Bài giảng Quản trị doanh nghiệp 2 - Bài 7: Quản trị sự thay đổi

Bài 7: Quản trị sự thay đổi 68 TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 BÀI 7 QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Đọc tài liệu: 1. GS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị kinh doanh, NXB ĐH KTQD, 2012. 2. Hướng dẫn bài tập Quản trị kinh doanh, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, NXB ĐH KTQD, 2012.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Bài 7 trong học phần Quản trị kinh doanh 2 nghiên cứu những vấn đề:  Khái quát về quản trị sự thay đổi: Phần này trình bày khái niệm và sự cần thiết khách quan quản trị sự thay đổi.  Những nội dung chủ yếu của quản trị sự thay đổi: Có 3 nội dung chính, mỗi nội dung lại được chi tiết hóa theo những vấn đề cụ thể vần quan tâm giải quyết, những phương pháp có thể sử dụng cũng như hướng phát triển các kỹ năng giải quyết các vấn đề thực tiễn.  Khái lược về sự thay đổi của doanh nghiệp: Trong phần này, chúng ta xem xét và so sánh giữa các kiểu thay đổi với nhau. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:  Những vấn đề khái quát quản trị sự thay đổi.  Nội dung và phương pháp phân tích các nhân tố thúc đẩy và cản trở sự thay đổi.  Các kỹ thuật hoạch định sự thay đổi.  Các nội dung và kỹ năng cần thiết để thực hiện đổi mới tổ chức doanh nghiệp. Bài 7: Quản trị sự thay đổi TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 69 Tình huống dẫn nhập Công ty may X thay đổi chiến lược kinh doanh của mình, chuyển từ chiến lược sản xuất hàng loạt sang chiến lược sản xuất theo đơn hàng. Chính vì thế công ty cần phải thay đổi hệ thống tổ chức từ chức năng sang sản phẩm. Giám đốc đã vẽ ra sơ đồ mới và triển khai áp dụng thì gặp sự phản ứng dữ dội của cán bộ nhân viên công ty. Hãy đưa ra lời khuyên cho giám đốc công ty. Bài 7: Quản trị sự thay đổi 70 TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 7.1. Khái niệm quản trị sự thay đổi Khái niệm: Quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị chủ động phát hiện, thúc đẩy và điểu khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinh doanh biến động.  Quản trị sự thay đổi là một chu trình khép kín: phát hiện, hoạch định và tổ chức thực hiện sự thay đổi.  Quá trình liên tục của chu trình quản trị sự thay đổi không theo mốc thời gian mà theo sự xuất hiện của các hiện tượng đòi hỏi phải thay đổi.  Quản trị sự thay đổi không có nghĩa là cứ cần là thay đổi, mà là nghiên cứu thấu đáo trước khi trả lời câu hỏi và ra quyết định thay đổi. 7.2. Sự cần thiết phải quản trị sự thay đổi Quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp là quá trình thay đổi trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động. Môi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi → Phản ứng của doanh nghiệp.  Những tiến bộ về kỹ thuật, công nghệ, những thay đổi về nhu cầu của người tiêu dùng, khuynh hướng toàn cầu hóa kinh doanh và vấn đề bảo vệ môi trường, Đã tạo ra những áp lực mạnh mẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi mới hoạt động kinh doanh và cung ứng quản trị.  Sự biến động của môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp hoặc thay đổi để thích ứng hoặc nếu không bị loại ra khỏi cuộc chơi.  Ngày nay, tốc độ thích nghi với những thay đổi của môi trường kinh doanh đã trở thành cần thiết phải quản trị sự thay đổi.  Quản trị sự thay đổi giúp cho các doanh nghiệp thực hiện sự thay đổi chủ động, đúng hướng và đúng thời điểm cần thiết. “Các tổ chức đạt được thành công đã quản trị sự thay đổi có hiệu quả, liên tục làm thích nghi các công việc văn phòng, các chiến lược, các hệ thống, các sản phẩm và văn hóa để vượt qua những biến động và phát triển lên bằng những sức mạnh đè bẹp sự cạnh tranh”. 7.3. Phát hiện và nghiên cứu sự thay đổi 7.3.1. Phân tích hiện trạng, phát hiện sự thay đổi Để có thể phát hiện sự thay đổi, cần biết hiện trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  Trong đó nội dung đầu tiên là phân tích, đánh giá những thay đổi của môi trường kinh doanh, bao gồm môi trường bên ngoài và môi trường bên trong.  Phân tích những nguyên nhân dẫn đến khoảng cách chênh lệch giữa kết quả đạt được và mục tiêu đặt ra cũng là một nội dung cần phân tích đánh giá. Sau đó, phải chuẩn bị những vấn đề mà doanh nghiệp cần thay đổi với mục đích là bước đầu nhận diện tính chất và nội dung của các vấn đề trước khi tiến hành thay đổi. Bài 7: Quản trị sự thay đổi TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 71 Trước những thay đổi của môi trường, doanh nghiệp có thể có nhiều vấn đề cần điêu chỉnh:  Các vấn đề này có quan hệ hữu cơ với nhau.  Các nhà quản trị thường tiếp cận sự thay đổi theo phương diện công nghệ, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ và con người. 7.3.2. Phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi Áp lực thúc đẩy sự thay đổi Áp lực cản trở sự thay đổi 1. Áp lực cạnh tranh Đòi hỏi đổi mới sản phẩm. Sự bùng nổ của các kiến thức mới và đòi hỏi đổi mới công nghệ. Thay đổi về cung ứng nguồn lực. Thay đổi của đối thủ cạnh tranh. 2. Áp lực mang tính tổ chức Thay đổi các giá trị hoạt động. Nhu cầu về giảm căng thẳng và tính năng động trong làm việc. 3. Áp lực thuộc phạm vi môi trường quốc tế và kinh tế quốc dân Thay đổi cơ chế. Xu hướng xã hội mang tính chất khu vực và quốc tế. 1. Áp lực cá nhân Lo sợ về những điều chưa biết. Đòi hỏi đào tạo lại. Phá vỡ quan hệ truyền thống. Không tin tưởng. 2. Áp lực mang tính tổ chức Đe dọa đối với cấu trúc quyền lực. Sức ỳ của cấu trúc tổ chức. Lãng phí các chi phí đã bỏ ra. 3. Áp lực thuộc môi trường kinh tế quốc dân Những cản trở mang tính luật pháp. Những cản trở mang tính đạo đức. Những cản trở ở góc độ quản lý vĩ mô.  Mục đích: trên cơ sở đánh giá tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở để xác định bước đi và các giải pháp cần thiết đảm bảo điều kiện thực hiện thay đổi thành công.  Nhiệm vụ o Đánh giá sự đúng đắn, so sánh tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở để trả lời câu hỏi.  Đối tượng nào cần thay đổi.  Đã đúng thời điểm thay đổi chưa? o Hình thành bước đầu các giải pháp vượt qua cản trở và khuyến khích lực lượng thúc đẩy thay đổi.  Thời điểm và nơi tiến hành Tiến hành phân tích nhu cầu thay đổi cũng như phân tích các lực lượng thúc đầy và cản trở ở thời điểm xuất hiện các hiện tượng không bình thường thông qua các tài liệu thống kê, báo cáo định kỳ, khi có các báo cáo bất thường về hiện tượng không bình thường hoặc khi xuất hiện các dấu hiệu khác thường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.  Nội dung phân tích o Phân tích nhu cầu thay đổi. o Phân tích từng áp lực thúc đẩy và cản trở.  Phân tích và đánh giá mức độ tác động của từng nhân tố.  Lượng hóa từng nhân tố ở thời điểm phân tích cũng như dự kiến tương lai gần.  Tổng hợp, đánh giá chung về lực đẩy và lực cản. Bài 7: Quản trị sự thay đổi 72 TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 o Kết luận  Có cần thay đổi không và mức độ thay đổi.  Cường độ và xu hướng thúc đẩy sự thay đổi.  Cường độ và xu hướng diễn biến của các cản trở.  Sơ bộ xác định thời điểm nào có thể tiến hành thay đổi.  Yêu cầu o Khách quan, toàn diện. o Đầy đủ chứng cứ: thu thập, điều tra bổ sung để có đầy đủ thông tin và xử lý hệ thống thông tin. o Áp dụng các phương pháp thích hợp với từng đối tượng. 7.4. Hoạch định sự thay đổi 7.4.1. Căn cứ Hiện trạng đối tượng cần thay đổi và nhu cầu thay đổi. Kết quả phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi. 7.4.2. Nội dung  Mục tiêu thay đổi Phải xác định chính xác và rõ ràng thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể nào.  Xác định đối tượng thay đổi o Nếu phải thay đổi ở toàn doanh nghiệp thì nên bắt đầu ở phạm vi nhỏ rồi mở rộng dần ra hay nên bắt đầu luôn với phạm vi lớn. o Nếu là thay đổi thử nghiệm thì nên bắt đầu ở bộ phận nào? Bộ phận đang gặp khó khăn hay bộ phận đang hoạt động tốt trong doanh nghiệp? o Nơi nào có môi trường tốt nhất cho thử nghiệm sự thay đổi. o Bộ phận nào có tính đại diện cao nhất để có thể thử nghiệm.  Xác định người điều hành, người thực hiện và người liên quan sự thay đổi o Cách cổ điển  Giám đốc điều hành thiết lập mô hình của sự thay đổi.  Cấp trung gian (trưởng phòng, đốc công) điều hành thực hiện sự thay đổi.  Ưu điểm: Thu hút được sự ủng hộ của lao động cấp cao.  Nhược điểm: Thiếu ý kiến từ phía dưới nên nhiều khi không sát thực với nhu cầu thay đổi. o Cách đi từ cấp dưới  Cấp dưới đưa ra ý kiến về sự cần thiết phải thay đổi và thay đổi như thế nào.  Điều kiện: Phải có sự ủng hộ và quan tâm của cấp trên trong suốt quá trình thực hiện sự thay đổi. Bài 7: Quản trị sự thay đổi TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 73 o Thuê chuyên gia từ bên ngoài  Chuyên gia bên ngoài lập ra các mô hình, kế hoạch và điều hành sự thay đổi.  Ưu điểm: Khách quan, khai thác được những đóng góp có giá trị cho tổ chức từ các chuyên gia.  Nhược điểm: Cố vấn từ bên ngoài có thể không hiểu biết đầy đủ về tổ chức nên khó tìm ra những nguyên nhân sâu xa của vấn đề.  Xác định thời điểm tiến hành thay đổi o Quan điểm thứ nhất  Thay đổi sẽ diễn ra dễ dàng hơn khi doanh nghiệp đang gặp khủng hoảng hoặc khó khăn.  Tuy nhiên, đợi đến lúc doanh nghiệp gặp khủng hoảng mới tiến hành thay đổi đôi khi là quá muộn và càng làm cho tình hình càng khó khăn hơn. o Quan điểm thứ hai  Sự thay đổi nên diễn ra ngay khi có những dự đoán về thay đổi của môi trường.  Đây là quan điểm thay đổi một cách chủ động.  Xác định tính công khai của sự thay đổi o Vấn đề đặt ra là: Sẽ thông báo về sự thay đổi với ai? Trong bao lâu? Và ở mức độ nào? o Mâu thuẫn:  Nếu những người liên quan cùng biết và ủng hộ thì sự thay đổi sẽ tiến hành thuận lợi.  Tuy nhiên có những thay đổi không nên công bố hoặc công bố với một số người nào đó để có thể kiểm soát và hạn chế những phản ứng đối với sự thay đổi.  Tiến độ thực hiện sự thay đổi Tiến độ thực hiện sự thay đổi căn cứ vào: o Cần bao nhiêu thời gian lập kế hoạch cho sự thay đổi; o Sự thay đổi cần diễn biến nhanh hay chậm thì thuận lợi hơn; o Dự trù bao nhiêu thời gian để tiếp thu cái mới và sữa chữa sai sót (nếu có). o Có bao nhiêu thời gian để thay đổi trong điều kiện nhu cầu khách hàng, cạnh tranh và những điều kiện môi trường hiện có.  Xác định các giả pháp cần thiết Các giải pháp thường chia làm 3 nhóm: o Các giải pháp khuyến khích các lực lượng thúc đẩy. o Các giải pháp và vượt qua các cản trở sự thay đổi. o Các giải pháp đảm bảo tiến trình thay đổi đi đến thành công. Bài 7: Quản trị sự thay đổi 74 TXQTTH02_Bai7_v1.0015106229 Tóm lược cuối bài  Khái quát về quản trị sự thay đổi: Phần này trình bày khái niệm và sự cần thiết khách quan quản trị sự thay đổi.  Những nội dung chủ yếu của quản trị sự thay đổi: Có 3 nội dung chính, mỗi nội dung lại được chi tiết hóa theo những vấn đề cụ thể vần quan tâm giải quyết, những phương pháp có thể sử dụng cũng như hướng phát triển các kỹ năng giải quyết các vấn đề thực tiễn.  Khái lược về sự thay đổi của doanh nghiệp: Trong phần này, chúng ta xem xét và so sánh giữa các kiểu thay đổi với nhau.