Bài giảng Quản lý dự án PM - Quản lý thời gian - Nguyễn Anh Hào

Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2005 - 2006 QUẢN LÝ THỜI GIAN Ch.II 2 Quản lý thời gian Để bảo đảm cho dự án tạo ra kết quả chuyển giao đúng thời hạn dự kiến; điều này phụ thuộc vào 4 yếu tố: 1. Những công việc cần thiết phải thực hiện (trách nhiệm) 2. Thời gian thực hiện từng công việc; đó là hậu quả của việc cấp nguồn lực cho công việc. 3. Một số công việc không thể làm song song do: – 1. Chúng bị phụ thuộc nhau do bản chất. – 2. Chúng sử dụng chung 1 nguồn lực. 4. Khả năng sắp xếp công việc để tận dụng tối đa tập nguồn lực hiện có của dự án (làm tăng tối đa năng suất thực hiện). Ch.II 3 1.Định nghĩa các công việc • Các công việc cần làm được định nghĩa trong phần quản lý phạm vi. • Các phương pháp cơ bản: – Work Breakdown Structure. – Tìm hiểu và sử dụng danh sách công việc của các dự án tương tự. Ch.II 4 2.Ước tính thời gian cho công việc • Dựa trên danh sách công việc của dự án, nguồn lực (hữu hình) mà dự án có thể sử dụng, và môi trường của dự án (vd: môi trường làm việc, pháp lý, chính trị, xã hội,) để ước tính thời gian cần thiết hoàn thành từng công việc với loại nguồn lực nào đó. • Uớc tính thời gian hoàn thành từng công việc dựa trên năng lực trung bình của dự án đối với công việc. – Đây là cơ sở để xác định mức độ nổ lực trung bình cho công việc (để tính chi phí). – Hoạch định khoảng thời gian hợp lý cho công việc (không quá lâu hoặc quá gấp; nhìn từ phía dự án). Ch.II 5 Ước tính thời gian cho công việc 1. Ước lượng tuyến tính. – ET = bình quân của các trường hợp 2. Ước tính dựa trên năng suất toàn cục – ET = Thời gian trung bình + ΔT dự phòng rủi ro 3. Ước tính trung bình PERT – ET = (4*M + O + P) / 6 Ch.II 6 3.Sắp xếp trình tự các công việc ~ Là sắp xếp trình tự thực hiện các công việc trong dự án để bảo đãm rằng yêu cầu ban đầu của công việc đã được đáp ứng tại thời điểm thực hiện công việc đó (ie: công việc đã khả thi). Có thể có nhiều công việc được tiến hành song song; nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện được như vậy; là do sự phụ thuộc (về bản chất) giữa các công việc, và sự tranh chấp về nguồn lực dùng chung. Ch.II 7 Xác định các loại phụ thuộc 1. Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory Dependencies). Phụ thuộc bắt buộc phát sinh từ bản chất tự nhiên của công việc. 2. Phụ thuộc chọn lựa (Discretionary Dependencies). Là sự phụ thuộc của một công việc vào kết quả hoặc cách thực hiện của công việc trước đó (ở tình huống cụ thể). 3. Phụ thuộc bên ngoài (External Dependencies). Là sự phụ thuộc của công việc trong dự án vào các công việc nằm ngoài dự án (non-project activities). Ch.II 8 Kiểu phụ thuộc 1. Finish-to-Start. Công việc sau bắt đầu được chỉ khi nào công việc trước nó đã kết thúc (phổ biến). 2. Finish-to-Finish. Công việc sau kết thúc được chỉ khi nào công việc trước nó đã kết thúc. Ví dụ: làm việc trên máy tính. 3. Start-to-Start. Công việc sau bắt đầu được chỉ khi công việc trước nó đã bắt đầu. Ví dụ: làm việc trên máy tính. 4. Start-to-Finish. Công việc sau phải bắt đầu thực hiện để kết thúc được công việc trước. Ví dụ: giao ca. Ch.II 9 Ví dụ. Công việc 1. Tìm hiểu yêu cầu 2. Thiết kế màn hình 3. Thiết kế báo cáo 4. Thiết kế CSDL 5. Lập tài liệu 6. Lập trình 7.Kiểm tra 8. Cài đặt Kết quả User Req. Doc (URD) Screen layout Report layout Database structure Documents (DOC) Source code Software User Acceptance Phụ thuộc -- 1 1 2, 3 4 4 6 5, 7 MO ML MP ET 1 5 9 5 5 6 7 6 3 6 9 6 1 2 3 2 3 6 7 5.5 4 5 6 5 1 3 5 3 1 1 1 1 Ch.II 10 PERT-Action On Arc (AOA) • Các cung (arcs) là các hoạt động tạo ra sản phẩm • Sản phẩm được thể hiện trên node. URD 1 Screen design 2 Report design 3 Database design 4 4 DOC5 Source code 6 Software product 7 User Acceptance 8 8 Ch.II 11 PERT-Action On Node (AON) • Các cung chỉ sự phụ thuộc của các node (và kết quả chuyển giao sang node kế) • Hoạt động được thể hiện trên node. ET=5 ET=6 ET=6 ET=2 ET=5 ET=5.5 ET=1 ET=3 1 3 2 4 6 5 7 8 Ch.II 12 4.Ước tính thời gian cho dự án ~ Là tính thời gian thực hiện toàn bộ dự án với các ước tính thời gian hoàn tất từng công việc và sự phụ thuộc giữa chúng. Kết quả của nhóm tiến trình này là các lược đồ thể hiện thời gian thực hiện dự án (vd: PERT, GANTT) và biểu đồ nguồn lực sử dụng theo thời gian (Hình đồ tài nguyên) để chứng tỏ rằng cách tiến hành dự án như kế hoạch là hợp lý, hoặc tối ưu theo phương diện nào đó, vd: làm nhanh, hay ít tốn kém. Ch.II 13 PERT-AON Thời gian hoàn thành sớm nhất • Bắt đầu từ node đầu tiên bên trái (node 1) – TE1 = ET1 • Theo chiều mũi tên đi – TEcuối = TEđầu + ETcuối • Nếu node có nhiều mủi tên chỉ đến (node 8) – TEcuối = Max{TEđầu } + ETcuối ET=5 ET=6 ET=6 ET=2 ET=5 ET=5.5 ET=1 ET=3 1 3 2 4 6 5 7 8 TE=5 TE=11 TE=11 TE=13 TE=18.5 TE=18 TE=22 TE=21 Max{18.5, 21} Ch.II 14 PERT-AON Thời gian hoàn thành trễ nhất • Từ node cuối cùng bên phải (node 8): – TL8 = TE8 • Ngược chiều của mủi tên: – TLđầu = TLcuối - ETcuối • Node có nhiều mủi tên chỉ đi (node 4) – TLđầu = Min {TLcuối - ETcuối} ET=5 ET=6 ET=6 ET=2 ET=5 ET=5.5 ET=1 ET=3 1 3 2 4 6 5 7 8 TE=5 TE=11 TE=11 TE=13 TE=18.5 TE=18 TE=22 TE=21 TL=5 TL=11 TL=11 TL=13 TL=21 TL=18 TL=22 TL=21 Min {15.5, 13} Ch.II 15 PERT-AON Critical Path và độ thư giản • Độ thư giản (Slack time) S = TL - TE là mức độ thời gian cho phép công việc có thể kéo dài (hoặc bắt đầu trễ) mà tiến độ của dự án không bị ảnh hưởng. • Critical Path gồm các node có S = 0, là những node không được phép trễ hạn để bảo đảm tiến độ của dự án. • Do các ước lượng thời gian cho mỗi công việc có thể bị sai, hoặc rủi ro thiếu nguồn lực, các công việc trên Critical Path cần phải được cộng thêm thời gian dự phòng để thực hiện những điều chỉnh cần thiết khi công việc có triệu chứng trễ tiến độ. Ch.II 16 Gantt chart • Gantt chart thể hiện (bằng hình vẽ) sự trùng lắp (overlap) giữa các công việc để ước lượng mức độ nổ lực của dự án tại mỗi thời điểm, và các thời điểm bắt đầu - kết thúc của từng công việc để kiểm soát tiến độ theo thời gian thực. Task 1 Task 2 Task 3 Task 4 Task 5 Task 6 Task 7 Task 8 22 Chris Chris John John Martin John Martin Chris 0 5 11 13 18 21 Ch.II 17 Resource chart • Resource chart thể hiện mức độ nguồn lực cần thiết của dự án theo thời gian thực. Chênh lệch giữa nguồn lực sẵn sàng của dự án với nguồn lực sử dụng cho công việc thể hiện mức độ lãng phí trong cách sử dụng nguồn lực. N gu ồn l ự c 0 5 11 13 18 21 Chris John Chris John John Martin Martin Chris Nguồn lực sử dụng cho công việc Nguồn lực sẵn sàng của dự án 22 Ch.II 18 Resource leveling Là sự điều chỉnh tăng giảm nguồn lực cho công việc (hoặc ngược lại) vì các mục đích khác nhau: 1. Giữ nguyên cách bố trí công việc hiện hữu; điều chuyển tăng cường nguồn lực từ nơi dư thừa nguồn lực sang các công việc đang gây quá tải để cân bằng nguồn lực. 2. Giữ nguyên cách bố trí nguồn lực hiện hữu; điều chuyển công việc từ nơi đang quá tải sang nơi đang dư thừa nguồn lực để cân bằng nguồn lực. 3. Tăng cường nguồn lực cho các Critical tasks để chúng hoàn thành sớm hơn (giảm ET), nhờ đó rút ngắn thời gian thực hiện dự án (kỹ thuật crashing). 4. Giảm bớt nguồn lực của các công việc có độ thư giản cao (Slacktime lớn) để tiết kiệm nguồn lực (giảm chi phí).