Bài giảng Quản lý dự án PM - Nguyễn Anh Hào

Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2009 - 2017 KHÁI QUÁT Tài liệu tham khảo • Information Technology Project Management, Jack T. Marchewka, 2003 (file) • A Guide to The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). Website: pmi.org Dự án là gì ? ~ Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra sản phẩm (và / hoặc dịch vụ) đặc thù. (PMI-PMBOK) Dự án là một tổ chức được thiết lập tạm thời để tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho một tổ chức nào đó sử dụng. • Nổ lực: là sự cố gắng nhiều hơn bình thường. • Tạm thời: chỉ tồn tại trong 1 khoảng thời gian (có điểm bắt đầu và điểm kết thúc), trách nhiệm của những người thực hiện dự án cũng chỉ có trong khoảng thời gian này. • Đặc thù: không phổ biến, thể hiện ở 1. Sản phẩm đặc thù: không có trên thị trường, phải tự làm 2. Công việc đặc thù: trước đây chưa từng làm (chưa biết cách làm nào tốt nhất). Sự hình thành dự án • Nguyên nhân nào đưa đến sự thành lập ra một dự án ? • Do một tổ chức/cá nhân/nhà nước cần giải quyết vấn đề đặc thù nào đó chưa có sẵn giải pháp. – Vd: sửa chữa máy, phát triễn mạng lưới điện, cải tạo csht thông tin, • Dự án là một phương thức biến tài nguyên có sẵn (như tiền, nhân lực, công cụ,..) thành ra những kết xuất được mong đợi, gọi là các chuyển giao của dự án (thể hiện qua sản phẩm và dịch vụ mà dự án cung cấp). • Dự án được hình thành khi nó có ý nghĩa thiết thực (có ích) cho một vài đối tượng nào đó (gọi là tổ chức thụ hưởng). Mức độ về giá trị lợi ích mà dự án cung cấp cho tổ chức thụ hưởng được gọi là MOV. Các thuộc tính (bản chất) của dự án 1. Thời hạn (time frame). Mọi dự án đều phải có sản phẩm /dịch vụ chuyển giao để ứng dụng đúng lúc, đúng bối cảnh => thời điểm kết thúc dự án được xác định ngay khi các chuyển giao được định nghĩa (khi hình thành dự án). Khi đã chuyển giao xong thì sự tồn tại của dự án không còn cần thiết. 2. Mục đích-mục tiêu của dự án là cơ sở dùng để xem xét (chấp nhận hoặc từ chối) các yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ mà nó sẽ cung cấp. 3. Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ của dự án. 4. Nguồn lực để thực hiện dự án, được cung cấp bởi chủ sở hữu dự án (tổ chức, nhà nước hoặc cá nhân-nhà tài trợ). Các thuộc tính của dự án 5. Các vai trò (roles). Mỗi cá nhân tham gia vào dự án sẽ có một vai trò (quyền hạn, trách nhiệm) nào đó, như trưởng dự án, nhà tài trợ,... gọi chung là tác nhân (stakeholder). 6. Các rủi ro và giả định (assumptions). Trong những tình huống không chắc chắn, người ta đặt ra các giả định (assumptions) để chọn được phương án đơn giản hơn. 7. Sự phụ thuộc giữa các công việc. 8. Sự thay đổi phát sinh sau khi lập kế hoạch thực hiện (vd: thay đổi yêu cầu, thay đổi cách thực hiện, thay đổi mục tiêu,) là nguồn gốc phát sinh rủi ro cho dự án. Tiến trình – Công việc ~ Tiến trình là một (hoặc một chuổi) hành động tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn. – Sự thay đổi này là kết quả mà người ta muốn có được từ công việc (góp phần tạo ra giá trị cho dự án). • Tiến trình có 5 thuộc tính cơ bản: đầu vào, đầu ra, thời gian, nguồn lực và ràng buộc, minh họa trong hình sau: Đầu vào Đầu ra Nguồn lực Ràng buộc Những gì mà công việc cần để tạo ra đầu ra. Những gì mà người ta cần công việc tạo ra. thời gian thực hiện Nguồn lực A. Nguồn lực hữu hình (physical resource) ~ Được sử dụng trực tiếp cho công việc. 1. Nhân lực : Là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động của con người, có vai trò: – Làm công việc, và sử dụng các nguồn lực khác để làm việc – Kiểm soát và điều khiển công việc, tránh rủi ro. 2. Công cụ : Là phương tiện được con người trực tiếp sử dụng để thực hiện công việc (máy móc, phần mềm,..) – Trợ giúp tăng năng suất và tăng chất lượng. 3. Phương pháp : Là các quy tắc, quy trình, kỹ thuật, công nghệ được áp dụng vào tiến trình, để – Tối ưu hóa cách phối hợp các công việc, tăng hiệu quả. – Giúp cho công việc thực hiện đúng, ít sai sót. Nguồn lực B. Nguồn lực ý niệm (conceptual resource) ~ được sử dụng gián tiếp cho công viêc. 1. Thông tin: là nội dung mô tả các loại nguồn lực có thể sử dụng được cho dự án, giúp cho người quản lý sử dụng tốt các loại nguồn lực trực tiếp. 2. Tiền: để mua các loại nguồn lực cần thiết thông qua thị trường (thuê nhân công, mua thiết bị, ) 3. Cơ hội: là những thời điểm có nhiều thuận lợi (khách quan) trong môi trường hoạt động của dự án, chúng có thể giúp cho dự án đạt được các mục tiêu mà không cần phải đầu tư nhiều. Ràng buộc ~ Ràng buộc là những yêu cầu bắt buộc đối với công việc để công việc sẽ tạo ra được kết quả đúng như mong muốn. 1. Ràng buộc trên kết quả – Yêu cầu đối với sản phẩm: chức năng, đặc tính 2. Ràng buộc trên hành động – Trình tự thực hiện, khuông mẫu giao tiếp, báo cáo 3. Ràng buộc trên liên kết giữa các công việc – Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết quả – Đầu vào của một công việc thường đòi hỏi một số kết quả chuyển giao từ các công việc được thực hiện trước nó, yêu cầu này hình thành ra các ràng buộc phụ thuộc giữa các công việc – dự án phải thỏa mãn các ràng buộc này để các công việc không bị ách tắt do khách quan. Các loại tiến trình dự án 1. Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) là các tiến trình trực tiếp tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát, thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao,.. - Các tiến trình sản xuất liên kết nhau theo mô hình tạo sản phẩm (vòng đời phát triễn sản phẩm, SDLC) 2. Tiến trình quản lý (Project Management Processes) là các tiến trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các nội dung của dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, công việc, thời hạn, rủi ro,); nó không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ của dự án, nhưng nó tạo ra môi trường làm việc thuận lợi nhất để đạt được mục tiêu của dự án. - Các tiến trình quản lý dự án và các tiến trình sản xuất liên kết nhau tạo thành vòng đời dự án (PLC). Vai trò của tt.quản lý đối với tt.sản xuất 1. Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm cùng với các hạn mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu,..) 2. Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu. 3. Giám sát: nhận biết về môi trường thực hiện công việc để nhận biết các yếu tố rủi ro, khả năng hoàn thành (định tính). 4. Đo lường: định lượng các yếu tố đã nhận biết được để hoạch định và điều khiển. Input Output tiến trình quản lý tiến trình sản xuấtgiám sát, đo lường hoạch định,điều khiển Các giai đoạn dự án Dự án chia ra nhiều giai đoạn (phases, stages), mỗi giai đoạn gồm một nhóm công việc có chung 1 mục đích: thỏa mãn mục tiêu nhỏ của dự án (là một phần của sản phẩm sẽ chuyển giao cho tổ chức thụ hưởng hoặc giai đoạn kế tiếp) – Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót, – Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp hay không. Giai đoạn Khởi động Giai đoạn Thực hiện Giai đoạn Kết thúc C hi p hí v à nh ân l ự c Điểm bắt đầu Điểm kết thúc Chuyển giao Vòng đời phát triễn phần mềm SDLC – software development life cycle là một chuổi các tiến trình - công đoạn hướng dẫn từng bước cho người phát triễn tạo ra các phiên bản phần mềm có chất lượng Vòng đời của dự án PM PLC – Project Life Cycle là một chuỗi các tiến trình làm dự án SDLC và PLC Quản lý dự án • Quản lý: là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và công cụ để hoạch định, phân công, giám sát, và điều khiển nguồn lực thực hiện các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu đã hoạch định. • Quản lý dự án: quản lý các công việc của dự án nhằm làm thỏa mãn tất cả các cam kết của dự án (làm thoả mãn mục tiêu của dự án để kết thúc). – Quản lý là một công việc sáng tạo dẫn đắt từ kiến thức, kinh nghiệm và thông tin, để tìm ra cách giải quyết tốt nhất cho các vấn đề đặc thù của dự án => cần có kiến thức và kỹ năng để giải quyết vấn đề. – Kiến thức quản lý dự án được PMI khái quát hóa thành tài liệu PMBOK – có 9 lĩnh vực kiến thức cần thiết. Giải quyết vấn đề • Vấn đề (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng thực tế và mong muốn • Giải pháp (solution): là cách thức làm giảm bớt sự khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn. – Giải pháp là một phương án được chọn (được cho là tốt nhất) để thực hiện. • Phương pháp giải quyết vấn đề : là cách tìm và áp dụng giải pháp. 1.Nhận thức hiện trạng • Nhận thức hiện trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) là nhận biết các biểu hiện bên ngoài của nguyên nhân nào đó. – Vd: mức tiêu hao nguyên liệu trong kho vượt mức bình thường. • Dựa trên các tín hiệu nguy cơ, các nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân của chúng để xác định ảnh hưởng của nó. – Vd: hao nguyên liệu do nguyên liệu kém chất lượng. • Nếu ảnh hưởng của các tín hiệu nguy cơ nằm trong phạm vi trách nhiệm của người quản lý thì nó trở thành vấn đề mà người đó cần giải quyết. – Người quản lý kho: có trách nhiệm trực tiếp – Người sử dụng nguyên liệu: có trách nhiệm liên đới trên chất lượng sản phẩm 2. Định nghĩa vấn đề • Định nghĩa vấn đề là xác định chính xác yêu cầu gì cần phải được thỏa mãn ở mức độ nào trong thời hạn bao lâu. • Ảnh hưởng (đang hoặc sẽ gây tác hại) từ nguyên nhân là thứ cần phải tìm hiểu để định nghĩa vấn đề. • Vấn đề được định nghĩa quá lớn sẽ không tìm được giải pháp khả thi vì không đủ tài lực để giải quyết; ngược lại, vấn đề được định nghĩa quá nhỏ (hoàn toàn khả thi) thì lại không giải quyết được trọn vẹn cho vấn đề đã phát hiện. • Định nghĩa vấn đề đúng mức là nhằm tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề (không đặt ra yêu cầu quá cao hoặc quá thấp). 3. Tìm giải pháp • Là tìm nhiều phương án cho vấn đề và chọn một phương án tốt nhất trong số đó để làm giải pháp (hành động thực tế). • Giải pháp được chọn là một phương án thoả mãn tốt nhất các tiêu chí đánh giá. Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3 Phát sinh phương án và các tiêu chí đánh giá Chọn phương án theo các tiêu chí đánh giá Vấn đề T ìm phư ơ ng án Giải pháp C họn phư ơ ng án Tiêu chí tìm giải pháp • Các tiêu chí này là thước đo giá trị của phương án ở nhiều phương diện khác nhau: 1. Phương diện kinh tế (tiền) 2. Phương diện kỹ thuật (độ phức tạp) 3. Phương diện vận hành (giá trị sử dụng) 4. Phương diện kế hoạch (thời gian) 5. Phương diện pháp lý (luật) 6. Phương diện chính trị xã hội (thái độ của cộng đồng) 4. Thực thi giải pháp & đánh giá • Giải pháp chỉ là ý tưởng trong nhận thức. • Thực thi giải pháp là áp dụng giải pháp vào thực tế để tạo ra kết quả thực trong thế giới thực. – Kết quả thực tế : có thể không khả quan, hoặc thâm chí gây thêm các nguy cơ khác • Đánh giá kết quả là đối chiếu giữa kết quả dự kiến từ giải pháp và kết quả thực tế có được sau khi thực thi giải pháp, để tìm ra những điểm không phù hợp giữa dự kiến và thực tế, từ đó quyết định các hành động tiếp theo như: ngưng áp dụng giải pháp/cải tiến giải pháp/tạm hoãn giải pháp, Sự tinh chỉnh từng bước • Do tính đặc thù, dự án được thực hiện thận trọng bằng cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc sửa sai (rework). • Tinh chỉnh từng bước là một quá trình hoàn thiện dần sản phẩm qua từng bước thực hiện cẩn thận (đặt từng mục tiêu nhỏ, cân nhắc cách làm, đánh giá rút kinh nghiệm). • Quá trình tinh chỉnh tạo điều kiện cho người thực hiện dự án hiểu biết về dự án ngày càng sâu hơn và dể sửa sai, để giảm bớt tác hại của rủi ro do thiếu kiến thức. 1 2 Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh Cần Đối chiếu Không 9 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án Integration Quality (PMI / Project Management Body Of Knowledge)