Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Phần 4: Quản lý & kiểm soát dự án phần mềm

1Giảng viên : ThS. Trần Văn Thọ E-mail : tvtho2000@yahoo.com QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM 2 Phần 4: QUẢN LÝ & KIỂM SOÁT DỰ ÁN PM QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM ThS. Trần Văn Thọ Khoa Công nghệ Thông tin NỘI DUNG 3 ThS. Trần Văn Thọ • Thu thập và đánh giá hiện trạng. • Tổ chức họp. • Điều chỉnh. • Quản lý cấu hình. • Kiểm soát thay đổi. • Quản lý chất lượng. • Lập lại kế hoạch. • Kết thúc dự án • Kiểm soát và điều phối dự án. • Ước lượng công việc và chi phí. • Báo cáo trạng thái và tiến độ dự án. • Kiểm soát rủi ro, chất lượng, chi phí và nguồn lực. • Quản lý mua sắm. 2Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án 4 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Dùng mọi phương sách để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển như thế nào. 5 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Các bước: – Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết. – Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án. – Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu (Cần phân tích kỹ lưỡng). – Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử). 6 ThS. Trần Văn Thọ 31. Thu thập và đánh giá hiện trạng 7 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Mục đích của đánh giá: – Làm rõ sự khác biệt giữa Dự kiến và Thực tế, và sự khác biệt có thể là xấu hoặc tốt. – Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể):  Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch - Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại.  Sai biệt ngân sách.  Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế. 8 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Nhiệm vụ của quản lý dự án: – Phải trả lời câu hỏi: Nguyên nhân của sự khác biệt? Sự khác biệt là tốt hay xấu? Có cần những hành động phù hợp nhằm điều chỉnh dự án hay không? Nếu có, thì đó là gì? 9 ThS. Trần Văn Thọ 41. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Một số nguyên nhân dự án sai kế hoạch: – Vượt kế hoạch (Có vượt kế hoạch thực sự?) – Phạm vi giảm mà không có sự phê chuẩn/ nhiệm vụ kết thúc không có kế hoạch thời gian cho những công việc này. – Các tiêu chuẩn không được tuân theo. – Ước tính về các dự đoán để hoàn thiện không đúng. – Bỏ qua việc duyệt lại. 10 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Một số nguyên nhân dự án sai kế hoạch: – Sai kế hoạch. – Không giải quyết các vấn đề kỹ thuật. – Các vấn đề về nguồn bên ngoài. – Thực hiện các thành viên nhóm. – Tận dụng các nguồn thấp. – Phạm vi/mục tiêu dự án không rõ ràng. – Những thay đổi về phạm vi không được thông qua. 11 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Một số hoạt động khắc phục: – Xác định khi nào xảy ra các vấn đề trong một dự án tương tự. – Rà xét việc kiểm soát các sự kiện và thay đổi để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong công việc sắp tới. – Có khuôn mẫu nào không nhìn thấy được không?  Thời gian cho việc kết thúc tăng lên.  Quá trình sửa lỗi tăng lên. 12 ThS. Trần Văn Thọ 51. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Một số hoạt động khắc phục: – Có các công cụ đặc biệt được yêu cầu để hoàn thành các công việc sắp tới không. – Đánh giá các lựa chọn đối với công việc của các nhiệm vụ sắp tới? – Các cuộc họp nhóm để giải quyết các sự kiện, điểm mạnh, điểm yếu. 13 ThS. Trần Văn Thọ 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng  Lập báo cáo & kiểm soát dự án: – Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng. – Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành. – Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giao. – Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông. 14 ThS. Trần Văn Thọ 2. Tổ chức họp  Các hình thức: – Họp định kỳ (họp theo kế hoạch). – Họp đột xuất. 15 ThS. Trần Văn Thọ 62. Tổ chức họp  Một số vấn đề lưu ý khi họp: – Nên làm: Có lịch trước, có chương trình họp, phát cho mọi người  thực hiện theo. Có đầy đủ các thành phần (Mời những người liên quan), thực hiện công bằng dân chủ. Ghi lại biên bản, kết quả cuộc họp. Nếu phải họp trên 1 giờ  tìm cách thư giãn. 16 ThS. Trần Văn Thọ 2. Tổ chức họp  Một số vấn đề lưu ý khi họp: – Nên tránh: Họp không hiệu quả, Quá dài, Không tập trung, Bị vài cá nhân chi phối. Ghi lại kết quả (biên bản họp) không đầy đủ. 17 ThS. Trần Văn Thọ Khuôn khổ kiểm soát dự án 18 ThS. Trần Văn Thọ C«ng viÖc kiÓm so¸t Ban chỉ đạo Quản lý dự án Trưởng nhóm Nhãm Báo cáo B/c Ban chỉ đạo B/c quản lý dự án B/c trưởng nhóm B/c thành viên nhóm Mức kiểm soát Kế hoạch công việc chi tiết Kế hoạch công việc chi tiết Danh mục nhiệm vụ Kế hoạch quản lý 72. Tổ chức họp  Chu kỳ kiểm soát dự án: – Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng. – Xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm. – Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức. 19 ThS. Trần Văn Thọ 2. Tổ chức họp Báo cáo hiện trạng của quản lý dự án: 1. Rà xét các biên bản cuộc họp trước  Thống nhất nội dung, các hoạt động thực hiện. 2. Rà xét tóm tắt thực trạng dự án tổng hợp  Thay đổi, ngày kết thúc, tận dụng, đường dẫn quan trọng. 3. Rà xét thực trạng dự án của từng cá nhân  Những thay đổi chủ yếu, hiện trạng các nhiệm vụ quan trọng, ngày kết thúc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án. 4. Tóm tắt trưởng nhóm  Hoạt động quan trọng hàng đầu, các sự kiện quan trọng. 20 ThS. Trần Văn Thọ 2. Tổ chức họp Báo cáo hiện trạng của quản lý dự án: 5. Rà xét các ghi chép sự kiện Các sự kiện được giải quyết. 6. thảo luận tận dụng nguồn Hiện trạng kế hoạch cho thuê, các ảnh hưởng chính. 7. Khái quát công việc của những tuần tới Các kết quả bàn giao chính được hoàn thành, những khó khăn. 8. Các thảo luận khác 21 ThS. Trần Văn Thọ 82. Tổ chức họp Báo cáo hiện trạng của ban điều hành: – Tóm tắt thực trạng. – Kế hoạch quản lý cập nhật. – Phân tích dự án, các vấn đề thay đổi xu hướng sử dụng. – Các vấn đề về hoạt động quản lý. – Các điểm lưu ý về quản lý. – Các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn. – Các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới. 22 ThS. Trần Văn Thọ 3. Điều chỉnh 23 ThS. Trần Văn Thọ 3. Điều chỉnh  Các hoạt động điều chỉnh diễn ra: –Khi tiến độ dự án không đúng lịch biểu. –Khi chi phí dự án có nguy cơ tăng. –Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảm. 24 ThS. Trần Văn Thọ 93. Điều chỉnh  Ví dụ: Một số hoạt động hiệu chỉnh như: – Phân bổ lại các nhiệm vụ quan trọng cho các thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm hơn. – Tăng quy mô nhóm với các thành viên/ hợp đồng tạm thời. – Phân bổ lại các thành viên giữa các nhóm. – Cung cấp các đào tạo bổ sung về công cụ, kỹ thuật,... – Triển khai các công cụ tự động. – 25 ThS. Trần Văn Thọ 3. Điều chỉnh  Khi dự án diễn ra không đúng lịch biểu: – Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian. – Tập trung vào các công việc chủ chốt. – Tập trung cho các công việc trên đường găng. – Tìm thêm nhân viên mới (chú ý thời gian làm quen, quan hệ với các thành viên). – Mua hay thuê thiết bị/phần mềm tốt hơn (chú ý tăng kinh phí, mất thời gian để anh em học sử dụng). – Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên (chú ý thời gian và chi phí huấn luyện). 26 ThS. Trần Văn Thọ 3. Điều chỉnh  Khi dự án diễn ra không đúng lịch biểu: – Hợp lý hóa, cải tiến phong cách làm việc. – Hạn chế nghỉ phép (!!!). – Khen thưởng/phê bình. – Làm thêm giờ (chỉ nên tạm thời). – Hạ thấp yêu cầu chất lượng công việc (!!!). – Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin trong nhóm. 27 ThS. Trần Văn Thọ 10 3. Điều chỉnh  Khi chi phí dự án có nguy cơ tăng lên: – Hạ thấp yêu cầu chất lượng sản phẩm (!!!). – Cơ cấu lại (giảm) nhân viên không làm việc trên đường găng (nguy cơ mất người giỏi). – Thuê lao động giá rẻ mạt (!!!). – Dùng thiết bị, vật tư giá thành thấp (rẻ tiền). – Rút ngắn/bớt thời gian huấn luyện. – Xem lại: có cần làm thêm giờ? – Hợp lí hoá hơn nữa: Giảm số cuộc họp, giảm các phê chuẩn, ... 28 ThS. Trần Văn Thọ 3. Điều chỉnh  Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy cơ giảm: – Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm. – Thuê thêm tư vấn. – Tập trung vào những khâu trọng yếu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. – Kiểm tra chéo. – Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể huấn luyện tại chỗ). – Khen thưởng, phê bình (thưởng/phạt). 29 ThS. Trần Văn Thọ 4. Quản lý cấu hình 30 ThS. Trần Văn Thọ 11 4. Quản lý cấu hình  Quan niệm về Quản lý cấu hình: – Mọi người thường nghĩ đây là vấn đề về LANs, WANs, Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao và nó liên quan rất ít đến quản lý dự án. 31 ThS. Trần Văn Thọ 4. Quản lý cấu hình  Mục đích: Thực hiện hai chức năng chính: –Cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông qua. – Kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này. 32 ThS. Trần Văn Thọ Các chức năng Quản lý cấu hình 33 ThS. Trần Văn Thọ Kho quản lý cấu hình Bàn giao sản phẩm (4) Trả lại mục đã cập nhật (3) Bổ sung khoản mục mới (1) Lưu giữ (5) Kiểm soát báo cáo (6) Khôi phục/ cập nhật (2) 12 4. Quản lý cấu hình  Vai trò: – Các kết quả bàn giao của dự án là tài sản có giá trị đã đầu tư vào. Nếu chúng ta không xác định và kiểm soát các thành phần của nó và mối quan hệ qua lại giữa chúng, thì chỉ một thay đổi nhỏ sẽ chúng không có giá trị. 34 ThS. Trần Văn Thọ 4. Quản lý cấu hình  Nội dung: – Xác định các yêu cầu và phạm vi của quản lý cấu hình (CM - Configuration Management). – Xây dựng kế hoạch CM. – Nhất trí và triển khai các quy trình và công cụ. – Triển khai các quy trình bảo mật. 35 ThS. Trần Văn Thọ 4. Quản lý cấu hình - Phạm vi 36 ThS. Trần Văn Thọ Đặc tả phần cứng Văn bản hệ thống Văn bản kỹ thuật Tài liệu đào tạo Mô hình kiểm tra Quy trình hoạt động Phần mềm trọn gói Đặc tả nâng cấp Đặc tả giao diện Các yêu cầu chức năng Kế hoạch dự án Các mục đích & phạm vi Triển khai chiến lược  Kiểm soát phiên bản phải được thực hiện đối với từng kết quả bàn giao.  Các kết quả bàn giao nằm trong phạm vi quản lý cấu hình.Tài liệu triển khai kiểm soát phiên bản Quản lý cấu hình 13 4. Quản lý cấu hình 37 ThS. Trần Văn Thọ 0.1 0.2 0.n 1.1 1.2 1.n 1.0 2.0 Chấp thuận  Kiểm soát phiên bản 5. Kiểm soát thay đổi 38 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Nguyên nhân: –Hai trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án: Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện. Không quản lý hiệu quả những vấn đề này. 39 ThS. Trần Văn Thọ 14 5. Kiểm soát thay đổi  Nguyên tắc: – Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra.  Phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro. – Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiện. – Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông.  Bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện. 40 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Các tác nhân gây ra thay đổi: – Khách hàng – Các cơ quan/đơn vị liên quan – Tổ dự án – Người tài trợ – Chính PM – v.v... 41 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Các nguồn tạo ra thay đổi: 42 ThS. Trần Văn Thọ Kiểm tra • đơn vị • module • Tích hợp • Chấp thuận Lập trình viên làm mịn chương trình Các nguồn cụ thể của dự án Rà xét kiểm soát chất lượng Chuyển đổiCác quyết định về chính sách và nghiệp vụ Các tổ chức bên ngoài Xuất hiện nhà cung cấp phần mềm mới Các đánh giá khác nhau của người sử dụng Các yêu cầu mới và đưa ra những khám phá Luật pháp 15 5. Kiểm soát thay đổi  Định nghĩa thay đổi của dự án: Bất cứ hoạt động nào của dự án thay đổi về: Phạm vi Kết quả bàn giao Kiến trúc cơ bản Chi phí  Lịch trình của một dự án 43 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Phân loại thay đổi: Có 3 loại gồm: Thay đổi quan trọng Thay đổi không quan trọng (thay đổi nhỏ) Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi 44 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Thay đổi quan trọng: – Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. – Ví dụ:  Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi người tài trợ).  Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần mềm (gây ra bởi khách hàng). 45 ThS. Trần Văn Thọ 16 5. Kiểm soát thay đổi  Thay đổi nhỏ: – Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. – Ví dụ:  Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng).  Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài module lập báo cáo (khách hàng đề nghị), dời văn phòng, . 46 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Thay đổi mang tính sửa chữa/ sửa lỗi: – Là những thay đổi mang tính bổ sung hoặc khắc phục (do đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục). – Ví dụ:  Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị).  Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra), giao diện không phù hợp với độ phân giải màn hình khách hàng, ... 47 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi: – Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng, lường trước. – Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết. – Kiểm soát thay đổi là: Phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng.  Bên cạnh quản lý rủi ro, kiểm soát thay đổi giúp việc quản lý dự án được chủ động hơn. 48 ThS. Trần Văn Thọ 17 5. Kiểm soát thay đổi  Xem xét tác động của thay đổi: – Ảnh hưởng tới công việc, thời gian. – Ảnh hưởng tới kinh phí. – Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc  phản ứng tiêu cực. – Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án. 49 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi  Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên thực hiện trước: – Lập danh sách những thay đổi. – Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổi. Từ đó lên kế hoạch đáp ứng: kỹ thuật, nhân sự, thời gian, tiền bạc,... 50 ThS. Trần Văn Thọ 5. Kiểm soát thay đổi 51 ThS. Trần Văn Thọ Ghi nhận yêu cầu thay đổi Nhất trí Phân tích yêu cầu thay đổi Làm rõ yêu cầu thay đổi Lập lịch biểu thực hiện Có Không Thông báo cho người yêu cầu thay đổi Viết rõ lý do từ chối Phân tích tác động Thực hiện  Thủ tục thay đổi: 18 5. Kiểm soát thay đổi 52 ThS. Trần Văn Thọ Ngày tháng Mô tả thay đổi Phân tích tác động Mức ưu tiên Người khởi đầu Người chịu trách nhiệm Đồng ý? Ngày hiệu lực [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]  Nhật ký kiểm soát, theo dõi thay đổi: 5. Kiểm soát thay đổi 53 ThS. Trần Văn Thọ Req. Design Code Test Live  Chi phí thay đổi: 5. Kiểm soát thay đổi  Quản lý thay đổi và sự kiện: – Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện? – Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm soát dự án? – Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các khoản mục chưa được giải quyết? – Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình? 54 ThS. Trần Văn Thọ 19 5. Kiểm soát thay đổi  Quản lý thay đổi và sự kiện: – Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án. – Hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án. – Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính. 55 ThS. Trần Văn Thọ 6. Quản lý chất lượng  Cân bằng chất lượng: 56 ThS. Trần Văn Thọ Mục đích Thực hiệnPhương pháp Thoả mãn nhu cầu 6. Quản lý chất lượng 57 ThS. Trần Văn Thọ 1. Lập kế hoạch chất lượng 2. Thiết lập khung đảm bảo chất lượng 3. Tiến hành các hoạt động kiểm soát chất lượng 4. Triển khai các họat động hiệu chỉnh 20 6. Quản lý chất lượng  Lập kế hoạch chất lượng: – Ở mức lập kế hoạch quản lý, cần quyết định:  Tiêu chuẩn.  Nhóm có trách nhiệm đối với việc ngừng hoạt động. Nếu cần tách nhóm kiểm soát chất lượng, và thẩm quyền của họ.  Các kiểu rà xét, thường xuyên rà xét (ví dụ: tất cả các kết quả chuyển giao theo công việc hoặc chỉ kết quả bàn giao dự án).  Có được cam kết đối với khái niệm quản lý chất lượng. 58 ThS. Trần Văn Thọ 6. Quản lý chất lượng  Lập kế hoạch chất lượng: – Ở mức độ lập kế hoạch làm việc, cho phép thời gian đối với: Kiểm soát và phương pháp quản lý chất lượng. Thiết lập quy trình quản lý chất lượng. Thống nhất người (chính xác) sẽ ký nhận: • Người chịu trách nhiệm. • Quản đốc dự án / trưởng nhóm. • Đại diện người sử dụng có ảnh hưởng. • Người kiểm soát chất lượng. 59 ThS. Trần Văn Thọ 6. Quản lý chất lượng  Đánh giá Kế hoạch chất lượng: – Đánh giá về kế hoạch quản lý về việc sử dụng các phương pháp, tiêu chuẩn, qui trình cho từng giai đoạn hoạt động cuả dự án. – Các lý do có cho thấy những điểm này là rõ ràng hợp lý không? – Những tiêu thức kiểm soát được xác định để giám sát hiệu quả có sử dụng các phương pháp đã lựa chọn không? 60 ThS. Trần Văn Thọ 21 6. Quản lý chất lượng  Khung đảm bảo chất lượng: – Các phương pháp luận, tiêu chuẩn, hướng dẫn hợp lý. –Quy trình kiểm soát thay đổi hiệu quả. – Rà xét các hoạt động kiểm soát chất lượng. – Cán bộ có kỹ năng hợp lý. 61 ThS. Trần Văn Thọ 6. Quản lý chất lượng 62 ThS. Trần Văn Thọ  Kiểm soát chất lượng: – Nội dung: rà xét / theo dõi / kiểm tra. – Thẩm định tính chấp nhận  Rà xét quản lý nhóm/khách quan. – Thẩm định việc phê chuẩn  Rà xét ban điều hành/sign-off . – Thẩm định việc triển khai  Quản lý lợi ích.  Điều tra người sử dụng / các câu hỏi. – Phương pháp kiểm soát chất lượng phải được lập thành văn bản trong kế hoạch chất lượng. – Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định các nhiệm vụ và các nguồn lực. 7. Lập kế hoạch lại (Replanning)  Khi nào phải làm lại kế hoạch.  Khi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc lại một phần hay toàn bộ dự án  yêu cầu thời gian, kinh phí, ... 63 ThS. Trần Văn Thọ 22  Nêu sứ mệnh của người quản lí dự án: – Phần lớn thời gian dự án là thực hiện các công việc và phần lớn ngân sách được dùng chi trả các công việc. – Chính trong qui trình này mà sứ mệnh của người quản lí dự án được trông đợi nhất. 64 ThS. Trần Văn Thọ 8. Kiểm soát thực hiện dự án  Kiểm soát thực hiện dự án: – Ý tưởng cơ bản của quản lí dự án là xây dựng kế hoạch kĩ lưỡng và cố gắng thực hiện dự án như đã lập kế hoạch. Nếu không tiến hành được như kế hoạch thì phải điều tra nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục và thay đổi kế hoạch.  Thực hiện thay đổi bản kế hoạch: – Cần xem xét tính hợp lệ và hiệu quả. 65 ThS. Trần Văn Thọ 8. Kiểm soát thực hiện dự án  Kiểm soát vấn đề trong dự án: – Dự án bao giờ cũng bao gồm các vấn đề và không thể tránh được vấn đề. – Cần tìm ra vấn đề thật sớm và có hành động thích hợp để giải quyết chúng. 66 ThS. Trần Văn Thọ 8. Kiểm soát thực hiện dự án 23  Tạo ra bầu không khí cho vấn đề dễ được vạch ra: – Nhằm để dễ dàng tìm ra vấn đề trong các cuộc họp thường lệ và trong tiến trình đối thoại hàng ngày với thành viên tổ. 67 ThS. Trần Văn Thọ 8. Kiểm soát thực hiện dự án  Thủ tục kiểm soát vấn đề từ bên ngoài dự án: – Tập trung vào phía báo cáo về vấn đề. – Tập t