiện những hành động cá nhân - Tạo ra những thành quả cá nhân - Sử dụng những ảnh hưởng - Chia sẻ các mục đích - Thực hiện những hành động hợp tác - Tạo ra những thành quả tập thể - Hình thành những sản phẩm nhóm có thể xác định & đo được 16 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9 NHÓM DỰ ÁN (3) 17 – Để đạt được cam kết tiến độ, khối lượng công việc phải được phân công tới nhiều người. – Phạm vi của dự án đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng mà một người không có khả năng biết hết. – Động não nhóm và thảo luận là một cách làm việc theo nhóm để đưa ra các ý kiến, ý tưởng và giải quyết vấn đề. Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA – Để thỏa mãn nhu cầu xã hội của cá nhân, muốn trở thành một cái gì đó hay một phần của nhóm. – Để chia sẻ rủi ro với các thành viên khác. – Để củng cố lòng tự trọng. Mọi người muốn giới thiệu chính họ. Theo cách này họ sẽ xác định được mối quan hệ với người khác, như là một thành viên của nhóm hay công ty. 17 NHÓM DỰ ÁN (4) 18 – Mang mọi người trong nhóm lại với nhau để thực hiện quá trình ra quyết định. – Nhóm dự án thường đưa ra những quyết định nhiều rủi ro hơn những quyết định của từng cá nhân. – Gia tăng động lực thúc đẩy – Hỗ trợ cho các thành viên nhóm khác khi họ yêu cầu giúp đỡ. Mục đích của nhóm DA Mục đích của thành viên nhóm DA – Đây là cách để nhận được sự ủng hộ trong việc thực hiện các mục tiêu của họ. – Nhóm tạo một ngôi nhà tâm lý cho các cá nhân. 18 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10 NHÓM DỰ ÁN (5)  Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm 19 LỢI ÍCH KHÓ KHĂN - Nâng cao được thành quả - Xây dựng hiệu quả tổng hợp - Nâng cao khả năng sáng tạo - Giảm bớt căng thẳng và các mâu thuẫn - Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả - Nâng cao yếu tố đạo đức, tinh thần, sự quan tâm và sự tin tưởng - Đương đầu với thử thách - Tốn thời gian và công sức - Ra quyết định chậm - Dẫn đến xu hướng nhóm tách rời khỏi tổ chức “Mẹ” - Hình thành bè phái 19 NHÓM DỰ ÁN (6) Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả  Kỹ năng của các thành viên trong nhóm  Cấu trúc tổ chức  Kiểu quản lý  Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm hiệu quả • Biết lắng nghe • Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong • Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác • Tập trung: nội dung, cảm xúc • Giải quyết mâu thuẫn 20 20 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11 NHÓM DỰ ÁN (7) Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn Quan điểm mới về sự mâu thuẫn • Tìm cách tránh mâu thuẫn • Không thể tránh được mâu thuẫn cần phải đương đầu với mâu thuẫn • Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý • Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân • khác nhau • Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu • Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt • Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ • Mâu thuẫn cần phải được quản lý • và kiểm soát 21 Các thất bại khi làm việc theo nhóm - Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được) - Các thành viên đều lo lắng và nản lòng - Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người không có sự chấp nhận của những người khác. 21 3. LÃNH ĐẠO 22 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12 LÃNH ĐẠO (1)  Khoa học về Lãnh đạo  Nguồn gốc quyền lực (Power) • Quyền lực (Power) và Quyền hạn (Authorrity)  Lý thuyết lãnh đạo: giaỉ thích lý do lãnh đạo thành công • Cổ điển: Thành công do bẩm sinh • Hành vi: Thành công do học tập hành vi người thành công • Tình huống: Thành công do hiểu được tình huống phù hợp  Nghệ thuật về Lãnh đạo- Phong cách Lãnh đạo LÃNH ĐẠO (2)  Lãnh đạo và các nguồn gốc của quyền lực  Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để đạt tới mục tiêu của tổ chức  Nguồn gốc của quyền lực • Quyền lực chính thức • Quyền lực do sự tưởng thưởng • Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt) • Quyền lực chuyên môn • Quyền lực tôn phục (uy tín) • Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết  Lý thuyết về lãnh đạo  Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển  Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi  Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống 2424 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13 LÃNH ĐẠO (3) Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống 25 Tình huống 1 2 3 4 5 6 7 8 Mối quan hệ giữa nhà QL và nhân viên Tốt Tốt Tốt Tốt Xấu Xấu Xấu Xấu Cấu trúc nhiệm vụ Rõ ràng Rõ ràng Không rõ ràng Không rõ ràng Rõ ràng Rõ ràng Không rõ ràng Không rõ ràng Quyền lực chính thức Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Mạnh Yếu Phong cách lãnh đạo hiệu quả T T T R R R R T 25 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO  Theo mức độ quan tâm: (con người hay công việc) 5 phong cách  Theo việc sử dụng quyền lực  Theo mức độ̣ dân chủ: 3 phong cách • Độc đoán • Hợp tác • Tự do  Theo mức độ phân quyền: (V.Vroom) 5 phong cách • Cá nhân—Tham vấn- Tập thể CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (1) Các phong cách lãnh đạo: Theo mức độ quan tâm 27 Cao Thấp CaoThấp Sự quan tâm đến công việc Sự quan tâm đến con người 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1.9 9.9 9.11.1 5.5 27 1. 1.9 9.9 9.1 .5 Ông/Bà ấy là nhà quản lý thành công vì đã lãnh đạo theo phong cách.. -Cương quyết -Độc đoán -Dân chủ -Tự do - Nhận thức lại: Lãnh đạo một đối tượng (cá nhân, nhóm, tổ chức..) là một quá trình “tình huống” PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (2) CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15 LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG HÀNH VI CHỈ ĐẠO H À N H V I H Ỗ T R Ợ Cao Thấp Cao 29 HÀNH VI LÃNH ĐẠO Hành vi chỉ đạo: Hướng dẫn (chỉ+bảo) + Giám sát  Tổ chức  Kiểm soát  Giám sát Hành vi hỗ trợ:  Khen ngợi, khuyến khích  Lắng nghe  Tạo điều kiện/ Thuận tiện hóa/ Dễ dàng hóa 30 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16 NĂNG LỰC VÀ TẬN TÂM  Năng lực (Competent):  phát triển nhờ rèn luyện, hướng dẫn, hỗ trợ đặc biệt  Khả năng (Ability):  là tại năng tự nhiên, giải thích vì sao một người có thể dễ đạt một kỹ năng nào đó  Tận tâm (Commitment)  = tự tin (Confidence) + động cơ (motivation)  Tự tin:  có thể thực hiện mà không cần giám sát  Động cơ:  thích thú và nhiệt tình 31 Mức phát triển (M) Kiểu lãnh đạo (K) M1: Năng lực :Thấp Tận tâm : Cao K1:CHỈ ĐẠO Hoạch định, Kiểm soát & Giám sát M2: Năng lực :Vừa Tận tâm : Thấp K2: GỢI Ý Chỉ dẫn & Hỗ trợ M3: Năng lực :Cao Tận tâm : Biến đổi K3: HỖ TRỢ-Khen ngợi,Lắng nghe, Thuận tiện hóa M4: Năng lực :Cao Tận tâm : Cao K4: ỦY QUYỀN Trao trách nhiệm 32 KIỂU LÃNH ĐẠO VÀ MỨC PHÁT TRIỂN CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17 (Thấp)(Cao) HÀNH VI CHỈ ĐẠO (Cao) K2 K3 K1 K4 Chỉ đạo cao& Hỗ trợ cao Chỉ đạo thấp Hỗ trợ cao & Chỉ đạo cao& Hỗ trợ thấp Chỉ đạo thấp & Hỗ trợ thấp H À N H V I H Ỗ T R Ợ LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG MỨC PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN Hướng dẫn (BẢO*CHỈ) Kh.Kh. THỬ QUAN SÁT KH.KHÍCH M1 M2 M3 M4 TINH THẦNNĂNG SUẤT Cao Thấp Cao Thấp CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN 34 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 18 5 BƯỚC PHÁT TRIỂN “NĂNG LỰC” VÀ “LÒNG TẬN TÂM”  Bước 1: BẢO  Bước 2 :CHỈ  HƯỚNG DẪN 3. Bước 3: Khuyến khích THỬ 4. Bước 4: QUAN SÁT 5. Bước 5: KHEN 35 MỨC PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM Định hướng Bất mãn Quyết tâm Năng suất GĐ1 GĐ2 GĐ3 GĐ4 TINH THẦNNĂNG SUẤT Cao Thấp Cao Thấp CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA NHÓM 36 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 19 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO (3) 5 phong cách lãnh đạo theo mô hình V. Vroom 37 Phân quyền (Group) Tham khảo (Consultative) AI AII CI CII GII Tập trung (Authoritarian: độc đoán, chuyên quyền) 37 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO Nếu thì Quy tắc thông tin - Chất lượng là quan trọng - Nhà lãnh đạo không đủ thông tin Loại bỏ kiểu AI Quy tắc về phù hơp mục tiêu - Chất lượng là quan trọng - Những người nhân viên không rõ mục tiêu của tổ chức Không nên dùng GII Quy tắc mà vấn đề không có cấu trúc Chất lượng là quan trọng: - Vấn đề không có cấu trúc - Người lãnh đạo không đủ thông tin và không biết lấy thông tin ở đâu AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ 38 Ba quy tắc bảo vệ chất lượng của quyết định 38 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 20 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 39 Nếu thì Quy tắc chấp nhận - Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định này hay không - Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của mình có được nhân viên chấp nhận hay khôn AI, AII bị loại bỏ Quy tắc mâu thuẫn - Người lãnh đạo không biết nhân viên có chấp nhận thực hiện quyết định này hay không - Người lãnh đạo không biết chắc quyết định độc đoán của mình có được nhân viên chấp nhận hay không - Quyết định đó gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên AI, AII, CI đều bị loại bỏ Quy tắc công bằng - Sự chấp nhận là quan trọng - Chất lượng là không quan trọng AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ Quy tắc ưu tiên chấp nhận - Sự chấp nhận là quan trọng - Không đảm bảo được quyết định là độc đoán hay không - Tin tưởng vào nhân viên AI, AII, CI, CII đều bị loại bỏ Bốn quy tắc bảo vệ sự chấp nhận của quyết định 39 4. PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 40 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 21 41 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (1) Phương pháp tiếp cận KEPNER-TREGOE trong giải quyết vấn đề  Bốn cách suy nghĩ cơ bản • Cái gì đang xảy ra? – Tiếp cận và làm rõ • Cái gì đã xảy ra? – Nguyên nhân và ảnh hưởng • Chúng ta nên hành động như thế nào? – Lựa chọn • Cái gì đang ở phía trước  Ba giai đoạn • Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề • Giai đoạn 2: Phân tích quyết định • Giai đoạn 3: Phân tích vấn đề còn tiềm ẩn 41 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (2)  Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề  Xác định vấn đề, hay nêu những sai lệch  Mô tả vấn đề ở 4 khía cạnh • Phát hiện: Cái gì là vấn đề (và cái gì không phải là vấn đề) • Định vị: Ta thấy nó ở đâu (và không thấy nó ở đâu) • Thời gian: Khi nào nó xuất hiện • Mức độ: Mức độ nghiêm trọng như thế nào, độ rộng như thế nào 42 42 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 22 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (3) 1. Giai đoạn 1: Phân tích vấn đề  Mô tả sai lệch Câu hỏi/ trả lời Cái không đạt như mong muốn Có gì khác biệt Xác định Vấn đề của bộ phận/ tổ chức nào? Định vị Quan sát thấy sự sai lệch ở đâu? Thời gian Quan sát thất vấn đề lần đầu tiên khi nào? Mức độ Phạm vi của vấn đề? 43 43 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (4)  Thông tin chính xác ở 4 khía cạnh giúp đưa ra những nguyên nhân có thể: • Sự phân biệt: Ở những địa điểm nào, thời gian nào xuất hiện vấn đề • Sự thay đổi: Những thay đổi nào có khả năng nhiều nhất gây ra vấn đề • Những nguyên nhân co thể là gì?  Thử nguyên nhân đáng khả nghi nhất  Xác định, chứng minh nguyên nhân phát hiện được 44 44 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 23 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (5) 2. Giai đoạn 2: Phân tích quyết định  Khi tuyên bố một quyết định cần chỉ ra phạm vi hành động và kết quả mong muốn  Xây dựng mục tiêu (hay tiêu chuẩn) cho quyết định của chúng ta  Đưa ra những phương án để lựa chọn  Đánh giá các phương án đó: cho điểm, xét mức độ quan trọng, lựa chọn sơ bộ và xét những ảnh hưởng có thể của nó (VD: có dễ thực hiện không, những vấn đề gì sẽ nảy sinh,..) 45 45 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (6) 3. Giai đoạn 3: Phân tích các vấn đề còn tiềm ẩn  Xác định những khu vực có nhược điểm  Xác định cụ thể những vấn đề còn tiềm ẩn  Xác định nguyên nhân có thể của đề này và hành động không cho chúng xảy ra  Xác định hành động dự phòng cần làm những biện pháp ngăn chặn thất bại, hoặc khi không thể ngăn chặn được 46 46 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 24 PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (7)  Các tiêu chí cho 1 quyết định có chất lượng cao • Đa mục tiêu • Đa giải pháp • Tìm kiến thông tin để đánh giá các giải pháp (cả thông tin tích cực và tiêu cực) • Hoạch định – Giám sát – Thực hiện với kế hoạch dự phòng  Các sai lầm thường mắc phải • Cố gắng giải quyết vấn đề trước khi phân tích cặn kẽ • Phân tích quá chung chung, giải pháp không khả thi • Không có kế hoạch cho thực hiện giải pháp • Thiếu sự cam kết 47 47 5. QUẢN LÝ XUNG ĐỘT 48 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 2014/8/21 GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 25 QUẢN LÝ XUNG ĐỘT (1)  Xung đột  Hành vi ứng xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức nhằm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức khác đạt được mục đích mong muốn  Các kiểu xung đột  Cá nhân: giữa người này với người khác  Nhóm: giữa 2 hoặc nhiều nhóm/ tổ chức  Đến từ bên trong: