Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Tổng quan về quản trị - Nguyễn Xuân Minh

PGS, TS Nguyễn Xuân MinhCHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊMục tiêuSau khi đọc và nghiên cứu chương này, bạn có thể:Mô tả một tổ chức là gì và khái niệm về tổ chức Nắm được thế nào là một nhà quản trị và vai trò của nhà quản trị Đinh nghĩa về quản trị; phân biệt giữa hiệu quả và hiệu suấtMô tả những chức năng cơ bản của quản trị và tiến hành quản trịXác định những vai trò mà nhà quản trị thực hiệnNhững kĩ năng cần có ở nhà quản trịNội dungKhái quát về tổ chứcKhái niệm về tổ chứcCác đặc trưng cơ bản tổ chứcII. Khái niệm quản trịIII. Các chức năng quản trịTheo lĩnh vực hoạt động của tổ chứcTheo quá trình quản trị IV. Nhà quản trị Các cấp bậc của nhà quản trịCác kỹ năng quản trịMối quan hệ giữa cấp bậc của nhà quản trị và kỹ năng quản trịVai trò của nhà quản trịTại sao phải quản lý?Forbes: “Các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng được quản lý tốt” (trường hợp của Microsoft).“hơn 90% các thất bại kinh doanh là do sự thiếu năng lực & thiếu kinh nghiệm quản lý” (Báo cáo về các SMEs – Bank of America).Tổ chức là gì?Tổ chức là tập hợp của hai hay nhiều người có chủ định nhằm thực hiện những mục đích cụ thể.Lợi ích của tổ chức: - Làm được những việc mà một cá nhân không thể làm được - Tạo được NSLĐ cao hơn hẳn so với lao động đơn lẻ - Tập hợp được nhiều ngườiCon ngườiMục đích Cấu trúc rõ ràngTổ chứcCompany LogoHệ thống tổ chức bao gồm nhiều bộ phận,phần tử gắn kết chặt chẽ, hợp lý để tạo ra tính chất mới (tính trồi) mà các phần tử này để riêng rẽ sẽ không có.Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam Doanh nghiệp nhà nước Công ty cổ phần Công ty TNHH một thành viên và hai thành viên Công ty hợp danh Doanh nghiệp tư nhân Hợp tác xã Chủ sở hữu Địa vị pháp lý Trách nhiệm tài sản của các thành viên Khả năng huy động vốn Chuyển đổi hình thức sở hữuAi là nhà quản trị? Nhà quản trị (Managers): điều phối hay giám sát hoạt động của người khácNhân viên thừa hành (Non-managerial employees): trực tiếp thực hiện công việc và không có nhân viên cấp dưới Cấp bậc quản trị và nhiệm vụTỷ lệ % thời gian dành cho từng chức năng quan trị theo cấp bậc Quản trị viên cấp cao (Top managers)Phát triển và xem xét các kế hoạch và chiến lược dài hạn.Điều phối hoạt động và đảm bảo sự hợp tác giữa các bộ phậnĐánh giá tổng quát tình hình hoạt động của các bộ phận khác nhau.Tham gia vào quá trình tuyển chọn nhân sự chủ chốt của công ty.Thảo luận và bàn bạc với các quản trị viên cấp dưới về các vấn đề chungQuản trị viên cấp trung (Middle managers)Lập kế hoạch trung hạn và chuẩn bị cho kế hoạch dài hạn để các quản trị viên cấp cao xem xét.Điều phối hoạt động của bộ phận mình phụ trách:Thiết lập chính sách bộ phận.Xem xét các báo cáo hàng ngày, hàng tuần về tình hình sản xuất và kinh doanh.Bàn bạc với các nhà quản trị cấp dưới vấn đề sản xuất, nhân sự, bán hàng,....Tham gia vào quá trình tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.Quản trị viên cấp cơ sở (First-line managers)Lập kế hoạch chi tiết và kế hoạch ngắn hạn.Phân công nhiệm vụ cụ thể.Quan sát hoạt động của cấp dưới.Giám sát các công việc hàng ngày.Đánh giá thành tích cấp dưới.Duy trì mối quan hệ mật thiết với nhân viên thừa hành.«Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước» (Quản trị học – ĐHKTQD).Quản trị là gì?Quản trị là gì? “Quản trị là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu thông qua các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát” (Essentials of Management – Andrew Dubrin).Các khía cạnh của nhà quản trịChủ thể quản trị ra các quyết định quản trị Đối tượng quản trị con người trong tổ chức Quản trị là một tiến trình được định hướng bởi các mục tiêu gồm 04 giai đoạn: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo & kiểm soát Các nguồn lực và lợi thế cạnh tranhCác nguồn lực vật chất: vốn, công nghệ, nhà máy, thiết bị, khu vực địa lý, khả năng tiếp cận nguồn nguyên liệu,.. Nguồn nhân lực: học vấn, kinh nghiệm, khả năng phán đoán, tình báo, quan hệ, Nguồn lực tổ chức: cấu trúc chính thức, các quy trình, quan hệ chính thức,..Vai trò của quản trị đối với tổ chứcTừ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuấtTừ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trịTừ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đạiTrong hoạt động kinh doanh, luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả “Một nhà quản trị giỏi có thể biến rơm thành vàng và một nhà quản trị tồi sẽ làm ngược lại”Hiệu suất & hiệu quảHiệu suất (Efficiency): Doing Things Right đạt được kết quả với sử dụng đầu vào ít nhất Hiệu quả (Effectiveness): Doing Right Things thực hiện các hoạt động để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thànhSử dụng nguồn lựcThực hiện mục tiêuHoạt động quản trị nhằm đạt được- Mức độ lãng phí nguồn lực thấp nhất (hiệu suất cao)- Đạt được mục tiêu cao nhất (hiệu quả cao)Hiệu suất(phương tiện)Hiệu quả(mục tiêu)Nhà quản trị làm gì?HOẠCH ĐỊNHPlanningTỔ CHỨCOrganizingLÃNH ĐẠOLeadingKIỂM SOÁTControllingĐẠT ĐƯỢC CÁC MỤC TIÊUCỦA TỔ CHỨC Xác định mục tiêu và các phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Thiết lặp chiến lược và phát triển hệ thống kế hoạch để kết hợp các hoạt động Phân bổ và điều phối nhân lực và các nguồn lực khác để triển khai các kế hoạch đề ra. Xác định phải thực hiện cái gì, thực hiện như thế nào và ai thực hiện Gây ảnh hưởng đến người khác để họ thể hiện những hành vi nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. Chỉ đạo & động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các xung dột- Điều tiết các hoạt động tổ chức để đảm bảo thành tích thực tế có đáp ứng được các tiêu chuẩn kỳ vọng và mục tiêu hay không.- Kiểm soát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện như kế hoạch đã địnhPHẢN HỒIVai trò của nhà quản trịNhà quản trị- Vị thế - Quyền hạn - Nghiệp vụVai trò quan hệ với con người (Interpersonal role)Nhà quản trị tác động qua lại với người khác như thế nào? Người đại diện - Người lãnh đạo - Trung tâm liên lạc (Figurehead) (Leader) (Liaison)Vai trò thông tin (Informational role)Nhà quản trị trao đổi và xử lý thông tin như thế nào?- Người thu thập, thẩm định - Người phổ biến thông tin - Người phát ngôn (Monitor) (Disseminator) (Spokesman)Vai trò quyết định (Decisional role)Nhà quản trị sử dụng thông tin trong quá trình ra quyết định ntn?- Người khởi xướng (Entrepreneur) - Người phân bổ nguồn lực (Resource allocator)- Người xử lý xáo trộn (Disturbance handler)- Người đàm phán (Negotiator) Vai Trò Đại Diện Chào mừng khách, ký văn bản, luật lệ Vai Trò Lãnh Đạo Phối hợp & kiểm tra thuộc cấp Vai Trò Liên Lạc Quan hệ với người khác trong & ngoài tổ chức Vai trò quan hệ với con người10 vai trò quản trị của MintzbergTruyền Đạt Thông Chuyển tải các thông tin trong nội bộ tổ chứcTin Nội Bộ thông qua các cuộc họp, điện thoạiTruyền Thông ra Cung cấp thông tin ra bên ngoài tổ chức thôngBên Ngoài qua các phương tiện thông tin Thu Thập Thông Tin Qua các báo, tạp chí, báo cáo , những thông tin nội bộ & bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến tổ chứcVai Trò Thông Tin10 vai trò quản trị của MintzbergNgười khởi xướng Hành động như một người tiên phong, cải tiến các hoạt động của tổ chức, phát triển các chương trình hành độngPhân Phối Phân bổ ngân sách, nhân lực, thời gian Nguồn Lực Đàm Phán Thương lượng, đàm phán Giải Quyết các Thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi tổ chứcXáo Trộn đối mặt với những khó khăn không tiên liệu trước, những cuộc khủng hoảngVai Trò Quyết Định10 vai trò quản trị của MintzbergCác kỹ năng của nhà quản trịNhóm kỹ năng chuyên môn (Technical skills)Nhóm kỹ năng giao tiếp (Communication skills) Nhóm kỹ nhân sự (Human skills) Nhóm kỹ năng khái quát hóa (Conceptual skills) Kỹ năng chuyên môn (Technical skills)Kiến thức và khả năng vận dụng một cách thành thạo những kiến thức vào 1 lĩnh vực cụ thể Các loại kỹ năng chuyên môn Một nhà quản trị có cần phải giỏi kỹ năng chuyên môn?Microsoft: năng lực các nhà quản lýKỹ năng chuyên môn: Nhà quản lý nhóm lập trình là nhân viên lập trình Người phụ trách công tác tiếp thị là chuyên viên tiếp thị Người phụ trách kinh doanh là nhân viên bán hàng xuất sắcLý do: Sự nể phục của cấp dưới Ra quyết định chuyên môn Nhà quản trị phải hiệu vấn đề của cấp dướiKỹ năng giao tiếp (Communication skills)Khả năng diễn đạt các ý tưởng bằng lời và hành động Kỹ năng trình bày: viết và nói Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi Có được sự tín nhiệm của đồng nghiệp và cấp dướiCompany Logowww.themegallery.comKỹ năng nhân sự (Human skills)Kỹ năng huấn luyện & cố vấn xây dựng mạng lưới quan hệ nội bộ & bên ngoài Kỹ năng làm việc theo nhóm.Kỹ năng hợp tác và cam kết Giải quyết tốt các mâu thuân trong tập thể Khả năng làm việc trong môi trường đa dạng & đa văn hóa Động viên, khuyến khích người khác làm việc và sáng tạo.Kỹ năng tư duy (Conceptual skills)Khả năng nhận dạng cơ hội để đổi mới vấn đề. Khả năng thu thập, sử dụng & lựa chọn các thông tin để giải quyết vấn đề.Khả năng nhận ra nơi có vấn đề và triển khai các giải pháp Hiểu rõ mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và ngành.Cấp quản lý và các kỹ năng quản trịConceptual skillsHuman skillsTechnical skillsTop managersMiddle managersFirst-line managersCommunication skillsKhả năng tổng hợp vấn đề của doanh nghiệp như một tổng thể và biết cách làm cho doanh nghiệp thích ứng với ngành, cộng đồng và thế giớiKhả năng của nhà quản trị để làm việc tốt như một thành viên trong nhóm & như một người lãnh đạoKhả năng hiểu biết và thành thạo về những lĩnh vực kỹ thuật/chuyên mônTình huống Một ông giáo sư kinh tế được mời về một bệnh viện để giảng về vấn đề quản lí. Cuối buổi giảng thì có một vị giáo sư bác sĩ đáng kính nói những kiến thức đó chỉ áp dụng cho các công ty, chúng tôi là bác sĩ không cần đến quản trịNếu bạn là ông giáo sư kinh tế bạn sẽ giải thích như thế nào để ông bác sĩ đồng tình ý kiến.Bạn có nghĩ rằng một vị giáo sư bác sĩ có thể phát biểu như vậy không? Giải thích lí do ông ta phát biểu như vậy? Nếu quản trị thực sự quan trọng thì lí do gì nó bị phủ nhận ở các tổ chúc phi lợi nhuận?Thank You !QUẢN TRỊ HỌCPGS, TS Nguyễn Xuân MinhMANAGEMENT