Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Tổng quan về quản trị - ĐHKT TP.HCM

1 ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH QUẢN TRỊ HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 2009 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH THỨC 1. Bộ môn Quản trị nhân sự và Chiến lược kinh doanh, Trường ĐHKT TP HCM – QUẢN TRỊ HỌC, NXB Phương Đông 2007 TÀI LIỆU ĐỌC THÊM 1. Nguyễn Thị Liên Diệp – QUẢN TRỊ HỌC - NXB Lao động xã hội 2006 2. Harold Koontz, Cyril Ó Donnell, Heinz Weibrich - NHỮNG VẤN ĐỀ CỐT YẾU CỦA QUẢN LÝ- Người dịch: Vũ Thiếu NXB Khoa học và Kỹ thuật; Hà Nội 1992. 3. Stephen Robbins MANAGEMENT CONCEPTS AND PRACTICES - Prentice Hall Inc 1990 4. Mc. Graw-Hill MANAGEMENT: A PACIFIC RIM FOCUS – Australia 2003 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT MÔN HỌC NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QT SỰ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ MÔI TRƯỜNG CỦA QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐIÏNH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CHỨC NĂNG KIỂM TRA NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QT SỰ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN TRỊ MÔI TRƯỜNG CỦA QUẢN TRỊ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐIÏNH CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CHỨC NĂNG KIỂM TRA 4 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ Những nội dung cơ bản của chương 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị 2. Các chức năng của quản trị 3. Nhà quản trị  Các kỹ năng của nhà quản trị  Các cấp bậc quản trị  Vai trò của nhà quản trị 4. Khoa học và nghệ thuật quản trị 5 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị  Tổ chức: nhiều người cùng làm việc với nhau và phối hợp các hoạt động của họ để đạt đến các mục tiêu cụ thể.  Mục tiêu: một trạng thái mong muốn trong tương lai mà tổ chức cố gắng để đạt được. 6 Các nguồn lực là tài sản của tổ chức bao gồm:  Con người,  Máy mĩc,  Nguyên vật liệu,  Thơng tin, các kỹ năng,  Tiền vốn. Các nhà quản trị là những người cĩ trách nhiệm quản lý việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu của nĩ. 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị 7 QUẢN TRỊ Quản trị là những hoạt động cần thiết khi có nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu chung Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm cuả quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị 8 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị Định nghĩa 1: quản trị là quá trình đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách cĩ hiệu quả và hiệu suất bằng và thơng qua người khác trong một mơi trường luơn biến động. (Management – Stephen Robbins, Ian Stagg,,1996)  Hiệu suất: Đo lường các nguồn lực được sử dụng tốt như thế nào để đạt đến một mục tiêu. Thường thì, các nhà quản trị phải cố gắng tối thiểu hĩa các nguồn lực đầu vào để đạt đến mục tiêu giống nhau.  Hiệu quả: một sự đo lường về sự thích hợp của các mục tiêu được chọn (chúng cĩ phải là những mục tiêu đúng khơng?), và mức độ mà chúng được thực hiện. Các tổ chức sẽ đạt hiệu quả hơn khi mà các nhà quản lý chọn được mục tiêu đúng và hồn thành chúng. 9 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị Định nghĩa 2: Quản trị là quá trình tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. (Quản trị học – ĐạI học KTQD) Chủ thể QT (Giám đốc) Đối tượng quản trị (Nhân viên) Tác động Phản hồi 10 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị Định nghĩa 3: Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thơng qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm sốt. (Essentials of Management – Andrew Dubrin). HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC LÃNH ĐẠO KIỂM SỐT PHẢN HỒI ĐẠT MỤC TIÊ U 11 1. Các khái niệm quan trọng của quản trị Các lưu ý trong khái niệm quản trị:  Quản trị là hoạt động có hướng đích (có mục tiêu) Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục tiêu. Quản trị là hoạt động tiến hành thông qua con người. Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường đang biến động không ngừng 12 2. Các chức năng của quản trị Hoạch định Lựa chọn mục tiêu Tổ chức Làm việc cùng nhau Lãnh đạo Phối hợp Kiểm sốt Giám sát và đo lường 13 2. Các chức năng của quản trị Hoạch định Hoạch định là quá trình được thực hiện bởi nhà quản trị để nhận ra và lựa chọn các mục tiêu và chương trình hành động thích hợp cho một tổ chức. Cĩ 3 bước cho việc hoạch định tốt: 1. Những mục tiêu nào nên theo đuổi? 2. Cách thức mà mục tiêu nên được hồn thành? 3. Cách thức mà nguồn lực nên được phân bổ?  Chức năng hoạch định quyết định hiệu quả và hiệu suất của tổ chức và quyết định chiến lược của tổ chức. 14 2. Các chức năng của quản trị Tổ chức  Trong chức năng tổ chức các nhà quản trị tạo ra một cấu trúc của các quan hệ cơng việc giữa các thành viên trong tổ chức, đảm bảo họ làm việc với nhau và đạt được các mục tiêu một cách tốt nhất.  Các nhà quản trị sẽ nhĩm nhiều người thành các bộ phận căn cứ theo nhiệm vụ được thực hiện. Các nhà quản trị cũng sẽ bố trí các tuyến quyền lực và trách nhiệm cho các thành viên.  Cấu trúc một tổ chức là sản phẩm của cơng tác tổ chức. Cấu trúc này sẽ phối hợp và thúc đẩy nhân viên để các nhân viên làm việc cùng nhau hồn thành các mục tiêu. 15 2. Các chức năng của quản trị Lãnh đạo Trong hoạt động lãnh đạo, các nhà quản trị xác định phương hướng, tuyên bố tầm nhìn rõ ràng để các nhân viên đi theo, và giúp nhân viên hiểu được vai trị của họ trong việc hồn thành các mục tiêu. Lãnh đạo địi hỏi nhà quản trị phải sử dụng quyền lực, sự ảnh hưởng, tầm nhìn, sự thuyết phục và các kỹ năng truyền đạt. Kết quả của chức năng lãnh đạo là tạo ra được sự động viên và sự tận tâm của nhân viên đối với tổ chức. 16 2. Các chức năng của quản trị Kiểm sốt Trong chức năng kiểm sốt, các nhà quản trị đánh giá tổ chức đang đạt đến các mục tiêu của nĩ như thế nào và tiến hành hoạt động điều chỉnh để cải thiện việc thực hiện. Các nhà quản trị sẽ giám sát các cá nhân, bộ phận, và tổ chức để đảm bảo là những việc thực hiện được mong đợi đã và đang đạt được. Các nhà quản trị sẽ thực hiện hành động để gia tăng kết quả thực hiện giống như yêu cầu. Kết quả của chức năng kiểm sốt là sự đo lường xác đáng về sự thực hiện và sự hiệu chỉnh đối với hiệu quả và hiệu suất. 17 3. Nhà quản trị 3.1. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Chức năng Nhiệm vụ chủ yếu -Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp -Xây dựng chiến lược kinh doanh để thực hiện mục tiêu. - Lập kế hoạch hành động. HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC -Xác lập sơ đồ tổ chức -Mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận -Thiết lập các mối quan hệ phối hợp ngang,dọc -Phân chia quyền hạn -Xây dựng quy chế hoạt động 18 ĐIỀU KHIỂN -Chỉ huy công việc -Độâng viên -Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả -Xử lý xung đột KIỂM TRA -Xác định nội dung kiểm tra và hình thức kiểm tra -Lập lịch trình kiểm tra -Đánh giá tình hình thực hiện và xác định nguyên nhân sai lệch - Đề xuất các biện pháp điều chỉnh Chức năng Nhiệm vụ chủ yếu 19 3. Nhà quản trị 3.2. CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ KỸ NĂNG YÊU CẦU 1. TƯ DUY (NHẬN THỨC) -Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống, - Khả năng khái quát hoá các mối quan hệ giữa các sự vật - hiện tượng qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp. . 2. KỸ THUẬT (CHUYÊN MÔN) - Nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn liên quan đến phạm vi mình phụ trách 20 3. Nhà quản trị 3.2. CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ KỸ NĂNG YÊU CẦU 3. QUAN HỆ ( CON NGƯỜI ) - Hiểu biết về nhu cầu , động cơ , thái độ , hành vi của con người •- Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên •- Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả , có nghệä thuật giao tiếp tốt •- Quan tâm và chia sẻ đến người khác . 21 3. Nhà quản trị 3.3.Các cấp bậc quản trị  Cĩ 3 cấp bậc của nhà quản trị: Các nhà quản trị cấp cơ sở: cĩ trách nhiệm đối với hoạt động tác nghiệp hàng ngày. Họ giám sát mọi người thực hiện các hoạt động cần thiết để làm ra các sản phẩm và dịch vụ. Các nhà quản trị cấp trung: giám sát các nhà quản trị cấp cơ sở. Họ cĩ trách nhiệm tìm ra cách tốt nhất để sử dụng nguồn lực bộ phận nhằm hồn thành các mục tiêu. Các nhà quản trị cấp cao: cĩ trách nhiệm cho việc thực hiện của tất cả các bộ phận và phối hợp hoạt động giữa tất cả các bộ phận trong tổ chức. Họ thiết lập các mục tiêu của tổ chức và giám sát các nhà quản trị bậc trung. 22 3. Nhà quản trị 3.3. CẤP BẬC QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC 23 3. Nhà quản trị 3.3. CẤP BẬC QUẢN TRỊ VỚI CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Nhà quản trị ở mọi cấp bậc ( cấp cao, cấp trung, cấp thấp ) đều phải tiến hành các công việc : Hoạch định Tổ chức Điều khiển Kiểm tra Sự khác biệt giữa các nhà quản trị khi thực hiện các chức năng này là nội dung công việc liên quan đến từng chức năng và tỷ lệ thời gian dành cho từng công việc đó. 24 25 3. Nhà quản trị 3.3. CẤP BẬC QUẢN TRỊ VỚI CÁC KỸ NĂNG KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN (KỸ THUẬT) KỸ NĂNG NHÂN SỰ KỸ NĂNG TƯ DUY QUẢN TRỊ VIÊN CAO QUẢN TRỊ VIÊN TRUNG CẤP QUẢN TRỊ VIÊN CẤP THẤP 26 3. Nhà quản trị 3.4. Các vai trị của nhà quản trị Được mơ tả bởi Mintzberg. Vai trị là những nhiệm vụ cụ thể mà một người phải thực hiện bởi vị trí mà họ nắm giữ. Các vai trị của nhà quản trị được thể hiện đối với bên trong cũng như đối với bên ngồi tổ chức. Cĩ 3 vai trị cơ bản sau: 1. Vai trị quan hệ con người 2. Vai trị thơng tin 3. Vai trị quyết định 27 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ ( HENRY MINTZBERG – 1973 ) LĨNH VỰC VAI TRÒ QUAN HỆ VỚI CON NGƯỜI - Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc THÔNG TIN - Cung cấp thông tin - Phổ biến thông tin - Thu thập và xử lý thông tin QUYẾT ĐỊNH - Nhà kinh doanh - Người giải quyết các xáo trộn - Phân bổ các nguồn lực - Đàm phán 28 3. Nhà quản trị 3.4. Các vai trị quan hệ con người Các nhà quản trị cĩ vai trị trong việc đảm nhận sự phối hợp và tương tác với các nhân viên và cung cấp sự chỉ huy với tổ chức đĩ.  Vai trị người đại diện (bộ mặt của tổ chức): là người thay mặt, biểu tượng cho tổ chức và những gì mà nĩ đang cố gắng để đạt đến.  Vai trị người lãnh đạo: là người huấn luyện, tư vấn, động viên, khuyến khích việc thực hiện của nhân viên.  Vai trị người liên lạc: kết nối, phối hợp mọi người bên trong và bên ngồi của tổ chức để giúp đạt được các mục tiêu. 29 3. Nhà quản trị 3.4. Các vai trị thơng tin Các vai trị này bao gồm việc thu thập, tiếp nhận và truyền đạt các thơng tin đến các nhà quản trị trong tổ chức. Vai trị giám sát: phân tích các thơng tin từ mơi trường bên trong và bên ngồi tổ chức. Vai trị người phổ biến tin tức: Nhà quản trị truyền đạt các thơng tin để ảnh hưởng đến thái độ và hành vi của nhân viên. Vai trị phát ngơn: sử dụng thơng tin để ảnh hưởng một cách tích cực đến mọi người bên trong và bên ngồi tổ chức khi cĩ những phản ứng xảy ra. 30 3. Nhà quản trị 3.4. Các vai trị quyết định  Liên quan đến các phương pháp mà các nhà quản trị sử dụng để hoạch định chiến lược và sử dụng các nguồn lực để hồn thành các mục tiêu. Vai trị doanh nhân: quyết định khởi xướng hoặc đầu tư các dự án mới hoặc các chương trình. Vai trị người giải quyết các xáo trộn: đảm đương trách nhiệm đối với việc xử lý một sự kiện hoặc sự khủng hoảng khơng mong đợi. Vai trị phân phối nguồn lực: phân chia nguồn lực giữa các chức năng và các bộ phận, thiết lập ngân quỹ cho các nhà quản trị cấp thấp hơn. Vai trị thương thuyết: tìm kiếm để đàm phán các giải pháp với các nhà quản trị khác, cơng đồn, các khách hàng hoặc các đối tượng hữu quan. 31 4. KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ A. Quản trị là khoa học Quản trị là một khoa học độc lập và liên ngành. Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh. Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân. 32 B. Quản trị là nghệ thuật Thực hành quản trị là nghệ thuật, đòi hỏi nhà quản trị phải sáng tạo vận dụng các lý thuyết về quản trị vào giải quyết tình huống Nghệ thuật quản trị có được từ việc học kinh nghiệm thành công và thất bại của chính mình và của người khác. Tính nghệ thuật của quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải vận dụng linh hoạt các lý thuyết quản trị, không dập khuôn, máy móc khi giải quyết vấn đề. 4. KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ 33 MỐI QUAN HỆ GIỮA KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ Khoa học quản trị giúp hình thành nghệ thuật quản trị thông qua việc cung cấp cho nhà quản trị phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề hiệu quả. Nghệ thuật quản trị giúp hoàn thiện hơn lý thuyết quản trị qua việc đúc kết, khái quát hoá các khái niệm thực tiễn thành vấn đề lý thuyết mới. 34 5. Các thách thức của quản trị Sự tăng lên của số lượng các tổ chức tồn cầu. Xây dựng lợi thế cạnh tranh thơng qua hiệu suất, chất lượng, sự đổi mới, và sự đáp ứng ở cấp độ cao hơn. Sự gia tăng kết quả thực hiện trong khi vẫn duy trì được các nhà quản trị cĩ đạo đức. Sự quản lý một lực lượng lao động đa dạng ngày càng tăng. Sử dụng các cơng nghệ mới.