Bài giảng Quản trị học - Bài 2: Sự phát triển của tư tưởng quản trị

v2.0014101214 1 BÀI 2 SỰ PHÁT TRIỂN CỦA TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ v2.0014101214 2 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP • Giả sử bạn là giám đốc của một công ty sản xuất kem lâu năm. Doanh số bán hàng tăng hàng quý trong 4 năm qua. Trong quý này: Doanh số đạt được 17%; sản xuất khoảng 15% dưới dự đoán; tỉ lệ nhân viên vắng mặt khoảng 20% cao hơn quý trước; và việc đi làm muộn tăng đều đặn. Bạn tin chắc chắn rằng các vấn đề này có liên quan đến vấn đề quản lý, nhưng bạn không chắc chắn về các nguyên nhân của chúng hoặc các bước cần thiết để khắc phục chúng. • Bài này sẽ giúp bạn có những cách nhìn nhận về công việc quản lý tại công ty của bạn theo các quan điểm và trường phái khác nhau: Quản trị hành chính, quản trị hành vi, quản trị định lượng hay quản lý từ khía các khía cạnh, trường phái khác nhau này bạn sẽ tìm ra cách thức quản lý có hiệu quả và phù hợp nhất đối với công ty của bạn. v2.0014101214 3 Học viên cần biết: • Giải thích ý nghĩa của việc nghiên cứu lịch sử môn quản trị học; • Xác định được một số đóng góp lớn trước thế kỷ 20 đối với quản lý; • Tóm lược những đóng góp của những học giả theo quan điểm quản trị một cách khoa học; • Mô tả những đóng góp của các thuyết gia về hành chính; • Tóm tắt cách tiếp cận định lượng đối với quản trị, quản trị theo hệ thống và theo tình huống. MỤC TIÊU v2.0014101214 4 Học viên cần: • Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản trị để có hiểu hơn về các khái niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý, • Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998: Chương 2 – Sự phát triển của tư tưởng quản trị (từ trang 36 -67) để có thể hoàn thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài. • Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ. HƯỚNG DẪN HỌC v2.0014101214 5 Bài học này sẽ đề cập đến các nội dung sau: • Lịch sử ra đời của quản trị; • Trường phái quản trị cổ điển; • Trường phái quản trị hành vi; • Trường phái quản trị định lượng; • Trường phái quản trị hệ thống; • Xu hướng và các vấn đề cần quan tâm của quản trị hiện đại; • Trường phái quản trị theo tình huống. NỘI DUNG v2.0014101214 6 1. LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA QUẢN TRỊ Xây dựng Kim tự tháp – Ai Cập trong một thời gian dài, với sự tham gia của hàng trăm nghìn người. • Ai là người nói cho công nhân những công việc cần làm? • Ai là người đảm bảo rằng trên công trường luôn có đủ đá để công nhân liên tục làm việc? Người quản trị:  Lên kế hoạch những công việc cần làm;  Tổ chức con người và vật liệu để thực hiện;  Lãnh đạo và hướng dẫn công nhân;  Tổ chức kiểm tra để đảm bảo các công việc được thực hiện như kế hoạch. v2.0014101214 7 1. LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA QUẢN TRỊ (tiếp theo) • Hình thức doanh nghiệp, công ty đầu tiên xuất hiện tại Venice, Italy, thế kỷ 15:  Dây chuyền đóng và lắp ráp tàu chiến qua các kênh;  Hệ thống kho chứa và hệ thống lưu trữ nguyên vật liệu, quản lý lực lượng lao động, và hệ thống kế toán ghi chép doanh thu và chi phí. • Tổ chức và hoạt động quản lý đã tồn tại từ hàng ngàn năm trước. v2.0014101214 8 Những sự kiện quan trọng trước Thế kỷ 20: • Tìm hiểu về bản chất của sự hưng thịnh của các quốc gia “An inquiry into the nature and causes of Wealths of Nations” – Adam Smith, 1776: Phân công lao động – chia nhỏ các công việc thành những thao tác tỉ mỉ hơn và lặp đi lặp lại, nhờ đó tăng được năng suất 10 đinh/người/ngày lên tới 48.000 đinh/10người/ngày • Cách mạng Công nghiệp (Thế kỷ 18 tại Anh)  Thay thế lao động thủ công bằng máy móc, công xưởng xuất hiện;  Các tổ chức lớn hơn đòi hỏi hoạt động quản lý chính tắc (dự báo nhu cầu, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu, phân công lao động v.v.). 1. LỊCH SỬ RA ĐỜI CỦA QUẢN TRỊ (tiếp theo) v2.0014101214 9 Lịch sử môn Quản trị học Quản lý mang tính Khoa học Các thuyết gia Quản trị tổng quát Trường phái quản lý định lượng Cách mạng Công nghiệp Adam Smith Những người ủng hộ đầu tiên Nghiên cứu của Hawthorne Trường phái quản lý theo Hành vi tổ chức Các học thuyết Quản lý Những ví dụ ban đầu về QL Trường phái quản lý cổ điển 2. TIẾN TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA HỌC THUYẾT QUẢN LÝ v2.0014101214 10 Lý thuyết của Taylor F.W. Taylor (1856-1915) – Các nguyên tắc của Quản trị khoa học 1911: • Dùng các phương pháp khoa học để tìm ra “cách tốt nhất” để thực hiện một công việc; • Dựa trên quan điểm cải thiện năng suất và hiệu năng của lao động thủ công; • Ứng dụng phương pháp khoa học cho các công việc tại phân xưởng sản xuất; • Tăng NSLĐ của công nhân bốc xếp gang bằng cách:  Bố trí đúng người;  Cung cấp đúng dụng cụ lao động;  Có hướng dẫn cụ thể;  Thưởng bằng tiền. 3. QUẢN TRỊ KHOA HỌC v2.0014101214 11 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ CỦA TAYLOR • Xây dựng những quy luật làm việc một cách khoa học cho mỗi phần việc của từng cá nhân, tránh cách làm việc tự nhiên; • Lựa chọn nhân viên một cách khoa học, sau đó huấn luyện, đào tạo và phát triển họ để thực hiện các công việc mô tả ở bước 1; • Giám sát nhân viên để đảm bảo rằng mọi công việc đều được hoàn thành theo đúng các nguyên tắc khoa học đã được xây dựng; • Phân chia công việc và trách nhiệm tương đối công bằng giữa người quản lý và nhân viên. Người quản lý chịu trách nhiệm cho những công việc phù hợp với khả năng của họ hơn là nhân viên. v2.0014101214 12 • Sử dụng những hình vẽ về cử động để nghiên cứu sự vận động của tay và cơ thể; • Loại bỏ những cử động không cần thiết; • Microchronometer: Máy bấm nhịp; • Therbligs – hệ thống phân loại 17 cử động tay cơ bản; • Ví dụ: Giảm số lượng cử động để xây 1 viên gạch từ 18 xuống 5. LÝ THUYẾT CỦA FRANK AND LILLIAN GILBRETH v2.0014101214 13 KÝ HIỆU THERBLIGS Tên Cầm, nắm, nhặt Di chuyển có hàng Đổi tư thế, hướng Sử dụng Tháo Lắp Rơi tay Tên Lựa chon Tìm thấy Tìm kiếm Di chuyển không Kiểm tra Chơ đơi (chơ đơi tất yếu) Cầm chặt (thực hiện thao tác) Nghỉ Suy nghĩ Chuẩn bị Chơ đơi có thể tránh được Ký hiệu Ký hiệu v2.0014101214 14 (Assemble) (Transport Empty) (Grasp) (Disassemble) (Transport Loaded) (Release Load) (Transport Empty) PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (THERBLIGS) 1. Lấy một cái bút chì Với tay đến bút chì 2. Nắm bút chì 3. Nhấc bút chì lên 4. Di chuyển bút chì về 5. Đặt bút chì vào vị trí 6. Thả bút chì ra 7. Đưa tay về vị trí cũ v2.0014101214 15 Lý thuyết của Henri Fayol Henri Fayol (1841-1925) • Quan tâm đến việc làm sao để toàn bộ tổ chức trở nên hiệu quả hơn; • Tập trung vào hoạt động của mọi người quản lý; • Phát triển lý thuyết giúp hình thành hoạt động quản lý hiệu quả  Đề xuất một tập hợp chung các chức năng quản lý;  Xuất bản cuốn nguyên tắc quản lý – Những qui luật quản lý cơ bản và có thể truyền đạt cho người khác. 4. CÁC THUYẾT GIA QUẢN TRỊ TỔNG QUÁT v2.0014101214 16 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CỦA HENRIFAYOL 1. Phân chia công việc, chuyên môn hóa 2. Quyền hạn, Người quản lý phải có khả năng ra lệnh 3. Kỷ luật 4. Tính thống nhất của mệnh lệnh 5. Định hướng thống nhất 6. Xếp lợi ích cá nhân thấp hơn lợi ích chung 7. Trả công hợp lý 8. Tập trung hóa 9. Chuỗi định hướng 10. Trật tự 11. Công bằng 12. Sự ổn định của các vị trí nhân sự 13. Sáng tạo 14. Tinh thần tập thể v2.0014101214 17 Max Weber • Phát triển lý thuyết về cơ cấu quyền hạn và mô tả tổ chức dựa trên các mối quan hệ về quyền hạn • Hành chính – Loại hình tổ chức lý tưởng:  Phân công lao động;  Hệ thống cấp bậc được xác định rõ ràng;  Luật lệ và qui định chi tiết;  Mối quan hệ khách quan (không để tình cảm chi phối). LÝ THUYẾT CỦA MAX WEBER v2.0014101214 18 Khách quan Định hướng nghề nghiệp Thứ bậc quyền hạn Lựa chọn chuẩn tắc Người quản lý là chuyên gia về nghề nghiệp, không phải là chủ của đơn vị họ quản lý Công việc được chia nhỏ thành những thao tác đơn giản, đều đặn và rõ ràng Các vị trí được tổ chức theo thứ bậc với chuỗi mệnh lệnh rõ ràng Nhân viên được tuyển chọn dựa trên các phẩm chất kỹ thuật Hệ thống văn bản các luật lệ và quy trình hoạt động tiêu chuẩn Áp dụng thống nhất các nội qui và kiểm tra, không phải theo từng cá nhân TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH LÝ TƯỞNG CỦA WEBER Một tổ chức hành chính cần có Luật lệ và Nội quy chính tắc Phân công lao động v2.0014101214 19 • Hành vi tổ chức: Nghiên cứu hành động của con người trong công việc; • Những người ủng hộ đầu tiên:  Cuối thế kỷ 18 – đầu thế kỷ 19;  Tin rằng con người là tài sản quý giá nhất của tổ chức;  Các ý tưởng tạo tiền đề cho các chương trình quản trị nhân sự khác nhau:  Tuyển chọn nhân viên;  Khích lệ nhân viên. 5. CÁCH TIẾP CẬN HÀNH VI v2.0014101214 20 NHỮNG HỌC GIẢ ĐẦU TIÊN Robert Owen Cuối thế kỷ 18 Chester Barnard 1930s Hugo Munsterberg Đầu thế kỷ 20 • Quan tâm đến những môi trường làm việc đáng phê phán; • Đề xuất môi trường làm việc lý tưởng; • Cho rằng tiền đầu tư vào con người là khoản đầu tư thông minh. • Người QL thực sự cho rằng tổ chức là hệ thống xã hội đòi hỏi sự hợp tác; • Tin tưởng rằng công việc của người quản lý là giao tiếp và khích lệ nỗ lực của nhân viên. • Phát triển môn tâm lý học công nghiệp – nghiên cứu con người khi làm việc; • Đề xuất sử dụng các bài kiểm tra tâm lý để lựa chọn nhân viên, các khái niệm về lý thuyết học tập để đào tạo nhân viên, và NC hành vi con người để thúc đẩy nhân viên. • Một trong số những người đầu tiên nhận ra rằng tổ chức có thể được xem xét từ quan điểm cá nhân và nhóm. • Đề xuát các ý kiến định hướng con người hơn những người theo đuổi quản lý khoa học; • Tư duy tổ chức nên dựa trên dựa vào nguyên tắc hành xử nhóm. 5.1. NHỮNG HỌC GIẢ ĐẦU TIÊN CỦA QUẢN TRỊ HÀNH VI Mary Parker Follet Đầu thế kỷ 20 v2.0014101214 21 5.2. NGHIÊN CỨU CỦA HAWTHOME (tiếp theo) • Nghiên cứu đầu tiên bắt đầu năm 1924 tại Western Electric Company  Khởi đầu với những nghiên cứu về tác động của các mức độ chiếu sáng đối với năng suất của công nhân.  Điều kiện cường độ ánh sáng ổn định và cường độ ánh sáng thay đổi.  NSLĐ tăng khi tăng cường độ ánh sáng, nhưng không giảm khi giảm dần cường độ ánh sáng, cho đến khi ánh sáng bằng cường độ ánh trăng trong đêm.  Cường độ của ánh sáng không liên quan đến năng suất. v2.0014101214 22 • Nghiên cứu thứ 2:  Nghiên cứu thiết kế công việc, thay đổi độ dài của ngày làm việc và tuần làm việc, chế độ nghỉ ngơi, chế độ lương cá nhân và lương theo nhóm.  Sự sắp xếp của người quản lý là lý do chính làm tăng NSLĐ và các thay đổi về cơ thể con người (thời gian thư giãn, nghỉ ngắn giữa giờ, ăn trưa miễn phí, trả thưởng theo nhóm là những yếu tố không quan trọng đối với NSLĐ). • Nghiên cứu thứ ba: Dựa vào các kết quả nghiên cứu thứ 2 Các qui định xã hội hoặc các tiêu chuẩn của nhóm chính là những yếu tố quyết định đối với hành vi làm việc của mỗi cá nhân. 5.2. NGHIÊN CỨU CỦA HAWTHOME (tiếp theo) v2.0014101214 23 Khoa học quản lý • Sử dụng các kỹ thuật định lượng để cải thiện việc ra quyết định:  Ứng dụng thống kê;  Các mô hình tối ưu hóa;  Mô phỏng máy tính các hoạt động quản lý. • Qui hoạch tuyến tính – nâng cao chất lượng các quyết định phân bổ nguồn lực; • Phân tích lịch trình theo đường tới hạn (critical-path) – cải thiện việc lên lịch trình công việc. 6. CÁCH TIẾP CẬN ĐỊNH LƯỢNG v2.0014101214 24 Hệ thống Đầu vào Nguyên vật liệu Nguồn nhân lực Vốn Công nghệ Thông tin Đầu ra Sản phẩm và dịch vụ; Các kết quả tài chính; Thông tin; Các kết quả về con người Môi trường Môi trường Phản hồi 7. CÁCH TIẾP CẬN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Quy trình chuyển hóa Hoạt động của nhân viên Hoạt động quản lý Các phương pháp công nghệ và vận hành v2.0014101214 25 Tổ chức do các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau tạo thành, bao gồm: Các cá nhân, các nhóm, thái độ, động cơ, cơ cấu chính tắc, sự tương tác lẫn nhau, mục đích, vị trí và quyền hạn: • Tổng hòa lợi ích các bộ phận; • Làm hài hòa lợi ích giữa các cá nhân trong tổ chức; • Tìm ra những quy luật biến đổi vật chất nhất định trong quá trình hoạt động của tổ chức. 7. CÁCH TIẾP CẬN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG (tiếp theo) v2.0014101214 26 • Quan điểm Ngẫu nhiên – cách thức quản lý khác nhau cần thiết cho các tổ chức khác nhau và tình huống khác nhau:  Không có những luật lệ đơn giản và chung cho tất cả các tình huống;  Biến ngẫu nhiên:  Qui mô của tổ chức;  Tính đều đặn của công nghệ;  Tính bất định của môi trường;  Sự khác biệt của các cá nhân. 8. QUẢN TRỊ THEO TÌNH HUỐNG (NGẪU NHIÊN) v2.0014101214 27 • Qui mô của tổ chức: Số lượng các thành viên trong tổ chức; • Tính đều đặn của công nghệ: ảnh hưởng đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức, phong cách lãnh đạo; • Tính bất định của môi trường: Do những thay đổi về chính trị, công nghệ, văn hóa xã hội, và kinh tế ảnh hưởng đến quá trình quản lý. • Sự khác biệt của các cá nhân: Khác biết về ước muốn trưởng thành, tự chủ, khả năng chịu đựng sự mơ hồ, và mong đợi. 8. QUẢN TRỊ THEO TÌNH HUỐNG (NGẪU NHIÊN) (Tiếp theo) v2.0014101214 28 9. XU HƯỚNG VÀ CÁC VẤN ĐỀ HIỆN NAY Toàn cầu hóa Đa dạng hóa lực lượng lao động Không còn tồn tại những hạn chế về biên giới giữa các nước. Lực lượng lao động hỗn tạp về mặt giới, sắc tộc, dân tộc và tuổi tác. v2.0014101214 29 Khởi nghiệp (dám nghĩ dám làm) Là quá trình trong đó mỗi cá nhân/ nhóm sử dụng những nỗ lực và phương tiện có tổ chức để theo đuổi những cơ hội và tạo ra giá trị và sự tăng trưởng bằng việc đáp ứng những mong muốn và nhu cầu thông qua sự sáng tạo và đặc thù: • Theo đuổi các cơ hội – tận dụng sự thay đổi của môi trường để tạo ra lợi ích. • Sáng tạo – giới thiệu những phương pháp mới để thỏa mãn những nhu cầu thị trường chưa được quan tâm (các sản phẩm và dịch vụ mới, hình thức kinh doanh mới). • Tăng trưởng – không chấp nhận mãi nhỏ bé. 9. XU HƯỚNG VÀ CÁC VẤN ĐỀ HIỆN NAY (tiếp theo) v2.0014101214 30 Quản lý trong thời đại Kinh doanh điện tử Sự tham gia của internet ngày càng nhiều vào hoạt động và cơ cấu tổ chức của các DN: • Thương mại điện tử; • Kinh doanh điện tử; • Intranet. 9. XU HƯỚNG VÀ CÁC VẤN ĐỀ HIỆN NAY (tiếp theo) v2.0014101214 31 Nhu cầu sáng tạo và linh hoạt: • Không có sự ra đời liên tục các ý tưởng mới, tổ chức sẽ lỗi thời hoặc thậm chí còn hơn thế, thất bại; • Phải linh họat để thích ứng với các yếu cầu của khách hàng, sự ra đời của những đối thủ cạnh tranh mới, và luân chuyển nhân viên từ dự án này sang dự án khác. Quản lý chất lượng: • QLCL toàn diện (TQM) – triết lý của quản lý dựa trên việc cải tiến liên tục và đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng; • Khách hàng – là những chủ thể bên trong cũng như bên ngoài có liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. 9. XU HƯỚNG VÀ CÁC VẤN ĐỀ HIỆN NAY (tiếp theo) v2.0014101214 32 Mỗi một trường phái quản trị đều hướng tới việc giải quyết các vấn đề do thực tế quản trị đề ra: • Lý thuyết quản trị cổ điển tập trung vào nhà quản trị và các công việc của họ: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra; • Quản trị theo hành vi chú trọng đến vấn đề con người trong tổ chức trên phương diện tâm lý xã hội; • Các lý thuyết quản trị hệ thống xem tổ chức là một nhân tố trong xã hội và có mối quan hệ hữu cơ giữa các thành phần trong tổ chức; • Toàn cầu hóa, tính đa dạng của lực lượng lao động, tính sáng tạo, các yêu cầu về quản lý chất lượng là những yếu tố được quan tâm đến trong công tác quản trị hiện nay. TÓM LƯỢC CUỐI BÀI