Bài giảng Quản lý dự án PM - Quản lý tổng thể - Nguyễn Anh Hào

Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2005 - 2006 QUẢN LÝ TỔNG THỂ 2Quản lý tổng thể • Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết để định nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự án với các tiến trình tạo sản phẩm của dự án, nhằm bảo đảm cho các nguồn lực trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa, nhất quán. – Công việc chính của quản lý tổng thể là hoạch định (plan) và lập lịch thực hiện (schedule). – Hoạch định: định nghĩa công việc+định nghĩa nguồn lực cho công việc+phân bố thời gian cho công việc – Lập lịch thực hiện: phối hợp tối ưu công việc+nguồn lực+thời gian thành một thời khóa biểu. 3Nguyên lý W5HH • Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996 1. Why is the system being developed ? - hiểu việc cần làm 2. What will be done ? – Cần làm gì 3. By When ? – Khi nào thì làm 4. Who is responsible for a function ? – Ai chịu trách nhiệm 5. Where are they organizationally located ? – Họ ở đâu 6. How will the job be done technically and manegerially ? – làm thế nào để công việc được thực hiện một cách có quản lý và có kỹ thuật 7. How much of each resource is needed ? – Đối với mỗi loại nguồn lực: ta cần nhiều đến cở nào ? 4Cấu trúc tổng thể của một dự án Cải tiến, khắc phục, phòng ngừa Khởi động dự án Lập kế hoạch tổng thể Thực hiện dự án Giám sát & điều khiển Kiểm soát thay đổi Kết thúc dự án Lập kế hoạch chi tiết Hiện trạng Yêu cầu Thay đổi kế hoạch Baseline Project Plan Project Charter Các chuyển giao Q.Lý Chất lượng Q.Lý Phạm vi Q.Lý Thời gian Q.Lý Chi phí Q.Lý Nhân lực Tổ chức, stakeholders Thay đổi yêu cầu       5Stakeholders Là những người có một hoặc nhiều vai trò đối với dự án. • Trưởng dự án • Người phát triễn hệ thống :nghiên cứu các bài toán và nhu cầu của tổ chức để quyết định cách thức mà hệ thống thông tin và công nghệ thông tin trợ giúp cho tổ chức. • Người sử dụng là những chuyên viên trong chuyên môn nghiệp vụ sẽ nêu yêu cầu và nghiệm thu hệ thống • Người quản lý (trưởng phòng, giám đốc) cung cấp nguồn lực, quỹ và đặt ra các yêu cầu tổng quát (mức chiến lược và chiến thuật) cho dự án • Các chuyên gia tư vấn 61. Khởi động dự án 1. Xác định tính khả thi của dự án trong việc tạo ra giá trị MOV cho tổ chức thụ hưởng 2. Thiết lập môi trường cho dự án hoạt động 7a) Xác định tính khả thi của dự án • Xác định vai trò / ý nghĩa của dự án đối với tổ chức – Diễn tả các yêu cầu của tổ chức thành yêu cầu cải tiến hệ thống mà dự án sẽ làm - đây là bước xác định những vấn đề mà dự án sẽ giải quyết cho tổ chức. – Định nghĩa các chuyển giao, dead-lines, để khẳng định giá trị mà dự án tạo ra (MOV). • Xác định các đặc tính nổi bật của dự án để đánh giá mức độ hữu dụng của nó đối với tổ chức (xét về chi phí, lợi ích, công nghệ,) • Xác định chi phí, thời gian, độ phức tạp và rủi ro của dự án, để ước tính khả năng thu hồi vốn cho tổ chức (S.W.O.T.). 8S.W.O.T Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Nguy cơ Khả năng Hoàn cảnh Thuận lợi Khó khăn ~ để đánh giá năng lực của dự án và thời điểm thích hợp để thực hiện dự án 9b) Thiết lập môi trường cho dự án 1. Thiết lập nhóm khởi động dự án • Xác định những người quan trọng có vai trò khẳng định yêu cầu đối với dự án (từ tổ chức thụ hưởng) • Xác định các tác nhân và mối quan hệ với dự án. • Xác định quyền hạn và trách nhiệm của trưởng dự án (được nêu trong Project Charter). 2. Thiết lập quan hệ với tổ chức thụ hưởng • Quan hệ cần thiết lập đến cá nhân trong nhóm dự án với cá nhân được phân công trong nội bộ của tổ chức thụ hưởng. 10 Thiết lập môi trường cho dự án (tt) 3. Thiết lập các thủ tục quản lý dự án • Các phương thức để liên lạc, báo cáo và phân công • Các thủ tục để giải quyết các thay đổi, rủi ro 4. Thiết lập môi trường làm việc cho dự án • Tổ chức - bố trí các công cụ, phương tiện cho dự án • Lập hồ sơ tài liệu chứa thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự án – hướng dẫn, lưu đồ, biểu đồ, đặc tả,. dùng cho tất cả các thành viên của dự án. 11 Project Charter (tôn chỉ của dự án) Gồm các nội dung chính sau đây: 1. Các vấn đề của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến 2. Mục tiêu của dự án 3. Yêu cầu đối với dự án 4. Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án 5. Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies) 6. Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá (milestones) 7. Lợi ích của dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực hiện 8. Nơi cấp nguồn lực cho dự án 9. Vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án (trong đó có nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng dự án) 12 2, 3. Lập kế hoạch dự án 1. Xác định phạm vi và mức độ thực hiện dự án. • Phạm vi dự án: gồm phạm vi công việc, và phạm vi sản phẩm (chuyển giao). • Khẳng định những gì dự án thực hiện và không thực hiện, để bảo đãm cho dự án khả thi khi nguồn lực bị giới hạn. 2. Phân chia dự án thành nhiều công việc quản lý được • Dự án phải được kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện để điều chỉnh khi cần thiết. Các công việc quản lý được là các công việc mà người quản lý có thể giám sát trạng thái của nó để điều khiển từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. • Work Breakdown Structure (WBS) là cấu trúc để phân rã sản phẩm và công việc tạo sản phẩm. 13 Các công việc quản lý được Là những công việc thỏa mãn tất cả các điều kiện sau: 1. Đủ đơn giản, nhỏ để có thể phân công cho 1 người thực hiện và thực hiện đúng. 2. Biết rõ hậu quả của công việc 3. Kết quả của công việc có thể đo lường được. 4. Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật thực hiện công việc 5. Biết rõ các ràng buộc (phụ thuộc) giữa công việc với các công việc trước nó và sau nó. 14 Hoạch định dự án (tt) 3. Ước tính và hoạch định nguồn lực • Được thực hiện từ dưới lên, ước tính cho từng công việc ở mức chi tiết nhất lên đến mức tổng quát nhất. • Tính nguồn lực cho từng công việc căn cứ vào kích cở (khối lượng; mức độ nhiều ít, độ phức tạp) của công việc, đựa trên kinh nghiệm, hoặc các công việc tương tự đã biết. 4. Lập lịch thực hiện (scheduling) • Sử dụng nguồn lực có sẵn để ước tính thời gian thực thi mỗi công việc trong WBS dựa trên thời gian dự kiến hoàn tất công việc của một nguồn lực "chuẩn" (năng lực bình quân) 15 Lịch thực hiện dự án Là thời khóa biểu của dự án, thỏa mãn các yêu cầu sau: 1. Chỉ có những công việc quản lý được. 2. Tất cả các công việc quản lý được của dự án đều được phân công đến từng cá nhân (cùng với các công cụ và cách thực hiện), để họ biết rõ tất cả những gì cần làm cho dự án. 3. Tất cả các công việc đều chỉ nhằm làm thỏa mãn cho BPP, để bảo đảm tính khả thi của dự án (không bị vượt quá kinh phí, thời gian,..). 4. Phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả của công việc được thiết lập cùng với lịch thực hiện 16 Hoạch định dự án (tt) 5. Lập kế hoạch liên lạc. gồm các thủ tục báo cáo công việc, kênh thông tin và lịch họp để thông tin giữa những người quản lý, thành viên của dự án, và khách hàng. Vd: Khi nào lập báo cáo gì và cho ai. Trong kế hoạch cần quy định các hình thức liên lạc phù hợp (bằng điện thoại, Email, họp,) 6. Lập các tiêu chuẩn và thủ tục. Các chuẩn (standards) là những bộ tiêu chí dùng để đo lường, đánh giá kết quả thực hiện. Hoạt động này chủ yếu là để đặc tả các tiêu chuẩn và thủ tục chuyển giao như cách tạo, cách kiểm tra (bởi nhóm dự án, khách hàng) để bảo đãm dự án có chất lượng tốt, và để phối hợp thực hiện 17 Hoạch định dự án (tt) 7. Xác định và đánh giá rủi ro. Rủi ro phát sinh từ công nghệ mới, tâm lý không muốn thay đổi của người sử dụng, thiếu nguồn lực hoặc năng lực hoạch định,Quản lý rủi ro là để tránh tác hại do rủi ro gây ra. Công việc Rủi ro Mức độ ảnh hưởng Xác xuất xảy ra Tác hại Biện pháp Xác định yêu cầu Không rõ ràng Cao 50 % Rất cao Prototyping (mẫu thử) Xác định yêu cầu Người cần phỏng vấn vắng mặt Cao 20 % Cao Lập lịch hẹn dự phòng 18 Hoạch định dự án (tt) 8. Lập kế hoạch thu chi. Kế hoạch sử dụng kinh phí có cân đối giữa chi phí và lợi nhuận thu được từ dự án. 9. Lập “Statement of Work” thể hiện tất cả các công việc mà dự án cam kết thực hiện, và nêu rõ dự án phải chuyển giao những gì. Đây là cam kết của nhóm dự án đối với khách hàng (cơ sở của các hợp đồng). 10. Lập Baseline Project Plan (BPP). Để làm tài liệu quản lý dự án. Tài liệu này được làm cơ sở để tiến hành và đánh giá tất cả các công việc của dự án. 19 Baseline Project Plan (BPP) I. Phần giới thiệu II. Phần mô tả giải pháp được chọn – Các phương án đã biết, giải pháp được chọn, kết quả từ giải pháp, các rủi ro và cách khắc phục. III. Phần đánh giá khả thi – Nêu những khó khăn (rủi ro) và các phương án khắc phục để chứng tỏ dự án có khả năng thực hiện được. IV. Kế hoạch quản lý chi tiết – Định chuẩn cho từng công việc như kết quả phải đạt, thời gian thực hiện, hạn mức chi phí. – Các quy tắc, ràng buộc, thủ tục. 20 Ước lượng phương án (Rating) 1. Phân rã tiêu chí và định mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí đối với mục tiêu chung của các phương án 2. Cho điểm từng phương án trên từng tiêu chí và tính tổng điểm của mỗi phương án RA = (  ĐAi * Wi ) / ( Wi ) RB = (  ĐBi * Wi ) / ( Wi) Mục tiêu C1 C2 C11 C12 C21 C22 0.4 0.3 0.7 W11= 0.3 x 0.5 = 0.15 0.5 0.6 Tiêu chí đánh giá Ci và mức độ quan trọng của nó, Wi W22= 0.28 0.5 C11 C12 C21 C22 Dự án A Dự án B ĐA11 ĐB22ĐA22 Điểm đánh giá trên mỗi tiêu chí Ci W11 W12 W21 W22 21 Case Study Công ty Broadway Entertainment cần thiết lập một phần mềm phân tích thị trường gồm có 3 công việc : phân nhóm khách hàng, in cánh bướm tiếp thị cho từng nhóm và giám sát các đơn đặt hàng của khách. Sự thành công của hệ thống này phụ thuộc vào chi phí đầu tư (phần cứng, phần mềm), thời gian xây dựng hệ thống và khả năng đáp ứng của các chức năng được tích hợp vào phần mềm. 22 Case Study. Thiết lập các tiêu chí đánh giá ~ Chi Phí (phần cứng, phần mềm), Thời gian và Chức năng (phân khúc, giám sát đơn đặt hàng, in cánh bướm) là các tiêu chí để đánh giá các phương án, mỗi tiêu chí mang một giá trị thể hiện mức độ góp phần vào sự hài lòng về phương án “lý tưởng” mà công ty B.E. đang mong đợi. Goal: p.án tốt nhất 0.25 Thời gian Chi phí Chức năng0.25 0.5 P.cứng P.mềm Phân khúc Giám sát In 0.5 0.5 0.4 0.3 0.3 0.125 0.125 0.25 0.2 0.15 0.15 23 Case study. Khảo sát các phương án thực tế Tiêu chí đánh giá Ph.án 1 Ph.án 2 Ph.án 3 Thời gian thực hiện 12 tháng 6 tháng 6 tháng Mua phần cứng $ 15.000 $10.000 $ 8.000 Trang bị phần mềm $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000 Phân khúc thị trường Rất tốt, vì được làm hết toàn bộ. Có sẵn Có sẵn Giám sát đơn đặt hàng Làm thêm Không có In cánh bướm để tiếp thị Không có Không có A. Thời gian B. Chi phí C. Chức năng 24 Case study. Đánh giá các phương án Tiêu chí Hệ số Ci P. án 1 P. án 2 P. án 3 Điểm Điểm Điểm Điểm Thời gian thực hiện 0.25 4 10 10 B. Chi phí 0.25 - - Mua phần cứng 0.125 6 8 10 Trang bị phần mềm 0.125 6 8 10 - - Phân khúc thị trường 0.20 10 10 10 2 Giám sát đơn hàng 0.15 10 10 0 In cánh bướm 0.15 10 0 0 0 0 8.0 Ci * Điểm Ci * Điểm A. Thời gian 0.25 - - - - - - 1.0 2.5 2.5 - - - - 0.75 1.0 1.25 0.75 1.0 1.25 C. Chức năng 0.50 - - - - 2.0 2.0 1.5 1.5 0 1.5  (điểm của mỗi tiêu chí) 1.00 7.5 7.0 Ci * Điểm 2.0 25 Chọn phương án Nhu cầu từ nhận thức và từ thực tế Dự án đang làm và dự án có tiềm năng Môi trường của tổ chức hiện tại Nguồn lực sẵn có, sử dụng được Các tiêu chuẩn đánh giá Quyết định chọn Kết quả chọn 1. Chấp nhận 2. Từ chối 3. Trì hoãn 4. Làm lại 5. Bổ sung thêm từ người sử dụng 6. Cần chứng minh 26 4,5,6. Thực hiện dự án 1. Thực thi Baseline Project Plan. bao gồm khởi động các tiến trình, tìm và cấp nguồn lực, phân công và huấn luyện các thành viên mới, giữ cho dự án thực hiện đúng tiến độ và bảo đảm chất lượng của các chuyển giao. 2. Giám sát sự tiến triển của dự án so với BPP. Nếu tiến độ của dự án sớm hoặc trễ hơn so với kế hoạch, điều chỉnh lại nguồn lực và thời gian. Sự giám sát chi tiết còn trợ giúp các hoạch định được tốt hơn, cũng như các đo lường sẽ trợ giúp ước lượng chính xác hơn về thời gian và nổ lực cần thiết cho các công việc. 27 Thực hiện dự án (tt) 3. Quản lý các thay đổi đối với BPP. Nếu cần thay đổi, thì lý do thay đổi, ảnh hưởng của nó và các hành động tương ứng cần phải được những stackholders nhận thức rõ và chấp hành (quản lý cấu hình dự án). 4. Quản lý hồ sơ dự án. Hồ sơ dự án là tài liệu hướng dẫn cho các thành viên trong dự án thực hiện, bao gồm lý do của các quyết định trong quá khứ và thông tin chi tiết để tạo ra các báo cáo. 5. Thông tin về tình trạng của dự án. Việc thông tin về tình trạng dự án là nhằm chia sẽ hiểu biết về trạng thái và mục tiêu của dự án giữa những người tham gia dự án, nhằm tạo ra sự hợp tác đúng mức và tập trung. 28 Quản lý cấu hình của dự án ~ Là để nhận biết các thay đổi đối với dự án (đối với sản phẩm và công việc) để chúng không biến thành rủi ro. 1. Các yêu cầu thay đổi phải được lập tài liệu, và phải được chuyển đến người có trách nhiệm xử lý. 2. Mức độ ảnh hưởng và mức độ đòi hỏi của các yêu cầu thay đổi lên “baseline” của dự án (tích cực hoặc tiêu cực) phải được xem xét để chấp nhận hoặc từ chối. 3. Các yêu cầu thay đổi được chấp nhận phải được đưa vào BPP để kiểm soát việc thực hiện chúng. 4. Các nội dung thay đổi lên dự án phải được thông báo đến các stakeholders có liên quan (kể cả các yêu cầu thay đổi bị từ chối). 29 7. Kết thúc dự án ~ Bao gồm các hoạt động chuyển giao sản phẩm và kết thúc tất cả các kế hoạch thực hiện trong BPP (kể cả các công việc đã hoàn tất hoặc phải ngưng, và các hợp đồng liên quan đến dự án). Kết thúc dự án gồm các nhóm công việc: Đánh giá tổng kết dự án, chấm dứt các hợp đồng và chấm dứt tráhc nhiệm của dự án đối với các nơi có liên quan. 1. Tổng kết dự án. Là buổi họp tổng kết giữa người quản lý dự án và khách hàng để đánh giá dự án, những gì đạt được và chưa được so với mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu của các chuyển giao. 30 7. Kết thúc dự án 2. Chấm dứt các hợp đồng. Hoạt động này nhằm bảo đãm tất cả các điều khoản trên hợp đồng đều được thỏa mãn hoặc hủy bỏ. 3. Chấm dứt trách nhiệm của dự án. • Khẳng định các thay đổi trên nội dung yêu cầu và sản phẩm của dự án đã được tổ chức thụ hưởng biết rõ và chấp nhận. • Xác nhận dựa án đã thỏa mãn tất cả các yêu cầu. • Khẳng định các tiêu chuẩn kết thúc trách nhiệm cho dự án đã được thỏa mãn.